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Jürgen Kurz. So geht Büro heute!
So geht Büro heute!
Inhalt
Vorwort. Eine kurze Geschichte von Büro-Kaizen®
Hinweise. So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus
Selbsttest. Finden Sie heraus, wo Sie stehen
Auswertung
37-mal
28- bis 36-mal
19- bis 27-mal
10- bis 18-mal
0- bis 9-mal
Einstieg. So geht Büro heute!
Die Büro-Kaizen®-Prinzipien
Warum eigentlich digital arbeiten?
Das Büro der Zukunft
Digitalisierung: radikal oder Schritt für Schritt?
Was ist das Ziel: papierlos oder effizient?
Digitaler Minimalismus
Die Menge der elektronischen Endgeräte minimieren
Die Zahl der Apps so gering wie möglich halten
Die Kommunikationskanäle bündeln
Aufbau und mögliche Wirkungen des Buches
Aufbau des Buches
Worum es in diesem Buch nicht geht
Mögliche Wirkungen des Buches
1 E-Mail-Verarbeitung
1.1Werden Sie bei jeder neu eingehenden E-Mail abgelenkt und sind versucht, diese sofort zu lesen?
1.2Haben Sie immer wieder E-Mails im Posteingang, die Sie vor sich herschieben?
So gehen Sie vor
Vertiefung zum Schritt „5. Terminieren“
Was der Tipp bewirkt
Werden Sie noch schneller durch Quicksteps
Jeden Schritt mit nur einem Klick
1.3Kämpfen Sie damit, dass Empfänger langsam oder gar nicht reagieren?
1.4Wollen Sie erfahren, wie Sie bei der E-Mail-Ablage Zeit sparen können?
So gehen Sie vor
1.5Bringt Ihnen die Suchfunktion zu ungenaue Ergebnisse?
So gehen Sie vor
Was der Tipp bewirkt
Darauf kommt es an
1.6Tippen Sie regelmäßig vorkommende E-Mails immer wieder aufs Neue?
So gehen Sie vor
Extra-Tipp
1.7Bewegt sich der Inhalt Ihres Postfaches nah an einem festgelegten Limit, weil große E-Mails Ihren wertvollen Speicherplatz belegen?
So gehen Sie vor
Hintergrund
1.8Geben Sie Befehle immer mit der Maus ein, was entsprechend Zeit kostet?
Navigation in Outlook
1.9Wollen Sie wissen, wie Sie E-Mails mit eigenen Notizen ergänzen können?
So gehen Sie vor
2 Terminplanung
2.1Wüssten Sie gern, wie Sie Termine aus E-Mails erstellen?
So gehen Sie vor
Was der Tipp bewirkt
Darauf kommt es an
2.2Möchten Sie zu einem Termin Informationen so notieren, dass sie bei Bedarf immer zur Hand sind?
So gehen Sie vor
Extra-Tipp
Was der Tipp bewirkt
Darauf kommt es an
2.3Wenn Sie Besprechungen mit Chefs oder Kollegen planen: Müssen Sie jedes Mal nachfragen, wann diese Zeit haben?
So gehen Sie vor
Freigegebenen Kalender öffnen
Kalenderberechtigungen ändern
2.4Verschicken Sie Einladungen zu Besprechungen als Text-E-Mails und sind frustriert, dass es so schwierig ist, einen gemeinsamen Termin zu finden?
So gehen Sie vor
Schritt 1: Teilnehmer einladen
Schritt 2: Mit dem Terminplanungs-Assistenten freie und belegte Zeiten anzeigen lassen
Schritt 3: Rückmeldung geben
Schritt 4: Den Status überprüfen
Was der Tipp bewirkt
2.5Wollen Sie Personen außerhalb des Unternehmens einen Überblick über noch freie und belegte Termine verschaffen?
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an
2.6Fragen Sie sich, wie Sie die Übersicht über berufliche und private Termine behalten können, damit keine Überschneidungen bei der Planung passieren?
So gehen Sie vor
Extra-Tipp
Nutzen Sie die überlagerte Kalenderansicht
2.7Wollen Sie an Termine kurz vorher erinnert werden?
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an
2.8Würden Sie gern wiederkehrende Termine (zum Beispiel Jour fixe) anlegen?
So gehen Sie vor
2.9Wollen Sie den angezeigten Kalenderzeitraum frei wählen?
So gehen Sie vor
2.10 Fragen Sie sich, wie Outlook Sie beim Planen Ihrer Zeit unterstützen kann?
So gehen Sie vor
Hinweis
Was der Tipp bewirkt
3 Aufgabenmanagement
3.1Wüssten Sie gern, wie Sie aus einer E-Mail heraus eine Aufgabe erstellen?
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an
Hinweis
Was der Tipp bewirkt
3.2Haben Sie mehrere Listen mit Aufgaben?
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an
Was der Tipp bewirkt
3.3Möchten Sie sich zu einer Aufgabe Notizen machen?
So gehen Sie vor
Extra-Tipp
Was der Tipp bewirkt
Darauf kommt es an
3.4Liegen Ihnen Unterlagen, die Sie beim Erledigen der Aufgaben brauchen, in Papierform vor und Sie wüssten gern, wie Sie Elektronik und Papier verknüpfen?
So gehen Sie vor
Nutzen Sie die Aufgabenliste als Inhaltsverzeichnis
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an
Was der Tipp bewirkt
3.5Ihre Aufgabenliste ist chaotisch und Sie wissen nicht, was als Nächstes ansteht?
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an
Extra-Tipp
Was der Tipp bewirkt
3.6Kommt es vor, dass Sie das Erledigen größerer Aufgaben immer wieder vor sich herschieben?
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an
Was der Tipp bewirkt
3.7Wird Ihre Aufgabenliste immer länger?
So gehen Sie vor
Nutzen Sie eine Ideenliste
3.8Bestimmte Aufgaben möchten Sie delegieren und Sie wüssten gern, wie das geht?
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an
3.9Wüssten Sie gern, wie Sie Ihre Aufgaben sinnvoll priorisieren können?
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an
Was der Tipp bewirkt
3.10 Gibt es Aufgaben, die wiederholt vorkommen (z. B. Abschluss eines Monats)?
So gehen Sie vor
Darauf kommt es an
4 Offene Vorgänge
4.1Wünschen Sie Tipps für einen guten Start mit OneNote?
Wie richten Sie OneNote neu ein?
Tipps zum Umstieg von Papier zu OneNote
4.2Möchten Sie wissen, wie eine klare Struktur für die Ablage von Informationen in OneNote aussieht?
1 Projekte
2 Termine
3 Personal
4 Vertrieb
5 Meetings
6 Wissen
7 Team
Hinweise und Tipps
4.3Wollen Sie fünf wichtige Möglichkeiten kennenlernen, mit denen Sie Inhalte in OneNote einfügen können?
Möglichkeit 1 : Mit der Tastatur tippen
Möglichkeit 2: Mit der Hand schreiben
Möglichkeit 3: Fotos hinzufügen
Möglichkeit 4: Bildschirmfotos einfügen
Möglichkeit 5: Mailkopien ablegen
4.4Sie möchten bestimmte Informationen wiederfinden und wünschen dafür Tipps?
Nutzen Sie die leistungsfähige Suchfunktion
Arbeiten Sie mit Kategorien oder alternativ mit Hashtags
4.5Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Notizbücher davor bewahren, mit alten Informationen zu verstopfen?
Archivieren Sie Abschnitte, die erledigt sind
Schließen Sie Notizbücher, die nicht mehr benötigt werden
4.6Sie wollen mit mehreren Personen im selben Notizbuch arbeiten und wüssten gern, wie das geht?
4.7Sie wollen das Potenzial von OneNote noch stärker ausnutzen?
Schützen Sie bestimmte Abschnitte mit einem Passwort
Nutzen Sie Vorlagen
Verknüpfen Sie Ihre Notizen mit Aufgaben und Terminen
5 Dateiablage
5.1Sie möchten die Vorteile einer Ablage in OneDrive nutzen?
5.2Sie wünschen eine klare Ablagestruktur?
5.3 Sie wollen Doppelablagen vermeiden?
Elemente an andere freigeben
Freigegebene Elemente organisieren
Große Dateien oder ganze Ordner an andere übermitteln
Das Zusammenspiel auf einen Blick: Der digitale Büro-Kaizen®-Workflow
Posteingang
Verarbeitung
Termine und Aufgaben
Unsere Einladung an Sie
1 Besprechungen zielorientiert durchführen
Vereinfachen Sie das Einladen zu einer Besprechung
„Automatisieren“ Sie die inhaltliche Vorbereitung
Beginnen Sie das Meeting mit einem starken Start
Halten Sie die Ergebnisse per Sofort-Protokoll fest
Überführen Sie die Aufgaben aus dem OneNote-Protokoll in die Outlook-Aufgabenlisten der Teilnehmer
Dokumentieren Sie die Sitzungspapiere in digitaler Form
2 Projekte erfolgreich managen
Legen Sie das Notizbuch an und binden Sie die Beteiligten ein
Legen Sie die Infos aus Projekt-Meetings ab
Verknüpfen Sie Projektinfos mit der Outlook-Aufgabenliste
Schauen Sie sich die Änderungen anderer Bearbeiter an
3 Ressourcen clever verwalten
Öffnen Sie den Ressourcen-Kalender
Sehen und buchen Sie Ressourcen
Vorteile der digitalen Ressourcenverwaltung
Welche nützlichen Erkenntnisse gibt es?
4 Von unterwegs aus arbeiten
Nutzen Sie OneNote auch auf Ihren Mobilgeräten
Profitieren Sie von den Möglichkeiten der Spracherkennung
Nutzen Sie Office Lens
Greifen Sie auch von unterwegs auf OneDrive zu
Tipps zum Weiterlesen
Danke!
Stichwortverzeichnis
