Оглавление
Ирина Топчиева. Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя
Введение
1. История секретарской службы
1.1. Зарождение, становление и развитие секретарской службы в дореволюционной России
1.2. Роль секретарей в советских учреждениях и постсоветский период
2. Секретарь в современной структуре управления
2.1. Категории секретарей и требования, предъявляемые к ним
2.2. Функции и должностные обязанности секретаря в зависимости от категории секретарского обслуживания
3. Организация работы секретаря
3.1. Правовые основы деятельности секретаря: общегосударственная законодательно-правовая и нормативнометодическая база
3.2. Должностная инструкция секретаря и локальные нормативные акты
3.3. Условия труда секретаря
3.4. Организация рабочего места секретаря
3.5. Планирование рабочего дня
4. Требования к составлению и оформлению документов
4.1. Требования к оформлению реквизитов
4.2. Текст служебных документов, его язык и стиль
4.3. Бланки, их назначение и применение
5. Документирование управленческой деятельности
5.1. Организационные документы
5.2. Распорядительные документы
5.3. Информационно-справочные документы
6. Организация работы с документами
6.1. Документооборот, его организация
6.2. Регистрация документов, контроль их исполнения и организация справочноинформационного обслуживания
6.3. Формирование и хранение дел в делопроизводстве; номенклатура дел
6.4. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве и порядок подготовки и передачи дел в ведомственный архив
7. Организация приема посетителей и личного приема граждан
7.1. Правила приема посетителей
7.2. Организация приема граждан
8. Организация телефонных переговоров
8.1. Правила телефонного общения
8.2. Телефонограмма, ее прием и отправление
9. Подготовка деловых встреч и переговоров
10. Подготовка и проведение совещаний
10.1. Предыстория вопроса. классификация совещаний
10.2. Подготовка различных типов совещаний и их проведение (обслуживание)
10.3. Документирование работы совещаний
11. Подготовка командировок руководителя
11.1. Виды командировок и этапы подготовки командировки
11.2. Документальное оформление командировки
12. Организация связей с общественностью (pr-мероприятия)
13. Работа секретаря по информационному обслуживанию руководителя
14. Функции секретаря по обеспечению безопасности информации и конфиденциальности делопроизводства
14.1. Конфиденциальная информация и коммерческая тайна
14.2. Способы защиты конфиденциальной информации
14.3. Работа секретаря с конфиденциальной информацией
15. Организация протокольных мероприятий
15.1. Деловой этикет, имидж секретаря руководителя
15.2 Этикетные письма, визитные карточки, подарки
15.3 Приемы, сервисные функции секретаря
16. Трудоустройство секретаря и адаптация на новом месте
16.1. Каналы поиска работы, методика составления резюме, подготовка к собеседованию
16.2. Документы, необходимые и образующиеся при трудоустройстве
16.3. Адаптация: ее составляющие, специфика компании, ее корпоративная культура, фирменный стиль
17. Психология общения секретаря
17.1. Секретарь и руководитель, взаимоотношения полов
17.2. Взаимоотношения секретаря с коллегами
17.3. Конфликтные ситуации
Отрывок из книги
Для 90-х годов XX века характерно появление и развитие частных форм собственности в экономике нашей страны. Новые формы собственности, связанные с получением прибыли, способствовали интенсификации управленческих процессов. В связи с расширением масштабов деятельности государственных, а также вновь созданных коммерческих структур возникла потребность в специалистах: секретарях, офисных работниках, деятельность которых должна была выражаться в высоко профессиональной помощи руководителю.
Работа таких специалистов не должна была ограничиваться выполнением лишь технических, сервисных функций, они должны были стать опорой руководителя и одновременно его помощником, доверенным лицом, владеющим правилами подготовки и оформления документов, организации работы с ними, знанием одного, а лучше нескольких иностранных языков, способностью обеспечить всестороннее обслуживание руководителя, в том числе и бездокументное, то есть всего комплекса знаний и навыков, связанных с организационно-документационным обеспечением деятельности руководителя.
.....
Для решения организационных вопросов в области управленческого, конторского, секретарского труда в 1921 г. состоялась Первая Всероссийская конференция по национальной организации труда и производства, где были поставлены вопросы о необходимости научной организации управленческого труда и работы с документами, создания в стране органов, которые бы руководили, координировали и направляли эту работу.
В 1922 году был создан Народный комиссариат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), которому поручили заниматься выше означенными вопросами, в том числе и секретарской службой.
.....
