Оглавление
Ю. В. Чижова. Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций
Вступительное слово
ОСНОВНЫЕ ЗАКОНЫ, ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНЫ АРХИВНОЙ СФЕРЫ
1. Архив медицинской организации – часть единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения
Какова роль архивов и архивных документов в жизни общества?
Зачем нужно хранить медицинские документы?
Какие функции выполняет «специалист архива» и какие требования предъявляются к этой должности?
Есть ли специальная наука «об архивах»?
Как применяются в медицинских архивах специальные архивоведческие термины?
Влияет ли всеобщая цифровизация на работу специалиста в медицинском архиве?
2. Законодательство в сфере архивного дела
Каким образом осуществляется правовое регулирование отношений в сфере архивного дела в РФ?
Каким образом законодательство об архивном деле определяет Архивный фонд РФ?
Какова форма собственности документов, составляющих Архивный фонд РФ?
Какие виды архивов предусмотрены законодательством об архивном деле?
Какие виды хранения архивных документов определены законодательством об архивном деле?
Какие сроки хранения архивных документов устанавливаются Федеральным законом «Об архивном деле в РФ»?
Какими нормативно-правовыми актами регулируется порядок организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов?
Каким образом в Федеральном законе «Об архивном деле в РФ» регулируются отношения, связанные с доступом к архивным документам и их использованием?
Какова ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации?
3. Основные положения об архиве медицинской организации
Какие нормативно-правовые акты регулируют деятельность архива медицинской организации?
Каково место архива в структуре медицинской организации?
Каковы задачи, функции и права архива медицинской организации?
Какие обязанности и какая ответственность возлагаются на заведующего архивом?
ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)
4. Типология архивных фондов
Что такое архивный фонд организации и какие существуют виды архивных фондов?
Из каких этапов состоит работа по фондированию документов?
Как определить фондовую принадлежность документа?
Каковы хронологические границы архивного фонда?
Из каких этапов состоит работа по организации документов в пределах архивного фонда?
Каких правил следует придерживаться при разработке классификационной схемы?
Как организуется хранение документов в архиве медицинской организации?
5. Комплекс мероприятий по обеспечению сохранности документов
Какие виды работ включаются в комплекс работ по обеспечению сохранности документов?
Выполнение каких действий обеспечивает нормативные условия хранения документов?
Какие нормативные условия установлены для помещения архива организации?
Какие нормативные климатические условия установлены для хранения архивных документов?
Какие требования применяются для помещения медицинского архива медицинской организации?
Какие нормативные требования установлены для размещения документов внутри архивохранилища?
Как осуществляется размещение документов внутри архива медицинской организации?
Каковы обязательные условия организации хранения электронных документов?
Каковы общие правила проведения проверки наличия и состояния документов?
Какими последствиями чревато хищение медицинских данных?
Какие существуют технические меры защиты от хищения медицинских данных?
Какие требования установлены к работе архива в условиях чрезвычайных ситуаций?
КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ДЕЛАМИ (ДОКУМЕНТАМИ) ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ
6. Суть процесса комплектования и компетенция архива
Что такое «комплектование архива» и из каких источников происходит комплектование архивов?
Что такое «профиль архива»?
Что такое «ранг архива»?
Что такое «тип архива»?
Как связаны процесс комплектования и компетенция архива?
Какие задачи стоят перед специалистами архива при комплектовании архивов документами?
Какие виды работ входят в работу по комплектованию архива?
7. Комплектование государственных (муниципальных) архивов
Каковы критерии выбора источников комплектования государственных (муниципальных) архивов?
Как законодательство об архивном деле устанавливает источники комплектования государственных и муниципальных архивов?
Каков порядок принятия решения о включении в состав Архивного фонда РФ конкретных документов?
Какие сроки предумотрены для передачи архивных документов организации в государственный (муниципальный) архив?
Каков общий порядок передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив?
Требуется ли передача документов медицинской организации в вышестоящие архивы?
По какому принципу определяется принадлежность организации – источника комплектования медицинских документов к тому или иному рангу архива в составе Архивного фонда РФ?
В какие сроки медицинские организации должны передавать документы, назначенные для передачи в Архивный фонд РФ, в государственные (муниципальные) архивы?
8. Экспертиза ценности
Каковы задачи экспертизы ценности документов?
Из каких этапов состоит процесс проведения экспертизы ценности?
С какой целью проводится экспертиза ценности документов в организации?
Какие документы организации подлежат экспертизе ценности?
Какой орган должен проводить экспертизу ценности документов в организации?
Какие специалисты включаются в состав экспертной комиссии медицинской организации?
Каковы задачи и функции экспертной комиссии организации?
В каких случаях проводится экспертиза ценности документов организации?
На основании каких критериев определяется ценность документов организации?
Каковы сроки хранения медицинских документов?
Каковы сроки хранения управленческих документов медицинской организации?
Какие действия должны производиться по результатам работы экспертной комиссии организации?
Требуется ли предоставлять согласованные экспертной комиссией организации описи дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии?
Какие функции выполняет экспертно-проверочная комиссия в медицинской организации?
Когда могут быть уничтожены дела, выделенные по акту к уничтожению?
Каков порядок уничтожения дел в организациях, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда РФ?
Каков общий порядок уничтожения дел, выделенных к уничтожению?
Каковы особенности экспертизы ценности медицинских карт?
Каков порядок уничтожения архивной медицинской документации?
9. Порядок сдачи документов в архив организации
Каковы обязанности специалиста архива организации при комплектовании архива?
С какой целью в организации составляется номенклатура дел?
Какие документы и в какие сроки подлежат передаче в архив организации?
Какие сроки установлены для передачи в архив законченных делопроизводством дел и какие из них должны быть полностью оформлены?
Какие виды работ предусматривает подготовка дел на бумажных носителях для передачи в архив организации?
Какие виды работ предусматривает подготовка электронных дел для передачи в архив организации?
Какие требования предусмотрены при формировании дел для сдачи в архив организации?
Какие правила предусмотрены для нумерации листов дела при сдаче в архив организации?
Как составляется лист-заверитель дела для сдачи дела в архив организации?
Какие сведения должны быть указаны на обложке дела, подготовленного для сдачи дела в архив организации?
Какие даты указываются на обложке дела?
В каких случаях при оформлении дела для сдачи в архив составляется внутренняя опись документов?
Какие требования должны соблюдаться при составлении описей дел структурного подразделения?
Какие моменты следует проконтролировать специалисту архива при просмотре дел в процессе принятия их на хранение?
Какие действия следует предпринять в случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации?
Какие документы и в какие сроки подлежат сдаче в архив медицинской организации?
Какие требования предъявляются к оформлению историй болезни, сдаваемых в архив медицинской организации?
Какие требования предъявляются к архивно-технической обработке медицинской (за исключением историй болезней) и общей документации?
Как следует производить архивно-техническую обработку амбулаторных карт?
Каков порядок организации приема-передачи дел в архив организации?
В чем заключаются особенности передачи электронных документов в архив организации?
УЧЕТ АРХИВНЫХ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)
10. Система учетных документов
В чем заключаются обязанности специалиста архива по учету архивных документов?
Как определяется единица учета архивных документов?
Что такое архивный шифр хранения?
Что такое учетный документ и на какие виды подразделяются учетные документы?
Какими нормативно-правовыми актами определяются состав и форма учетных документов?
Какие учетные документы входят в состав обязательных?
Какие учетные документы архива являются вспомогательными?
11. Ведение учетных документов
Каковы правила ведения книги учета поступления документов?
В каких случаях необходимо вести список фондов и каковы правила его ведения?
Какие сведения содержит лист фонда и каковы правила его ведения?
Каковы правила оформления описей дел, документов?
Какие сведения о делах, документах включаются в форму описи дел?
В каких случаях составляется реестр описей?
В скольких экземплярах составляются описи?
Требуется ли согласование с экспертной комиссией организации описей дел, документов?
Как открыть и вести описи дел в медицинской организации?
Может ли учет архива организации вестись в автоматизированном режиме?
Какие документы включаются в дело фонда?
Как ведется номенклатура дел?
На основании каких документов осуществляется учет поступления и выбытия дел, документов в архиве организации?
Каким образом осуществляется передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации?
ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)
12. Справочно-поисковые средства к документам архива
Что такое система справочно-поисковых средств?
Как соотносятся система справочно-поисковых средств (СПС) архива организации и СПС соответствующего государственного (муниципального) архива?
Каковы принципы построения системы справочно-поисковых средств?
Какова структура системы справочно-поисковых средств?
Какие требования предъявляются к построению системы справочно-поисковых средств?
При помощи каких элементов производится описание современных справочно-поисковых средств?
Чем определяется состав справочно-поисковых средств организации?
Какие разделы содержит историческая справка к фонду?
13. Порядок информационного использования документов архива организации
В чем заключаются обязанности специалиста архива как организатора использования архивных дел (документов)?
Каковы цели использования архивных документов?
В каких формах возможно использование документов архива организации?
Обязан ли архив организации вести учет использования своих архивных документов?
Какую информацию должен содержать запрос пользователя?
Их каких этапов состоит исполнение запроса пользователя?
В какой форме выполняются ответы на запросы пользователей?
Каковы правила составления архивной справки?
Каковы правила составления архивной выписки?
Каковы правила предоставления архивной копии?
Каковы правила выдачи заявителям ответов на запросы?
Допускается ли изъятие из архива и выдача владельцам подлинных документов, не полученных ими своевременно?
Допускается ли копирование документов архива организации по заявкам пользователей?
Какие условия должны соблюдаться при работе пользователей непосредственно в архиве организации?
В каких случаях возможен отказ в выдаче архивных документов?
Каковы общие правила выдачи документов из архивохранилища?
Каковы особенности выдачи документов из архива медицинской организации?
Допускается ли выемка документов из дел и вынос архивных материалов за пределы медицинской организации?
Каковы особенности выдачи медицинской документации пациенту?
Каковы особенности обработки и хранения персональных данных пациентов, осуществляемой без использования средств автоматизации?
14. Организация и обеспечение деятельности электронного медицинского архива
Что такое «электронная персональная медицинская запись»?
Что такое «электронная история болезни»?
Какими документами следует руководствоваться при создании и ведении электронных историй болезней?
Каковы общие требования, предъявляемые к системам ЭПМЗ и ЭИБ?
Какие условия необходимо соблюдать для персонификации электронной записи?
Что означает понятие «индивидуальная система ведения ЭИБ и ЭПМЗ»?
Что означает понятие «коллективная система ведения ЭИБ и ЭПМЗ»?
Какова структура электронной персональной медицинской записи (ЭПМЗ)?
Каков жизненный цикл электронных персональных медицинских записей (ЭПМЗ)?
Что такое электронный архив медицинской организации и какие требования к нему предъявляются?
Каков срок хранения электронных персональных медицинских записей (ЭПМЗ) в электронном архиве (ЭМА)?
Каковы особенности организации хранения электронных персональных медицинских записей (ЭПМЗ) в электронном архиве (ЭМА)?
Каковы особенности передачи электронных персональных записей (ЭПМЗ)?
Каковы требования к созданию бумажной копии электронной персональной медицинской записи (ЭПМЗ)?
Каковы правила уничтожения из электронного архива (ЭМА) электронных персональных медицинских записей (ЭПМЗ), превысивших срок хранения?
Каким образом реализуется предоставление прав доступа к электронным персональным медицинским записям (ЭПМЗ) сотрудникам медицинской организации?
Каким образом реализуется предоставление прав доступа пациентам к их электронным персональным медицинским записям (ЭПМЗ)?
Каким образом реализуется предоставление прав доступа к электронным персональным медицинским записям (ЭПМЗ) представителям независимых и вышестоящих организаций?
Приложения
Список использованной литературы
