Пирамида эффективности: от разрозненных техник к цельной системе

Оглавление

Тамара Майлс. Пирамида эффективности: от разрозненных техник к цельной системе

Глава 1. Путь к повышению эффективности

Пирамида Маслоу

Пирамида эффективности

Проблема перемен

Поднимаясь по ступеням Пирамиды эффективности

Основные выводы

Глава 2. С чего начать?

Система оценки по Пирамиде эффективности

Результаты оценки

Уровень 1. Организация физического пространства

Уровень 2. Организация электронного документооборота

Уровень 3. Тайм-менеджмент

Уровень 4. Соответствие цели и действий

Уровень 5. Возможности

Основные выводы

Глава 3. Первый уровень: организация физического пространства

Почему порядок имеет значение

Избавляемся от беспорядка

«Выбросить»

«Выполнить»

«Сохранить»

История Эйприл

Применение принципа «трех действий»

Варианты хранения документов

История Адама

И снова о способах хранения документов

История Джона

Продвинутые техники

История Грейс

История Маргарет

Основные выводы

Глава 4. Второй уровень: организация электронного документооборота

Семь признаков проблемы

Электронные файлы

Основы обработки электронной почты

1. Доступ к электронной почте

2. Партия писем

3. Проверка входящей корреспонденции

4. Удаление

5. Исполнение

6. Хранение

Резервное копирование данных

Будущее систем электронного управления

Основные выводы

Глава 5. Третий уровень: тайм-менеджмент

Три «П» тайм-менеджмента

Что такое тайм-менеджмент

Важность

Управление выбором

Основные выводы

Глава 6. Планирование

Записывайте всё

Четыре варианта принятия решения

История Бесс

Использование календарей

Одна жизнь, одна система

Система планирования в бумажном формате

Отслеживание задач

Основные выводы

Глава 7. Приоритеты

Определение приоритетов по принципу срочности и важности

Категория 1. Важно и Срочно

Категория 2. Важно и Не срочно

Категория 3. Не важно и Срочно

Категория 4. Не важно и Не срочно

Основные выводы

Глава 8. Приведение в исполнение

Перфекционизм

Прокрастинация

«Похитители времени»

Многозадачность

Отвлекающие факторы

Украденное время

Основные выводы

Глава 9. Четвертый уровень: соответствие целей и действий

Навыки, меняющие жизнь

Почему так важно ставить цели

Реакция на события вместо планирования

Создавая перспективу

SMART-цель

Шесть шагов к постановке цели

Шаг 1. Примите обязательство

Шаг 2. Поймите важность

Шаг 3. Сформулируйте цель

Шаг 4. Разложите цель на задачи

Шаг 5. Планируйте

Шаг 6. Оценивайте и переоценивайте

Основные выводы

Глава 10. Подготовка к новым возможностям

Дисциплина

Что почитать по теме

Отношение

Что почитать по теме

Здоровье

Что почитать по теме

Комплексный подход к тайм-менеджменту

Что почитать по теме

Основные выводы

Глава 11. Пятый уровень: возможности

Уровень самоактуализации по Маслоу

Первые шаги

Альтернативная реальность

Пять принципов возможности

Получайте удовольствие

Активно в чем-то участвуйте

Заботьтесь о себе

Развивайтесь

Экспериментируйте

Помните о своих целях

Основные выводы

Глава 12. Умный офис

Приведите в порядок рабочее пространство

Освободите рабочие поверхности

Четко определите рабочие зоны

Система хранения и архив

Эффективность рабочего пространства

Система папок и файлов

Рациональные системы и процессы

Планируйте свою деятельность и соотносите со своими целями

Планируйте задачи

Внесите ваши задачи в календарь

Контролируйте электронную почту

Правильно расположите рабочее место

Отражение перспективы в умном офисе

Основные выводы

Глава 13. Помощь профессионального консультанта

Качества профессионального консультанта

Качество 1. Эмпатия

Качество 2. Честность

Качество 3. Способность дать правильную оценку

Качество 4. Умение задавать вопросы

Качество 5. Умение слушать

Качество 6. Опыт работы

Качество 7. Внимание к индивидуальным потребностям клиента

Качество 8. Разнообразие подходов

Качество 9. Гибкость

Качество 10. Способность упрощать

Качество 11. Прозрачные условия сотрудничества

Качество 12. Профессионализм

О чем стоит спросить на первой встрече

Сертифицированные профессиональные организаторы

Рекомендации и рекомендатели

Как найти консультанта

Основные выводы

Глава 14. Кейс-стади: Джон Оллэйр

Когда «пузырь» лопнул

Вверх по ступеням Пирамиды эффективности

Послесловие

Благодарности

Об авторе

Отрывок из книги

Чем профессиональные организаторы[1] или консультанты по эффективности отличаются от людей, которые делают уборку у вас дома или в офисе? Профессиональный организатор передает вам свои навыки и знания, а не просто наводит порядок. Конечно, можно получить пару дельных советов от человека, убирающего у вас, но это не входит в круг его обязанностей и он вряд ли захочет делиться своими секретами. В каждом случае профессиональный организатор стремится обучить клиента принципам систематизации, донести суть процесса и вооружить навыками, необходимыми для эффективной организации любого дела. Обучение всегда приоритетно, а задача консультанта в том, чтобы вы достигли успеха. А это возможно только тогда, когда вам объяснят принципы системы и помогут по-своему организовать свое пространство.

Одна из моих первых клиентов, Синди, позвонила мне со словами: «Мой офис – настоящая катастрофа. Мне нужно, чтобы ты пришла и помогла мне как-то все организовать. Все настолько запущено, что каждый день я сижу там почти до полуночи. Я пытаюсь справиться со всеми делами за день, но гора бумаг не уменьшается. Мне нужно взять ситуацию под контроль, и думаю, все наладится, если только мне удастся разобрать этот бумажный завал». Когда я приехала к Синди, то увидела маленькую спальню, которую она переоборудовала под офис. В комнате стоял стол с компьютером, телефоном и лотком для входящей корреспонденции. Над столом висели полки, а у стены располагался шкаф для канцелярии. Двери гардеробной были сняты. Куда ни глянь, везде лежали кипы бумаги. Они были на столе, на шкафу, на полках, на полу, ими была забита гардеробная.

.....

Пирамида эффективности (рис. 1.2) показывает, как уровень за уровнем человек может повысить продуктивность. Несмотря на наличие пяти ступеней, система совсем не обязательно имеет линейный характер. Несмотря на темп современной жизни, обилие отвлекающих факторов и пересечение информационных потоков в реальном мире и онлайн, всегда найдутся способы повысить нашу продуктивность.

Рис. 1.2. Пирамида эффективности

.....