Читать книгу Эффективный подбор персонала. Практическое руководство для начинающих - Анна Казанцева - Страница 7

Должностное описание – это расширенный аналог должностной инструкции. Должностное описание включает в себя следующие блоки: цель должности, задачи должности, функции и обязанности, полномочия, ответственность, взаимодействия, а также условия работы.

Очень важно помнить о том, что составление должностного описания – тоже совместный процесс, в котором участвует и заказчик, и рекрутер.

Самое главное – четко сформулировать цель должности, так как от этого зависит, какие задачи будут стоять перед сотрудником, какие функции он будет выполнять, чтобы решить эти задачи.

Если в вашей компании принято подбирать персонал под имеющиеся задачи, а не наоборот, то профиль во многом определяет, кого необходимо искать. Ведь кандидат должен обладать определенным набором знаний, навыков и качеств, чтобы решать поставленные задачи и выполнять цель должности.

Нужно помнить, что цель должна быть конкретной и лаконичной, в то же время она более глобальна, чем задачи. Чтобы сформулировать цель должности, задайте простой вопрос: зачем этот сотрудник нужен компании? Какую выгоду получает компания, закрывая данную вакансию?

Бывает, что вместо цели формулируют задачу. Это не совсем верно.

Например, есть у нас вакансия менеджера продаж. Для чего компании нужен менеджер продаж? Продавать – ответят многие. Или чтобы продукция не залеживалась на складе? Или чтобы клиенты были довольны?

Нет. На самом деле любой компании менеджер продаж нужен в первую очередь для того, чтобы компания получала прибыль. Поэтому цель нужно так и сформулировать: увеличение прибыли в компании» или «получение прибыли».

Опять же, нужно четко понимать, может ли ваш менеджер продаж влиять на прибыль. Или же он действительно может только продавать и увеличивать объем продаж…

После того, как определились с целью должности, подумайте, какие задачи встанут перед вашим сотрудником. Какие задачи будет решать ваш менеджер продаж, чтобы достичь цели своей должности?

Вот несколько примеров того, как можно формулировать цель должности и задачи.

Коммерческий директор

Цель должности: использовать рыночный потенциал для увеличения прибыли предприятия.

Задачи:

Организация и увеличение продажам

Управление закупками

Управление маркетингом

Управление персоналом

Главный бухгалтер

Цель должности: Бухгалтерский учет и отчетность организованы, ведутся оптимально и рационально, в соответствии с действующим законодательством и поставленными целями.

Задачи:

Формирование учётной политики

Постановка и ведение бухгалтерского учёта

Организация работы бухгалтерии предприятия

Защита фин. интересов предприятия в контролирующих органах

Менеджер по персоналу

Цель должности: формирование профессионального капитала компании

Задачи должности:

Своевременное обеспечение компании персоналом в соответствии с требованиями вакансий.

Проведение адаптации и организация введения в должность новых сотрудников.

Подготовка, организация и проведение мероприятий по обучению, оценке и аттестации персонала компании.

Организация материальной и нематериальной мотивации и стимулирования.

Формирование корпоративной культуры, положительного имиджа компании во внешней и внутренней среде.

Далее следует определить, какие функции позволят вашему сотруднику достигать результата в решении задач.

Функция должности – это не что иное, как часть общей цели компании, возложенная на конкретного сотрудника, выполняющего конкретные должностные обязанности. Это некий вклад сотрудника в развитие организации.

Вот несколько примеров, как можно описать функции сотрудника.

Основные функции менеджера по персоналу

Привлечение, отбор и найм персонала.

Организация рабочих мест для нового персонала.

Организация и координация адаптации для вновь принятых сотрудников.

Разработка, организация и проведение мероприятий по развитию, обучению и оценке персонала.

Разработка и внедрение систем материальной и нематериальной мотивации и стимулирования персонала.

Участие в разработке и внедрении систем оплаты труда.

Разработка, организация и проведение мероприятий по формированию корпоративной культуры в соответствии с целями и задачами компании.

Разработка и оформление регламентирующих документов для всех категорий должностей компании.

Основные функции менеджера по снабжению:

Учёт. Планирование и отчётность.

Взаимодействие с поставщиками СиМ

Работа с производством (графики, согласования по всем вопросам)

Работа с финансовыми специалистами (согласование, бюджет, оплата)

Выполнение регламентов по снабжению

Не стоит писать слишком много. Функции обычно перечисляются кратко и емко. А вот если хотите все же расписать подробно, то стоит добавить пункт «обязанности». Вы можете расписать, что именно и в какие сроки должен выполнять сотрудник для реализации каждой функции.

Следующий пункт в должностном описании – это полномочия, которыми наделен сотрудник. Какие решения он может принимать самостоятельно, на что он может влиять, что он вправе просить, запрашивать, требовать от других.

Полномочия начальника котельной

Самостоятельно планировать работу теплового хозяйства в соответствии с должностной инструкцией и организационными планами;

Инициировать проекты, направленные на достижение целей должности;

Разрабатывать структуру теплового хозяйства, формировать рабочие места в рамках утвержденной структуры;

Принимать участие в отборе, найме и введении в должность сотрудников теплового хозяйства;

Производить прием, оценку результатов труда специалистов, находящихся в прямом подчинении;

Вносить предложения по повышению эффективности работы теплового хозяйства;

Рационально использовать предоставленные для данной должности ресурсы;

Представлять интересы предприятия по вопросам, отнесенным к компетенции должности;

Запрашивать информацию, касающуюся деятельности предприятия, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей.

После полномочий следует подробно описать, за что несет ответственность ваш сотрудник. Не стоит использовать здесь шаблонные выражения и фразы, которые можно встретить в должностных инструкциях, взятых из интернета.

Ни о чем не говорящие фразы типа «несет ответственность в пределах своей компетенции» не играют никакой роли. Если вы спросите у сотрудника, как он это понимает, вряд ли услышите от него вразумительный ответ.

Лучше напишите меньше пунктов, но пусть они будут понятны и вам, и вашему сотруднику. И возможности трактовать по-разному не будет.

Менеджер продаж транспортных услуг несет ответственность за:

Надлежащее исполнение правил и требований перевозки грузов.

Точную, полную информацию, указание достоверных данных при оформлении утвержденного пакета документов.

Выполнение ежемесячного плана продаж.

Поддержание имиджа компании во внешней и внутренней среде.

Обязательно включите в должностное описание пункт о взаимодействиях: с кем и по каким вопросам будет взаимодействовать новый сотрудник, кому он будет подчиняться, кем руководить.

Взаимодействия начальника АХО:

Подчиняется

Исполнительному директору

Руководит:

системным администратором

инженером связи

электриком

сантехником

подсобным рабочим

уборщиком территорий

уборщиком служебных помещений

Взаимодействует с:

ведущим бухгалтером

директором по производству

руководителями структурных подразделений

Осталось совсем немного – прописать условия работы. Это могут быть и формальные условия, например, график работы, продолжительность рабочего дня, количество предоставляемых дней отпуска, место работы, заработная плата. Также это могут быть и неформальные условия – мотивационная карта, бонусы и бенефиты, а также перспективы роста.

На первый взгляд кажется много, не так ли? Но если вы осилите такой объем и составите должностное описание на свою вакансию, в дальнейшем вам будет не только проще найти сотрудника, но и составить план адаптации, разработать систему мотивации и т. д.

Ведь в должностном описании заложена вся информация о функционале, необходимая для работы с сотрудником.

Цель должности поможет вам лучше понять, каким должен быть ваш кандидат, какими качествами он должен обладать.

Прописав задачи, вы будете четко понимать, каких результатов компания ждет от сотрудника. Вы сможете транслировать это кандидатам, что также упростит вам задачу поиска и подбора. Кроме того, на собеседовании вы сможете легко проверить, способен ли ваш кандидат решить эти задачи в процессе трудовой деятельности.

Четко сформулированный функционал также поможет вам определить, насколько подходит на вашу вакансию кандидат, сидящий перед вами. Вы можете сэкономить время, спросив кандидата, что он выполнял для реализации такой-то функции. Вам не придется воспринимать много лишней информации, ведь рассказывая об обязанностях, кандидат говорит и о функциях, и о задачах, и об обязанностях, и даже о достижениях. Такие «рассказы» занимают обычно много времени, но порой не дают нужного нам результата.

Прописанные полномочия, ответственность и взаимодействия помогут вам максимально скорректировать требования к кандидату, а также подготовить вопросы для собеседования и оценить кандидата.

В любом случае, писать или не писать должностное описание – решать только вам. Но поверьте, если вы хоть раз составите должностное описание и используете его в работе, вам потом сложно будет отказаться от этого замечательного инструмента.