Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Оглавление

Павел Безручко. Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Выжимка книги

Введение

Часть 1. Каковы особенности первых лиц, обусловленные их ролью?

Первые лица мыслят масштабно

Стратегические цели и их баланс

Персонально значимые цели

Удовлетворенность заинтересованных групп

Межфункциональная координация

Возможности для прорывного развития организации

Стратегические риски

Первые лица нацелены на результат и не хотят ждать

Первые лица прагматичны

Первые лица критичны

Первые лица могут не вписываться в стереотип

Часть 2. Как сформулировать цель документа?

Формулируйте цель своего сообщения в терминах желаемой реакции адресата

Ставьте цели адекватного масштаба

Предложение без цели

Предложение с неадекватной целью

Предложение с адекватной целью

Предлагайте одобрить анализ, выводы, подход, план или конкретные действия

Отчет без цели

Отчет, преследующий цель первого типа (получить согласие на анализ)

Отчет, преследующий цель второго типа (получить согласие с выводами и концепцией)

Предложение, преследующее цель третьего типа (получить согласие с планом и бюджетом)

Предложение, преследующее цель четвертого типа (получить согласие с конкретным действием)

Ставьте цели и создавайте документы, полезные адресату

Бесполезный отчет

Полезный отчет

Часть 3. Как структурировать отчет или предложение?

Первым делом конкретизируйте мысли, затем выстраивайте пирамиду

Неструктурированный отчет

Делайте немногочисленные главные мысли документа понятными с самого начала

Отчет с «глубоко зарытыми» главными мыслями

Отчет с понятными главными мыслями

Запрос с «глубоко зарытыми» главными мыслями

Запрос с понятными главными мыслями

Пользуйтесь шаблонами

Шаблон 1: «Предложение/запрос»

Пример использования шаблона «Предложение/запрос»

Шаблон 2: отчет об исполнении плана или поручения «План – факт»

Пример использования шаблона «План – факт»

Шаблон 3: аналитический отчет «Выводы – рекомендации»

Пример использования шаблона «Выводы – рекомендации»

Используйте логику ответов на вопросы первого лица

Неструктурированный отчет

Отчет, структурированный в логике ответов на вопросы

Неструктурированное предложение

Предложение, структурированное в логике ответов на вопросы

Часть 4. Как написать текст с учетом особенностей первого лица?

Показывайте цену вопроса и размер отдачи, но воздерживайтесь от манипуляций

Предложение с неясной ценой вопроса

Предложение, включающее в себя цену вопроса

Предложение, описывающее потенциальную выгоду

Отчет с неясной ценой вопроса

Отчет, показывающий обе стороны медали

Будьте конкретны: опирайтесь на цифры, факты, бенчмарки

Отчет, основанный на оценочных суждениях

Отчет, содержащий конкретику

Отчет с конкретикой, но без сопоставления

Предложение, основанное на обобщениях

Предложение, содержащее конкретику

Отчет c упущениями

Отчет, содержащий конкретику

Упрощайте по-умному

Сложный отчет

Отчет, страдающий от излишнего упрощения

Простой, но умный отчет

Пишите понятно

Слишком длинное предложение

Предложения оптимальной длины

Абзац, содержащий излишнее тематическое разнообразие

Абзацы, группирующие предложения на одинаковую тему

Предложения, которым недостает прямоты

Прямое предложение

Злоупотребление терминами и размытыми понятиями

Текст без злоупотребления терминами и размытыми понятиями

Часть 5. Как сократить все лишнее?

Сокращайте все, что не имеет отношения к цели и к главным мыслям документа

Рекомендации, содержащие много воды

Рекомендации без воды

Когда длинный документ невозможно сократить, сопровождайте его выжимкой (executive summary)

Приложения

1. Темы, оставшиеся за рамками книги

2. Алгоритм создания документа

Основной алгоритм

Вариант алгоритма при использовании шаблона структуры

3. Советы первому лицу: что сделать для того, чтобы получать хорошие отчеты и предложения

Отрывок из книги

Вероятно, вы уже просмотрели оглавление. Если все то, что там упоминается, вам прекрасно известно, примите мои поздравления: по-видимому, вы в совершенстве владеете языком первых лиц или сами принадлежите к их числу. Моя книга вам не нужна.

Если после просмотра оглавления у вас остались вопросы вроде «Что имел в виду автор?» или «Как сделать то, что предложено в названии конкретной главы?», уделите десять минут прочтению выжимки книги. Возможно, этого окажется достаточно, – и тогда я порадуюсь за вас.

.....

• Отражайте главные мысли в заголовках.

Пользуйтесь шаблонами

.....