Читать книгу Деловые навыки общения, которыми должен владеть каждый руководитель - Олег Александрович Завальнюк - Страница 1

Понимание навыков общения. 7 этапов процесса коммуникации

Возможно, вы пробовали начать инновационный проект и донести до кого-нибудь эту идею, вы были представителем на важной встрече или вам нужно было сделать убедительную презентацию. Вам был предоставлен отличный шанс, но все что вы получили – пустой взгляд и неловкое молчание. Скорее всего, не было ничего плохого в том, что вы пытались сказать, вам просто нужно было поработать над тем, как вы это делали. Здесь мы рассмотрим способы, которые помогут сделать ваши навыки коммуникации лучше.

Ваши мысли и идеи могут быть неверно истолкованы, если вы не можете выразить их чётко, устно или письменно. Незнание вашей аудитории может вызвать большую путаницу. Вы впустую потратите свои силы и упустите возможность донести ваше сообщение. Вот почему так важно понимать, как работает хорошая коммуникация, и видеть барьеры, которые могут вам мешать.

Процесс общение имеет пять ключевых элементов – источник, кодирование, канал, декодирование и приёмник. Ваша цель состоит в том, чтобы каждый элемент работал настолько хорошо, насколько вы можете это обеспечить.

Сначала рассмотрим источник. Это вы! Вам нужно чётко понимать, почему вы общаетесь, и какое сообщение вы хотите передать. Вы также должны быть уверены, что ваша информация является точной и полезной для вашей аудитории.

Следующий этап – это кодирование. Этот этап означает, что ваше сообщение должно быть в нужном стиле и формате, который легко понять вашей аудитории. Посмотрите внимательно на своё сообщение. Избавьтесь от любых жаргонных выражений, которые могут смутить людей. Проверьте отсутствие нужной информации и дополните своё сообщение.

Затем исследуйте канал, который вы собираетесь использовать, например, встреча лицом к лицу, звонок по телефону, письменная переписка по электронной почте или мессенджеру. Каждый канал связи имеет разные сильные и слабые стороны, поэтому убедитесь, что вы используете тот, который лучше всего подходит вашему сообщению. Например, выражать конструктивную критику, вероятно, лучше всего лицом к лицу, потому что человек может слышать ваш тон голоса и видеть ваш язык тела. Вероятно, вы также оцените реакцию получателя и соответствующим образом отреагируете, чтобы скорректировать беседу

Далее, декодирование – это процесс чтения или прослушивания сообщения с получением конкретного смысла. Ваша аудитория, скорее всего, расшифрует ваше сообщение более точно, если, при составлении своей речи вы подумали, о том, что они уже могут знать о предмете разговора.

Наконец, вам нужно рассмотреть получателей своего сообщения и контекст, в котором они будут его получать. Как они вероятнее всего отреагируют?  Люди привнесут свои собственные ситуации, идеи и чувства в то, что услышат от вас, и это повлияет на их понимание. Обратите пристальное внимание на отзывы и вопросы, которые вы получаете от своей аудитории, по ним вы можете проверить и прояснить любые недоразумения.

Понимая эти, пять частей процесса коммуникации, вы сможете очень точно настроить свой подход, чтобы ваше сообщение было чётким и эффективным.

Как удалить барьеры из процесса общения

Барьеры для общения могут появляться на любом этапе процесса. Итак, чтобы эффективно предоставлять ваши сообщения, вы должны преодолеть барьеры. Начнём с самого сообщения. Если ваше сообщение слишком длинное, неорганизованное или заполнено жаргоном, или ошибками, оно, вероятно, будет неправильно понято и неверно истолковано – это может даже запутать или разозлить слушателя! Использование плохих, неверных слов или языка жестов может также запутать сообщение, которое вы пытаетесь донести.

Контекстуальные барьеры, как правило, связаны со слишком большим объёмом информации. Помните, если можете сказать за 2 минуты, скажите за 2, а не за 60. Помните о требованиях ко времени других людей, особенно учитывая сегодняшнее ультра-занятое общество.

Наконец, убедитесь, что вы знаете культуру, привычки и образ мыслей своей аудитории. Это поможет вам общаться с людьми, которые имеют иную культуру или картину мира.

Насколько хороши ваши навыки общения?

Если вы хотите быть экспертным коммуникатором, вы должны быть эффективными во всех аспектах процесса коммуникации – от «источника» до «получателя» – и вам должно быть удобно, общаться по различным каналам связи – лицом к лицу, онлайн, письменно и т. д. Итак, как вы можете узнать, насколько хороши ваши навыки общения на самом деле? Пройдите короткий тест, чтобы узнать.

Возьмите лист бумаги и ручку. Запишите число, соответствующее ответу на каждый вопрос. Ответив на все 15 вопросов, сложите все цифры ответов и получите общий бал. Расшифровка будет приведена ниже.

Я стараюсь предвидеть и предсказать возможные причины путаницы в понимании, и по возможности их исправляю.

Никогда – 1

Редко – 2

Иногда – 3

Часто – 4

Очень часто – 5

Когда я расписываю задачу, пишу электронное письмо или составляю документ, я даю всю справочную информацию и пишу подробно, чтобы убедиться в том, что я выражаюсь понятно.

Никогда – 5

Редко – 4

Иногда – 3

Часто – 2

Очень часто – 1

Если я что-то не понимаю, я, как правило, держу это в себе и выясняю позже.

Никогда – 5

Редко – 4

Иногда – 3

Часто – 2

Очень часто – 1

Я с удивлением обнаруживаю, что люди не понимают, что я говорю.

Никогда – 5

Редко – 4

Иногда – 3

Часто – 2

Очень часто – 1

Я обычно говорю, что думаю, не беспокоясь о том, как другой человек это воспринимает. Я предполагаю, что мы сможем разобраться с этим позже.

Никогда – 5

Редко – 4

Иногда – 3

Часто – 2

Очень часто – 1

Когда люди говорят со мной, я стараюсь понять их точку зрения.

Никогда – 1

Редко – 2

Иногда – 3

Часто – 4

Очень часто – 5

Я использую электронную переписку, чтобы сообщать людям о проблемах и сложных ситуациях. Это быстро и эффективно.

Никогда – 5

Редко – 4

Иногда – 3

Часто – 2

Очень часто – 1

Когда я заканчиваю, что-либо писать, я просматриваю сообщение на ошибки, а затем отправляю.

Никогда – 5

Редко – 4

Иногда – 3

Часто – 2

Очень часто – 1

Когда я говорю с людьми, я обращаю внимание на их язык жестов.

Никогда – 1

Редко – 2

Иногда – 3

Часто – 4

Очень часто – 5

Я использую диаграммы и визуальный слой, чтобы выражать свои идеи.

Никогда – 1

Редко – 2

Иногда – 3

Часто – 4

Очень часто – 5

Прежде чем общаться, я думаю о том, что человеку нужно для этого знать и как лучше ему об этом рассказать.

Никогда – 1

Редко – 2

Иногда – 3

Часто – 4

Очень часто – 5

Когда кто-то говорит со мной, я думаю о том, что я собираюсь сказать дальше, чтобы убедиться, что я все правильно понял.

Никогда – 5

Редко – 4

Иногда – 3

Часто – 2

Очень часто – 1

Прежде чем я отправлю сообщение, я думаю о том, как наилучшим образом сообщить об этом (лично, по телефону, в письме, записке т. д.)

Никогда – 1

Редко – 2

Иногда – 3

Часто – 4

Очень часто – 5

Я пытаюсь объяснить людям основные концепции, стоящие за моей точкой зрения. Это уменьшает заблуждения, и увеличивает понимание.

Никогда – 1

Редко – 2

Иногда – 3

Часто – 4

Очень часто – 5

Я рассматриваю культурные барьеры при планировании общения.

Никогда – 1

Редко – 2

Иногда – 3

Часто – 4

Очень часто – 5

Расшифровка баллов

Сумма балов – 15-35

Вам нужно продолжать работать над своими навыками общения.  Вы не всегда чётко выражаетесь, и также не можете до конца правильно понимать других. Хорошей новостью является то, что, уделяя пристальное внимание тому, как вы общаетесь, вы можете повысить эффективность своей работы и улучшить рабочие отношения с коллегами!

Сумма балов – 36-55

Вы способный коммуникатор, но иногда возникают проблемы. Потратьте время, чтобы подумать о своём подходе к общению, и сосредоточьтесь на улучшении понимания других людей. Это поможет улучшить вашу способность общаться.

Сумма балов – 56-75

Отлично! Вы понимаете свой роль как коммуникатора, как в понимании других людей, так и при донесении им своих сообщений. Вы способны предвидеть трудности понимания и выбираете правильный канал для общения. Люди уважают вас за вашу способность чётко излагать свои мысли и идеи, а также они ценят то, что вы умеете слушать.