Meetings

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Simone Kauffeld. Meetings

Vorwort zur Buchreihe

Vorwort

Inhalt

1 Meetingization: Die Bedeutung von Meetings in Unternehmen. MeetingSample: Die Arbeitswoche und seine Meetings

1.1 Meetings als Spiegelbild der Organisation

1.1.1 Meetings als Kommunikationsplattform

Meetings als Jammertal

1.2 Meetings als Input–Prozess–Output-Modell

1.3 Fazit

Weiterführende Literatur

2 Meetingkontext: Das organisationale Umfeld als Inputfaktor. MeetingSample: Unerhofft kommt im Meeting zu oft!

2.1 Situative Bedingungen für Meetings

2.1.1 Der Zweck des Meetings

(1) Informationsmeetings

(2) Problemlösemeetings

(3) Entscheidungsmeetings

(4) Reflexionsmeetings

Meetingflash 2.1: Debriefing

2.1.2 Die Hierarchie in Meetings. Meetingleitung

Meetingflash 2.2: Psychologische Sicherheit

Moderation

Praxishack 2.1: Auch der Jammer hat ein Maß!

2.1.3 Die Ressourcen des Meetings

Notwendigkeit

Praxishack 2.2: Checkliste zur Einberufung von Meetings

Der zeitliche Rahmen

Meetingflash 2.3: Halo-Effekt

Praxishack 2.3: Timer

Die Räumlichkeiten

2.2 Technische Bedingungen für Meetings

2.2.1 Interaktive Kommunikationsmittel

2.2.2 Digitale Kommunikationsmittel

Virtuelle Kommunikation

Virtuelle Meetingtools

2.3 Fazit

Weiterführende Literatur

3 Meetinggestaltung: Das Team und die Teilnehmenden als Inputfaktoren. MeetingSample: Auf ins Meeting mit Titel und Agenda!

3.1 Schlüsselfaktoren in Meetings

3.1.1 Die Normen in Meetings

Dokumentation

Praxishack 3.1: Vorlage Meetingprotokoll

Formale Agenda

Praxishack 3.2: Klassische Agenda

Zielsetzung

Meetingflash 3.1: Prinzipien effektiver Zielsetzung

3.1.2 Die Gruppenzusammensetzung. Gruppengröße

Meetingflash 3.3: Gruppendenken (Groupthink)

Diversitätsmerkmale

Meetingflash 3.4: Faultline Communication Index

Interkulturelle Aspekte in Meetings

3.2 Fazit

Weiterführende Literatur

4 Meetingprozess: Die Interaktion als Prozessfaktor. MeetingSample: Vom Hölzchen aufs Stöckchen zum Jammern!

4.1 Verhalten in Meetings

4.1.1 Funktionales Verhalten. Problemorientierte Aspekte

Prozedurale Aspekte

Sozio-emotionale Aspekte

Handlungsorientierte Aspekte

4.1.2 Dysfunktionales Verhalten. Prozedurale Aspekte

Sozio-emotionale Aspekte

Meetingflash 4.1: Unhöflichkeit in Meetings

Handlungsorientierte Aspekte

4.2 Zusammenarbeit in Meetings

4.2.1 Einstiegsphase

Praxishack 4.1: Ladestation

Meetingflash 4.2: Pre-Meeting Talk

Praxishack 4.2: Spotlight

Praxishack 4.3: Alle Wege führen … ins Meeting

4.2.2 Arbeitsphase

Kommunikationsfluss in Meetings

Praxishack 4.4: Fokussierungsfragen

Praxishack 4.5: Die Osborn Methode

Praxishack 4.6: Brainstorming

Emergente Bedingungen in Meetings

Teamkognitionen

Meetingflash 4.3: Gemeinsame mentale Modelle

Teamemotionen

Meetingflash 4.4: Commitment

Teamstrukturen

Organisationsnetzwerke

Interaktionsnetzwerke

Kommunikationstypen

Meetingflash 4.5: Kommunikationstypen

Geteilte Führung

4.2.3 Abschlussphase

Praxishack 4.7: Empty Chair Appell

Praxishack 4.8: Schlussrunde

4.3 Fazit

Weiterführende Literatur

5 Meetingerfolg: Effizienz und Effektivität als Outputfaktoren. MeetingSample: Umsetzen oder Nichtumsetzen, das ist hier die Frage!

5.1 Nutzen des Meetings

5.2 Effizienz als Output

5.2.1 Maßnahmenplanung

5.3 Effektivität als Outcome

5.3.1 Umsetzungsorientierung

5.3.2 Meetingzufriedenheit

5.4 Fazit

Weiterführende Literatur

6 Meetingimpulse: Wege aus dem Jammertal! MeetingSample: Aus der Forschung in die Praxis!

6.1 Meetingregeln

1. Experimentieren

Meetingflash 6.1: Design Thinking

2. Gemeinsame soziale Semantik

3. Technische Hilfsmittel

4. Dynamik

5. Großgruppen

6. Diversität

7. Commitment

8. Gestaltung

9. Moderation

10. Nachhaltigkeit

6.2 Kommunikationskampagne

6.2.1 Meeting Nudges

Meetingbudget

Walking Meeting

Interaktive Meetings

Praxishack 6.1: Interaktive Meetings

Hackathon

6.3 Transferfokussierte Trainingsbegleitung

6.3.1 Training zur Meetinggestaltung

Meetingflash 6.2: Training der Meetingeffizienz

6.3.2 Training zur motivierenden Gesprächsführung

6.3.4 Live-Kodierung

Meetingflash 6.3: act4teams-short

6.3.5 Digitale Reflexion

6.4 Individuelle Teamentwicklung

Praxishack 6.2: act4teams-Coaching-Programm

6.5 Fazit

Weiterführende Literatur

7 Meetingful: Das Meeting der Zukunft. MeetingSample: Sind wir nicht flexibel, bleibt alles beim Alten!

7.1 Meetings in neuen Arbeitsformen

Meetingflash 7.1: Die VUKA-Welt

7.1.1 Agile Meetings

SCRUM als Arbeitsmethode

Praxishack 7.1: SCRUM

Daily Scrums

Sprint Planning

Sprint Review

Sprint Retrospective

7.1.2 Briefings

Meetingflash 7.2: IIMARCH-Methode

7.1.3 Holokratische Meetings

Tactical Meetings

Issue-specific Meetings

Governance Meetings

7.2 Meetings als ein Bestandteil im Prozess

7.3 Künstliche Intelligenz in Meetings

Meetingflash 7.2: Künstliche Intelligenz und KI-Agenten

Meetingflash 7.3: Language Style Matching in Meetings

7.4 Fazit

Weiterführende Literatur

Literaturverzeichnis

Stichwortverzeichnis. A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

R

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Отрывок из книги

Die Autoren

Prof. Dr. Simone Kauffeld ist Professorin für Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologie an der TU Braunschweig. In Forschung und Praxis leistet sie Beiträge zu den Themen Kompetenz, Teams und Führung, Karriere und Coaching sowie der Gestaltung von Veränderungsprozessen in Organisationen.

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Meetinggestaltung. Eine internationale Befragung in 41 Ländern hat ergeben, dass weniger als die Hälfte der Teilnehmenden die Zeit in Meetings als effektiv ansieht. Stattdessen wird ein Großteil der Meetingzeit als Verschwendung angesehen, die effektiver für andere, zielführendere Tätigkeiten genutzt werden könnte (Rausch, 2013). Als Hauptgrund wird genannt, dass oft zu viele Beschäftigte zu den Besprechungen eingeladen werden, die thematisch kaum involviert sind, sodass sie wenig Konstruktives beitragen bzw. Relevantes mitnehmen können. Ein weiterer Grund ist das häufige Fehlen etablierter Gestaltungsprinzipien, sodass langweilige Erörterungen und ziellose Diskussionen gefördert anstatt verhindert werden (Geimer et al., 2015).

Direkte Kosten. Unternehmen investieren viel Zeit und Geld in die Durchführung von Meetings (Rogelberg et al., 2007). Diese Investitionen haben direkte monetäre Auswirkungen auf das Unternehmen in Form von Kosten für Personal, Reisen sowie Kommunikationstechnologien (u. a. Millen, Fontaine & Muller, 2002). Den Hauptanteil machen die Personalkosten aus. So kommen Schätzungen zu dem Ergebnis, dass die meisten Unternehmen zwischen 7 % und 15 % ihres Personalbudgets in Meetings stecken (Lehmann-Willenbrock et al., 2017; Romano & Nunamaker, 2001). Trotz dieses Aufwandes werden ca. 42 % aller Meetings als qualitativ schlecht eingestuft (Schell Marketing Studie, 2010). Weitere Schätzungen gehen davon aus, dass sich durch effektivere Meetings 20–30 % der Personalkosten einsparen ließen (Siegert, 2007; Rausch, 2009). Wenn man diese Werte zur Grundlage nimmt, zeigt sich das enorme Einsparungspotenzial, denn bereits bei Berechnungen mit konservativen Werten (20 Stunden Arbeitszeit, die ein Beschäftigter z. B. aus der Forschung und Entwicklung in der Woche in Meetings verbringt, sowie 20 % Effizienzsteigerung) ist eine Kostenreduktion von ca. 95 000 000 € pro Jahr möglich (siehe die ausführliche Berechnung in Tab. 1.1).

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