Читать книгу Управление временем – как успевать жить и зарабатывать, управляя собой - Юлия Александровна Сокорева, Юлия Александровна Кузнецова, Юлия Александровна Акташ - Страница 1

Глава 1. Управление временем. Что происходит? Где я?

Предисловие

ОДНА МИНУТА! – это был лозунг второго дня тренинга личностного роста. За каждым своим поступком и мыслью участники отслеживали ценность времени. Например: опоздание с перерыва, невыполненное задание – сразу проявлялось, что важнее, и действительно, не хватало одной минуты.

Спустя год я продолжала жить в этой парадигме, в этой честности самой с собой – опоздание на самолет, опоздание за ребенком в школу или на почту – все время не хватало 1 минуты.

Когда я начала управлять собой (планировать день, внедрять позитивные установки, действовать осознанно и щадяще), появилось пространство вариантов в бизнесе и личной жизни. Фразы «нет времени» или «нет денег» – всего лишь предлог жить неосознанно, а когда для тебя что-то важно, ценно, то вряд ли ты забудешь, отложишь или опоздаешь на минутку.

Управление временем станет вами востребовано, если вы хотите больше успевать, находиться при этом в позитиве и усилить денежный поток, а не жаловаться ,что причины в окружающих.

Мои коллеги чаще всего совмещают работу, спорт, обучение, встречи с родственниками, время с семьей, в том числе домашние хлопоты без усилий каждый день, так как выбирают, что хотят успеть.

Этот план в течение дня дополняют «хотелки» окружения, или, наоборот, «вылетают» запланированные встречи по разным причинам. Быть эффективным помогает тайм-менеджмент.

Как часто вы видели целеустремленных людей, у которых все ладится, они многое успевают, включая встречу с вами?

«Как у тебя получается все успевать?» – частый вопрос, обращенный к ним.

И первое, что они делают, касается осознанности.

Например, утром, что делать, чтобы быть эффективным?

Это могут быть практики, спорт, чтение, изучение языка, рефлексия или прогулка – все , что дает ощущение энергии и развития.

Все, с чего они начинают свой день, поддержит их. Возможно, они планируют/визуализируют основные задачи дня и даже эмоции. Регулярно познавая что-то новое, такие люди внедряют это в течение 48 часов в свою жизнь – таким образом управляя собой.

Настроившись утром на позитив, легче реагируют на возникшие стрессовые ситуации, они не впадают в длительное переживание-фрустрацию, а быстро принимают решение и живут согласно моменту.

Перестав требовать от себя 100% результатов, научившись щадить себя, иногда просить помощь, признавать свои ошибки и соблюдать ценностные ориентиры, легче жить осознанно и знать «что происходит», и, не выпадая из процесса, отслеживать «где я?»

Попробуйте применять знания из этой книги, освобождаясь от переживаний, создавая свой неповторимый стиль управления временем.

Благодаря этой книге вы сможете управлять временем из осознанного состояния «Что происходит? Где я?». Немного инструментов тайм-менеджмента, которые позволят вам находиться в ресурсном состоянии, выделяя приоритеты и делегируя обязанности, чтобы оставить время для семьи и хобби.

Вы сможете определить и сократить время на его «пожирателей» и оставить их осознанно столько, сколько вам достаточно для релакса. Планируя свои доходы и расходы, а точнее бюджет, вы научитесь это измерять и во времени. Оценить свой потенциал вам поможет привычка расхламлять пространство и принцип Паретто.

Все, что связанно с вашей уникальностью, начинается с ежедневных достижений, по сути искусства маленьких шагов – увидите на 2- х примерах, и это запустит процесс вовлечения семьи и сотрудников в осознанное планирование жизни. Управление собой, своим настроением, своими установками – выход в ресурсное состояние, а значит достижение желаемого – отношения, семья, деньги, курьера, профессия, здоровье.

Понятие тайм-менеджмента. Инструменты управления временем

Тайм-менеджмент состоит не только из техник, ежедневников, планов и сроков.

Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время жизни в соответствии с задачами, целями и ценностями.

Будете ли вы планировать каждый миг, внедрите хронометраж или усилите самомотивацию, актуализируете Outlook, CRM или бумажный блокнотик – нет никакой разницы, техника вторична.

Важно найти свои, «родные» жизненные цели и распределить/использовать невосполнимое время жизни на то, чего вы действительно хотите.

Жизнь – это больше, чем список дел, всегда смотрите шире, выбирайте лучшее для себя.

Самые популярные и опробованные техники тайм-менеджмента приведу ниже. Для меня актуальны все, только к разным делам я применяю разные техники. Попробуйте и вы.

1. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

2. Pomodoro

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Техника помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

3. Поедание лягушек

Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси (Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs ). «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело – «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

4. Временные блоки

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти не сопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

5. GTD

GTD (Getting Things Done) – это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).

Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым – «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.

Проводите ревизии – выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.

Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

6. Канбан

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

7. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

8. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

Do (сделать) – если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.

Delegate (делегировать) – когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.

Delete (удалить) – некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».

Delay (отложить) – когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

9. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистайте тетрадь, узнайте в лицо своих «хронофагов» и сделайте выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видео или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг – телефонные звонки.

10. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс – гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое – правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе – закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать – нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке – так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Ресурсное состояние (личные цели и отдых). План на день.

Временем мы управлять не можем, реально мы подразумеваем управление собой, управление нашими целями, задачами, сроками, планами. В конечном счете управление нашей жизнью .

Для наглядности можно прорисовать «дорожную карту», это позволит также текстом прописать и осознать долгосрочные цели, увидеть их пересечение и взять на себя ответственность за достижение цели. Мы рассмотрим это чуть позже.

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART, которая расшифровывается как возможность получить результат уже на стадии планирования :

Specific – конкретные.

Measurable – измеримые.

Achievable – достижимые.

Realistic /Relevant – реалистичные /актуальные.

Time-bound – ограниченные по времени.

Чтобы по-настоящему добиваться целей, используйте для их постановки методику SMART. Любая расплывчатая задача превратится в понятную последовательность шагов: цель станет осязаемой, а награда, которая ждет за труды,-достижимой.

Вот такими должны быть цели, согласно этой методике:

SPECIFIC – конкретными.

Ставьте конкретные цели. Уточняйте, каковы качественные показатели и характеристики ожидаемых результатов .

Ответьте на вопросы: ЧТО? КОГДА? СКОЛЬКО?

Не просто «я хочу стать хорошим cпециалистом», а «хочу быть востребованным, известным экспертом в своей компании, с личным годовым доходом 10 млн. рублей, не позднее, чем в ближайшие 3 года».

Не «купить дом», а «заработать 2 миллиона за полгода и приобрести дом в коттеджном поселке «ХХХ».

MEASURABLE – измеримыми.

Каковы количественные показатели. Это самый главный вопрос.

Цели по системе SMART должны быть измеримыми. В них должны присутствовать количественные или понятные качественные показатели, характеристики, которые в итоге укажут, что цель достигнута.

Для измерения можно использовать:

деньги – рубли, евро, доллары, тугрики;

доли, проценты, соотношения;

отзывы или иные критерии внешней оценки;

лайки, число подписчиков, просмотры для статей;

частоту действий – каждый второй пользователь кликает «заказать»;

время – ограниченность периодов;

утверждение, согласование, одобрение – получение положительного мнения специалиста или руководителя.

AСHIEVABLE – достижимыми.

Реально оценивайте свои возможности. Конечно, похудеть на 30 кг за неделю – здорово, но это вряд ли достижимо, как и полет домохозяйки на Луну.

Вариантов оценки достижимости так же много, как самих целей и способов их измерений.

Это:

–материальные и моральные ресурсы;

–время;

–умения;

–знания;

–финансовые возможности;

–здоровье.

REALISTIC /RELEVANT – реалистичными/актуальными.

Согласуем цель с реальностью! Проясняем для себя сразу, для чего это надо (конечный результат), что увижу, услышу, почувствую, и в чем ценность.

Интересный момент – согласование цели. С чем или кем ее нужно «согласовывать»?

Со всем!

С реальностью…

С уже существующими планами…

С желаниями…

Что может получиться, если исключить этот пункт из планирования по SМАRТ? Абсурд и полная невыполнимость сформулированных задач.

Плохо стыкуются цели: «выспаться», «бегать в 5 утра», «проводить с мужем время после его возвращения с работы в 24.00». Или: «сокращение 80% штата» и «выход на прибыль в 200% в сравнении с прошлым годом».

Если есть противоречия, то надо пересматривать и корректировать планы.

TIME-BOUND – ограниченными по времени, где есть начало, конец и интервал действия.

Настройте себя на то, чтобы получить результат к определенному сроку.

По срокам принято разделять цели на:

Краткосрочные – до 100 дней.

Среднесрочные – от квартала до года.

Долгосрочные – на период в 1 год и более.

Интересный факт, но согласно SMART-системе цель должна быть не просто ограниченной во времени, но и соотносимой с другими планами.

Цепочка следующая: долгосрочные мечты формулируют категорию среднесрочных дел, а те, в свою очередь, дробятся на краткосрочные проекты.

Если проследить данную идею в обратной последовательности, то виден путь маленьких шагов – из сегодня к большой Мечте.

Чем ближе цель по времени, чем она для вас очевиднее, тем полезнее детализировать ее с помощью техники SMART, найдя подходящий измеритель и привязав достижение цели к четкому сроку.

Чем дальше от вас цель по времени, чем менее она очевидна, тем меньше необходимости в такой жесткой конкретизации

Краткосрочные smart-цели подобны маяку – есть огонь, четко показывающий, куда плыть, при этом достижимый.

Долгосрочные smart-цели больше похожи на Полярную звезду – они показывают путь, но могут быть даже недостижимы .

Частое возражение против планирования дня состоит в том, что все быстро меняется. Но планы и нужны для ситуаций, когда быстро все меняется. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План – это как раз способ ориентироваться в изменяющихся обстоятельствах.

План обязательно должен быть материальным – на бумаге или в электронном документе.

Планировать день с вечера или с утра – ваш выбор, это не закон, главное – готовность его корректировать в зависимости от происходящего.

Выбирайте ежедневник, более подходящий вам по ситуации и темпераменту, главное – ежедневное его заполнение, все в голове не удержишь, как в пословице: «Самая острая память тупее самого тупого карандаша».

Планируя день, я обычно использую ежедневник, где есть жесткие встречи или дела, привязанные к точному времени, а также текущие задачи на день и третьи – это задачи с длительным сроком исполнения, проистекающие из вчерашних дел с обязательным выполнением сегодня и переходящие на завтра.

Еще, ориентируйтесь на приоритетность. Те дела, которые вы сделаете первыми, т.е. безотлагательные, важные и срочные – они и называются приоритетными .

Составьте список задач с акцентами на приоритеты, он и будет являться гибким планом.

В течение рабочего дня укладываться в срок не сложно, достаточно перестать себя зомбировать, убеждаться в собственной неорганизованности, а начать планировать прямо сейчас грамотно и вдумчиво.

Для наглядности, дополнительного стимулирования и напоминания о неотложности дел можно применять «Доску планирования», доступную обзору всех участников проекта (в электронном виде или в бумажном формате на стене кабинета).

Доску планирования можно описать как таблицу, где в левом столбце прописываются все проекты от А до Я на текущий период.