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Presentación del manual
Capítulo 1Organización de reuniones. 1.Introducción
2.Tipos de reuniones
2.1.De información: ascendente, descendente y horizontal -comisiones de trabajo y grupos de decisión-
2.2.Reuniones ordinarias
2.3.Reuniones extraordinarias
2.4.Reuniones formales
2.5.Reuniones medias: grupos de calidad, comité de empresa y reunión de ventas
2.6.Reuniones informales: reunión de departamento, planningsemanal y otros
2.7.Reuniones internas: junta directiva, asamblea, aprobación de presupuestos, consejo de administración, comité directivo y junta de accionistas
2.8.Reuniones externas: mesa redonda, conferencia, congreso, coloquio, convención, simposio y negociación
3.Planificación de las reuniones
4.Preparación de las reuniones
4.1.Objetivos: intercambio de ideas o de información, toma de decisiones, elaboración de estrategias, distribución y coordinación de tareas y comunicación de temas de interés
4.2.El presupuesto
4.3.Registro de fechas en agendas
4.4.Lista de control
4.5.Lista de participantes
4.6.Material de apoyo: pizarra adhesiva, de papel o magnética, cañón de luz, retroproyector, televisión, vídeo, presentaciones, gráficos y diapositivas
4.7.Tarjetas. Colocación de los integrantes. Precedencias
4.8.Logística: sala -luz, ruido, tamaño, mesas, visibilidad, distribución de asientos, temperatura y ventilación-, catering, medios audiovisuales e informáticos, decoración, seguridad, reserva de hoteles, transporte, restauración, recursos humanos y outsourcing
Sala
Restauración o catering
Medios audiovisuales e informáticos
Decoración
Seguridad
Hoteles y transportes
Recursos humanos
Outsourcing
5.Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas
5.1.Orden del día o agenda
5.2.Convocatoria -dentro o fuera de la empresa-. Texto de la convocatoria
6.El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. Duración, pausas, almuerzo y otros
7.Tipología y funciones de los participantes en una reunión. Dirección, secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente y otros
7.1.Dirección
7.2.Secretaría
7.3.Moderador o presentador
7.4.Tesorero
7.5.Vocales
7.6.Proveedores y clientes
7.7.Otros participantes
Representantes
Vicesecretarios o vicesecretario
8.El papel del secretario el día de la reunión: preparar, comprobar y atender
8.1.Comprobaciones y preparación: últimos retoques
La sala
Iluminación y ruido
Temperatura y ventilación
Decoración
Medios audiovisuales o informáticos
Regalos
Cateringy bebidas
8.2.Atención a los asistentes
9.La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión
9.1.Cuestionario de evaluación
9.2.Acta resumen: elaboración del borrador, envío y libro de actas
Ejemplo
9.3.Informe
9.4.Informe económico
9.5.Seguimiento de acuerdos
9.6.Archivo del dosier de la reunión
10.Resumen
Ejercicios de repaso y autoevaluación
Capítulo 2La negociación. 1.Introducción
2.Elaboración de un plan de negociación
2.1.Sala de reuniones
Mesa rectangular
Mesa redonda
2.2.Lugar de celebración
2.3.Horario
2.4.Agenda
2.5.Pausas
3.Tipos o niveles: interpersonal, empresarial y política
4.Participantes: directamente, con representantes y con conciliador, mediador o árbitro
5.Fases de la negociación
5.1.Preparación: obtención de información, diagnóstico de la situación, valoración del poder de negociación, fijación de objetivos y planeamiento de la estrategia
Obtención de información
Diagnóstico de la situación
Valoración del poder de negociación
Fijación de objetivos
Planteamiento de la estrategia
5.2.Gestión: creación de un clima agradable, avance y afianzamiento, replanteamiento de los objetivos, entendimiento y acuerdo
5.3.Cierre. Documentación del acuerdo
6.Recursos psicológicos en la negociación: asertividad, autoconocimiento, autoestima, las pequeñas cesiones y las buenas maneras
7.Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa
8.Los presupuestos y contratos
8.1.Los presupuestos, implicaciones legales
8.2.Contrato de compraventa mercantil, de suministro, de servicios y de obra
8.3.Contenido del contrato. Cláusulas y aspectos más destacados de cara a la negociación
Cláusulas de la negociación
9.Resumen
Ejercicios de repaso y autoevaluación
Capítulo 3Organización de eventos. 1.Introducción
2.Objetivos
3.Presupuesto
4.Tipos de eventos atendiendo a su ámbito
4.1.Congresos y conferencias
Preparación
Desarrollo
4.2.Visitas guiadas. Visitas de delegaciones extranjeras. Visitas de otras empresas o instituciones
Preparación
Desarrollo
4.3.Inauguraciones y aniversarios
Inauguración o ceremonia de apertura
Aniversarios
4.4.Entregas de premios
Preparación
Desarrollo
4.5.Asambleas
4.6.Conferencias
4.7.Exhibiciones comerciales o ferias (temporales o permanentes)
Pautas y rasgos característicos
Recomendaciones para un buen desarrollo
4.8.Colocaciones de primera piedra y botaduras
Colocación de la primera piedra
Botadura
4.9.Junta de accionistas
4.10.Seminarios, foros y simposios
Seminario
Foros
Simposio
4.11.Ruedas y comunicados de prensa
Comunicado de prensa
5.Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento
5.1.Lugar
5.2.Fecha y horarios
5.3.Calendario de actos
5.4.Recursos económicos. Estimación real de los medios
5.5.Asistentes: confirmaciones, anulaciones y en reserva
5.6.Logística: Sala -luz, ruido, tamaño, mesas, visibilidad, distribución de asientos, temperatura y ventilación-, catering, medios audiovisuales e informáticos, decoración, seguridad, reserva de hoteles, transporte, restauración, recursos humanos y outsourcing
Sala
Catering-restauración
Medios audiovisuales e informáticos
Decoración
Seguridad
Reserva de hoteles
Transporte
Recursos humanos
Outsourcing
5.7.Material de apoyo: pizarra adhesiva o magnética, rotafolio, cañón de luz, retroproyector, televisión, vídeo, presentaciones, gráficos y diapositivas
5.8.Tarjetas. Colocación de los integrantes. Precedencias
5.9.La documentación previa de los eventos: invitación, convocatoria, saluda, la credencial, dosier, folleto informativo y programa
Convocatoria
Invitación
La credencial
Folleto informativo
Programa
5.10.La documentación posterior al evento: informe, resultados económicos y la certificación del evento
Informe final
Resultados económicos
Certificación del evento
6.Listado de comprobaciones. El papel del secretario el día del evento: preparar, comprobar y atender
6.1.Aplicación práctica
Solución
7.Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado. Calidad. Plazos y medios de entrega. Acuerdos verbales o contractuales. Servicios posventa
Calidad
Plazos y medios de entrega
Acuerdos verbales o contractuales
Servicios posventa
8.Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado
Precios de mercado
Condiciones y plazos de pago
Descuentos y bonificaciones
9.Medios de cobro y pago, convencionales y telemáticos
9.1.Monedas y billetes, normativa vigente para la entrada y salida de ciertas cantidades del país
9.2.Tarjetas bancarias: crédito y débito
9.3.Cheques de viaje y eurocheques
Cheques de viaje
Eurocheques
9.4.Transferencia y domiciliación bancaria
9.5.Empresas dedicadas al envío de dinero
9.6.Internet
9.7.Medios internacionales de pago básicos
10.Documentos de cobro y pago
10.1.Notas de entrega o albaranes
10.2.Facturas: pro-forma y definitivas
10.3.Los libros de registro relativos a la gestión de tesorería: libro auxiliar de caja, arqueo de caja, libro auxiliar de bancos y conciliación bancaria
Libro auxiliar de caja
Arqueo de caja
Libro auxiliar de bancos
Conciliación bancaria
11.Resumen
Ejercicios de repaso y autoevaluación
Capítulo 4El protocolo empresarial. 1.Introducción
2.Tratamientos dentro de la empresa
2.1.Uso del “tú” y del “usted”
2.2.Tratamiento en la recepción de personalidades y autoridades
3.Recepción de las visitas
3.1.El saludo y las presentaciones
Saludos
Presentaciones
3.2.Obligaciones con los visitantes
3.3.La precedencia en pasillos y escaleras
3.4.Las esperas
3.5.La puntualidad
4.El restaurante como parte de la oficina
4.1.Tipos de agasajos: desayuno de trabajo, coffeebreak, brunch, vino español, brindis, almuerzo, snack, cena, recepción o cóctel
Desayuno de trabajo
Coffeebreak
Brunch
Vino español
Brindis
Almuerzo
Snack
Cena
Recepción o cóctel
4.2.Reglas que gobiernan la comida. Tipos de mesas (negociación y firma de acuerdos) y ornamentación
Tipos de mesas: negociación y firma de acuerdos
Ornamentación
4.3.La atención al invitado. Colocación de los asistentes: anfitrión, precedencias, presidencias, autoridades y personalidades
5.Real Decreto 2099/83, de Ordenamiento General de Precedencias en el Estado
5.1.Clasificación (carácter general y especial) y presidencia de los actos
5.2.Normas de precedencia
6.El regalo en la empresa
6.1.Obsequiantes y obsequiados
6.2.Fiestas de Navidad, cumpleaños, antigüedad, jubilaciones, visitas y campañas
7.La etiqueta en hombres y mujeres
8.Ubicación correcta de los símbolos
8.1.Banderas: ordenaciones
Banderas de uso público
Banderas de uso privado
8.2.Himnos, escudos y condecoraciones
9.La imagen y la empresa
9.1.Estilo, operaciones y campañas
9.2.La identidad corporativa. Mensajes verbales, simbolismo, el logo, comportamiento y la opinión pública
10.Resumen
Ejercicios de repaso y autoevaluación
Bibliografía. Monografías
Legislación
Textos electrónicos, bases de datos y programas informáticos
ic editorial
El elemento mínimo acreditable es la Unidad de Competencia. La suma de las acreditaciones de las unidades de competencia conforma la acreditación de la competencia general.
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Ejercicios de repaso y autoevaluación
Capítulo 3 Organización de eventos
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