Читать книгу Технология развития производственной системы. Повышение эффективности бизнеса по методике Lean Six Sigma - Александр Казинцев - Страница 22

Чтобы производственная система эффективно работала и целенаправленно развивалась, необходимо сформировать работоспособную функциональную структуру. Как в любой компании. В идеальном случае мы должны получить саморазвивающуюся систему непрерывного совершенствования процессов.

Ключевые требования к функциональной структуре ПС:

● обеспечение последовательного и постоянного развития процессов компании;

● интеграция в функциональную и организационную структуру компании;

● использование минимального количества ресурсов для реализации деятельности.

Основные функции ПС можно разделить на две группы – реализации проектов оптимизации и развития системы. В первую группу входят функции ПС, обеспечивающие выполнение большого количества задач оптимизации и достижение целевых результатов.

● ПС-Управление – декомпозиция целей развития бизнеса в целевые КПЭ оптимизации процессов, инициирование задач для достижения этих КПЭ и грамотное управление большими группами задач оптимизации.

Реализация функции в общем случае предполагает: правильный выбор процессов для оптимизации, организацию диагностики и выявление дефектов и потерь, рациональный выбор задач, выделение ресурсов на разработку и внедрение решений, оценку результатов изменений и тиражирование успешных практик в масштабе компании.

Если определение цели и постановка задачи проведены неправильно, вся остальная работа обычно не имеет смысла. Прямые потери ресурсов и репутации ПС.

● ПС-Инфраструктура – обеспечение необходимого и достаточного количества сотрудников, вовлеченных в работу по выполнению задач оптимизации и обладающих необходимыми знаниями, навыками и опытом.

Постоянное совершенствование процессов и получение реального экономического эффекта, естественно, требует инвестирования определенного объема ресурсов. В первую очередь это рабочее время сотрудников для выполнения задач оптимизации и трудозатраты менеджеров по организации и сопровождению проектов.

Инфраструктура ПС – это правильно выбранные, обученные и мотивированные люди в процессах. Естественно, нет необходимости учить всех подряд, но качественно подготовленные специалисты должны быть во всех ключевых точках бизнес-структуры. Такие люди – основа производственной системы.

● ПС-Контроль – регулярный сбор и анализ данных о выполнении задач оптимизации и результатах внедрения изменений в процессах, динамике КПЭ.

Без контроля нет реального управления, особенно в проектных структурах. Руководители должны регулярно получать исчерпывающую информацию о результатах выполнения задач, экономической эффективности тиражирования решений, динамике целевых КПЭ, количественных, качественных и финансовых показателях оптимизации.

Очень важно, чтобы подсистема контроля была направлена на реальные бизнес-показатели: снижение себестоимости, повышение качества и производительности. Попытка оценивать результативность системы по количеству выполненных задач, обученных сотрудников, выданных сертификатов приводит к бюрократизации системы и потере ее бизнес-эффективности.

Правильно сформированный контур реализации «ПС-Управление – ПС-Инфраструктура – ПС-Контроль» обеспечивает бизнес-эффективность на всех этапах работы и уровнях управления. Мы выбираем наиболее перспективные задачи и рационально инвестируем ресурсы в решения, обеспечивающие максимальный финансовый и качественный эффект. И многократно увеличиваем этот эффект с помощью тиражирования лучших практик.

Вторая группа функций направлена на создание и развитие производственной системы:

● ПС-Технология – внедрение методов и инструментов оптимизации процессов, соответствующих современным мировым и российским стандартам и оптимальных для уровня развития процессов компании.

В общем случае продуманная технология регламентирует все ключевые направления работы: внедрение производственной системы, диагностику процессов, выполнение задач оптимизации, тиражирование решений, управление проектами, формирование самообучающейся и саморазвивающейся проектной структуры.

Технология особенно важна на начальных стадиях развития системы, когда люди еще не обладают практическим опытом. Регламентированная последовательность действий и применения инструментов помогает выполнить эту работу рационально по затратам времени и сил, снизить количество ошибок и повысить качество принимаемых решений.

Единая проектная технология объединяет и заметно усиливает ПС-команды: люди учатся говорить на языке данных процесса, свободно заменять друг друга в ключевых функциях, создавать синергию различных компетенций.

Базовая методика Lean Six Sigma универсальна, и ее можно адаптировать к любой проектной культуре. Кроме того, через некоторое время, анализируя успешные внедрения и неудачи, компания может разработать собственную технологию.

● ПС-Обучение – постоянно действующая система подготовки и повышения квалификации ПС-специалистов, выполняющих проекты и задачи оптимизации и принимающих участие в организации деятельности ПС.

Два основных направления обучения: технология ПС и работа с людьми. Все участники ПС должны уметь создавать рабочие команды, управлять небольшими проектами, систематизировать информацию и анализировать данные, рассчитывать бизнес-показатели, проводить переговоры с руководителями. Это сложные, но необходимые навыки.

Опытных руководителей проектов всегда мало, а объектов оптимизации – много. Массовое обучение должно обеспечить возможность выполнения такой работы обычными сотрудниками подразделений и процессов, которым нужно понятно объяснить правильную последовательность действий в проекте и которых нужно научить пользоваться наиболее эффективными инструментами.

Естественно, необходимо адаптировать учебные программы к реальной корпоративной и проектной культуре компании. В идеальном случае подсистема обучения должна автоматически подстраиваться и обеспечивать постоянно усложняющиеся требования руководителей проектов.

● ПС–Мотивация и PR – активизация творческого потенциала сотрудников и их вовлечение в деятельность по оптимизации процессов компании.

Базовая идея очень проста: в каждом подразделении, в каждом процессе, даже самом рутинном, есть неравнодушные люди, готовые и способные улучшать мир вокруг себя. Нам нужно только найти их и правильно пригласить в ПС.

Мотивация должна быть прозрачной – люди хотят видеть реальные возможности и выгоды от участия в ПС. Для кого-то это реализация профессионального потенциала и признание личного вклада в общее дело, другим важнее премиальные выплаты и влияние на карьеру. Мы обязаны обеспечить все необходимое.

Дело в том, что производственная система – не кружок энтузиастов, а вполне реальная и весьма доходная бизнес-структура. Инвестиции в эффективные коммуникации и программы нематериальной и материальной мотивации окупаются многократно.

В нашем случае PR – это весь комплекс корпоративных коммуникаций, формирующий устойчивый образ производственной системы, привлекательный как для наиболее активной части коллектива, так и для внешней аудитории.

Контур развития «ПС-Технология – ПС-Обучение – ПС–Мотивация и PR» обеспечивает ПС самым главным и исключительно редким ресурсом – квалифицированными специалистами по оптимизации бизнеса. Уровень качества этих функций ПС очень быстро транслируется в реальные экономические и качественные эффекты выполненных проектов. Все просто: как мы готовим людей, такие результаты и получаем.