Читать книгу Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере - Алексей Гладкий - Страница 5

Ни одно событие кадрового учета не может осуществляться без соответствующего документального оформления или без ссылок на соответствующие нормативно-правовые документы. В противном случае оно не будет иметь юридической силы, а наличие в кадровом учете неподтвержденных записей может иметь весьма неприятные последствия. В частности, если проверяющие органы обнаружат одно или несколько кадровых событий, к которым отсутствует соответствующее документальное оформление, они могут расценить это следующим образом.

♦ Нарушение порядка ведения кадрового учета. В этом случае дело может ограничиться наложением административного взыскания (как правило – штрафных санкций) на должностных лиц предприятия, на работников кадровой службы и на само предприятие.

♦ Злоупотребление служебным положением. Это уже более серьезная ситуация, и к нарушителям могут быть применены меры не только административного, но и уголовного воздействия, особенно если это злоупотребление было совершено с целью личной наживы.

♦ Должностной (служебный) подлог. В данном случае об административном наказании, скорее всего, речи идти не будет, поскольку это нарушение подпадает под одну из статей Уголовного кодекса.

В некоторых случаях отсутствие документального оформления кадровых событий может расцениваться и иным образом, в зависимости от специфики конкретной ситуации.

Как видно из вышесказанного, санкции за неподтверждение данных кадрового учета соответствующими документами могут быть достаточно суровыми. Что же представляет собой эта документация?

Документация – это элемент кадрового учета, с помощью которого осуществляется сплошное наблюдение за кадровыми событиями. Например, в общем случае документальное оформление приема сотрудника на работу выглядит следующим образом: пишется заявление о приеме на работу, заключается трудовой договор (контракт) и издается приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на работу, с которым данный сотрудник должен ознакомиться под роспись.

Важнейшее место в составе документации любого предприятия занимают первичные документы. Что же такое «первичный документ» и чем он отличается от других документов? Об этом рассказывается в следующем разделе.

Первичный документ – основа кадрового учета

В общем случае понятию «первичный документ» дается следующее определение:

Первичный документ – это документ, подтверждающий (фиксирующий) факт совершения хозяйственной операции или какого-либо события, и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции (события), а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания.

ВНИМАНИЕ

Первичный документ необходим для отражения в кадровом учете любого кадрового события.

Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно соответствующими государственными органами и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть созданы как на бумажном, так и на электронном носителе информации.

Каждый первичный документ должен иметь определенный перечень реквизитов, необходимых для идентификации не только этого документа, но и оформляемого им события. Эти реквизиты перечислены ниже.

♦ Название документа (например, Приказ о приеме на работу, и т. п.).

♦ Наименования или ФИО участников события (например, работодателя и наемного работника).

♦ Дата составления документа.

♦ Номер документа.

♦ Текст документа или краткое описание события (операции), которая оформляется данным документом. Например, описание события в приказе о переводе на другую работу можно сформулировать следующим образом: Перевод на другую работу осуществляется по заявлению работника сроком на 3 (три) месяца.

♦ Подписи лиц, ответственных за данное событие либо участвующих в нем, скрепленные печатью предприятия.

При отсутствии любого из перечисленных выше реквизитов первичный документ считается недействительным и не может приниматься к исполнению. Помимо перечисленных реквизитов, в первичном документе могут содержаться и иные дополнительные сведения, раскрывающие специфику конкретного события либо поясняющие те или иные его аспекты.

Помимо первичных документов, в деятельности любого предприятия имеют большое значение и иные виды документов, о которых рассказывается далее.

Другие виды документации, используемой на предприятии

Среди прочих документов, используемых на каждом предприятии, особое место занимают распорядительные документы и текущие документы кадрового учета.

Распорядительные документы – это документы, которые содержат распоряжение о выполнении какой-то операции или события. Наиболее характерные примеры распорядительных документов – различного рода доверенности, договоры и контракты, и др. Все распорядительные документы не содержат фактов совершения событий, поэтому не могут использоваться в качестве документального подтверждения и являться основанием для отражения их в кадровом учете.

К текущим документам кадрового учета относятся различного рода ведомости, списки сотрудников, справки, и т. п. При составлении кадровой отчетности много информации берется именно из текущих документов кадрового учета.

Помимо первичных документов, распорядительных документов и текущих документов кадрового учета могут применяться документы и других видов. Важнейшими из них являются нормативно-правовые документы.

Нормативно-правовые документы

К нормативно-правовым документам относятся законы, подзаконные акты, постановления правительства и иные аналогичные документы, которые издаются государственными органами и регламентируют порядок ведения кадрового учета и составления отчетности.

Нормативно-правовые документы играют главенствующую роль среди всех документов, используемых в кадровом учете. Ведь даже первичные документы, являющиеся основанием для ведения кадрового учета, утверждаются нормативно-правовыми документами. Кроме этого, нормативно-правовые документы определяют принципы и правила ведения кадрового учета, вводят в действия изменения и дополнения в действующем порядке ведения кадрового учета, и т. д. Также нормативно-правовые документы регламентируют виды деятельности, с которыми так или иначе сталкиваются кадровые работники: например, ведение персонифицированного учета, порядок расчета и начисления пенсий и иных социальных выплат, и т. п.

Таким образом, нормативно-правовые документы являются законодательной базой, определяющей порядок ведения кадрового учета и составления отчетности. Отклонение от любого нормативно-правового документа практически всегда можно приравнять к нарушению закона, со всеми вытекающими отсюда последствиями.