Читать книгу Искусство управления IT-проектами - Скотт Беркун - Страница 48

Поскольку первоисточником всех целей является основная концепция, руководитель всего проекта должен приложить немалые усилия именно к ее созданию, чем к выработке других первичных планирующих документов. Хорошая концепция должна отвечать пяти важнейшим характеристикам: она должна быть достаточно простой, целенаправленной, консолидирующей, вдохновляющей и хорошо запоминаемой.

Простота

Самое важное направление работы – это упрощение смысла проекта. Хорошая концепция должна предоставить ответы на основные вопросы и вооружить всех исполнителей инструментом для принятия решений в рамках их собственной работы. Хотя концепция вызовет и новые вопросы, но в количественном отношении их должно быть меньше тех, на которые уже даны ответы. На ранних стадиях работы над проектом его участники должны постоянно ссылаться на концепцию – при ведении дискуссий, в переписке по электронной почте и на совещаниях, – активно используя ее в качестве вспомогательного инструмента для принятия решений. Руководитель проекта должен внимательно отслеживать ход работы, стремиться уточнить и пересмотреть концепцию, с готовностью включая в нее ранее пропущенные вопросы, повышающие ее полезность для команды. Концепция не должна быть похожа на священную реликвию, заключенную в стеклянный футляр. Она должна больше походить на правила хорошей настольной игры, предоставляя разъяснения для всех ее участников, четко очерчивая границы дозволенного и быстро улаживая споры или налаживая взаимопонимание. Она должна быть потерта на изгибах и краях от постоянного использования и испещрена пометками на полях. Концепция должна быстро положить конец всем подготовительным переговорам и вселить в людей уверенность в успешном претворении проекта в жизнь.

Целенаправленность

Концептуальный документ – это первоисточник целей проекта. Он задает тон правильной формулировке целей, определяет их количество и объем возможных корректировок в ходе реализации проекта. Четко сформулированная цель определяет ясность намерений всех специалистов команды. Люди должны знать, что именно является критерием достижения цели, а необходимая для этого информация должна предоставляться в формулировке самой цели. Они также должны иметь возможность легко различать, какие действия, скорее всего, будут соответствовать цели, а какие нет. Формулировка целей – дело трудное и крайне субъективное, требующее многократных уточнений для достижения четкости и ясности. Чем меньше будет глобальных целей, тем более действенным станет концептуальный документ. По грубым прикидкам концептуальный документ проекта должен содержать от трех до пяти глобальных целей (для примера см. представленный далее список положений хорошо проработанной концепции).

Для правильной формулировки целей широко используется деловой подход, выражаемый акронимом SMART (Specific, Measurable, Action-oriented, Realistic, Timely – точность, измеряемость, действенность, реалистичность, своевременность). Идея состоит в том, что если цель соответствует этим пяти требованиям, то, скорее всего, она достаточно хорошо определена для дальнейшего использования (тем не менее остаются субъективные рассуждения о том, насколько конкретной или реалистичной должна быть цель). При формулировке цели можно воспользоваться и другим приемом – отнестись к ней максимально придирчиво и задаться вопросом, не провалится ли проект, если его цель будет достигнута в точном соответствии с ее формулировкой. Затем нужно подумать, а нельзя ли более точно сформулировать цель, нет ли какой-нибудь дополнительной, уточняющей информации.

Консолидирующая способность

Чтобы концептуальный документ приобрел какое-либо влияние, в нем должны быть консолидированы разноплановые идеи. Он должен впитать ключевые мысли исследователей, аналитиков, специалистов по стратегическому планированию и т. д. и стать лучшим выражением этих мыслей. Любая концепция будет считаться для команды неудачной, если понимание потребует от читателя проделать чуть ли не половину авторской работы.

По этой причине лучше всего отделить цели и директивы от всех вспомогательных аргументов и исследований, на основе которых велось планирование. Должно быть определено конкретное место (в виде простого веб-сайта), где можно будет легко отыскать все дополнительные доводы и материалы, что должно подстегнуть всех усердствующих (или скептиков) погружаться в глубины, не отраженные в самом концептуальном документе. Консолидация не означает, что материал должен быть преподнесен в виде нагромождения из случайных подборок справочной информации, она подразумевает наличие некой логической последовательности. При подаче материала должны использоваться единые шаблоны, форматы, или, по крайней мере, вся информация должна легко собираться в единый печатный том: не ради процесса как такового, а потому, что так материал будет легче читаться. Это заставит кого-то (желательно, главного босса) определить конкретное количество ссылок или первоисточников, с которыми должны быть ознакомлены все участники проекта. Указанное количество должно быть отличным от нуля, но в то же время оно не должно превышать пятнадцать или двадцать документов, статей или сообщений.

Вдохновляющая способность

Вдохновению никогда не способствуют какие-либо поверхностные факторы (а оно, между прочим, необходимо даже весьма поверхностным людям). Чтобы войти в сознание людей, нужна абсолютно понятная, практически ценная задача, ожидающая своего решения, и команда, способная на ее решение и проявляющая к ней определенный интерес. Несмотря на то что в этом деле может помочь убежденность лидера и его умение оказывать влияние на людей, значение качества идей, заложенных в концептуальном документе, ничуть не умаляется. Если читателям концепции будет предложено ясное представление имеющихся возможностей и дан четкий план их реализации, появятся и люди, способные вдохновиться решением обозначенной проблемы. Программисты и инженеры имеют особенность черпать вдохновение в решении сложных технических проблем, но и в существующей практической задаче, которая должна решаться в рамках проекта, подобные сложности найти совсем не трудно. Каждый должен понять, что проект финансируется с целью решения определенной практической, а не только технологической задачи.

Запоминаемость

Запоминаемость предполагает наличие двух условий: во-первых, идеи должны иметь смысл, и во-вторых, они должны отложиться в сознании читателей и оставаться в нем на весь срок работы над проектом. Они могут запомниться не более чем несколькими характерными особенностями, но этого будет достаточно для уверенности исполнителей в правильной направленности их повседневной работы. (Если концептуальный документ слишком сложен для понимания, добиться желаемого эффекта невозможно. Люди редко запоминают то, в чем не могут разобраться.)

Запоминанию больше всего способствует прямое и простое изложение мыслей. Если вы сможете впечатлить сутью принятых решений и понятно их изложить, то даже не до конца согласные с ними люди будут помнить их намного дольше, чем решения концептуального документа, изложенные неубедительно и запутанно, но полные идей, в которые они безоглядно верят. Поэтому стремитесь к понятному и убедительному изложению концептуальных взглядов. Вооружите команду четкой концепцией и образом мышления в отношении предстоящей работы. Старайтесь избегать ярких идей, способных увлечь людей на короткое время, или увлечений вычурными и сиюминутными тенденциями, которые могут через пару недель «сойти на нет», полностью обесценивая ранее соответствовавшие им идеи.