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Jürgen Kurz. Für immer aufgeräumt – auch digital
Für immer aufgeräumt – auch digital
Inhalt
Vorwort. Ihr Weg zum für immer aufgeräumten Computer. Eine Methode, die funktioniert
Mehr Aufgaben, mehr E-Mails
Vom Traum zur Plage
Wir brauchen gute Methoden
Schritt für Schritt
Erfolgreicher und gelassener
Mehr Lebensqualität
Fangen Sie sofort an
Einstieg. So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus. Eine Lawine seit 2007
Erstaunliche Ergebnisse
Wunsch, das Tagwerk gelassen zu meistern
So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus. Heraussuchen, was passt
Schritt für Schritt besser werden
Nicht warten, sondern starten
Erst Kaizen-Prinzipien, dann Apps
Im Alltag erprobt
Selbsttest. Finden Sie heraus, wo Sie stehen
Eigener digitaler Arbeitsplatz
Umgang mit E-Mails
Digitale Zusammenarbeit
Auswertung. Hinweise auf Potenziale
28-mal
27- bis 22-mal
21- bis 15-mal
14- bis 8-mal
7- bis 1-mal
1. Meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt. Wie viele E-Mails sind in Ihrem Posteingang?
Vorteile von E-Mails
Stressige Räuber
Ein Negativbeispiel
Aufwand minimal halten
1.1 Reduzieren Sie die Zahl Ihrer Posteingänge. Jeder Kanal kostet Zeit
So gehen Sie vor
Was der Tipp bewirkt
Alles an einem Ort
Gut durchsuchbar
Herr über die Daten
Darauf kommt es an. Per E-Mail antworten
Extra-Tipp. Auch Faxe und Sprachnachrichten
1.2 Optimieren Sie die Einstellungen Ihres E-Mail-Programms. Ablenkungen durch Mails
So gehen Sie vor
Signale ausschalten
Unwichtiges ausblenden
Neue Mails bewusst holen
Was der Tipp bewirkt. Proaktiv arbeiten
Extra-Tipp. Smartphone und Tablet
1.3 Räumen Sie Ihren Posteingang frei. Zu viele alte Nachrichten
So gehen Sie vor
Was der Tipp bewirkt. Neu beginnen
Darauf kommt es an
1.4 Missbrauchen Sie Ihren Posteingang nicht als To-do-Liste. Wichtige E-Mails verschwinden
So gehen Sie vor
Was der Tipp bewirkt
Neue Betreffzeilen
Ein To-do-Punkt pro Aufgabe
Freier Posteingang
Darauf kommt es an. Betreff gut formulieren
1.5 Geben Sie Ihren E-Mails eine Heimat. Beispiel für eine stark strukturierte Ablage
So gehen Sie vor. Erledigt-Ordner
Warten-Ordner
Temporäre Ordner
Extra-Tipp. Eigene Reihenfolge
Darauf kommt es an. Lieber einer zu wenig als einer zu viel
Was der Tipp bewirkt. Mehr Effizienz
1.6 Verarbeiten Sie Ihre E-Mails, statt sie nur zu sichten. Stress durch „Verstopfung“
Den ganzen Tag nur E-Mails?
So gehen Sie vor
Löschen
Weiterleiten
Ablegen
Erledigen
Termin eintragen
To do eintragen
Das Postfach ist leer
Eine Minute pro E-Mail
Darauf kommt es an – Nr. 1. Nichts im Posteingang zurücklassen
Was der Tipp bewirkt. Viele Vorteile
Darauf kommt es an – Nr. 2. In Blöcken erledigen
Maximal 30 Minuten
Tun, was möglich ist
Extra-Tipp. Wie beim Führerschein
Haben Sie Geduld mit sich selbst
1.7 Beschleunigen Sie das Beantworten Ihrer E-Mails. Mühsames Tippen
So gehen Sie vor
Kurz fassen
Nützliche Abkürzungen
Schneller mit Quicksteps
Automatisches Ersetzen
Was der Tipp bewirkt. Weniger Zeit
Darauf kommt es an. Viele Möglichkeiten
1.8 Zusatztipps für den effizienten Umgang mit E-Mails
Tempo
Betreffzeile
Ein Thema pro Mail
Nutzloses Zeug
Lesbarkeit erleichtern
Wertschätzend schreiben
Grammatik und Rechtschreibung
Ominöse Absender
Zweite Mailadresse
Vertretung klären
Autosignatur nutzen
1.9 Erleichtern Sie sich gegenseitig die Arbeit mit E-Mails durch Spielregeln. Ärger und Stress
So gehen Sie vor
Unklarheiten lösen
Reaktionszeit klären
Passende Punkte übernehmen
Ergebnis festhalten
Darauf kommt es an
Gemeinsam vereinbaren
Eine Seite reicht
Ergebnis kommunizieren
1.10 Nutzen Sie eine Posteingangsschale. Chaosgefahr bei Papieren
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an. Verarbeiten wie E-Mails
Was der Tipp bewirkt
Schreibtisch bleibt frei
1.11 So gelingt die Umsetzung. Umgang mit E-Mails gemeinsam optimieren
80-Prozent-Lösung reicht aus
2. Meistern Sie die Zettelwirtschaft souverän. Alltägliche Herausforderungen
Die richtige Information zur rechten Zeit
Kaizen-Prinzip
Verschwendung durch Suchzeiten
2.1 Geben Sie auf Dokumenten den Speicherpfad an. Unklarer Speicherort
So gehen Sie vor
Beispiel: Sekretärin findet Dokument, das sie gar nicht kennt
Alternativ-Idee. Nur bei internen Dokumenten
Was der Tipp bewirkt. Suchzeiten vermeiden
Darauf kommt es an. Mit Musterdokument arbeiten
2.2 Verwenden Sie das digitale Adressbuch auch für sonstige Informationen. Notizzettel, wohin man sieht
So gehen Sie vor
Auch andere Informationen hier speichern
Was der Tipp bewirkt. Mehrere Vorteile
Extra-Tipp. Mit anderen Geräten automatisch synchronisieren
Darauf kommt es an. Immer sofort eintragen
2.3 Nutzen Sie für Passwörter Techniken. Passwörter zu merken, fällt oft schwer
So gehen Sie vor
Grundpasswort und individueller Bestandteil
Was der Tipp bewirkt. Nur noch ein Passwort merken
Darauf kommt es an. Guten Merksatz finden
Immer gleich aufbauen
Digitales Adressbuch nutzen
Alternativ-Idee. Unterstützung per Software
Viele Vorteile
Einige Nachteile
2.4 Organisieren Sie Informationen, die auch für andere wichtig sind. Welche Version ist aktuell?
So gehen Sie vor
Nur noch die Verknüpfung nutzen
Verknüpfungen gesammelt ablegen
Was der Tipp bewirkt. Dateien schneller finden
Darauf kommt es an. „Dateibesitzer“
Nicht zumüllen
Unterordner „Archiv“
Alternativ-Idee. Externer Zugriff auf die Daten
Cloudbasierte Lösung nutzen
Beispiel: Microsoft OneNote
Was der Tipp bewirkt
Verschiedene Geräte
Automatisch synchronisiert
Übersichtlich
Nicht für alle Systeme
Übersicht kann verloren gehen
Darauf kommt es an. Kaizen-Prinzip umsetzen
2.5 Nutzen Sie ein Sichtbuch. Informationen in Papierform
So gehen Sie vor
Was der Tipp bewirkt. Schneller Zugriff ohne Computer
Darauf kommt es an. Folien nummerieren
Inhaltsverzeichnis einfügen
2.6 So gelingt die Umsetzung. Immer neue Lösungen
Oft sinnvoller: einfache Ideen umsetzen
3. Meistern Sie das Datenchaos gekonnt. Häufig ohne Struktur
Schwierigkeiten im Alltag
Übersicht über die eigenen Daten
Probleme bei Abwesenheit
Alles Wichtige innerhalb einer Minute finden
3.1 Erarbeiten Sie eine sinnvolle EDV-Ablagestruktur. Im Laufe der Zeit gewachsen
Beispiel: Protokoll speichern
Beispiel für eine ungünstige Ablagestruktur
Vier Möglichkeiten
Die Qual der Wahl
So gehen Sie vor
Hauptpunkte sammeln
Hauptpunkte verfeinern
Erstellen Sie eine Mind-Map
Themengebiete und Unterstrukturen
Was der Tipp bewirkt. Dateien eigenständig finden
Darauf kommt es an. Kein Richtig und Falsch
Extra-Tipp. Spielregeln erstellen
3.2 Führen Sie die neue Struktur ein. Dateiablage aufräumen
So gehen Sie vor
1. Alte Ordnerstruktur sichten. Alte Strukturen durchschauen
2. Neue Struktur erstellen und dokumentieren. Neue Struktur erstellen
Dateistruktur anlegen
Die getroffenen Regelungen festhalten
Gemeinsam Lösungen entwickeln
Beispiel: Fotos speichern
Das Ergebnis dokumentieren
Alternative: Ohne Mind-Map arbeiten
Ablage-Spielregeln oben abspeichern
3. Backup erstellen lassen. Die alte Struktur sichern
4. Benötigte Dateien verschieben. Benötigte Dateien in die neue Struktur verschieben
Sich nicht in der Vergangenheit verlieren
Neue Struktur auf dem Prüfstand
Struktur bei Bedarf anpassen
5. Alte Struktur löschen. Alte Struktur löschen
Darauf kommt es an. Nichts mehr in der alten Struktur speichern
Was der Tipp bewirkt. Tatsächlich benötigt
Durchdacht und nachvollziehbar
3.3 Arbeiten Sie mit Projektnummern. Verknüpfung von Datei und Papier
So gehen Sie vor
Beispiel
Im Computer und im Papierarchiv
3.4 Benennen Sie Dateien und Ordner sinnvoll und nach einem einheitlichen Schema. Wenig aussagekräftig
So gehen Sie vor
Inhalt der Datei
Versionierung
„Verschiedenes“
Andere Reihenfolge
Zahl der Unterordner
Was der Tipp bewirkt. Auf einen Blick finden
Suchfunktion
Leichter für die Kollegen
Darauf kommt es an. Wichtig: Durchgängigkeit
3.5 Reduzieren Sie Doppelablagen. Mehraufwand und Unklarheiten
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an. 1-Minuten-Regel
Ein Ablageort reicht
Was der Tipp bewirkt. Kein Mehraufwand
3.6 Vermeiden Sie Mehrfachspeicherungen. Welche Version ist aktuell?
So gehen Sie vor
Beispiel für Verknüpfungen
Was der Tipp bewirkt. Schnell wiederfinden
Darauf kommt es an. Mehrere Verknüpfungen ablegen
Extra-Tipp. Für andere Mitarbeiter wichtig
3.7 Nutzen Sie für Vorversionen Archivordner. Chaos durch veraltete Dateien
So gehen Sie vor
Alternativ-Idee. „Erledigt“ und „Verworfen“
Was der Tipp bewirkt. Alte Dateien bei Bedarf zur Hand
3.8 Führen Sie Ablage-Spielregeln ein. Wo abspeichern?
So gehen Sie vor
Vier Möglichkeiten
1. Allgemein-Ordner. Allgemein-Ordner
2. Projekt-Ordner. Projekt-Ordner
3. Abteilungs-Ordner. Abteilungs-Ordner
4. Persönlicher Ordner. Projekt-Ordner
Nichts, was andere brauchen können
Tipps auch hier anwenden
Regeln gemeinsam vereinbaren
Beispiel aus einem EDV-Workshop
Dateitransfer
Persönliche Laufwerke
Häufiges Problem
Was der Tipp bewirkt. Eindeutige Struktur
Keine Unsicherheit
Gute Orientierung
Weniger Frust
Darauf kommt es an
3.9 So gelingt die Umsetzung. Vielfältiger Nutzen
4. Meistern Sie gelassen das Miteinander im Team. Teams schaffen Großes
Abstimmen der Termine
Effizienz der Besprechungen
Schreiben der Protokolle
Vertretungsregelungen
Einfache Tools nutzen
4.1 Erleichtern Sie das Finden von Terminen. Terminfindung kostet Zeit
Sehr mühsam
So gehen Sie vor
Alternativ-Idee Nr. 1: Doodle® Doodle®
Das Prinzip
Kostenlos und ohne Registrierung
Darauf kommt es an. Über den Termin informieren
Was der Tipp bewirkt. Weniger Zeitaufwand
Alternativ-Idee Nr. 2: Terminabstimmung per E-Mail. E-Mail per Outlook senden
Tabellendokument mit Teilnehmerliste
Stand auf einen Blick
Alternativ-Idee Nr. 3: Terminfunktion von Outlook. Terminfunktion
Reaktion mit einem Klick
Automatisch im Kalender
Status der Antworten
4.2 Verbessern Sie die Effizienz der Besprechungen. Teure Besprechungen
So gehen Sie vor
Reagan-Formular
Tagesordnung vorab verteilen
Darauf kommt es an. Fester Zeitrahmen
Zeiten einhalten
Extra-Tipp
Alternativ-Idee
Was die Tipps bewirken
4.3 Vereinfachen Sie das Schreiben von Protokollen. Ideen bleiben unverwirklicht
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an. Ergebnisse per Sofort-Protokoll festhalten
Extra-Tipp. Start mit Themen, die alle angehen
To-Do-Punkte der vergangenen Sitzung durchgehen
Alternativ-Idee
Was der Tipp bewirkt
Protokoll ist gleich fertig
4.4 Klären Sie Zuständigkeiten und definieren Sie Vertretungsspielregeln. Wer ist zuständig?
So gehen Sie vor
Lücken werden sichtbar
Extra-Tipp Nr. 1: Rotierende Zuständigkeiten. Rotierende Zuständigkeiten
Beispiel: Kopierraum
Darauf kommt es an. Wichtig: Aktualität
Mit Checkliste arbeiten
Extra-Tipp Nr. 2: Zuständigkeiten abspeichern. Zuständigkeiten abspeichern
Was der Tipp bewirkt. Klare Zuständigkeiten
Vertretungsspielregeln
4.5 So gelingt die Umsetzung. Jour fixe
5. Meistern Sie die Infoflut intelligent. Wissen ist heute leicht zugänglich
Entscheidungsdruck wächst
Erfolg durch Konzentration
5.1 Nutzen Sie Regeln für Ihren E-Mail-Posteingang. Ablenkung durch Mails, die nicht dringend sind
So gehen Sie vor
Was der Tipp bewirkt. Nichts verpassen
Extra-Tipp. Zahl der Nachrichten reduzieren
5.2 Nutzen Sie einen „Lesen“-Ordner. Mails, die das Tagwerk behindern
So gehen Sie vor
Was der Tipp bewirkt. Bewahrung vor Ablenkungen
Darauf kommt es an. Den Ordner auch wieder leeren
5.3 Sammeln Sie Dokumente, die Sie später lesen wollen, an einem bestimmten Platz. Virtuelle Lesestapel
So gehen Sie vor
Was der Tipp bewirkt. Eindeutiger Ort
Extra-Tipps. Verknüpfung auf den Desktop legen
Ordner synchronisieren
Darauf kommt es an. Ältere Dateien löschen
5.4 Öffnen Sie mehrere wichtige Websites mit nur einem Klick. Wiederkehrende Websites
So gehen Sie vor
Was der Tipp bewirkt. Kein Eintippen mehr
Darauf kommt es an. Zahl begrenzen
5.5 Profitieren Sie von der Suchfunktion. Mühsames Durchklicken
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an. Seltene Begriffe nutzen
Synonyme verwenden
Mit ODER arbeiten
Exakte Zeichenkette
Extra-Tipp. Gar nicht erst speichern
Was der Tipp bewirkt. Schneller finden
5.6 Nutzen Sie komfortable Notiz-Werkzeuge. Hinweise und Ideen festhalten
So gehen Sie vor
Was der Tipp bewirkt. Speichern und durchsuchen
5.7 So gelingt die Umsetzung. Keine Zeit?
6. Meistern Sie Kabelsalat & Co. dauerhaft. Es betrifft heute jeden
Kein Papier mehr
Wo ist die Digitalkamera?
Der Frustpegel steigt
Lösungen, die allen dienen
6.1 Gestalten Sie Ihren Desktop sinnvoll. Bildschirm voller Icons
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an. An der richtigen Stelle abspeichern
Keine Originaldateien
Extra-Tipp. Fences®
Was der Tipp bewirkt. Übersichtlich und logisch
6.2 Stellen Sie den Papiernachschub sicher. Probleme beim Papiernachschub
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an. Per Kanban-Karten steuern
Gleich die Bestellung faxen
Was der Tipp bewirkt. Aufwand wird reduziert
6.3 Befreien Sie Ihre IT-Spezialisten von unnötigen Unterbrechungen. Oft fehlt etwas
Störungen für die IT-Mitarbeiter
So gehen Sie vor
Beispiel für einen Computer- und Telefonzubehör-Schrank
Prospektschrank nutzen
Extra-Tipp Nr. 1: Interne Zuständigkeiten aushängen
Extra-Tipp Nr. 2: Externe Unterstützung nutzen
Was der Tipp bewirkt
6.4 Drucken und kopieren Sie kostengünstig
So gehen Sie vor
Druckkosten aufführen
6.5 Beschriften Sie die Kabel. Welches Kabel gehört wozu?
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an. Direkt nach dem Kauf
Extra-Tipp. Farblich markieren
6.6 Kennzeichnen Sie Akkus. Akkus voll oder leer?
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an
6.7 Vereinfachen Sie die Bedienung von Geräten mit One-Minute-Lessons
So gehen Sie vor
Was der Tipp bewirkt. Weniger Hindernisse
Weniger Störungen
Darauf kommt es an. Am Gerät befestigen
Extra-Tipp. Ansprechpartner und Pfad nennen
6.8 Vereinfachen Sie die Arbeit mit Digitalkameras & Co. Lästiges Suchen vermeiden
So gehen Sie vor
Was der Tipp bewirkt. Zeitersparnis
6.9 So gelingt die Umsetzung. Azubis einbinden
7. Meistern Sie Termine und Aufgaben selbstbestimmt. Stressige Situationen
Ziel: Überblick
Sehnsucht nach Klarheit
Apps alleine helfen nicht
Umsetzung des Kaizen-Prinzips
7.1 Organisieren Sie Termine und Aufgaben. Angst, etwas zu vergessen
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an. Gut ist, was Ihnen gut tut
Termine und Aufgaben
Verwaltung per Software
Ans Backup denken
Beispiel: Outlook
Erstellung per Klick
Klicken
Verschieben
Loslassen
Auswahl treffen
Bearbeiten
Fälligkeit eintragen
Aufgaben mit Papierunterlagen
Organisation per Ordnungsbox
Aufgabe und Mappe verknüpfen
Hängemappen
Pultordner
Platz wieder frei
7.2 Profitieren Sie von der Wochenplanung. Das Erfassen allein reicht noch nicht
So gehen Sie vor
Aufgaben der kommenden Woche
Nach Fälligkeit sortieren
Darauf kommt es an
Obergrenze: 50 Aufgaben
Zu lange Liste
Zu kleinteilig
Indiz für Überforderung
Was der Tipp bewirkt. Wichtige Aufgaben verwirklichen
7.3 Schaffen Sie Klarheit mit der Tagesplanung. Wochenplanung genügt nicht
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an. Mit einem Ausdruck arbeiten
Was der Tipp bewirkt. Zeit und Energie fokussieren
7.4 Nutzen Sie die Aufgabenliste auch als Inhaltsverzeichnis. Inhalte unklar
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an. Eine 0 davorsetzen
7.5 Organisieren Sie Aufgaben mit Ordnern. Wohin mit Ideen?
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an. Fälligkeitsdatum in der Zukunft
Ideen bei der Wochenplanung durchsehen
Was der Tipp bewirkt. To-do-Liste bleibt aktuell
7.6 So gelingt die Umsetzung. Bündelung der Kräfte
Tipps zum Weiterlesen
Danke!
