Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Оглавление

Павел Меньшиков. Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Глава 1. Здравствуйте, на что жалуетесь? Проблемы современных бухгалтерий

Глава 2. В чем заключается роль бухгалтерии в современных компаниях

2.1. Что такое «несвойственные функции» бухгалтерии и что с ними делать

2.2. Приоритет «хорошего человека» перед должностью или организационной структурой

Глава 3. За что бухгалтерия получает зарплату? Продукты бухгалтерии и их свойства

3.1. Первое свойство продукта – измеримость

3.2. Второе свойство продукта – наличие заказчика

3.3. Третье свойство продукта – уровень качества

3.4. Текущие и инвестиционные продукты бухгалтерии

Глава 4. Как главному бухгалтеру побороть постоянную нехватку времени

4.1. Почему необходимо регулярно проводить инвентаризацию рабочего времени бухгалтерии и как правильно это делать

4.2. Взгляд сверху – инвентаризация работы главного бухгалтера

4.3. «Убийцы» рабочего времени главного бухгалтера и методы борьбы с ними

Подписание документов

Работа вместо сотрудников

Детальный контроль подчиненных

Проверка качества работы сотрудников

4.4. Природа периодических авралов и как ее обуздать

4.5. Инвентаризация рабочего дня бухгалтера – взгляд снизу

Задачи, которые решает УРВ

Как правильно построить работу с УРВ

Как добиться качественного ведения УРВ

Глава 5. Как оценить эффективность и рассчитать реальный процент загрузки каждого сотрудника бухгалтерии

5.1. Язык цифр вместо эмоций и слов-паразитов

5.2. В чем заключаются тонкости нормирования сложных бухгалтерских продуктов

5.3. Как самостоятельно разработать нужный норматив

Основные методы нормирования

Примеры разработки нормативов

Как не допустить серьезных ошибок при определении нормативных значений

5.4. Примеры бухгалтерских нормативов

Самый распространенный норматив – печатание текста

Проверка правильности заполнения первичной формы (ПФ)

Проведение первичной формы в учете с использованием преднастроенной типовой проводки

5.5. Нормативные резервы времени для сотрудников бухгалтерии

Резерв на отвлечения

Резерв на непредвиденные дела

5.6. Как сделать работу с нормативами приятной, а главное – полезной

Глава 6. Как рассчитать бюджет на содержание бухгалтерии в конкретной компании

6.1. Соотношение общей численности компании и численности бухгалтерии

6.2. Перечень бухгалтерских должностей и их основные функции

6.3. Подсчет фактического объема работы, выполненной бухгалтером в течение месяца, в часах

6.4. Подсчет фактического объема работы, выполненной бухгалтером в течение месяца, в рублях

6.5. Как рассчитать оптимальную загрузку сотрудников с учетом резервов

6.6. Источники снижения расходов на бухгалтерию без потери качества и сокращения численности

Глава 7. Как помочь сотрудникам начать работать эффективнее

7.1. Скрытые резервы для роста общей производительности труда в бухгалтерии

Первый резерв повышения эффективности – неравномерность загрузки

Второй резерв – выполнение высококвалифицированными сотрудниками низкоквалифицированной работы

7.2. Основные причины низкой эффективности, с которыми сотрудники должны бороться непрерывно и самостоятельно

Недостаток знаний и навыков

Усталость и конвейерный характер труда

Высокая совокупная сложность труда бухгалтерии

Низкий уровень самоорганизации (неправильная лень)

7.3. Основные причины низкой эффективности работы сотрудников, которые может устранить только главный бухгалтер

Неконтролируемые отвлечения с разных сторон

Неправильные инструкции или их полное отсутствие

Недостаточный уровень технической обеспеченности сотрудников

Недостаточный уровень автоматизации

Низкий уровень общей организованности

7.4. Несколько простых, но действенных приемов совершенствования процесса работы

Все электронные документы сотрудников – на файл-сервер

Организация архива и работа с копиями

Стандартизация бизнес-процессов

Учет один, отчетностей – несколько

Борьба с бесполезными документами

Транзитные счета (всю информацию – в проводку)

Использование опыта передовых сотрудников

Подбор работы в соответствии с характером человека

Составление индивидуального графика работы

Правильное распределение задач в течение рабочего дня

Работа парами или тройками

Глава 8. Какую инфраструктуру необходимо создать для эффективной работы бухгалтерии

8.1. Какие моменты обязательно стоит отразить в Положении о бухгалтерии и должностных инструкциях

Как правильно написать Положение о бухгалтерии

Какие разделы важно включить в должностную инструкцию

8.2. Что такое инструкции на рабочие места и как их написать

Примеры рабочих инструкций

Принцип существенности

Как сделать так, чтобы сотрудники своевременно обновляли инструкции

8.3. Как формализовать внутренние бизнес-процессы и документооборот бухгалтерии

8.4. Основные требования к правильной настройке бухгалтерской программы

8.5. Как наладить эффективное взаимодействие с программистами

8.6. Несколько слов об аутсорсинге бухгалтерской функции

Глава 9. Как выстроить в бухгалтерии систему делегирования и внутреннего контроля

9.1. Какую работу обязательно следует делегировать и как это лучше делать

9.2. Каким должен быть контроль подчиненных

9.3. С чего начать построение системы контроля

9.4. Как сократить количество ошибок и при этом тратить меньше времени на контроль

9.5. Как организовать непрерывный процесс обучения и наставничества

Глава 10. Как главному бухгалтеру организовать работу с кадрами

10.1. Какой сотрудник нам нужен – основные знания и практические навыки бухгалтеров

Основополагающее знание № 0. Понимание границ своей компетенции

Знание № 1. Экономика своего участка

Знание № 2. Программное обеспечение

Знание № 3. Юридическая грамотность

10.2. Поиск новых сотрудников: решение проблемы кадрового голода

Составляющая № 1. Ищут не те

Составляющая № 2. Ищут не тех

Составляющая № 3. Ищут не там

10.3. Поиск новых сотрудников: плохое резюме и хорошая вакансия

О чем говорит плохо составленное резюме

А теперь примеры вакансий

10.4. Поиск новых сотрудников: важнейшие принципы отбора

Приоритет человека здравомыслящего перед человеком сертифицированным

Подбор сотрудников себе под стать

Брать и оставлять хороших сотрудников – на время, а искать лучших – постоянно

10.5. Выращивание сотрудников: как организовать новому бухгалтеру активный испытательный срок

Насколько бухгалтер ответствен и аккуратен

Чувствует ли границы своей компетенции

Насколько человек инициативен

Какой ленью обладает – хорошей или плохой

Искренняя готовность заниматься саморазвитием

Что повлияло на выбор профессии: нравится или хорошо платят?

Готовность правильно воспринимать критику и отрицательную мотивацию

Способность искренне признавать свои ошибки и не допускать их повторно

10.6. Удержание сотрудников: текучка – это хорошо

10.7. Как отдавать поручения, чтобы они выполнялись качественно и в срок

Глава 11. Что обязательно нужно учесть при разработке системы мотивации сотрудников бухгалтерии

11.1. Основные принципы современной системы мотивации

11.2. Три формы стимулирования сотрудников

11.3. Разработка показателей системы мотивации, или Из каких частей должна складываться зарплата бухгалтера

11.4. Несколько слов об отрицательной мотивации

Наказание за невыполнение поручения

Наказание за ошибки

Мотивация не на то, на что нужно

11.5. Как рассчитать оптимальный размер заработной платы бухгалтера

11.6. Гигиенические и мотивирующие факторы, влияющие на производительность труда

11.7. Как мотивировать подчиненных на рост – системный статус сотрудника

Глава 12. Как существенно повысить авторитет главного бухгалтера и бухгалтерии в целом в глазах генерального директора

12.1. Выстраивание взаимоотношений с новым генеральным директором

12.2. Чего на самом деле хочет генеральный директор от бухгалтерии

12.3. Как достучаться до руководителя, то есть начать разговаривать с ним на одном языке

12.4. Что делать, если генеральный директор чего-то не понимает

12.5. Как правильно выстраивать свою позицию, когда генеральный директор нагружает бухгалтерию дополнительной работой

12.6. Как сломать стереотип «бухгалтерии-нахлебника»

Глава 13. Как добиться от смежных подразделений качества и своевременности поступления первичных документов

13.1. Разъяснить, помочь и заинтересовать

13.2. Как сломать стереотип «бухгалтерия – враг народа»

13.3. Как разграничить ответственность, не испортив отношения

13.4. Что делать, если ничего не помогает

Глава 14. Как построить эффективные коммуникации с внешними контрагентами

14.1. Типы контрагентов по способу построения отношений

Как составить два списка контрагентов

Почему так важно выделить привилегированных контрагентов отдельно от остальных

14.2. Как организовать работу с контрагентами, которые зависят от нас

14.3. Какая внутренняя отчетность потребуется для эффективной работы с контрагентами

14.4. Как наладить отношения, если на менеджеров надежды нет

Глава 15. Как главному бухгалтеру не забывать о собственной карьере

15.1. Что означает выражение «главный бухгалтер – профессионал»

15.2. Почему главный бухгалтер зарабатывает столько, сколько зарабатывает

15.3. Куда и как расти главному бухгалтеру

Глава 16. С чего начать проект «Наведение порядка в бухгалтерии»

16.1. Как распутать клубок взаимосвязанных проблем

16.2. Что делать завтра, через неделю, месяц, квартал

Заключение

Об авторе

Отрывок из книги

Итак, о чем эта книга? О том, как выстроить эффективно работающую бухгалтерию. При этом понятие «эффективность» носит субъективный характер. Мне встречались руководители, которые радовались, если каждый из их сотрудников ежедневно делал хотя бы одно полезное дело. А были и такие, кто приходил в ужас, когда узнавал, что кто-то из персонала потратил впустую целый час рабочего времени! И самое главное, что оба этих подхода – правильные. Каждый руководитель волен выбирать необходимый уровень эффективности для себя и своих подчиненных.

Именно для того, чтобы узнать, как повысить эффективность своего подразделения, и приходят на мои семинары главные бухгалтеры. Хотя бывают случаи, когда участники семинаров говорят: «У меня в бухгалтерии все замечательно. Просто пришла узнать что-то новое, интересное, на коллег посмотреть, себя показать». Такое тоже бывает. Поэтому особенно приятно, когда после двух дней занятий эти слушатели подходят и благодарят: «Даже представить себе не могли, как много мы не знали! Думали, что уж у нас-то все максимально эффективно – лучше некуда. Спасибо, будем работать!»

.....

К текущим продуктам относится также заполнение отчетных форм, если оно производится вручную. Измеряется отчетность в штуках или комплектах.

Истребование документов у контрагентов – еще один текущий продукт – измеряется в квалифицированных действиях, то есть в количестве операций. Например, учитывается, сколько звонков контрагентам делает бухгалтер за месяц. Думаю, вы согласитесь, что любой главный бухгалтер знает, сколько у него проблемных контрагентов и то, сколько времени потребуется для работы с каждым из них. Главное здесь – не доводить расчеты до абсурда. Для таких продуктов важен порядок цифр, поэтому не стоит тратить огромное количество времени на учет с точностью до минуты.

.....