Читать книгу Учетная политика коммерческой организации. Практическое руководство по составлению и аудиту учетной политики - Ботагоз Жарылгасова - Страница 7

Под документооборотом понимают движение документов от создания до завершения исполнения или отправки, который охватывает всю деятельность компании в целом.

При определении правил документооборота должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Право утверждения такого перечня предоставлено исключительно руководителю организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Следовательно, в учетной политике целесообразно определить перечень таких документов.

Кроме того, расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства (документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту) считаются недействительными и не должны быть приняты к исполнению без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица.

Так как Законом о бухгалтерском учете определено, что первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, – непосредственно после ее окончания, то при разработке Учетной политики целесообразно определить, какие группы документов составляются непосредственно при совершении хозяйственных операций, а какие – по их окончании. Здесь же уместно обозначить круг лиц, ответственных за своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Необходимо обратить внимание на то, что требование составления первичных документов сразу после окончания операции не распространяется на реализацию товаров (продукции, работ, услуг) с применением контрольно-кассовых машин. В соответствии с п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в этом случае допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

С целью упорядочения документооборота создание первичных учетных документов, порядок производятся в соответствии с утвержденным в организации Графиком документооборота, в котором в виде таблицы, схемы или ином удобном исполнении отражаются направления движения первичных учетных документов, порядок и сроки составления документов и передачи их в соответствующие подразделения организации, например, от цеховых кладовых до центральной бухгалтерии для отражения в бухгалтерском учёте, обработки и хранения, а также ответственные за это должностные лица.

Эффективность графика документооборота может быть обусловлена тем, что сроки обработки некоторых первичных документов непосредственно влияют на размер оборотных средств. Например, оформление отгрузочных документов на готовую продукцию (при последующей оплате) на один день быстрее, чем по ранее действовавшему графику, позволит сократить период оборота денежных средств и, соответственно уменьшить потребность в их количестве. Сокращение сроков оформления расходных документов, необходимых для выдачи в производство материально-производственных запасов, позволяет сократить либо размер складских запасов, либо остаток незавершенного производства.

В том случае, когда для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях в организации предусмотрено составление сводных учетных документов, перечень и формы таких документов также должны быть указаны в ее учетной политике.

Формы первичных учетных документов, Перечень должностных лиц, имеющих право подписи, График документооборота и иные элементы, которые могут меняться в течение года и не влияют на способы ведения бухгалтерского учета, целесообразно вынести в отдельное приложение к Учётной политике.

Как правило, ответственность за оборот документов бухгалтерского учета возлагается на главного бухгалтера или на стороннее лицо, привлеченное по договору.

Организация вправе самостоятельно выбрать, с какими формами документов бухгалтерского учета ей работать. В этих целях она может использовать:

· Разработанные ею самостоятельно формы первичных документов (однако унифицированные формы для банковских и кассовых документов, а также для транспортной накладной применяются в обязательном порядке).

· Унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные Госкомстатом России, которые могут быть использованы как в неизменном, так и скорректированном виде путем добавления нужных реквизитов и (или) удаления лишних.

Выбранный порядок применения форм документов должен утвердить руководитель предприятия, включив его в учетную политику или отдельным приказом.

Обязательные реквизиты первичного документа

При составлении любого первичного документа указывают все обязательные реквизиты:

– наименование документа;

– дату составления документа;

– наименование экономического субъекта, составившего документ;

– содержание факта хозяйственной жизни;

– величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

– наименование должности лица, совершившего сделку (хозяйственную операцию) и ответственного за правильность ее оформления. Либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;

– подписи ответственных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Электронные формы документов

Первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и/или в виде электронного документа. Дублировать электронные документы на бумаге следует только если представление первичного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе предусмотрено законом или договором.

Для повышения доверия налоговых органов и деловых партнеров при работе с первичными документами лучше применять усиленную квалифицированную электронную подпись, Минфин разрешает использовать также простую электронную и усиленную неквалифицированную электронную подпись (ст. 5 Закона №63-ФЗ).

Для электронных счетов-фактур, а также при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче отчетности, квалифицированная электронная подпись применяется в обязательном порядке.

Авансовый отчет разрешено составлять в электронном виде и подписывать с применением простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи, но только в том случае, если электронные подписи есть у всех, кто подписывает документ (даже у подотчетного лица).

Несоблюдение требований о надлежащем оформлении первичных документов организациями-налогоплательщиками, индивидуальными предпринимателями и налоговыми агентами дает налоговым органам основание для пересчета налоговой базы и соответствующих доначислений.

Основные документы бухгалтерского учета

Состав Перечня первичных документов бухгалтерского зависит от специализации и размеров бизнеса, наличием или отсутствием определенных операций, а также другими факторами и обстоятельствами.

ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», обязательное к применению с января 2022 г., раскрывает понятие документов, как первичку и регистры бухгалтерского учета, а также документооборота, как движение документов от их составления/получения до завершения исполнения.

Также ФСБУ 27/2021 определяет:

– Требования к документам: составление на русском языке или построчный перевод, если документ составлен по иностранным правилам; рублевое выражение всех сумм, в т. ч. тех, которые выражены в валюте; возможность оформления нескольких связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным документом; возможность включения допреквизитов и др.

– Виды документов: в бумажном или электронном виде.

– Порядок внесения исправлений: если документ на бумаге, нужно зачеркнуть ошибочные сведения так, чтобы текст или сумма читались, написать «Исправлено», проставить дату исправления и заверить надпись подписями ответственных лиц с указанием их должностей и Ф. И. О. При ошибках в электронном документе разрешено составлять новый, с указанием на то, что он составлен взамен первоначального, датой исправления, электронными подписями ответственных лиц с расшифровкой их должностей, Ф. И. О. либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

– Правила хранения документов, доступа к ним, порядок действий при утрате или порче.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения бухгалтерских документов (первичных документов и отчетности) в организации регламентированы законом «О бухгалтерском учете» и утвержденным перечнем сроков хранения. Утверждая сроки хранения первичных документов, в частности, накладной, баланса или бухгалтерской справки, компании необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Налогоплательщики и налоговые агенты должны хранить данные бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов в течение 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона №402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов организации, включая документы, существующие в электронной форме. Электронные документы также обязательно хранить в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования.

Примечание: накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты и т. п. бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, и скорее всего в отдельных случаях их придется увеличивать (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже основных средств с убытком).

Порядок контроля за хозяйственными операциями

Закон о бухгалтерском учете и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности не устанавливают каких-либо конкретных требований к организации контроля за хозяйственными операциями. Поэтому формируя систему внутрифирменного контроля следует руководствоваться отраслевыми или ведомственными инструкциями либо сложившейся практикой. В соответствующем разделе Учетной политики целесообразно отразить порядок системы внутреннего контроля за теми хозяйственными операциями, которые непосредственно влияют на финансовые результаты деятельности компании. Элементы, относящиеся к данному разделу, рекомендуется вынести в отдельное приложение либо объединить их в том приложении, где устанавливаются сроки и порядок проведения инвентаризаций.

Другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета

В данном разделе учетной политики должны раскрываться вопросы, не нашедшие отражения в других разделах, но необходимые для организации бухгалтерского учета в компании, например, вопросы, касающиеся бюджетирования, маркетинговой политики, ценообразования, экономического анализа и т. п.

В учетной политике должен быть раздел, в котором отражаются существенные способы ведения бухгалтерского учета, для раскрытия компанией принятых при формировании учетной политики способов бухгалтерского учета, существенно влияющих на оценку и принятие решений заинтересованными пользователями бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Существенными признаются способы ведения бухгалтерского учета, без знания о применении которых заинтересованные пользователи финансовой отчетности компании не могут достоверно оценить финансовое положение, движение денежных средств или финансовые результаты ее деятельности.

Способы ведения бухгалтерского учета, принятые при формировании Учетной политики организации и подлежащие раскрытию в бухгалтерской отчетности:

– отнесение имущества к объектам основных средств;

– способы начисления амортизации основных средств, нематериальных и иных активов;

– оценка производственных запасов, товаров, незавершенного производства и готовой продукции;

– признание прибыли от продажи продукции (товаров, работ, услуг);

– другие способы.

Состав и содержание подлежащей раскрытию в бухгалтерской отчетности информации об Учетной политике организации по конкретным вопросам бухгалтерского учета устанавливаются соответствующими федеральными стандартами бухгалтерского учета (ФСБУ).