Читать книгу Как стать дипломатом в разговоре - Арт Гаспаров - Страница 2

Умение грамотно держать разговор является важнейшим фактором здоровых отношений и одним из ключевых навыков любого успешного человека. В каждом из нас есть определенные психологические программы, отвечающие за поступающую к нам информацию через самые разные органы чувств.

Правильная работа с этими программами активно помогает в общении с окружающими. Информация, которая поступает нам в мозг, в процессе обработки может претерпеть существенные изменения. Часть информации может искажаться, исключаться, обобщаться или додумываться в понятном и удобном для собеседника направлении.

О КАКИХ ПРОГРАММАХ ИДЕТ РЕЧЬ?

Программа анализа входящей информации

Все поступающие к нам сообщения сначала пропускаются через один или несколько органов восприятия. Мы видим или слышим, чувствуем или ощущаем, обоняем или осязаем окружающую нас вселенную.

Вся входящая в сознание информация подвергается незамедлительной оценке: холодно или горячо, вкусно или «редкая гадость», удобно или

«могло быть лучше».

Мы оцениваем, насколько происходящее нам интересно, полезно, насколько оно связано с уже имеющимися у нас в памяти опытом, эмоциями, воспоминаниями, ощущениями и переживаниями. Человек всегда сравнивает новые данные с теми данными, которые уже находятся у него в голове. С ранее полученными, фактами, мыслями и выводами.

Программа исключения информации

Программа исключения информации включается каждый раз, когда мы обращаем внимание лишь на какую-то определенную часть данных, когда наш мозг специально вычеркивает лишнее. Одной из главных причин, почему мы осознанно или неосознанно удаляем часть информации, является перегрузка наших органов чувств в моменте восприятия информации.

Программа искажения информации

Неверное восприятие сказанного на уровне бессознательного также связано с перегрузкой наших информационных каналов и органов чувств. Например, искажения могут происходить из-за отсутствия пауз в разговоре, слишком большого количества однотонных предложений или отсутствия логической связи между поступающими в наш разум данными. Активно способствует исключению любая информация, не имеющая четкой смысловой линии, забитая непонятной лексикой и многочисленными вводными предложениями.

Программа домысливания

На фоне своих личных страхов и ожиданий или неправильных выводов и умозаключений человек может понять информацию совершенно по- другому. Мы также можем додумать в понятную нам сторону слова, идеи, указания и прочие сообщения, если представленный и предназначенный для нас объем данных покажется нам не вполне убедительным или не вполне достаточным. А еще мы часто додумываем и выдумываем себе именно то, что больше всего желаем услышать.

Программа обобщения и объединения данных

Обобщение имеет место, когда мы делаем выводы и умозаключения, основываясь на двух, трех или большем количестве мыслей, случаев и фактов, которые логически дополняют друг друга.

Программа восприятия и усвоения данных

Разным людям нужен разный объем информации для принятия решений и последующих действий.

Одним из нас нужно много или даже очень много данных, чтобы принять уверенное решение, все как следует взвесить, сравнить и проанализировать.

Другие же, наоборот, независимо от профессии, принимают решения быстро, не вдаваясь в подробности. Основываются исключительно на общей информации. Большой объем данных таких людей настораживает, отталкивает, а порой даже и пугает.

В разговоре с любым человеком важно помнить о вышеназванных психологических программах, понимать их действие. Для наиболее эффективной работы с ними ознакомьтесь с нижеприведенными рекомендациями.

ДИПЛОМАТИЧНЫЙ РАЗГОВОР – ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

Изложение

Излагая свои мысли, следите за тем, чтобы то, что Вы говорите,

было понятно собеседнику. Не перегружайте восприятие. Не следует говорить монотонно, сложными предложениями, быстро, тихо и т.д.

Обращайте внимание на состояние собеседника. Если он сонный, уставший, заболевающий, возможно, имеет смысл повременить с передачей важной информации.

Передавайте данные ровно в том объеме, в котором их может усвоить собеседник. Такая, контролируемая по объему передача сообщений и данных, исходя из особенности восприятия каждого конкретного человека, называется «адаптивная передача данных».

Помните, у каждого человека свое восприятие реальности. Иногда то, что мы думаем под одними и теми же словами или действиями, вовсе не означает, что наш собеседник думает то же самое. Согласовывайте одинаковое понимание целей, задач, идей и всего, что имеет значение в Вашем взаимодействии с окружающими.

Для этого запрашивайте обратную связь у собеседника. Уточняйте, правильно ли он понял Ваши мысли, понимаете ли Вы с ним действительно под одними и теми же терминами одно и то же. Ожидаете ли от определенного действия и те же самые результаты. В свою очередь, не стесняйтесь и Вы первым переспрашивать и задавать вопросы, каждый раз, когда информация собеседника Вам кажется неточной или непонятной.

БЛАГОЗВУЧИЕ

Говорите красиво. Отчетливо и с интонацией. Избегаете дефектов речи типа «эканий» или междометий «так сказать», «соответственно» и других. Дефекты появляются, когда в ходе беседы мы начинаем думать над ответом или над тем, что хотим сказать дальше, когда, излагая незавершенную мысль, нам необходимо время придумать ее окончание.

Именно неуверенный ход мыслей порождает вводные слова, необходимые для заполнения речевого потока.

Чтобы заполнить мыслительное пространство и подумать над тем, что говорить дальше, вместо слов-паразитов или эканий вернее будет просто глубоко вдохнуть или взять паузу, передав слово собеседнику. Лучше промолчать, чем выдавать нечленораздельные и непонятные звуки. Старайтесь говорить на языке слушателя. Музыканту не следует говорить с художником на языке нот, а художнику с музыкантом – на языке красок. Старайтесь объяснять собеседнику Вашу информацию, руководствуясь его осведомленностью и его пониманием темы.

Используйте при необходимости графические и наглядные примеры. Выступления, переполненные непонятными словами, научными терминами и специфической, тяжелой для понимания лексикой особенно влияют на качество нашего восприятия.

Сложная, неприятная и несущественная для нас информация, засоряющая понимание, автоматически вычеркивается из осознанной части нашего разума, уходит в подсознание и быстрее забывается.

Разбивайте сложные предложения на короткие. Именно так информация легче усваивается. Во время общения хорошо проявлять доброжелательность, улыбаться и смотреть человеку в глаза.

В разговоре обращайте внимание, сколько человеку нужно данных для принятия решений. Изучайте, в каком виде и объеме другой человек лучше воспринимает информацию. Что и как именно ему нужно показать, передать, дать покрутить в руках или голове, чтобы он нужным Вам образом все понял или сделал то, что от него требуется.

Важное правило дипломатического разговора

Проявляйте искренний интерес к окружающим. Мы не интересны людям так, как им интересны их собственные идеи, верования, чувства и предпочтения. Об этом еще до Карнеги говорили древние философы. Хотите располагать к себе окружающих, – проявите к ним настоящий интерес. Найдите то, чем можно поинтересоваться, о чем расспросить.

Поговорите об их достижениях, жизненном опыте, вкусах, предпочтениях или об их отношении к важным событиям. Задавайте открытые вопросы, на которые участники беседы будут подробно отвечать, с особым интересом и удовольствием.

КАК ДИПЛОМАТИЧНО ПЕРЕБИТЬ СОБЕСЕДНИКА

Часто мы сталкиваемся с людьми, которые ну очень любят поговорить. Порой некоторые из них говорят так резво и неугомонно, что не оставляют слушателю ни малейшей доли секунды, чтобы вставить хоть какое-то ответное слово, мнение или элементарное сообщение о срочной необходимости как можно скорее завершить разговор и заняться другими не менее важными делами.

Предлагаю Вашему вниманию проверенную дипломатическую технику, пошаговую инструкцию, как вежливо перебить собеседника и изменить одностороннюю структуру разговора. Как перевести чей-то надоедливый монолог в конструктивный диалог или вовсе вежливо прекратить общение.

Точка входа

В первую очередь, следует понять, в каком моменте будет Ваша точка входа в «монолог». Лучше всего использовать паузы, которые все равно присутствуют даже у самого говорливого человека.

Все просто: разговаривающему нужен воздух, чтобы продолжать свое речевое изложение. Не имеет значения, делает ли собеседник большие или маленькие паузы, – воздух глотают все. Воспользуйтесь его «глотками воздуха» чтобы перехватить разговор.

Подведение итогов

Резюмируйте в нескольких предложениях все, что сказал Вам другой человек. Так Вы не только продемонстрируете интерес и внимание к чужим словам и мыслям. Подобное подведение итогов психологически настраивает на конец чужой части изложения и паузу. Чтобы перебивать без встречного недовольства, можно заходить, например, с согласия.

«Алексей, я с Вами согласен. Сейчас Вы подробно описали процесс передачи проекта от одной компании другой. А теперь, мне бы хотелось обратить Ваше внимание на…».

Ссылка на обстоятельства

В случае если Вы спешите, а собеседник еще не поведал Вам основной смысл своего изложения, подчеркивая важность сказанного, попросите сообщить Вам очень кратко самую суть затянувшегося монолога. Для вежливости используйте ссылку на обстоятельства, вынуждающую Вас как можно скорее завершить разговор.

«К большому сожалению, Алексей, мне уже срочно нужно бежать по одному весьма важному делу. Мне действительно Важно полностью понять Вашу точку зрения и Ваш подход к ситуации. Пожалуйста, не могли бы Вы буквально в трех предложениях отметить ключевые моменты процесса передачи проекта»

Главные мысли

Если же суть и важные слова собеседника уже прозвучали, Вы отдельно акцентируете внимание на сказанных им главных мыслях. С помощью нескольких ключевых вопросов, начинающихся с фраз типа «правильно ли я Вас понял», «то есть, тем самым, Вы полагаете», «таким образом, получается что» и других, Вы резюмируете основной смысл слов другого участника беседы и естественным образом приводите его к окончанию разговора.

Общие рекомендации

Если Вы не собираетесь завершать общение с собеседником, а лишь стремитесь в свою очередь высказать собственную точку зрения, попробуйте сделать следующее:

Использовать его естественные паузы (глотки воздуха) для старта Ваших сообщений.

Иногда, в зависимости от ситуации не следует спрашивать разрешения заговорить, просто начинайте разговор. Вместо «я бы также хотел кое-что сказать», говорите «а сейчас, Андрей послушайте мои комментарии».

В случае возражений в стиле «я не договорил», вежливо сообщите, что, если собеседник сейчас убежит в своем разговоре, Вы не сможете его как следует понять. А это будет явно не в его интересах.

Не следует подталкивать собеседника к продолжению разговора, если Вы хотите высказать Вашу точку зрения. Вместо кивков головы, поддакивания и вводных фраз в стиле «очень интересно, продолжайте», наоборот, всячески нужно показывать, что Вы ждете Вашего момента для входа в разговор.

6 СОВЕТОВ, КАК НЕ ПОЗВОЛИТЬ СОБЕСЕДНИКУ ПЕРЕБИТЬ СЕБЯ В РАЗГОВОРЕ

Советы первый: краткость сестра таланта. Чтобы люди Вас не перебивали, говорите по существу. Если мысль можно выразить в пяти предложениях, не размазывайте ее на двадцать и больше предложений.

Совет второй: самую главную, важную и полезную информацию лучше говорить в начале. Конечно, можно ее сообщить в середине или в конце разговора, но для этого необходимо виртуозно владеть интригой и уметь ловко удерживать внимание собеседника.

Третий совет: если Вы чувствуете, что Вас пытаются перебить, слегка поднимите уровень громкости голоса и «надавите на слова». Добавьте интонации и выделите некоторые слова по смыслу. На уровне подсознания человек во многих случаях поймет, что Вы еще не закончили.

Четвертый совет: используйте паузы не в конце предложения, а в середине. Еще древние ораторы обращали внимание на этот важный момент. Когда человек делает паузу в конце предложения, а не в середине, собеседник может подумать, что он уже закончил свою мысль.

Совет пятый: перед началом разговора сообщите человеку, что Вам важно полностью донести свое сообщение. Открытым текстом попросите его не перебивать. Например, скажите в стиле: «это очень важно, пожалуйста, послушай меня внимательно и не перебивай».

Шестой совет: Если внутри Вашего повествования человек Вас перебил, скажите ему вежливо и дипломатично в стиле: «Пожалуйста, не перебивай. Я еще не договорил. Я договорю, и ты задашь все интересующие тебя вопросы».