Читать книгу БиС взаимодействие - Виктория Викки - Страница 1

Глава 1.

Секретарь. Подбор кандидата. Введение в должность.

Слово «секретарь» произошло от выражения «хранить секреты». На тайной королевской службе всегда был человек, который имел посвящение во все личные тайны главы государства.

Секретарь (лат. secretarius от secreto «отдельно, особо, тайно») – профессия, должность или звание, чин:

Личный секретарь – лицо, ведущее записи под диктовку, а также ведущее личную и деловую переписку другого лица;

Секретарь-референт – вспомогательная офисная должность; профессия организации делопроизводства;

Босс – хозяин или глава предприятия. Происходит от англ. boss – «хозяин, шеф, шишка», которое, в свою очередь произошло из нидерл. baas – «хозяин».

В англоязычных странах клерк – это служащий (конторщик, офисный работник, «белый воротничок»). В изначальном и более узком смысле – писец; служащий, исполняющий письменные работы.

До первой мировой секретарей имели практически все слои общества. Аристократам секретарь вёл переписку, контролировал порядок в документах и график присутствия на приёмах. У «деловых» секретари именовались клерками и полностью контролировали все письменные работы. Должность секретаря или клерка была очень престижной, на неё нанимали предпочтительно мужчин. Затем, начиная с первой мировой войны, постепенно должность секретаря стала практически женской, так как сказывалась нехватка мужчин.

В настоящее время должность секретаря имеет многочисленные названия, которые отражают нюансы обязанностей:

Машинистка;

Стенографистка;

Секретарь;

Офис-менеджер;

Администратор;

Администратор по персоналу;

Секретарь бухгалтера;

Исполнительный помощник;

Личный помощник;

Бизнес-администратор.

Работа руководителя и секретаря имеет общие задачи. Их деятельность имеет фокус в одном направлении.

К примеру, необходимо подготовить доклад. Руководитель этот доклад пишет или «начитывает», а секретарь печатает и корректирует.

Руководитель и секретарь взаимосвязаны. Статус руководителя во многом зависит от его секретаря, так как хороший секретарь всегда может представить своего босса в выгодном свете, в то время как посредственный секретарь даже идеальному руководителю сможет подпортить репутацию.

Руководитель любого уровня имеет большую нагрузку и поэтому они стараются иметь такого секретаря, который в случае необходимости сможет его полностью заменить.

Печальная тенденция в том, что многие руководители не могут найти себе идеального помощника, в то время как толковые секретари не могут найти себе достойное место работы.