Читать книгу Жизнь в порядке. Как избавиться от хаоса и обрести баланс в ежедневной рутине - Анна Ньютон - Страница 6

Дневник – это ваш персональный ассистент по жизни и ключ к точному знанию, что именно вам нужно делать, в какое время и где. Так что давайте убедимся, что у вас есть жесткая структура планирования и контроля времени, которая послужит основой для создания упорядоченной жизни.

Можете ли вы поверить, что было время, когда мы обходились без календаря? Я знаю. Конечно, в 90-х существовали электронные планировщики типа «Дорогой дневничок» и блокноты с замком «Друзья навеки». Но в жизни каждого выдавался период без четкого, составленного в письменном виде расписания на день, а даже если оно и было, то вы не всегда его придерживались. Скажу так: я не фанатка строгого соблюдения всех пунктов, но я уж точно предпочитаю планирование. Наличие расписания на день (хоть на бумаге, хоть в электронном виде) позволяет нам контролировать свой рабочий день, выкраивать из него несколько свободных часов и (в теории) никогда не пропускать встречу, свидание или чей-нибудь день рождения. Все мы знаем, каково это – чувствовать себя полным дураком, когда такое случается.

Памятуя об этом, я отвела под планирование первую главу своей книги. Суть ее – составление организационной структуры, заточенной под вас, подходящей под ваши потребности и предпочтения. Она вооружает вас пустой таблицей, куда вы будете вписывать свою упорядоченную жизнь. Без нее, это уж я вам гарантирую, вы не сможете эффективно распоряжаться своим временем, а если сможете, то мы все встанем и наградим вас аплодисментами прямо сейчас. Вероятно, вы обладаете исключительной памятью, и я надеюсь, что вы нашли этому своему умению достойное применение. Хорошо составленное и понятное расписание – организационный инструмент № 1. Списки, бюджеты, планы, забота о себе, поддержание чистоты и порядка, полезные ежедневные привычки – все это возникает только потому, что вы выделяете для них время в своем расписании, чтобы запустить процесс. Все это звучит обманчиво просто, но суть каждой главы этой книги заключается в создании простого, скромного дневничка.

Так почему бы вам не сесть и не открыть текущий календарь? Чувствуете ли вы, что у вас все под контролем? Ну, тогда валяйте дальше и не стесняйтесь перепрыгнуть через этот раздел и перейти к следующему. Однако, если ваше расписание представляет собой хаотичный набор дат, времен и пометок, которые вы сами не можете расшифровать, потому что заносили их после нескольких бокалов вина, то вы попали в нужное место.

Бумага или цифра?

Если ваш дневник напоминает произведение детского искусства, где нацарапано что-то такое, что даже вы сами не можете прочитать, или вы появляетесь в кабинете зубного на неделю раньше положенного, то пришло время начать все сначала. Ваш нынешний метод не служит достижению истинной цели, то есть не помогает вам держать все под контролем. Но что вы предпочитаете? Бумагу или цифру? Давным-давно я была обеими руками за дневник/ежедневник, который можно держать в руках. Я чувствовала себя взрослой. Благодаря бумажному ежедневнику, мне было очень удобно отклонять приглашения, для которых я не могла достаточно быстро придумать отговорку, потому что у меня якобы не было с собой моего заветного блокнота. Я ужасная девчонка.

Однако три года назад я перешла на стандартное календарное приложение «iCal», которое установлено на все устройства компании Аррle. Это был шаг, которому я сопротивлялась довольно долго (к большой досаде моих коллег), но после его осуществления я могу легко делиться своими планами с деловыми партнерами, родителями и мужем. Я могу планировать, перепланировать и сдвигать встречи так, как моей душе угодно. Теперь это мой предпочтительный метод: он прост в использовании и обладает множеством возможностей; всего в один клик можно развернуть оставшуюся часть месяца и просмотреть все дни. Но какой бы инструмент планирования вы ни выбрали, у меня есть рекомендации для вас.

Рекомендации по ведению бумажного ежедневника

Для профессиональных бизнесменов: блокноты «Moleskin»

Мой первый опыт с настоящими ежедневниками для взрослых случился, когда я закончила обучение и начала зарабатывать сама. Они всегда будут занимать особое место в моем сердце, и я голосую за эту фирму, так как она может похвастать большим выбором цветов, размеров и макетов бумаги.

Для любителей интерьеров в скандинавском стиле: «APPOINTED»

Вряд ли какие-либо другие дневнички могут похвастать большим шиком, чем эти. Мне нравится дизайн их еженедельного планировщика больше всего, хотя они предлагают также органайзеры в стиле «Filofax»[12]. Если вас обуяла гордыня и тщеславие, вы даже можете заказать свою монограмму на приобретенной вещи.

Для тех, кто любит менять его каждый год: «PAPERCHASE»

Самый распространенный и недорогой вариант из сегмента массового рынка с широким выбором размеров, принтов и разного рода специализированных дневников – от контроля привычек в еде и соблюдения диеты до фитнес-журнала. Предупреждение: вам обязательно захочется купить остальные товары из целой линейки этой полиграфической продукции.

Для креативщиков, которые хотят видеть свой ежедневник в няшной обложке: «OHH DEER»

Если вы хотите нечто такое, что будет выглядеть привлекательно на вашем столе, не ищите дальше. Ни одна другая фирма не производит более вычурных и прекрасных канцелярских товаров, чем эта. Если бы они могли сделать обои на основе некоторых паттернов, то это было бы классно. Спасибо.

Для тех, кто любит дизайн с фокусировкой на деталях: «KIKKI K»

На сайте этой фирмы есть раздел, посвященный одной только организации. Мне нужно еще что-нибудь сказать? Их выбор прост и минимален, а оформление страниц хорошо продумано для самых различных способов планирования. Наивысшие оценки по всем статьям.

Рекомендации по приложениям

Для тех, кто хочет быстрый, простой и бесплатный вариант: OUTLOOK, календари Аррle, Гугл-календарь

Наиболее часто используемые приложения для планирования похожи друг на друга и предлагаются в стандартном наборе, в зависимости от того, работаете ли вы на машине компании «Microsoft» или отдаете предпочтение «Apple», и услугами какого провайдера пользуетесь для просмотра электронной почты.

Для занятых людей, которые хотят оцифровать каждый аспект своей деятельности: «BUSYCAL» (для пользователей Apple)

Полностью клиентоориентированный интерфейс, где вы можете управлять списком дел, устанавливать напоминалки и будильник, добавлять записи в журнал или делать заметки. Классный вариант для тех, кто предпочитает комплексное облуживание.

Для людей, которые всегда забывают проверять свой график на день: «Blotter» (для пользователей МАС)

Это самое многозадачное из всех приложений для планирования, и оно же самое няшное, так как создает календарь, гармонирующий с вашим рабочим столом.

Для тех, кому нужно знать каждую подробность: «FANTASTICAL» (для пользователей Аррle)

По мнению большинства, это самое эффективное приложение для планирования. Оно дорогое, но включает все, что вам нужно иметь под рукой каждый день, – от напоминалок до контрольных списков. Продукт для организационных маньяков, придающих особое внимание деталям.

Для визуалов: «CLOUDCAL» (для пользователей Android)

Основное преимущество этого приложения заключается в том, что каждый день представлен в виде круга, который заштриховывается разными цветами – по одному для каждого задания, чтобы легче увидеть сразу все и понять, насколько заняты вы каждый день и что у вас впереди.

Как только вы сделали выбор средства планирования, приступайте к работе: заполните его.

1 Начните с занесения отдаленных во времени событий, таких как праздники и конференции.

2 Затем перейдите к более мелким задачам, как то: повторяющиеся встречи, свидания и тренировки в спортзале.

3 Это не список на день (мы дойдем до него позже): вся суть в событиях и планах, которые вы составили, так что на текущий момент придерживайтесь этой схемы.

Я могу немного перегнуть палку при организации нового календаря. Все заканчивается тем, что я начинаю заносить в него каждое событие, отмечая соответствующий промежуток времени определенным цветом, так что у меня не остается места для иных задач, например поваляться на диване в одних легинсах, у которых эластичный пояс оторвался три года назад, или встретиться с друзьями.

А посему придерживайтесь высокоприоритетных задач, заносите в свой график только важные мероприятия и исключайте повседневные заботы и списки общих дел.

Помните, что дневник, календарь или ежедневник – как бы вы его ни назвали – нужны для того, чтобы показать вам, где вы будете находиться в какой-либо момент вашей жизни и когда это случится. Вот и все. Все остальное не входит в задачи общего планирования, поэтому я приберегаю мелкие дела для отдельного списка, приложений измерения продуктивности или блокнота. Мы еще доберемся до этого, не беспокойтесь.

Протестируйте выбранный метод в течение месяца, чтобы убедиться, что он подходит вам. Вы забываете заглянуть в ежедневник по крайней мере раз в день? Выбросьте его. Вы находите, что вам сложно вносить изменения в расписание? Прощай, детка. У вас уходит слишком много времени на контроль исполнения задач? Бросьте это, сэр.

Во всех этих случаях или если выбранный метод просто пришелся вам не по душе, не бойтесь провести анализ с целью устранения мешающих факторов и начать все с самого начала.

Если вы не проверяете план, когда это нужно сделать, то держите организационное приложение на рабочем столе или положите ежедневник на видное место. Если внесение изменений требует от вас потратить пять минут на копание в телефоне или влечет необходимость вручную вычеркнуть встречу, то пришло время поменять приложение или вообще выбросить бумажный ежедневник к чертовой матери (или потратиться на коррекционную «мышь» от компании «Tipp-Ex» – маленький контейнер со специальной корректирующей лентой, не требующей ждать, пока она высохнет, что существенно меняет дело).

Если у вас уходит слишком много времени на планирование, то вы, вероятно, заносите в свой дневник слишком много задач, которые можно перенести в список дел, или же тратите время на то, чтобы придать своему бумажному дневнику пристойный вид. Тогда, возможно, настал момент переключиться на цифровые приложения.

Упорядоченный ежедневник: основные правила

Ваше расписание должно создавать у вас здоровое чувство организованности, когда появляется желание сделать шаг назад, оглядеть все свежим взглядом и похлопать самого себя по плечу.

Гордитесь своим дневником! Конечно, мы не всегда способны контролировать то, что заносится в него, но можно управлять отслеживанием и выполнением внесенных дел.

Вот вам еще несколько советов, которых вы можете придерживаться, как только получше ознакомитесь со структурой своего расписания.

Тогда ваш рабочий график будет делать всю сложную работу, освобождая вас от львиной доли дел.

• Заносите в календарь дни рождения и устанавливайте сигналы, напоминающие вам о событии за неделю до того, как вы должны отправить поздравительную открытку или выслать подарок, если именинник окажется настолько везучим. Если вы пользуетесь цифровым ежедневником, пусть сигнал будет повторяться через какое-то время. Я также делаю заметки касательно предпочтений человека, услышанных от него самого, поэтому мой ненаглядный Мэтт получит в этом году спагеттницу.

• То же самое относится к приглашениям на свадьбу и другим памятным датам. Как только я получаю такое приглашение, я фотографирую его на случай утери, заношу дату в свой ежедневник вместе с дополнительными замечаниями относительно места, списка приглашенных и дресс-кода. Затем я вношу в ежедневник важные даты своих подружек/друзей. Во-первых, потому что удобно иметь лишнее время, чтобы занести им лазанью, а во-вторых, имеет смысл заложить в бюджет затраты на мероприятия типа вечеринки для будущей мамочки или на покупку дорогих подарков.

• По работе также добавляйте необходимые контрольные сроки – даже если они далеко – с помесячным обратным отсчетом и напоминалкой о приближении важного дня, если вы чувствуете, что предстоящее событие превратит вашу жизнь в ад.

• Записывайте места встреч, чтобы избежать ситуаций, когда вы отчаянно пытаетесь найти нужное электронное письмо, одновременно проталкиваясь в забитый под завязку автобус. Если вы пользуетесь цифровым ежедневником, убедитесь, что вы послали приглашение всем присутствующим, и добавьте к нему заметки или ссылки, которые могут пригодиться во время встречи.

• Этот совет работает, только когда вы отдаете предпочтение цифре, но если вы еще не дошли до такого, пользуйтесь двумя календарями. Один зарезервируйте для персональных событий – тренировки, походы к врачу/стоматологу, планы на вечер и выходные. Затем создайте рабочий ежедневник для всех встреч, контрольных сроков, проектных дат и чего-либо еще, за чем нужно следить. Вы всегда можете при желании поделиться персональным календарем с друзьями/знакомыми и без зазрения совести показать рабочий ежедневник коллегам, не боясь, что ваш босс ненароком увидит, что на завтра у вас назначен визит к гинекологу.

• Если вы застряли с бумажным ежедневником, пользуйтесь маркерами и цветными закладками, чтобы отличать личные дела от рабочих, а дни рождения – от тренировок в спортзале.

• Мы можем быть нереально оптимистичны, когда дело касается времени, поэтому убедитесь, что у вас есть достаточный промежуток между встречами, чтобы оценить и доделать пропущенные задания. Встречи затягиваются, а уличное движение может превратить вашу жизнь в апокалипсис, так что всегда оставляйте в запасе немного времени и выезжайте на следующую «стрелку» заранее.

• К сожалению, дневники не планируют сами себя, так что попытайтесь взять себе за правило садиться в спокойное место минут на 20, чтобы расписать и реорганизовать все задания; также советую использовать ежедневник для составления рабочего графика на неделю вперед. Таким видом деятельности можно заняться в пятницу вечером или в воскресенье днем, что подходит лично мне как нельзя лучше. Я знаю – пятница и вечер? Ну, я ведь такая тусовщица!

Приводим жизнь в порядок

Уфф… С одной главой справились, и надеюсь, вы уже чувствуете себя более организованно, чем до того, как взяли книгу в руки? Только чуть-чуть? Я учту это. Думаю, вы уже обзавелись календарем-ежедневником. Проверяете ли вы его каждый день? Регулярно ли обновляете информацию в нем? Вы на самом деле находите его полезным средством для планирования и контроля своей жизни – на работе и дома? Прекрасно. Видите, я ведь говорила: кажется, что это незначительная деталь, но хорошо спланированный ежедневник заставляет все крутиться, как механизм хорошо смазанной машины. Как Ченнинг Татум в «Супер-Майке ХХL»[13].

Чтобы поддерживать в тонусе планировочную мышцу, которую вы так усердно прокачивали, ежемесячно проверяйте ежедневник. Убеждайтесь в том, что выбранный метод все еще работает на вас (нет пропущенных встреч, провалов в планировании, забытых назначений) и работает эффективно, оправдывая время, потраченное раз в неделю на ритуал организации своих дел. Грамотно составленный ежедневник позволяет вам контролировать ВСЕ, плюс дает время для мысленной планировки жизни на неделю вперед. Теперь, когда вы размялись на организационном фронте, мне кажется, вы готовы к решению серьезных и взрослых вопросов. Пришло время поговорить о деньгах.