Читать книгу Конференц-анатомия - Александра Юркова - Страница 6

Любое мероприятие изначально имеет своих «родителей», организаторов – тех, кто придумал идею, определил стратегию, поставил цели, решил, каким оно должно быть, как и где проходить, какими силами должно быть подготовлено. Так и в семье происходит, можно провести забавную аналогию: задача матери – родить, любить и воспитать ребенка, задача отца – принимать важные решения в семье, руководить, передавать свой опыт, учить, сделать, как говорят, всё возможное, чтобы сын стал «настоящим мужчиной».

Вот и в семье, где рождается наша Конференция, происходят похожие процессы: инициатор мероприятия, его условная «мама» – рождает идею, представляет себе, с какими целями мероприятие проводится, для кого, каким оно должно стать, и каких результатов необходимо достичь. Оператор мероприятия, его «папа» – решает, как из «маминой» идеи вырастить зрелого человека – как идею мероприятия воплотить наилучшим образом, какой формат проведения конференции выбрать, где провести, чтобы достичь максимального эффекта, как выстроить деловую программу, организовать финансовые потоки (где взять деньги на «воспитание», да и «заработать» их для мероприятия, собственно, тоже его непосредственная функция). Операторы – это компании, специализирующиеся на профессиональной организации конференций – РСО (Professional conference organizer). Однако, как случается в жизни, к сожалению, семьи бывают неполные, и часто мать берет на себя функции отца. Так и с мероприятиями – инициатор часто выступает и оператором тоже. Когда ребенок подрастает, он идет в детский сад, где у него появляются друзья и воспитатели – они уже оказывают, как мы понимаем, часто даже большее влияние на формирование личности ребенка, чем родители. В нашем случае, «друзья и воспитатели» – это непосредственные поставщики конференц-услуг – место проведения, конгрессный центр, конференц-оборудование, рестораны, типографии – вот они-то и определяют конечный облик нашего мероприятия, они делают мероприятие таким, каким его увидят делегаты, участники.

Чаще всего инициатор – научная/общественная ассоциация, бизнес/правительственная структура привлекает для управления всеми процессами подготовки и проведения мероприятия – оператора (РСО), который занимается планированием всего мероприятия, но в свою очередь, самостоятельно, или с помощью координатора (DMC), управляет логистическими процессами подготовки конференции, услугами, предоставляемыми поставщиками

Мама-инициатор

Итак, посмотрим внимательнее на нашу «маму» – инициатора мероприятия – его же часто называют «заказчиком», «владельцем» мероприятия. Основные функции инициатора заключаются в предложении идеи мероприятия, формировании концепции, постановке финансовых и маркетинговых целей. Сопутствующие функции: формирование деловой программы мероприятия, содействие организаторам в PR-кампании мероприятия и так далее. Инициаторами мероприятий могут стать представители науки и общественных организаций, бизнеса и правительства.

Научная или неправительственная ассоциация, общественная организация – это добровольное общественное объединение представителей определенной отрасли знаний для осуществления совместной деятельности, поддержания и развития данной отрасли. Подразделяются они обычно на национальные и международные. Есть, например, международная ассоциация по углеводам (ассоциация мирового уровня), есть ассоциация по углеводам в России (национального уровня). Национальные ассоциации плотно взаимодействуют с международными, участвуют в совместных мероприятиях, представляют свои достижения, выявляют направления дальнейшего развития отрасли науки. Мероприятия ассоциаций представляют собой в основном международные и национальные конгрессы и конференции, а также ассамблеи, совещания, заседания управляющих органов, проводимые регулярно, в разных городах и странах. Место проведения часто выбирается на конкурсной основе, как Олимпиада или Чемпионаты мира по футболу, хоккею. Целью таких мероприятий становится обмен опытом с коллегами, анонсирование результатов исследований и разработок, обсуждение стратегических и маркетинговых планов ассоциации, PR ассоциации, коммерческая прибыль. Финансирование таких мероприятий осуществляется из множественных источников: организационные взносы, спонсорские средства, научные гранты, государственные субсидии. Инициаторами научных мероприятий также могут выступать не только ассоциации, но и отдельные научные организации, НИИ, вузы.

Под бизнесом здесь мы понимаем коммерческие структуры, корпорации. В этом случае можно встретить разнообразие вариантов целей и видов мероприятий. Наиболее часто встречающиеся – внутренние мероприятия корпораций – дилерские конференции, совещания советов директоров, инсентив-мероприятия, совещания руководителей филиалов и подразделений, презентации новых продуктов. Такие встречи, как и встречи ассоциаций, могут проводиться в разных точках мира. Целью этих мероприятий часто становится налаживание коммуникаций с партнерской сетью, стимулирование повышения качества и объема продаж, дополнительное образование и развитие профессиональных качеств персонала. Финансирование, как правило, осуществляется полностью самим инициатором из бюджета организации.

Отдельная тема – организация коммерческих конференций, когда организация мероприятий является основным видом бизнеса компании. Такая практика существует, но, по моему мнению, характеристики этих мероприятий (внешняя цель, финансирование) скорее схожи с характеристиками мероприятий международных ассоциаций.

Правительство и правительственные структуры также проводят деловые мероприятия. Во-первых, это может быть формат съездов, заседаний, комиссий. Целью таких мероприятий становится обсуждение и согласование документов, принятие рекомендаций и меморандумов, планирование или подведение итогов различных правительственных проектов. Финансирование правительственных встреч осуществляется, как правило, также, как и в случае с бизнес-мероприятиями, самим инициатором из федерального или регионального бюджета. Во-вторых, в данном контексте правительственных мероприятий возникает блок крупнейших отраслевых форумов – уровня Российского международного энергетического форума, Российского инвестиционного форума, Петербургского международного экономического форума, Восточного экономического форума. Такие события либо инициированы федеральным правительством, либо активно им поддерживаются. На этих мероприятиях основной целью становится обсуждение вопросов и возможностей международного сотрудничества в области энергетики, промышленности, технологий, транспортного сектора, касающиеся создания новых проектов, моделей государственного взаимодействия, развития инновационной инфраструктуры, презентации инвестиционного и экономического потенциала России. В рамках таких форумов проходят презентации крупнейших перспективных российских и зарубежных инвестиционных проектов, именно здесь происходит подписание крупнейших контрактов государственного масштаба.

Папа-оператор

Оператор занимается «полировкой» идеи инициатора о проведении мероприятия, планирует и просчитывает ее воплощение, управляет всеми процессами реализации идеи – подготовки и проведения делового мероприятия.

В международной практике существуют специализированные компании – PCO (professional congress organizer) – организации, которые обеспечивают профессиональную помощь в планировании и организации конгрессов и конференций. Такое содействие, как правило, включает в себя в большей степени тактическое планирование, управление проектом, консультации и рекомендации по более эффективному проведению мероприятия для достижения его целей, финансовый менеджмент, планирование бюджета, подготовку деловой программы, коммуникации со спикерами, прием тезисов, планирование и поддержку веб-среды мероприятия, предварительную регистрацию участников и аккредитацию, делегат-менеджмент мероприятия, планирование и реализацию PR-кампании мероприятия.

Из опыта зарубежных РСО, выдержки из кейс-стади AIM Group International Milan Office, Всемирная конференция по хирургии грыжи брюшной стенки (25—29 апреля 2015, Милан, Италия):

Вызов: подготовка и проведение Первой Всемирной конференция по хирургии грыжи брюшной стенки.

Инициаторы хотели достичь очень высокого уровня подготовки научной программы, создать всемирную платформу для общения абдоминальных хирургов, оперирующих грыжи, собрать и продемонстрировать мировой опыт, накопленный этими специалистами. При всем прочем, важно было объединить и учесть интересы, амбиции и возможности всех инициаторов – пяти международных ассоциаций (European Hernia Society, Americas Hernia Society, Asia Pacific Hernia Society, Afro Middle East Hernia Society, Australian Hernia Society).

Решение: Международная РСО компания – AIM Group International Milan Office сформировала опытную команду профессионалов, которые и работали в плотной связке с организационным комитетом. Главной задачей стало достижение целей мероприятия общими усилиями, с использованием знаний и опыта всех участников процесса. Решение пришло, и каждая ассоциация объявила своё ежегодное мероприятие в даты проведения конгресса, объединив таким образом на одной площадке пять региональных конференций. Все ассоциации привлекли свои самые лучшие научные ресурсы, инновационные разработки. Подход к формированию логики общей программы и выбор спикеров был очень жестким.

Результат: 2708 делегатов из 96 стран мира, 44 спонсора, 324 постерных доклада (из 800 предложенных статей), приконгрессная выставка площадью более 4000 м2. В программу вошли уникальные лекции и доклады, а также – 17 трансляций из операционных в прямом эфире, 70 видеосессий.

Накануне гала-ужина на стадионе Stadio San Siro, самом популярном стадионе, построенном в 1926 году, принимавшем матчи Чемпионата мира по футболу, состоялся матч 1^st World Hernia Soccer Challenge. В нем впервые за всю историю стадиона приняли участие не профессиональные команды, а участники конференции. Это позволило делегатам не только получить уникальный опыт, а помогло действительно сформировать командный дух, укрепить связи между коллегами в новой ассоциации – World Hernia Network.

Конференция прошла с огромным успехом, и сейчас организаторы уже готовят следующую – 2 Всемирную Конференцию по хирургии грыжи брюшной стенки.

Источник: Beyond Congress Management, The PCO, IAPCO Newsletter, Issue №73, Q3 2015

Существуют также компании DMC (destination management company) – это принимающая сторона, то есть организация, которая по сути работает в сфере въездного туризма. Такие компании занимаются продвижением своей дестинации, выступают в роли координатора действий по оказанию туристских услуг, экскурсионных программ, взаимодействуют в рамках мероприятия с транспортными компаниями, отелями, кейтеринговыми компаниями и другими поставщиками. Является связующим звеном между клиентом и поставщиками услуг. К услугам таких компаний прибегает большинство российских инициаторов конференций. При этом инициаторы часто берут на себя часть организационных функций и функций PCO, обычно касающихся формирования деловой программы мероприятия и коммуникаций с делегатами, а управление всеми процессами логистики делового мероприятия, координацию работы поставщиков поручают DMC.

В мире принято так, что DMC – это локальные компании – действующие в одной стране, городе, регионе, а РСО чаще – глобальные, то есть действующие в разных странах. Примеры таковых – MCI group, AIM International Group, CIMGLOBAL. Они входят в международные стратегические альянсы, партнерства, которые объединяют сети глобальных РСО: INCON group, World PCO Alliance, World`s Leading Conference Organizers. Часто встречается понятие «core PCO», от английского core – ядро. Такие PCO-компании управляют процессами проведения мероприятий инициатора в любых странах и городах, взаимодействуя на локальном уровне с местными DMC – операторами въездного туризма, обладающими исчерпывающим знанием местного рынка конференц-услуг.

В российских же реалиях границы между этими двумя типами компаний (РСО, DMC) пока практически стерты. Есть даже компании, которые в названии своем употребляют 2 элемента – DMC и PCO. Но в большинстве своем, компании не используют двойное название, а просто выполняют функции и DMC, и PCO. В этом есть, безусловно, свой плюс. Одни и те же организаторы ведут клиента от начала и до конца.

В международной практике ассоциации также часто прибегают к помощи компаний АМС (association management company) – организаций, осуществляющих комплексный менеджмент ассоциаций: администрирование ассоциации, маркетинг и продвижение, информационную поддержку ассоциации, юридическое сопровождение, бухгалтерское сопровождение, привлечение финансовых партнеров, в том числе координирующих и проведение мероприятий ассоциаций. Они также на локальном уровне взаимодействуют с местными DMC.

Воспитатели – поставщики услуг

Именно они в конечном счете определяют, как будет выглядеть мероприятие, каким его увидят делегаты, куда на своих ножках побежит наше чадо.

Поставщики услуг и товаров для делового мероприятия – это «площадки» проведения: конференц-центры и отели для размещения делегатов; сервисные компании – поставщики конференц-обрудования, рекламно-производственные, кейтеринговые, транспортные компании, экскурсионные и переводческие бюро. В отдельную группу стоит вынести ивент-агентства, спикерс-бюро, маркетинговые и исследовательские агентства TMC компании.

Площадки: чаще всего деловые мероприятия проводятся в отелях – городских и загородных, второе место занимают конференц-центры, третье – академические площадки. Но если небольшие мероприятия часто не имеют специфических требований и могут разместиться на разных площадках, то крупным международным конгрессам необходима особенная инфраструктура. Конгресс-центр должен включать в себя качественную конференц-зону – пленарный зал, залы для секционных заседаний, зоны питания, регистрации делегатов, пространства для выставок и постерных сессий, комфортные переговорные площадки, зоны для организации кофе-брейков, фуршетов.

Отели: иногородние и зарубежные участники мероприятий размещаются в отелях. Оператор подбирает и предлагает отели, которые подходят по уровню комфорта, по месту расположения (недалеко от основной площадки проведения), по стоимости (доступность для делегатов, если они оплачивают свое размещение самостоятельно, и для инициатора, если расходы включаются в бюджет). Участники корпоративных, бизнес-мероприятий предпочитают жить в отелях 4—5*, для научных мероприятий более востребованы отели 3* и хостелы для молодых ученых и специалистов. Основная проблема, с которой сталкиваются организаторы мероприятий в Петербурге и в Москве – в целом недостаток отелей уровня 3 звезды, особенно это ощущается, когда отели требуются в непосредственной близости от конференц-центра, от места проведения мероприятия.

Ивент-агентства (Event agencies) – агентства по организации событий. В их обязанности обычно входит планирование событий, времени, ресурсов и контроль проведения мероприятия. Некоторые ивент-агентства специализируются на организации событий, происходящих во время конгрессов – гала-ужины, церемонии награждения, банкеты, торжественные программы. Они разрабатывают сценарий мероприятия, включая интерактивные элементы, осуществляют режиссуру, готовят и реализуют развлекательную программу, спецэффекты, приглашают ведущих, селебритиз и т. д.

Спикерс-бюро (Speakers bureau) – коммуникационные агентства, владеющие базами данных экспертов, которые могут быть приглашены в качестве спикеров на мероприятие. В России (по сравнению с международным сообществом) этот вид бизнеса, к сожалению, пока недостаточно развит как отдельное направление, хотя и существует несколько спикерс-бюро.

Маркетинговые агентства (Marketing & research agency) – специализированные маркетинговые и исследовательские агентства в индустрии встреч, агентства стратегических коммуникаций. Данное направление широко развито на Западе и в США, в России пока действуют небольшие представительства этих компаний. Услуги отраслевого консалтинга, сбора и анализа статистических данных именно в индустрии встреч также предоставляет российская компания – Выставочный научно-исследовательский центр R&C. Аналитическими данными в области конгрессно-выставочной деятельности в России в определенной степени располагает ТПП РФ, в области выставочной деятельности наиболее полной статистикой обладает Российский Союз Выставок и Ярмарок (РСВЯ).

ТМС (Travel Management Company) – компании, которые предоставляют услуги по организации выездных мероприятий. Существуют либо в форме независимых компаний, либо в форме отделов в крупных компаниях-туроператорах. К их услугам часто прибегают коммерческие компании для организации своих выездных мероприятий. Они отлично справляются с обеспечением группы участников авиабилетами, бронированием отеля как места проведения и средства для размещения делегатов, обеспечении выездного мероприятия транспортом. Как правило, TMC привлекаются, когда мероприятие финансируется одним плательщиком.

К участникам рынка встреч также можно отнести сервисные компании – организации, предоставляющие различные услуги для мероприятий и их участников: кейтеринговые службы, транспортные компании, компании-поставщики конференц-оборудования (например, видео, аудио, звукоусиление), рестораны, бюро переводов, турфирмы, типографии. Подробнее о роли этих компаний в проведении делового мероприятия мы поговорим в Разделе 2.

Бабушки и дедушки – профессиональные отраслевые организации, конгрессные бюро, офисы по туризму

Они далеко не всегда принимают непосредственное участие в судьбе мероприятия, но тесными «родственными» узами связаны с «родителями» – нашими инициаторами и операторами.

Сейчас, чтобы не возникло небольшой путаницы, постараемся сразу «развести» в стороны два омонимичных понятия. Омонимы, как мы помним, это слова, обозначающие разные понятия одним термином. Мы только что говорили об инициаторах мероприятия – научных и общественных ассоциациях, а сейчас говорим об отраслевых профессиональных ассоциациях. Важно сразу понять, что для рынка встреч это принципиально разные вещи. Существуют ассоциации, в которые объединяются организации по своим профессиональным интересам: Ассоциация риэлторов, Ассоциация коммерческих банков, Мировая ассоциация оленеводов, Европейская полимерная федерация и тысячи других федераций, объединений, ассоциаций и союзов – для рынка встреч это потенциальные инициаторы мероприятий. В своих ассоциациях они решают свои внутренние вопросы, проводят образовательные программы, разрабатывают внутриотраслевые документы. Много чего они делают, но наряду с этим также проводят и конференции, и конгрессы по своей профессиональной тематике – про недвижимость, трудности жизни банков, оленей, полимеров и так далее. Для этих ассоциаций мероприятие является инструментом достижения их внутренних целей, оно вторично. Эти ассоциации, инициаторы мероприятий, являются клиентами организаций индустрии встреч. В дальнейшем мы будем их называть «научными/общественными ассоциациями». В мире индустрии встреч – у операторов конференций и поставщиков конференц-услуг – существуют свои профессиональнее интересы, где мероприятие как таковое – первично, оно становится объектом изучения и обсуждения. Участники рынка объединяются в свои профессиональные ассоциации – Ассоциация конгрессных центров (AIPC), Федерация европейских конгрессных городов (EFCT), Международная ассоциация конгрессов и съездов (ICCA), Всемирная ассоциация выставочной индустрии (UFI) и др. Мы уже упоминали их, когда говорили об истории формирования индустрии встреч. Сейчас поговорим подробнее, и впредь, дабы не запутаться, будем называть такие объединения «отраслевыми профессиональными ассоциациями».

Любой развитый рынок характеризуется наличием профессиональных ассоциаций. Это говорит о том, что участники рынка уже дошли до той стадии своего профессионального развития, когда они готовы между собой взаимодействовать, будучи конкурентами. Когда конкуренция перерастает в сотрудничество и партнерство, когда коммерческие компании, занятые в одной и той же области, не боятся делиться информацией, опытом, учиться друг у друга и у экспертов всем вместе, хотят обсуждать вопросы дифференциации своих услуг – определять, кто и что будет делать, чтобы всем хватало клиентов и задач. Такая ситуация возникает, когда становится понятно, что вместе компании значительно сильнее, чем порознь. Разумеется, при этом они продолжают конкурировать, но в цивилизованной форме, стремясь стать лучше конкурента, предложить клиенту более высокий уровень сервиса, более качественные, технологичные продукты. Это конструктивный путь развития бизнеса. При таком подходе участники рынка и объединяются в профессиональные ассоциации. Какие же выгоды такие ассоциации предоставляет своим членам? Это возможность использования образовательных программ, совместное продвижение партнеров на международном рынке, получение доступа к ценным информационным ресурсам, помощь в организации креативных, уникальных событий, получение актуальной информации о тенденциях развития отрасли, участие в совещаниях, на которых можно получить информацию о результатах проведенных исследований рынка, об инструментах маркетинга и продаж, о перспективных клиентах и сегментации рынка, о тендерах, возможность сравнения себя с конкурентами, содействие в создании партнерских отношений между участниками, организации встреч с потенциальными клиентами – инициаторами деловых мероприятий и так далее.

– Конгресс DMAI – одно из крупнейших событий в мире маркетинга территорий, дестинаций, было ли в нем какое-то особенное американское «WOW!»?

– Это деловое мероприятие. Поэтому основной вау-эффект заключался в интересных выступлениях и полезных коммуникациях. Настроение на конгрессе весьма демократичное, на больших сессиях можно было наливать кофе, брать снеки прямо во время мероприятия. Все сессии были максимально интерактивны и практичны, выступающие делились личным опытом применения тех или иных стратегий, вплоть до конкретных подрядчиков по брендингу территорий, например. Участники вообще очень охотно делятся данными, которые у нас не очень принято раскрывать. Все говорят на одном языке, все друг друга понимают. Все занимаются одними и теми же задачами, все очень cooperative, т. е. нет противостояния между, например, Далласом и Хьюстоном. Их представители сидят за одним столом и откровенно рассуждают, у кого какие уникальные достоинства и преимущества, и каким образом они могут сотрудничать. Даллас – это air hub, юг Америки, куда съезжаются все, у них в основном travelers одного дня. А Хьюстон – это столица Техаса, нефтяная столица США, где есть и культурные достопримечательности. Они рассуждают, каким образом можно объединиться в решении своих задач, и в то же время они прекрасно знают, кто, у кого и сколько отнимает потенциальных клиентов. Но их цель – найти win-to-win решение. И это следствие поступательного развития. Нам к этому нужно стремиться.

Обязательно отводилось время на комментарии и вопросы из зала, которых было много. Организаторы предложили очень удобное мобильное приложение, где загружались, помимо расписания, биографии и презентации спикеров. Интересным решением было открытие «аллеи славы», куда вошли старейшие представители нашей отрасли – те, кто продвигал свои дестинации и внес существенный вклад в 20 веке. Соответственно, каждую дестинацию представлял действующий руководитель CVB, делал презентацию, получал почетный сертификат от президента DMAI.

Необычный формат докладов на пленарном заседании – например, выступал известный американский граффити художник Erik Wahl. Он во время своей лекции писал картину под музыку – очень впечатляет. В этом призыв к достижению бОльших результатов посредством принятия нестандартных решений, внедрения инноваций, выхода за рамки стандартных бизнес-процессов. Были представлены кейс-стадиз National Geographic о съемке качественных и интересных роликах о дестинации.

Из интервью Бойковой К. А., генерального директора АНО «Конгрессно-выставочное бюро г. Москвы», 2014

Вот таким нехитрым способом «бабушки и дедушки» заботятся о своих детях – инициаторах и операторах деловых мероприятий, о том, чтобы те становились лучше, чтобы жили дружно, долго и счастливо. Наиболее известны и уважаемы в международном сообществе следующие отраслевые профессиональные ассоциации:

ICCA — International Congress and Convention Association (Нидерланды). Международная ассоциация конгрессов и съездов. Членами могут стать любые компании, вовлеченные в индустрию встреч. 1100 компаний-членов ассоциации. Основной полезный ресурс: статистика сегмента встреч международных ассоциаций, база данных конгрессов. В России ICCA на 2017 год имеет 18 организаций-членов. #статистика и базы данных конгрессов

IAPCO – International Association of Professional Congress Organizers (Бельгия). Международная ассоциация профессиональных организаторов конгрессов, сравнительно небольшая по численности, но славящаяся высоким профессионализмом своих членов и сертификацией, пройти которую считается делом чести у каждого профессионала в области организации конгрессов и конференций. #качество работы РСО

UFI – The Global Association of the Exhibition Industry (Франция). Всемирная ассоциация выставочной индустрии – отраслевая организация выставочной индустрии, членами которой являются выставочные центры, операторы и другие компании и предприятия, вовлеченные в выставочную деятельность во всем мире (более 750 членов в 86 странах) #выставочная деятельность

ЕСM — European Cities Marketing – организация, которая занимается вопросами улучшения конкурентоспособности и производительности ведущих городов Европы, предоставляя платформу специалистам для обмена знаниями в сфере продвижения городов в туризме, индустрии встреч. #территориальный маркетинг #маркетинг дестинаций #продвижение европейских городов

DMAI — Destination Marketing Association International (США) – 600 организаций из 25 стран. Конгрессные бюро, национальные и региональные туристические агентства, destination marketing/management organisations. Корпоративное и индивидуальное членство. Имеет образовательные и аккредитационные программы с собственными стандартами (PDM, CDME), базу данных по дестинациям и конгрессным бюро США и Канады, программу подсчета эффективности мероприятий собственной разработки. #стратегии менеджмента территорий #территориальный маркетинг (США)

РСМА – Professional Convention Management Association #старейшая ассоциация профессионалов индустрии встреч США

SITE – Society of Incentive Travel Executives. SITE – это некоммерческая организация. Ее целью является повышение информированности об эффективности инсентив-туризма и мотивационных поездок, привлечение средств на финансирование таких мероприятий от частных лиц, корпораций, промышленных организаций. #деловой корпоративный туризм

MPI – Meeting Professional International (США) – ассоциация, объединяющая специалистов —профессионалов высокого уровня – организаторов мероприятий. В отличие от других ассоциаций имеет не корпоративное, а индивидуальное членство. #эксперты индустрии встреч

AIPC — International Association of Convention Centres (Бельгия) – Международная ассоциация конгресс-центров – ее членами, которых в настоящее время насчитывается 120, являются ведущие конгресс-центры мира из 43-х стран. #стандарты и качество конгресс-центров

Отдельное внимание необходимо уделить понятию конгрессное бюро. Конгрессное бюро – своего рода маркетинговое агентство, призванное продвигать возможности своего города или страны на региональном и международном рынках. Также такая структура может называться конвенционным бюро, конвеншн-бюро, конгресс-бюро, congress bureau, convention bureau, congress&visitor`s bureau – это чаще всего некоммерческая организация, которая является официальным представителем города/региона на рынке международных встреч. Часто для обозначения структуры с функциями развития территории используется термин DMO – destination management/marketing organization. Конгрессное бюро объединяет возможности определенного города/региона и запросы клиентов-инициаторов встреч (международных, национальных ассоциаций, бизнес-компаний и других). Миссия конгрессного бюро – представление и продвижение конгрессной индустрии города/региона (есть более общий термин – дестинация, от англ. destination – территория) на международном рынке деловых встреч. Непосредственная задача – стимулирование развития дестинации как качественной площадки проведения международных мероприятий. Цель более высокого порядка – это содействие социально-экономическому развитию территории, при этом привлечение международных значимых мероприятий является одним из инструментов.

Роттердам является хорошим примером того, как организации по маркетингу дестинаций (DMO) официально сотрудничают с другими представителями отрасли. Альянс Rotterdam Partners был создан при участии центра развития туризма, торгового представительства, экономического, а также образовательного и научного центра: the Rotterdam Partners Tourism Board & Convention Bureau, Rotterdam Economic Council и сеть the Rotterdam Knowledge Ambassadors.

«Сейчас мы больше сосредоточены на использовании сети научных центров и партнеров, чтобы охватить наших клиентов за рубежом для проведения конгрессов, – комментирует менеджер по работе с клиентами деловых мероприятий в Rotterdam Partners Барис Сойогул. – На рынке Европы высокая конкуренция и нам необходимо повышать профессионализм».

Сформированная в 2015 году Manchester Growth Company объединилась с Visit Manchester, ориентированной на клиентов, а организация по маркетингу дестинаций Манчестера – с деловыми структурами развития города. Это позволило использовать опыт города, научных организаций для создания новых конференций. Теперь Манчестер может предложить новые возможности для участников мероприятий и экспонентов на различных площадках.

«Организации по маркетингу дестинаций в курсе всех последних событий и действительно знают больше об инфраструктуре города для проведения конгрессов и встреч. Но не может быть, чтобы 50 наших сотрудников знали все компании, работающие в городе, – говорит директор по туризму Marketing Manchester Ник Брук-Сайкс. – Поэтому сегодня такая структура – это не совсем классическое конгресс-бюро, которое занимается проектами в одиночку. Работа с нашими коллегами из инвестиционных фондов и компаний, работа с коллегами из исследовательских центров позволяет создать новую структуру. Это открывает возможности для проведения конференций на более высоком уровне. Мы глубже погружаемся в проблемы города, можем работать с большим количеством специалистов в области науки, образования и бизнеса, которые имеют крепкие корни и знания в тех или иных областях».