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Stanley E. Portny. Projektmanagement für Dummies
Schummelseite. DIE DREI WICHTIGSTEN RESSOURCEN
DAS PROJEKT MIT KLAREN ZIELVORGABEN FÜHREN
DREI VORAUSSETZUNGEN FÜR ERFOLGREICHES PROJEKTMANAGEMENT
EINSATZBEREITSCHAFT ERZEUGEN UND AUFRECHTERHALTEN
POTENZIELLE STOLPERFALLEN FRÜHZEITIG ERKENNEN
Über den Autor
Über die Übersetzerin
Über den Fachkorrektor
Inhaltsverzeichnis
Tabellenverzeichnis
Illustrationsverzeichnis
Orientierungspunkte
Seitenliste
Einleitung
Über dieses Buch
Törichte Annahmen über den Leser
Wie dieses Buch aufgebaut ist
Teil I: Die Erwartungen klären – das Wer, Was und Warum des Projekts
Teil II: Die richtige Menge und der richtige Zeitpunkt
Teil III: Die Mannschaft zusammenstellen
Teil IV: Das Schiff steuern: Das Projekt auf dem Weg zum Erfolg
Teil V: Noch besser werden
Teil VI: Der Top-Ten-Teil
Anhang
Symbole, die in diesem Buch verwendet werden
Wie es weitergeht
Die Erwartungen klären – das Wer, Was und Warum des Projekts
Projektmanagement: Der richtige Weg zu guten Ergebnissen
Was genau ist ein Projekt?
Die Vielfalt von Projekten kennen
Die vier Phasen eines Projekts
Ähnliche Ausdrücke, die häufig mit dem Begriff »Projekt« verwechselt werden
Projektmanagement definieren
Der Konzeptions- und Initiierungsprozess
Die Kosten-Nutzen-Analyse
Die Planungsprozesse
Die Umsetzungsprozesse
Vorbereitung
Umsetzung
Die Monitoring- und Kontrollprozesse
Die Abschlussprozesse
Die Rolle des Projektmanagers
Ein Blick auf die Aufgaben des Projektmanagers
Lassen Sie keine Ausreden gelten
»Abkürzungen« vermeiden
Vorsicht vor sonstigen Versuchungen
Bringe ich die optimalen Voraussetzungen für einen Projektmanager mit?
Fragen
Antworten
Der Beginn der Reise: Die Entwicklung eines Projekts
Ideenquellen für potenzielle Projekte anzapfen
Besteht überhaupt Bedarf an potenziellen Projekten?
Ein künftiges Projekt als Business Case präsentieren
Projekt-Chart erstellen
Eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen
Eine Machbarkeitsstudie durchführen
Wichtige Dokumente bei dem Erstellen des Projekt-Charts
Welche Projekte schaffen es in die zweite Phase?
Die richtigen Leute einbeziehen
Das Audience ermitteln
Eine Audience-List erstellen
Die ersten Schritte zur Audience-List
Bestimmte Kategorien verwenden
Die Realität nicht ignorieren, sondern sich mit ihr auseinandersetzen
Die eigentlichen Anwender ermitteln
Vollständigkeit und Nutzen der Audience-List verbessern
Eine Audience-List-Vorlage entwickeln
Driver, Supporter und Beobachter identifizieren
Entscheiden, wann Sie wen einbeziehen wollen
Einen Projekt-Champion finden
Driver
Supporter
Beobachter
Unterschiedliche Methoden der Einbindung
Den größtmöglichen Nutzen aus der Beteiligung der Audiences ziehen
Personen mit ausreichender Autorität ins Boot holen
Die Macht und das Interesse der Audiences einschätzen
Festlegen, was Sie möglichst erreichen wollen – und warum
Das Projekt in einem Projektauftrag formulieren
Andere Dokumente, die dem Projektauftrag ähneln
Das Gesamtbild sehen: Wie passt Ihr Projekt hinein?
Herausfinden, warum Sie mit diesem Projekt betraut wurden
Den Initiator ermitteln
Erkennen, wer sonst noch von dem Projekt profitiert
Den Projekt-Champion ermitteln
Diejenigen einbeziehen, die die Projektergebnisse umsetzen müssen
Bedarfe der Driver erkennen, die gedeckt werden müssen
Feststellen, ob Ihr Projekt den ermittelten Mangel wirklich beheben wird
Andere, mit Ihrem Projekt in Zusammenhang stehende Aktivitäten erkennen
Die Bedeutung des Projekts für das Unternehmen hervorheben
Die unerbittliche Suche nach Informationen
Festlegen, wo Ihr Projekt beginnt und wo es endet
Festlegen, wie Sie an das Projekt herangehen wollen
Hohe Erwartungen erfüllen
Die Ziele Ihres Projekts festlegen
Klare und konkrete Zielvorgaben
Unterschiedliche Arten von Zielen
Mit Widerständen gegen klar definierte Zielvorgaben rechnen
Die Grenzen festlegen
Mit Einschränkungen arbeiten
Die unterschiedlichen Arten von Beschränkungen verstehen
Feststellen, welche Beschränkungen für Ihr Projekt gelten
Beschränkungen in Ihren Plan einarbeiten
Voraussetzungen ermitteln
Der Umgang mit Unsicherheiten während der Planungsphase
Jetzt wird’s konkret
Teile und herrsche: Projektarbeit in leicht verdaulichen Portionen
In Details denken
Hierarchisch denken
Vier Kernfragen
Konkrete Arbeitsplanung mithilfe von Annahmen
Bei Projektleistungen stehen die Ergebnisse im Mittelpunkt
Die letzte Gliederungsstufe mit Tätigkeitsverben formulieren
Die Projektstruktur (Work Breakdown Structure) für kleine und große Projekte
Wichtiges zur Hierarchie von Projektleistungen und Tätigkeiten
Eine Umfrage mithilfe einer Projektstruktur durchführen
Ausnahmesituationen
Sich wiederholende Tätigkeiten
Eine Aufgabe erledigen, die sich nicht unterteilen lässt
Behalten Sie Ihr Projekt sorgfältig im Auge
Ein langfristiges Projekt
Eine Projektstruktur erstellen und veröffentlichen
Unterschiedliche Wege, eine Aufgabe zu unterteilen
Die Projektstruktur entwickeln
Top-down-Methode
Brainstorming-Methode
Viele Wege führen nach Rom
Die richtige Erfassung von Informationen in der Projektstruktur
Unterschiedliche Darstellungsformen der Projektstruktur
Das Organigramm
Die eingerückte Gliederung
Clusterdarstellung
Die Qualität der Projektstruktur verbessern
Mit Vorlagen arbeiten
Auf Erfahrungen aufbauen
Wie man WBS-Vorlagen modifiziert
Risiken bei der Aufgabenunterteilung erkennen
Festlegen, welche Informationen über die Tätigkeiten benötigt werden
Die richtige Menge und der richtige Zeitpunkt
Wer will was bis wann erledigt haben?
Den Zeitrahmen abschätzen
Die Elemente eines Netzplans
Ereignis
Vorgang
Dauer
Den Netzplan entwickeln
Den Netzplan analysieren
Den Netzplan richtig lesen
Einen Netzplan richtig interpretieren
Die Bedeutung des kritischen Pfades
Die Vorwärtsrechnung – kritische Pfade, nicht kritische Pfade, FAZ und FEZ ermitteln
Die Rückwärtsrechnung – Pufferzeiten, SAZ und SEZ ermitteln
Wie Sie Ihren Netzplan entwickeln
Vorgänger ermitteln
Unmittelbare Vorgänger ermitteln
Ein einfaches Beispiel per Netzplan darstellen
Die Aktivitäten festlegen
Die Reihenfolge der Aktivitäten festlegen
Einen Netzplan erstellen
Einen Zeitplan entwickeln
Einen vorläufigen Zeitplan erstellen
Lassen Sie sich nicht dazu verführen, den Zeitplan nach der Backing-in-Methode zu entwickeln
Festgelegte Zeitvorgaben einhalten
Unterschiedliche Strategien anwenden, um früher zum Picknick zu kommen
Vorgänge gleichzeitig abarbeiten
Eine ganz neue Strategie entwickeln
Vorgänge unterteilen
Vorgangsdauer schätzen
Die wichtigsten Einflussfaktoren
Merkmale von Ressourcen
Informationen überprüfen
Zeitschätzungen verbessern
Den Zeitplan veröffentlichen
Festlegen, wen Sie wann in welchem Umfang benötigen
Die Fähigkeiten und das Wissen der Teammitglieder beschreiben
Festlegen, welche Fähigkeiten und Kenntnisse die Teammitglieder haben müssen
Fähigkeiten, Kenntnisse und Interesse in einer Matrix darstellen
Einen Qualifikationsplan erstellen
Den erforderlichen Arbeitsaufwand abschätzen
Der Einsatz einer Human-Resources-Matrix
Personalbedarf in einer Human-Resources-Matrix beschreiben
Den Arbeitsaufwand einschätzen
Produktivität, Auslastung und Verfügbarkeit einkalkulieren
Wie Mitarbeiter ihre Zeit tatsächlich verbringen
Ihre Schätzungen mit Erfahrungswerten aus der Vergangenheit belegen
Einen Auslastungsfaktor berücksichtigen
Sicherstellen, dass die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen
Die erste Ressourcenverteilung planen
Eine mögliche Überlastung der Ressourcen verhindern
Die projektübergreifende Aufgabenverteilung
Die anderen Ressourcen planen und das Budget entwickeln
Alle anderen Ressourcen planen
Money, Money, Money: Projektkosten und Budgets
Unterschiedliche Arten von Projektkosten
Die drei Schritte zum Projektbudget
Budgetänderungen während der Projektdurchführung
Projektkosten schätzen
Der Bottom-up-Ansatz
Der Top-down-Ansatz
Zwei Methoden, indirekte Kosten zu schätzen
Der Umgang mit Risiken und Unsicherheiten
Risiko und Risikomanagement definieren
Legen Sie nicht alle Eier in einen Korb
Risiken und Risikofaktoren
Risikofaktoren erkennen
Risiken erkennen
Risiken einschätzen: Eintrittswahrscheinlichkeit und Folgen
Die Eintrittswahrscheinlichkeit einschätzen
Sich auf objektive Informationen verlassen
Sich auf persönliche Meinungen verlassen
Den Umfang der Auswirkungen einschätzen
Risikomanagement
Die Risiken auswählen, die Sie aktiv managen wollen
Eine Risikomanagementstrategie entwickeln
Über Risiken reden
Einen Risikomanagementplan aufstellen
Die Mannschaft zusammenstellen
Die wichtigsten Mitspieler in Stellung bringen
Drei Organisationsformen
Funktionalorganisation
Vorteile der Funktionalorganisation
Nachteile der Funktionalorganisation
Projektorientierte Organisationsstruktur
Vorteile der zentralisierten Organisationsform
Nachteile der zentralisierten Organisationsform
Die Matrixorganisation
Vorteile einer Matrixorganisation
Nachteile einer Matrixorganisation
Die Schlüsselfiguren in einer Matrixorganisation
Projektmanager
Teammitglieder
Funktionalmanager
Unternehmensführung
Erfolgreiches Projektmanagement in einer Matrixorganisation
Eine Teamidentität schaffen und laufend stärken
Die Unterstützung aller Teammitglieder sichern
Weitere Unterstützung aus Ihrem Unternehmen heranholen
Häufig auftretende Probleme umgehen, bevor sie auftreten
Rollen und Verantwortungsbereiche der Teammitglieder festlegen
Die zentralen Begriffe definieren
Autorität, Verpflichtung und Verantwortlichkeit abgrenzen
Autorität und Verpflichtung vergleichen
Die wichtigsten Projektaufgaben verteilen
Was kann ich delegieren?
Entscheiden, was delegiert werden kann
Die verschiedenen Ausprägungen des Delegierens
Übertragung von Autorität auch dauerhaft tragen
Mit Zuversicht delegieren
Verantwortung übertragen
Jemanden zur Rechenschaft ziehen, obwohl er Ihnen nicht direkt unterstellt ist
Rollenverteilungen in einer Responsibility Assignment Matrix visualisieren
Die Elemente einer Responsibility Assignment Matrix
Bleiben Sie immer am Ball
Eine Responsibility Assignment Matrix lesen
Eine Verantwortungsmatrix erstellen
Die Genauigkeit Ihrer Matrix verbessern
Erstellen Sie eine Hierarchie mit einzelnen Matrizes
Beziehen Sie alle Beteiligten ein
Stellen Sie Ihre Matrix schriftlich zusammen
Überarbeiten und aktualisieren Sie die Matrix laufend
Mit Mikromanagern umgehen
Warum jemand zum Mikromanager wird
So bekommt der Mikromanager Vertrauen in Ihre Fähigkeiten
Mit dem Mikromanager kooperieren
Mit dem richtigen Fuß aufstehen
Die Projektteilnehmer endgültig festlegen
Sich der Mitarbeit der Teammitglieder versichern
Prüfen, ob alle an Bord sind
Die Lücken füllen
Das Team entwickeln
Den genehmigten Projektplan noch einmal überprüfen lassen
Gemeinsame und individuelle Projektziele festlegen
Die Rollen der Teammitglieder festlegen
Die Arbeitsabläufe festlegen
Die persönliche Beziehung zwischen den Teammitgliedern stärken
Ihr Team zu einer reibungslos funktionierenden Einheit zusammenschweißen
Die Grundlage für eine ordnungsgemäße Projektkontrolle schaffen
Die Kontrollmechanismen auswählen und einrichten
Zeitpläne für Berichte und Meetings aufstellen
Die Projektgrundlinie festlegen
Das Projekt öffentlich machen
Die Grundlage für eine Abschlussbewertung
Das Schiff steuern: Das Projekt auf dem Weg zum Erfolg
Fortschrittsüberwachung und Kontrolle
Das Projekt kontrollieren
Projektmanagement-Informationssysteme einrichten
Die Zeitpläne überwachen
Festlegen, welche Daten gesammelt werden sollen
Wie gut liegen Sie im Zeitplan?
Daten für Fortschrittsberichte sammeln
Die Datengenauigkeit verbessern
Das richtige Werkzeug, das Ihre Zeitplanüberwachung erleichtert
Die Arbeitsstunden überwachen
Die Analyse der geleisteten Arbeitsstunden
Daten für die Arbeitsaufwandsbewertung sammeln
Die Genauigkeit der Daten für die Beurteilung des Arbeitsaufwands verbessern
Das richtige Werkzeug, um die Arbeitsstundenerfassung zu erleichtern
Die Ausgaben überwachen
Die Kosten analysieren
Daten für die Kostenkontrolle sammeln und ihre Genauigkeit verbessern
Das richtige Werkzeug zur Kostenüberwachung finden
Kontrollmechanismen starten
Probleme beseitigen, bevor sie entstehen
Die Kontrollprozesse formalisieren
Die Ursachen für mögliche Verzögerungen und Abweichungen herausfinden
Mögliche korrigierende Maßnahmen
Zurück auf den richtigen Kurs: Die Grundlinie
Verantwortungsvoll handeln, wenn Änderungen notwendig werden
Auf Änderungserfordernisse reagieren
Achtung! Schleichende Ausdehnung
Alle Beteiligten auf dem Laufenden halten
Meinen, was man sagt, und sagen, was man meint: Grundlagen für eine erfolgreiche Kommunikation
Den Kommunikationsprozess unterteilen
Zwischen einseitiger Kommunikation und Kommunikation in beide Richtungen unterscheiden
Aktives Zuhören
Das richtige Medium für Ihre Bedürfnisse
Die reinen Fakten: Schriftliche Berichte
Fasse dich kurz!
Nur so kommt man weiter: Effiziente Meetings
Ein erfolgreiches Meeting planen
Ein erfolgreiches Meeting durchführen
Nachbereitung mit den letzten Details
Einen schriftlichen Projektfortschritts- oder Statusbericht erstellen
Eine Liste (mit Namen) erstellen und doppelt überprüfen
Wichtiges und Unwichtiges in Ihrem Bericht unterscheiden können
Reif für den Goethepreis, oder wie man zumindest einen interessanten Bericht schreibt
Wichtige Projektmeetings durchführen
Regelmäßig stattfindende Teammeetings
Eine Projektinformationstafel verwenden
Spontane Meetings
Meetings mit der Unternehmensleitung
Einen Projektplan für das Kommunikationsmanagement erstellen
Durch effektive Führung zu Höchstleistungen motivieren
Managen und führen können
Persönliche Macht und Einfluss erwerben
Verstehen, warum jemand tut, was Sie ihm sagen
Die Grundlagen Ihrer Macht legen
Die Motivation der Teammitglieder erzeugen und aufrechterhalten
Den Nutzen des Projekts herausstellen und so die Einsatzbereitschaft erhöhen
Die Machbarkeit demonstrieren und so das Durchhaltevermögen stärken
Teammitglieder darüber informieren, wie es läuft
Gute Arbeit belohnen
Das Projekt zum Abschluss bringen
Den Kurs bis zum Schluss beibehalten
Das Projektende von Anfang an mit durchplanen
Ihre Pläne aktualisieren, wenn Sie die Abschlussaufgaben planen
Das Team noch einmal für den Sprint über die Ziellinie motivieren
Die administrativen Aufgaben erledigen
Den Beteiligten das Ende leicht machen
Eine neue Methode, den Abschluss Ihres Projekts bekannt zu geben
Eine Abschlussbewertung durchführen
Das Abschlussmeeting schon während des Projekts einplanen
Bühne frei für das Meeting zur Projektabschlussbewertung
Ein Meeting zur Projektabschlussbewertung durchführen
Nach der Projektabschlussbewertung
Noch besser werden
Wie neue Methoden und Technologien Ihre Arbeit beflügeln
Ein Blick auf agiles Projektmanagement
Die treibende Kraft des agilen Projektmanagements
Die Elemente des agilen Projektmanagements bei Scrum
Agiles und traditionelles Projektmanagement (Wasserfall-Modell) im Vergleich
Der effektive Einsatz von Computerprogrammen
Welche Software eignet sich für Sie?
Eigenständige Spezialprogramme
Integrierte Projektmanagementsoftware
Projektportfoliomanagement-Software: Wir setzen noch eins drauf
Das Beste aus Ihrer Software herausholen
Projektmanagementsoftware in Ihre Arbeit einbeziehen
Was die sozialen Medien für Ihr Projektmanagement tun können
Was genau sind die sozialen Medien eigentlich?
Wie die sozialen Medien Ihre Projektplanung unterstützen und die Leistungen Ihres Teams verbessern können
Wie soziale Medien die Kommunikation verbessern können
Den Projektfortschritt mithilfe des Earned Value Management überwachen
Earned Value Management
Die Earned Value Management-Formeln verstehen
Ein paar wichtige Begriffe
Die Formeln zum Ermitteln der Leistungskennzahlen
Last, but not least: Planung der Gesamtausgaben bei Fertigstellung
Ein einfaches Beispiel
Ursachen für festgestellte Abweichungen finden
Earned Value Management in Ihrem Projekt einsetzen
Geplante Kosten für tatsächliche Arbeitsleistung ermitteln
Der Top-Ten-Teil
Zehn Fragen zur Projektplanung
Warum wurde das Projekt auf den Weg gebracht?
Wen müssen Sie einbeziehen?
Welche Ergebnisse wollen Sie liefern?
Welche Beschränkungen müssen Sie beachten?
Von welchen Annahmen gehen Sie aus?
Welche Arbeiten müssen erledigt werden?
Wann beginnen und beenden Sie eine Tätigkeit?
Wer soll die eigentliche Projektarbeit durchführen?
Welche weiteren Ressourcen benötigen Sie?
Was kann schiefgehen?
Zehn Tipps für einen herausragenden Projektmanager
Machen Sie »Warum« zu Ihrem Lieblingswort
»Es geht« muss Ihr Motto sein
»Think Big«
»Think in Detail«
Gehen Sie vorsichtig mit Annahmen um
Betrachten Sie andere als Verbündete, nicht als Gegner
Sagen Sie, was Sie meinen; meinen Sie, was Sie sagen!
Respektieren Sie andere
Würdigen Sie gute Leistungen
Seien Sie Manager und Führer zugleich
Anhang
A Glossar
B Alle Techniken zu reibungslosen Abläufen zusammenführen
Den Projektplan erstellen
Das Projekt während der Umsetzung steuern
Stichwortverzeichnis. A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
O
P
Q
R
S
T
U
V
W
Z
WILEY END USER LICENSE AGREEMENT
