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Thomas Bohinc. Kommunikation im Projekt
Kommunikation im Projekt
Inhalt
Vorwort
1. Theorien zur Kommunikation: Anspruch und Wirklichkeit
Kommunikation ist Wirkung, nicht Absicht. Missverständnisse in der Kommunikation
Kommunikationspraxis
Kommunikationsmodelle
Elemente der Kommunikation: die Lasswell-Formel
Elemente der Lasswell-Formel
Kommunikationskette
Nachrichtenübermittlung: das Sender-Empfänger-Modell. Sender-Empfänger-Modell
Rollen in der Kommunikation
Nachrichtenauswahl: das Gatekeeper-Modell
Auswahlprozesse bei der Kommunikation
Nachrichtenumfang: das Eisbergmodell. Eisbergmetapher
Paretoprinzip
Annahmen über die Kommunikation: Kommunikationsaxiome
Axiom 1: „Man kann nicht nicht kommunizieren.“
Axiom 2: „Jede Kommunikation hat einen Inhalts- und einen Beziehungsaspekt, wobei Letzterer den Ersteren bestimmt.“
Axiom 3: „Die Struktur der Kommunikation wird durch die Interpunktion der Kommunikationspartner bestimmt.“
Axiom 4: „Menschliche Kommunikation bedient sich digitaler und analoger Modalitäten.“
Axiom 5: „Zwischenmenschliche Kommunikationsabläufe sind entweder symmetrisch oder komplementär.“ Symmetrische Kommunikation
Komplementäre Kommunikation
Die vier Seiten einer Nachricht: der Kommunikationsquadrant und das 4-Ohren-Modell
Der Kommunikationsquadrant
Sachaspekt
Beziehungsaspekt
Selbstoffenbarungsaspekt
Appellaspekt
Das 4-Ohren-Modell
Das Ohr bestimmt, was wir hören
Gute Kommunikation im Projekt
2. Kommunikationsmanagement: die Kommunikation im Projekt organisieren
Kommunikationsprozesse: die Kommunikation im Projekt regeln. Kommunikationskanäle
Effektivität der Kommunikation
Kommunikationsplan
Nutzung des Kommunikationsplans
Kommunikationsmanagement
Kommunikationsüberwachung
Stakeholderanalyse: die Kommunikationspartner im Projekt ermitteln. Stakeholder
Stakeholder ermitteln
Einfluss-Interessen-Matrix
Stakeholderverzeichnis
Stakeholder-interviews
Funktion der Kommunikation
Varianten und Einflussfaktoren der Kommunikation unterscheiden. Informationsverteilung
Kommunikationsformen
Kommunikationskriterien
Projektorganisation: die Verantwortlichen für Kommunikation benennen
Informationen dokumentieren und verteilen. Standardisierte Formulare
3. Kommunikationsmedien: die Medienvielfalt nutzen
Herausforderung elektronische Medien
Synchrone und asynchrone Kommunikation
Nachrichtenpaket bei elektronischen Medien
Löschungen und Vermutungen
Stimme und Wortwahl
Tipps für die Kommunikation
Die richtigen Medien wählen. Elektronische Medien auf dem Vormarsch
Telefon. Telefon für schnelle Absprachen
Voicemail. Voicemail als Hilfsmittel zur Informationsübermittlung
Telefonkonferenz. Moderation einer Telefonkonferenz
Video-/Webkonferenz. Viele Möglichkeiten, aufwendige Technik
Chatroom. Gesprächsverlauf zum Nachlesen
E-Mail. Revolution in der Kommunikation
Virtuelle Kommunikation für virtuelle Teams
Kommunikationsprobleme in virtuellen Teams
Kick-off-Meeting
Virtueller Raum
Machen Sie Beziehungsangebote
Richten Sie elektronische Kaffeeküchen ein
Nutzen Sie Social Media
Effiziente Kommunikation
Kommunizieren Sie Wichtiges zuerst
Legen Sie Zeiten für die Kommunikation fest
Wählen Sie das passende Kommunikationsmedium aus
Medienplan
4. Managementkommunikation: Entscheider gewinnen
Die Kommunikationsgewohnheiten des Managements
Projektkommunikation versus Managementkommunikation
Managertypen
Personenorientierte Manager
Umsetzungsorientierte Manager
Inhaltsorientierte Manager
Zeitorientierte Manager
Instrumente der Managementkommunikation: Projektauftrag und Projektmemorandum. Projektauftrag
Projektmemorandum
Das Projekt beim Management präsentieren
Zuhörerfragen
Konzentration auf das Wesentliche
Gestaltung der Folien
Das Management richtig informieren
Managementzusammenfassung
Probleme erfolgreich eskalieren
Sichtweise der Projektmitarbeiter
Rückendeckung durch das Linienmanagement
Stufengerecht eskalieren
Unterstützung suchen
Problem prägnant präsentieren
Diskussionsprozess beeinflussen
Klare und verbindliche Entscheidungen fordern
In Abstimmung mit dem Management unternehmensintern über das Projekt kommunizieren
Rundmails und Artikel
Freigabeprozess
Briefingpapier
5. Projektmarketing: tue Gutes und rede darüber
Warum Projektmarketing?
Transparenz
Identifikation
Kooperation mit anderen Abteilungen
Eigenmarketing
Vertrauen bilden
Projektidee vermarkten
Marktpräsenz verbessern
Das Projekt bekannt machen. Marketingdreieck
Stellschrauben im Projektmarketing
Interesse wecken mit dem Elevator Pitch
AIDA-Formel
Grundbedürfnisse ansprechen
Bilder nutzen
Übung und Feedback
Stimme und Körpersprache
Maßnahmen und Methoden des Projektmarketings
Geben Sie dem Projekt einen Namen
Entwickeln Sie ein Logo
Drucken Sie ein Plakat
Nutzen Sie Fotos und Videos
Verteilen Sie Give-aways
Seien Sie aktiv im Web und Web 2.0
Produzieren Sie Podcasts und Vodcasts für das Intranet
Veröffentlichen Sie einen Newsletter
Geben Sie eine Projektzeitung heraus
Bringen Sie Aushänge am Schwarzen Brett an
Verteilen Sie Flyer und Broschüren
Produzieren Sie eine CD oder DVD
Nutzen Sie bereits etablierte Medien Ihres Unternehmens
Nutzen Sie die Presse
Stakeholder durch Projektevents aktivieren und emotionalisieren
Nutzen von Projektevents
Informationsveranstaltung
Event-Telefonkonferenz
Marktplatz
World-Café
RTSC-Konferenz
Workshop
Durch Networking das Projekt sichtbar machen. Soziale Netzwerke
Eigenschaften guter Networker
Projektmarketing in sozialen Netzwerken
Vorträge
Beiträge in Fachzeitschriften
Internetforen
Datenbanken
Twitter
6. Kommunikation von Veränderungen: die Betroffenen gewinnen
Die Betroffenen informieren und überzeugen. Veränderungsmanagement
Projekttypen
Korrekte Sachinformationen
Vorteile benennen
Betroffene zu Beteiligten machen
Mit dem richtigen Medium informieren
Mitarbeiterbrief
Persönliche E-Mail
Persönliche Ansprache
FAQ
Prinzipien der Kommunikation beachten
Machen Sie die Denkprozesse im Projekt transparent
Benennen Sie Vor- und Nachteile
Kommunizieren Sie direkt
Informieren Sie rechtzeitig
Zeigen Sie Möglichkeiten und Szenarien auf
Stecken Sie Zeiträume ab
Ermöglichen Sie Feedback
Verwenden Sie eine allgemein verständliche Sprache
Nehmen Sie Ängste ernst und zeigen Sie Lösungen auf
Informieren Sie umfassend und ausführlich
Treffen Sie Sprachregelungen
Entwickeln Sie eine Kommunikationsgeschichte
7. Kommunikationskompetenz: gut kommunizieren können
Texte verständlich verfassen. Verständlichkeit ist nicht selbstverständlich
Beispiel Postsack
Überarbeitung des Beispiels
Satzlänge
Zielgruppe beachten
Wortwahl
Fachbegriffe und Abkürzungen
Fremdwörter vermeiden
Füllwörter vermeiden
Adjektive
Adjektive einsparen
Verben statt Nominalstil
Satzbildung
Texterstellung: vom Entwurf bis zum letzten Schliff
Zielgruppen-orientiert schreiben
Botschaften begründen
Gliederungsprinzipien
Prinzip der umgekehrten Pyramide
Textschliff
Textkorrektur
Gesprächssituationen im Projekt
Kommunikationsprozess
Schritt 1: Einladung und Eröffnung bereiten den Boden
Schritt 2: Ziel definieren und Themenfeld abstecken
Schritt 3: Inhalte präsentieren, Fragen stellen und Antworten visualisieren
Schritt 4: Ergebnisse zusammenfassen
Schritt 5: Weiteres Vorgehen vereinbaren
Schritt 6: Das Gespräch abschließen
8. Interkulturelle Kommunikation: mit Menschen anderer Kulturen kommunizieren
Kultur prägt unser Verhalten. Definition Kultur
Interkulturelle Missverständnisse
Hotspots: Fettnäpfchen in der interkulturellen Kommunikation
Begrüßung
Wahl der Kommunikationssprache
Ja und Nein sagen
Führung in Gesprächen
Zuhören
Wahl des Gesprächsthemas
Umgang mit Schweigen
Umgang mit Kritik
Überzeugen
Im Teufelskreis durch kulturbedingte Kommunikationskonflikte
Kulturgeprägte Konflikte
Kulturunterschiede bestimmen die Kommunikation
Kontextorientierte und direkte Kulturen
Stereotype geben Orientierung
Kulturdimensionen
Hofstedes Kulturdimensionen
Trompenaars’ Kulturdimensionen
Kommunikationsverhalten
Kulturbedingtes Verhalten
Eine interkulturelle Projektkultur gestalten
Interkulturelle Projektkultur
Werte- und Entwicklungsquadrant
Transfersprache: Transportmittel und Hindernis
Folgen für die Kommunikation
Sprachniveau des Teams
Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen
Mündliche Kommunikation
Tipps für die Kommunikation
9. Verbesserungsprozess Kommunikation: die Qualität der Kommunikation im Projekt steigern
Herausforderungen in der Kommunikation
Persönliche Kommunikationsfähigkeiten
Kommunikationsmanagement im Projekt
Medien der Kommunikation
Empfehlung
Verzeichnis der Checklisten
Literaturverzeichnis
Der Autor
Kontaktadresse des Autors
