Читать книгу Home Office Bibel - Daniel Hoch - Страница 5

Einleitung

Die Erde dreht sich immer weiter und mit ihr steht auch die moderne Arbeitswelt manchmal Kopf. Es hat sich viel verändert in den letzten Jahrzehnten und diese Veränderung hört, wie bei unserer Erde, ebenfalls nicht auf. Jeder Mensch passt sich an veränderte Lebensbedingungen und fortschreitende Umwelt an. Die einen mehr, die anderen weniger und manche gar nicht. Und genauso geht es den Unternehmen. Oftmals passiert so viel, dass sich viele Menschen am Ende des Lebens überhaupt nicht mehr mit den jungen Generationen, der neuen Technik und den veränderten Verhaltensweisen identifizieren können. Sie stehen hilflos und unwissend da. Verhindern können sie diesen Zustand durch lebenslange Neugier und Interesse, sich weiterzubilden und zu entwickeln. Diese Neugier und das Interesse, insbesondere in der Arbeitswelt, sind wichtig. So ist der Deal: Sie müssen vorn dabei sein und die neusten Trends und Entwicklungen kennen. Die Digitalisierung verlangt nach neuen Methoden und die Arbeitswelt muss sich daran orientieren – Sie als Unternehmer, Führungskraft und Mitarbeiter. Das Führen und Management von Unternehmen und Mitarbeitern findet schon lange nicht mehr „von oben“ statt. Der Chef auf dem Thron ist Geschichte, vielmehr geht es um die Begegnung auf Augenhöhe. Es ist der Wandel der Führung.

Das Führen von sich und anderen ist eine Herausforderung. Mehr als je zuvor. Und es kommt noch dicker – es verändern sich nicht nur die Führungsstile, sondern auch die Grundvoraussetzungen für Führung: Die Anwesenheit der Mitarbeiter! Um zu führen, sind schließlich Personen nötig, die sich führen lassen. Dass dieses „Dasein“ heutzutage keine körperliche Anwesenheit mehr erfordert, ist ein weiterer turbulenter Schritt in Richtung Zukunft! Ich rede klarerweise von der Digitalisierung und ihren Folgen. Durch die Corona-Krise ist all das besonders deutlich geworden: wie schnell alles umgestellt werden kann, sollte und musste. Virtuelle Meetings sind plötzlich Tagesordnung und ja, sie funktionieren sogar gut. Es gibt vieles zu beachten, doch dass viele Bereiche der Arbeit auch online zu Hause erledigt werden können – das ist mittlerweile mehr als glasklar. Die Arbeit von zu Hause klingt im ersten Moment nach dem absoluten Dreamjob! Willkommen im Schlaraffenland! Keine Fahrzeiten, es liegen zwischen dem Aufstehen und Arbeiten nur noch wenige Minuten. Kein Mikrowellenfraß mehr, es kann frisch und ordentlich in der eigenen Küche gekocht werden. Und zwischendurch schmeißen Sie die Waschmaschine nochmal an, vollkommene Flexibilität! Doch jeder, der schon im Home-Office arbeitet, weiß: die Ernüchterung kommt. Ade Schlaraffenland … Die großen Voraussetzungen sind nicht nur das produktive Führen, Präsentieren und Arbeiten, sondern es geht vor allem um Selbstmotivation, Selbstorganisation und Selbstmanagement. Im Home-Office brauchen Sie diese Eigenschaften verstärkt – es ist niemand mehr da, der Ihnen sagt, was zu tun ist und was nicht.

Das Schlaraffenland Home-Office wird schnell zum Gefängnis und Sie zu Ihrem persönlichen Gefängniswärter, denn Arbeit ist Arbeit, egal wo Sie sitzen!

Home-Office – Der Traum des Einen und der Fluch des Anderen klingt nach weniger Stress, weniger Konflikte mit anderen, keinen Fahrtwegen und mehr Freiraum. Das ist nicht nur der Wunsch vieler Menschen, sondern auch eine absolute Herausforderung. In der Home Office Bibel zeige ich Ihnen wirkungsvolle Tricks & Rezepte zu den Themen: Digital Leadership, Virtuelle Meetings und Home Office Working. Sie erfahren, welche Prinzipien Ihnen zu mehr Produktivität verhelfen, wie Sie Ihre Selbstmotivation enorm steigern und wie Sie mit Störenfrieden und Fettnäpfchen umgehen. Dieses Buch ist für jeden, der im Home-Office sitzt, egal ob Unternehmer, Selbstständiger, Führungskraft oder Manager! Jeder, der sich mit agilem Arbeiten und dem Digital Age auseinandersetzt, ist hier richtig.

Bevor wir uns tief in die drei Hauptthemen Digital Leadership, Virtuelle Meetings und Produktivität im Home- Office werfen, möchte ich zunächst die Vor- und Nachteile, die Gemeinsamkeiten und die Unterschiede der Online- und Offline-Welt unter die Lupe nehmen. Ist es besser, super modern mit Home-Office zu arbeiten? Oder doch nur neumodischer Quatsch, der komplett ineffektiv ist? Na klar, zu Hause arbeiten hört sich super an, da kann man ja machen, was man will. Haben Sie früher konzentriert Ihre Hausaufgaben erledigt? Hatten Sie die Disziplin, sich hinzusetzen und sich nicht ablenken zu lassen? Ist es für Sie vielleicht besser, Ihr Team um sich herumzuhaben? Diesen Fragen gehen wir jetzt mit einer klassischen Pro- und Contra-Liste für das Home-Office auf den Grund.

PRO	CONTRA
individuelle Arbeitszeiten	erschwerte Absprachen und Konfliktbearbeitung
freie Arbeitseinteilung	keine Kontrolle
Selbstständigkeit ist gefragt	Selbstständigkeit ist gefragt
Entspannungsmöglichkeiten (Powernap im Bett und nicht auf dem Büroklo)	Beruf und Zuhause verschwimmen → permanente Erreichbarkeit
Vereinbarkeit von Beruf und Familie	fehlendes Team = fehlender Teamgeist
Ortsunabhängigkeit	Vereinsamung in Isolation
kein Weg zur Arbeit	…
…	…

Das sind die wichtigen und harten Fakten zum Home- Office. Wie Sie in diesem Buch sehen werden, erweitert sich die Pro-Liste ständig und die Punkte auf der Contra- Liste werden stetig weniger! Ich möchte Ihnen Ideen und Anregungen geben, wie Sie mit den negativen Punkten proaktiv umgehen und sie dadurch eliminieren. Sie sind alle – ausnahmslos – behandelbar. Lassen Sie sich inspirieren, mit ihnen nicht nur umzugehen, sondern diese ins Positive umzuwandeln.

Die Wandlung der negativen Punkte und der Probleme bei der Umstellung aufs digitale Zeitalter passiert nicht von heute auf morgen. Es muss in Fettnäpfchen getreten und Fehler müssen gemacht werden.

Probleme gibt’s immer. Das ist absolut notwendig, um Verbesserung und Entwicklung zu erschaffen.

Wie Sie diese annehmen, statt nur zu lernen, wie Sie mit diesen umgehen, ist die andere Sache. Stellen Sie sich Ihren Problemen, es kommt immer Gutes dabei raus. Deshalb heißen sie auch PRO-bleme und nicht CONTRA- bleme. Mein Lieblingsspruch in diesem Zusammenhang: Fehler machen ist okay. Daraus nichts zu Lernen, ist nicht okay. Deshalb: Was sind die häufigsten Fettnäpfchen?

Die Top 10 Fettnäpfchen-Parade des digitalen Arbeitens

1. Die Internetverbindung ist schon wieder abgeschmiert.

2. In der Videokonferenz sich nur schnell einen Kaffee holen und merken, dass die anderen jetzt sehen konnten, dass Sie keine Hose anhaben. Verdammt, nicht schon wieder.

3. Erst mittags anfangen zu arbeiten und die Zeit für Nachfragen verpassen.

4. Zwei Mitarbeiter arbeiten seit Tagen an den gleichen Aufgaben. Das hat bis jetzt nur noch keiner gemerkt. Oops. Schlechte Absprache … schon wieder.

5. Die Freigabe des Bildschirms während des virtuellen Meetings entblößt leider nicht nur das entsprechende Dokument – Ihre aktuelle Flamme auf den Urlaubsfotos ist auch dabei.

6. Die „Allen-antworten“-Schaltfläche in E-Mails sollte verboten werden. Sie wissen warum.

7. Die Autokorrektur hat Sie schon wieder blamiert.

8. Sie sprechen einen Mitarbeiter mit falschem Namen im virtuellen Meeting an und es entsteht komplettes Chaos.

9. Sie haben kein Backup der Daten und der PC stürzt ab. Einen ganzen Tag umsonst gearbeitet. Viel Spaß bei der Nachtschicht.

10. Die Internetverbindung ist schon wieder abgeschmiert. JA, SCHON WIEDER!

Ich bin mir sicher, dass Sie mindestens mit der Hälfte der aufgeführten Fettnäpfchen vertraut sind. In die ist jeder schon getreten. Wie bereits gesagt: das macht nichts. Sie lernen daraus und sind für die Zukunft besser gewappnet. In Ihrem neuen Mindset ist spätestens jetzt Platz für Fehler und Fettnäpfchen!

Das heißt, dass eine Krise nicht gleich ‚Ende im Gelände‘ heißt, es ist oft der Übergang zu etwas Neuem.

Es gibt einige Grundvoraussetzungen, die so wichtig sind, dass sie hier, direkt am Anfang des Buches Thema sind. Voraussetzungen, ohne die kein sinnvolles Führen, Präsentieren und Arbeiten möglich ist.

Hier sind meine vier Grundvoraussetzung – egal, ob Chefetage oder Teilzeitkraft!

1. Mindset

Das Allerallerwichtigste sind immer Sie selbst und Ihr damit verbundenes Mindset. Dieser Grundsatz gilt online und offline, egal in welchem Bereich. Ob beruflich oder persönlich, egal, wo Sie gerade stehen und wo Sie irgendwann hinwollen: Ihr Mindset muss stimmen! Ihre Vision, Ihre Mission und Ihr Plan sollten unerschütterlich sein und so gut sichtbar, wie der große Berg am Horizont. Das einzige, das Sie bei Schwierigkeiten ändern, ist der Weg dorthin. Spüren und denken Sie daran, warum und wofür Sie angetreten sind. Kein Ziel zu haben, bedeutet Gleichgültigkeit und ein gleichgültiges Leben ist nicht Ihr Ziel. Reflektieren Sie sich regelmäßig selbst, seien Sie verdammt kritisch und lassen Sie kein sinnloses und unerfülltes Mindset zu. Ein eingerostetes Mindset kommt schneller, als Sie denken. Gewohnheiten begleiten Sie durch Ihren Alltag und helfen Ihnen, einen geregelten Ablauf zu erschaffen. Jedoch führen feste Gewohnheiten gleichzeitig zu einem eingerosteten Mindset. Brechen Sie regelmäßig mit Ihren Routinen und versuchen Sie neue Dinge! Verlassen Sie Ihre Wohlfühlzone und wechseln Sie Ihre Umgebung, probieren Sie Neues! Auch wenn es schwierig wird, Sie wachsen an diesen Herausforderungen und lernen daraus. Und lernen ist wunderbar. Mein Ziel ist es, mein Leben lang immer weiter zu lernen. Es gibt immer wieder Neues und Spannendes zu entdecken. Wie es so schön heißt: Man hat nie ausgelernt.

Nutzen Sie alle Ihre Möglichkeiten und fangen Sie an, in unbekannten Gewässern nach diesen Möglichkeiten zu suchen.

Definieren Sie Ziele und arbeiten Sie hart, um diese zu erreichen, das führt zum Erfolg und zur Selbsterfüllung. Halten Sie sich dabei an das folgende Prinzip der vier ‚K‘s, um gut vorbereitet in Ihre Projekte und Ziele zu starten.

Die vier ‚K‘s für Erfolg

Diese ‚K‘s stehen für die vier Erfolgsfaktoren für ein erfülltes, glückliches und wohlwollendes Leben für mich, für Sie, für alle. Das gilt sowohl fürs berufliche, als auch fürs private Leben. Reflektieren Sie Ihr Mindset mit den vier ‚K‘s. Es gilt für Führungskräfte und ebenso für Nicht-Führungskräfte – für jeden! Ich empfehle es wirklich jedem, nicht nur als virtuelle Führungskraft, diese vier ‚K‘s durchzugehen und zu überlegen: „Habe ich sie auch?“

K = Klarheit

K = Kompetenz

K = Klartext

K = Konsequenz

Klarheit

Klarheit steht an erster Stelle, sie ist das wichtigste ‚K‘. Wissen ist nicht Macht. Wissen bringt auch keine Klarheit, wenn Sie nichts aus Ihrem Wissen machen. Reflektieren Sie, um sich dann das Wissen anzueignen, welches Sie haben möchten und vor allem wirklich brauchen. Dafür müssen Sie wissen, was Sie wollen und was Ihr Team will.

Warum und wofür? Was und wie? Überlegen Sie immer ganz genau, was Ihre Beweggründe und Absichten sind und wer alles dabei eine Rolle spielt. Wenn Sie selber nicht wissen, warum und wofür Sie etwas machen, dann geben Sie garantiert keine 100% und höchstwahrscheinlich ist die ganze Sache für Sie sogar reine Zeitverschwendung. Ihre Zeit ist zu kostbar, um sie zu verschwenden! Seien Sie sich immer im Klaren über Ihre Motive, Ziele und Handlungen; kurzgefasst Ihr Mindset. Wie ist Ihr Mindset? Sind Sie sich über Ihr Mindset im Klaren? Kommen Sie durchs Reflektieren und Inspirieren in den Mindflow, und lassen sich nicht vom Mindfuck ausbremsen.

Kompetenz

Jeder Mensch hat unterschiedliche Kompetenzen. Und nicht nur das: der Begriff Kompetenz lässt sich aufspalten! Es gibt drei wichtige Arten von Kompetenz, in denen Sie sich messen: Die soziale, fachliche und allgemeine Kompetenz. Die soziale Kompetenz offenbart sich in der Interaktion mit anderen Menschen. Wie gruppenfähig sind Sie? Fällt es Ihnen leicht, auf andere zuzugehen, andere ernst zu nehmen oder füreinander zu vermitteln? Teamfähigkeit, Konfliktfähigkeit und gleichzeitig Durchsetzungsvermögen sind Eigenschaften sozial kompetenter Personen. Als Leader, als Führungskraft ist die soziale Kompetenz unabdingbar. Ihre fachliche Kompetenz ist spezifischer. Welches Expertenwissen haben Sie in Ihrem Leben gesammelt? In welchem Fach sind Sie Experte? Nicht zuletzt gibt es noch die allgemeine Kompetenz, welche, Tadaa, Ihr Allgemeinwissen beinhaltet.

Klartext

Das Klartext-‚K‘ steht dafür, dass Sie in der Lage sind, Ihre Klarheit und Ihre Kompetenz zu offenbaren. Und das nicht nur in verbaler oder schriftlicher Form, sondern auch durch Ihre Körpersprache. Es geht beim Klartext-‚K‘ nicht nur darum, kurz und knapp zu kommunizieren, sondern um die genaue und empathische Darstellung der eigenen Sichtweise oder Handlungen: „Wie schaffe ich es, meine Gedanken so zu äußern, dass der andere sie in seiner Sprache und in seiner Wahrnehmung nicht nur versteht, sondern sie vor allen Dingen nachempfinden kann, um unsere jeweiligen und gemeinsamen Ziele zu erreichen?“ Diese Sichtweise ermöglicht die Schaffung einer Win-Win-Situation. Mein Vortrag zum Thema „Klartext reden“ ist der meistgebuchte Vortrag meiner ganzen Vortragsreihe!

Klartext reden ist also der größte Wunsch von ganz vielen Menschen.

In welche Richtung Klartext reden? Klartext nach innen oder nach außen? Die meisten Menschen wollen Klartext nach außen reden, dabei verbindet sich der Klartext mit der Klarheit. Das heißt, Klartext nach außen zu reden, hängt mit der Klarheit nach innen zusammen! Erst dann, wenn Sie wissen, was das Ziel ist und wenn Sie die nötigen Kompetenzen haben, vermitteln Sie dieses oder gehen in die Abstimmung mit Ihren Mitarbeitern. Vorher lassen Sie bitte alle in Ruhe oder sprechen Klartext, dass Sie Unterstützung beim Brainstormen wünschen.

Konsequenz

Mit Konsequenz sind nicht Folgen gemeint, sondern die konsequente Handhabung Ihrer Ziele und Handlungen. Es geht um Ihren Willen und Ihre Willensausdauer, sprich Disziplin! Sie brauchen Geduld, Aufmerksamkeit und Disziplin, um voranzukommen. Arbeiten Sie an Ihrem Durchhaltevermögen, seien Sie zielstrebig. Fokussieren und konzentrieren Sie sich auf den Weg und auf das große Ziel. Wissen ist eben nicht Macht. Wissen allein bringt nichts, außer Sie setzen es ein und um. Erst dann ist Wissen die Voraussetzung für Macht. Nicht jedoch für Macht als Selbstzweck, denn Macht kommt von machen lassen und machen – also vom Tun.

2. Office Only

Zum optimalen Arbeitsplatz gehört die optimale Arbeitsstimmung. Damit Sie in die optimale Arbeitsstimmung kommen, ist es wichtig, dass Sie keinen überflüssigen Dekokram oder sonst irgendwelche unnötigen Dinge am Arbeitsplatz haben. Schlicht und einfach ist hier das Motto. Lassen Sie das gerahmte Bild Ihrer Liebsten weg – Fokussierung gilt zu Hause noch mehr als im Office. Bilder lenken nur ab und lassen Sie in Erinnerungen schwelgen oder in Sorgen verfallen. Weg damit! Ihre Liebsten können Sie bei einer Pause im Flur treffen oder anrufen.

Die Frage ist: Wollen Sie es sich gemütlich machen oder wollen Sie erfolgreich sein?

Weiterhin ist es wichtig, dass Sie bestimmte Rituale einhalten, wenn Sie es aus dem Bett geschafft haben, um in Arbeitsstimmung zu kommen. Das wichtigste Ritual für jeden: Arbeitskleidung. Keine Pyjamaparty am Arbeitsplatz und ziehen Sie sich nicht nur Hemd oder Bluse, sondern auch eine Hose an! Für das Gehirn ist es wirklich sinnvoll Home und Office strikt zu trennen! Ich empfehle deshalb, eine Arbeitsplatzkaffeetasse zu haben oder sonst alles Mögliche, was Ihrem Gehirn signalisiert: Jetzt ist Arbeitszeit, los geht’s mit Produktivität!

Kurzfassung Office Only:

■ Kein Dekokram

■ Arbeitskleidung tragen

■ Home & Office trennen

■ Arbeitsrituale schaffen

3. Optimaler Arbeitsplatz

Das hat jeder schon mal in seinem Leben gehört: „Räum verdammt nochmal den Schreibtisch auf! Niemand kann in so einem Chaos arbeiten.“ Und ja, es stimmt. Ob in der Firma oder im Home-Office – eine optimale Arbeitsumgebung ist ein absoluter Grundstein für effektives Arbeiten. Und es hört nicht mit einem aufgeräumten Schreibtisch auf, oh nein, es geht noch viel weiter. Die Umgebung, in der Sie arbeiten, sollte wie ein Arbeitsplatz aussehen. Sie haben einen blitzblanken Schreibtisch und im besten Fall einen eigenen Raum, der abschließbar ist. Suchen Sie im Internet nach dem Video „Children interrupt BBC News“, dann wissen Sie warum. Richten Sie sich unbedingt einen festen Arbeitsplatz ein. Sollten Sie kein eigenes Arbeitszimmer haben, richten Sie sich eine Arbeitsecke ein. Grenzen Sie diese am besten durch Schränke, Gardinen oder Pflanzen ab. Beschaffen Sie sich die nötigen Mittel, um nicht nur einen, sondern sogar zwei Arbeitsplätze zu Hause einzurichten. Ich möchte hier auf einen Sitz- und einen Steharbeitsplatz hinweisen. Für Ihre körperliche Gesundheit ist es wichtig, nicht den ganzen Tag vorm Bildschirm zu sitzen. Wechseln Sie immer wieder zu einem weiteren Steharbeitsplatz. Das schafft mehr Entscheidungsmöglichkeiten und bringt so mehr Abwechslung und Selbstbestimmung in die tägliche Routine.

Um kurz bei den körperlichen Auswirkungen zu bleiben: Beschaffen Sie sich ergonomische Arbeitsmöbel! Sie machen sich kaputt mit einem zu niedrigen Schreibtisch, einem unflexiblen Bürostuhl oder gar der Couch, die nach vier Wochen durchgesessen ist. Sollten Sie dennoch ständig auf dem Sofa hängen, hoffe ich, Sie haben einen richtig guten Physiotherapeuten.

Zu den richtigen Möbeln gehören auch die richtigen Lichtquellen. Sorgen Sie für optimale Lichtverhältnisse, das heißt: mindestens eine helle Schreibtischlampe und helle Deckenbeleuchtung. Richten Sie diese so aus, dass Sie niemals in Ihrem eigenen Schatten sitzen.

Kurzfassung ‚Optimaler Arbeitsplatz‘:

■ fest abgegrenzter Arbeitsplatz

■ Sitz- und Steharbeitsplatz

■ ergonomische Möbel

■ ausreichend Lichtquellen

■ Frischluftzufuhr

■ Ruhe & gutes Feeling

4. Equipment

Gutes Equipment gehört zu jedem optimalen Arbeitsplatz. Es ist für das Home-Office enorm wichtig, dass es eine optimale Grundvoraussetzung hat. Das Equipment muss nicht unbedingt das Nonplusultra sein, doch muss es tadellos funktionieren. Egal ob Home-Office, Kochen oder Schlafzimmeraktivitäten – mit gutem Equipment macht alles mehr Spaß. Deshalb nehmen Sie etwas Geld in die Hand und besorgen Sie sich die nötigen Objekte. Dass eine superschnelle und stabile Internetverbindung höchste Priorität hat, ist vermutlich jedem klar. Doch bedenken Sie auch die Hardware: gute und ausreichend große Bildschirme, ein Headset mit hoher Sprachqualität und eine Kamera mit HD-Auflösung sind die Grundvoraussetzung für professionelles digitales Arbeiten.

Kurzfassung Equipment:

■ moderne Hardware

■ großer Bildschirm (gegebenenfalls 2 Bildschirme)

■ externe Festplatte bzw. Cloud

■ Lautsprecher und Kopfhörer

■ Headset und HD-Kamera (wenn möglich, nicht die interne Kamera des Laptops, die Auflösung liegt meistens bei geringen 720 Pixel)

Dieses Buch ist Ihr Begleiter in die neue Arbeitswelt, egal ob Führungskraft, Selbstständiger, Home-Office-Angestellter, Student oder Schüler. Ich möchte dieses Buch an alle richten, die in die fortschrittliche digitalisierte Welt eintreten oder bereits mittendrin stehen. Nicht nur in Zeiten von Corona hatte das Home-Office seine Daseinsberechtigung, nein, es entwickelt sich auch ohne Covid-19 alles in diese Richtung. Ständig wachsende internationale Zusammenarbeit macht das Home-Office zum optimalen Arbeitsplatz. Besprechungen finden online statt und verschiedene Zeitzonen werden so überwunden. Sparen Sie sich Geld für unnötige Konferenzräume und Büros. Seien Sie umweltbewusst und leisten beispielsweise durch die wegfallenden Autofahrten zum Bürogebäude Ihren Teil zum Klimaschutz. Das Home-Office birgt ungeahnte Vorteile und wenn die Nachteile analysiert und beseitigt sind, kommen Sie wirklich im Schlaraffenland an. Das Arbeiten im Home-Office ist Teil unseres agilen, modernen und neuen Zeitalters. Holen Sie sich Anregungen, andere Blickwinkel und neue Möglichkeiten, wie Sie Ihre Führung und Ihr Management erweitern, wie Sie virtuelle Meetings und Mitarbeitergespräche sinnvoll und wirksam umsetzen und nutzen. Und vor allem, wie Sie mit Freude produktiv im Home-Office arbeiten. Finden Sie Ihren perfekten Arbeitsstil und erreichen Sie gleichzeitig die Ergebnisse, die Sie sich wünschen.

Viel Spaß beim Lesen, Entdecken und Inspirierenlassen.

Ihr Daniel Hoch