Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

Оглавление

Саша Карепина. Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

Письменная речь: дар, ремесло, искусство

От автора

Вводная глава. Сам себе запорожец. Факты, образ, оформление

Факты. Чем крыть – и в каком порядке

Глава 1. Посадить дерево. Организация фактов, структура письма

Простые деревья

Сложные деревья

Как показать структуру

Как выращивать деревья

Деревья для убеждающих писем

Деревья для информирующих писем

Глава 2 «Медный грош». Подача фактов с учетом потребностей адресата

«Грош» в заглавных фразах

«Грош» в начале письма

Желание, проблема или возможность?

Как быть, если «гроша» нет?

«Гроши» и бизнес–класс

«Гроши» и HR

«Гроши» и добрые дела

Глава 3. Нужные ненужности. Факты во вступлении и заключении

Как сесть на коня?

Как слезть с коня?

Глава 4. Факт наличия и наличие фактов. Построение эффективных фраз

Чему подлежит подлежащее?

Кто тут первый?

Про попа и про собаку

Образ. Каким лицом повернуться к адресату?

Глава 5 «Любовники» и «чиновники». Стиль письма и образ автора

Давление или разговор по душам?

Факты или отношение?

Похвала или критика?

Шкала стилей

Коварный «чиновник»

Стиль в деле

Глава 6. «Но я не создан для блаженства…» Образ в письмах–отказах

Показываем, что читали

Понимаем, сочувствуем

Ссылаемся на обстоятельства

Отмечаем достоинства

Помогаем сохранить лицо

Предлагаем альтернативу

Оставляем дверь открытой

Собираем шаблон

Глава 7. «Стыд поимей, поимей совесть!» Образ в письмах–претензиях

Критикуем действия, а не адресата

Критикуем компанию, а не адресата

Понимаем, сочувствуем

Помогаем сохранить лицо

Обосновываем требования

Вместе ищем выход

Надеемся на лучшее

И снова собираем шаблон

Глава 8. «Вот тут я дал, в натуре, маху…» Образ в письмах–признаниях

Мыслим позитивно

Не ищем причину не делать

Понимаем масштабы бедствия

Исправляемся

Предлагаем выход

Готовы идти до конца

Строим очередной шаблон

Глава 9. «Помилуйте, мне от роду нет году…» Образ в письмах–оправданиях

Защищаемся, но не спорим

Сожалеем конкретно

Не преуменьшаем проблему

Доказываем правоту фактами

Не стремимся «отмазаться»

Хотим помириться

И опять собираем шаблон

Глава 10 «Сто к одному». Образ во вступлении

Записываемся во влиятельные

Записываемся в близкие и знакомые

Стараемся понравиться

Убеждаем, что пропадем без адресата

Заинтересовываем и интригуем

Избегаем предсказуемости

Не жадничаем

Оформление. Как навести лоск?

Глава 11. Кофейные тайны. Оформление и форматирование текста

Воздушные абзацы

Меткие буллеты

Глава 12. Занимательная шрифтология. Выбор шрифта

Путеводный шрифт

Шрифт как «зеркало души»

Форматирование на практике

Заключительная глава «Остаюсь искренне ваш…»

Об авторе

Отрывок из книги

5 июля 1871 года портной из Невады Якоб Дэвис написал письмо, навсегда изменившее… наш гардероб. Мы все каждый день пишем, чтобы что–нибудь изменить: свою клиентскую базу, доходы, условия работы – да, наконец, репутацию. Мы составляем коммерческие предложения, ведем переписку с клиентами и партнерами, пишем сопроводительные письма и резюме, наполняем информацией корпоративный сайт, готовим пресс–релизы. Иногда наши тексты «выстреливают», но случается, что они барахлят, как неправильно собранный механизм.

Впрочем, почему «как»? Каждый текст и есть механизм – механизм для воздействия на адресата. Если он не работает, значит, мы нарушили правила сборки: выбрали не тот чертеж, взяли неправильные детали, не так скомпоновали их между собой. То есть ошиблись в структуре, неэффективно построили фразы, подобрали неподходящие слова или промахнулись с оформлением.

.....

На каком бы шаге получатель нашего письма ни остановился, он всегда будет иметь целостное представление о ситуации . Следующие шаги будут только детализировать это представление, но не будут изменять сути. А это значит, что нам больше не страшно, что наше письмо не дочитают до конца!

На тренингах я постоянно слышу опасения, что письмо не прочтут полностью. Кажется, это должно быть обидно – зря, что ли, старались? Но по большому счету наша цель не в том, чтобы письмо прочитали от корки до корки. Нам важно, чтобы нас поняли и сделали все по–нашему. Допустим, адресат прочел первый абзац, все понял, все сделал и дальше читать не стал. Разве же это плохо? Мы получили чего хотели, адресат сэкономил время – и все довольны. А древовидная структура как раз способствует такому результату.

.....