Читать книгу Революция эффективности: Управляйте своим временем и достигайте результата! Жизнь за 5 минут: Время для обретения вдохновения. Ментальный тренинг для выдающихся достижений: Путь к высоким результатам на примере сккайдайвинга - Джон Дерозалиа - Страница 11

Насколько сосредоточенно вы работаете? Спрошу иначе: как долго вы можете работать, не прерываясь и не отвлекаясь?

Большинство людей обладают довольно низкой выдержкой. Предположу, что вы отвлекаетесь каждые 5 минут. Оповещение о новом письме в почтовом ящике, вибрирующий сигнал смартфона, сообщающий о том, что кто-то прокомментировал ваш пост в соцсетях, звонок мамы, сообщения в мессенджере и так далее.

Существуют два типа отвлекающих факторов, возникающих ежедневно: внешние и внутренние. Крайне важно устранить все возможные отвлекающие явления, потому что они не просто отнимают ваше время, но и снижают концентрацию: согласно последним исследованиям, нам нужно от 7 до 15 минут на то, чтобы заново сфокусироваться на том, от чего мы отвлеклись, а некоторые утверждают, что на это нужно порядка 25 минут.

Сколько раз в течение дня вы отвлекаетесь от работы? 10? В лучшем случае вы теряете 70 минут, а в худшем – 4 часа…

Это объясняет, почему организованные люди способны за день сделать больше, чем другие – за неделю! Чтобы научиться контролировать отвлекающие факторы, нужно выработать самодисциплину и умение не позволять другим отвлекать себя. Поверьте, эти усилия стоят результата.

Взаимодействие с внешними отвлекающими факторами – это совсем другая история, здесь многое зависит от умения уверенно отказывать людям.

Экспресс-курс искусства говорить «нет»

Заранее продумайте, как будете отказывать кому-то. Потренируйтесь! Всегда оставайтесь дружелюбными и спокойными, но решительно давайте понять, что не готовы помочь прямо сейчас. Будете ли вы делать это без объяснения причин или мотивированно – решать вам.

Я лично считаю, что ничего объяснять не нужно. Забавно, но я сам всегда объяснял причину своего отказа, пока однажды не понял, что не должен больше этого делать. Можно для мягкости сопровождать отказ предложением альтернативных вариантов, например: «Прости, прямо сейчас я не могу тебе помочь. Я мог бы помочь тебе в пятницу после обеда – у меня будет свободный час». По возможности старайтесь искать компромиссы и приходить к согласию.

Если будете на все соглашаться, будете самым занятым человеком в офисе, будете задерживаться на работе, в то время как ваши коллеги будут уходить домой, а по вечерам и даже в выходные ваш телефон будет разрываться.

Это просто свинство – звонить по пятницам и в выходные! Простите, но звонящие тут ни при чем.

Это вы отвечаете на звонок и косвенно сообщаете, что вас можно беспокоить в это время.

Вы сами должны установить границы.

Как взаимодействовать с внешними отвлекающими факторами

Когда вас отвлекают коллеги или начальство. Не

нужно любой запрос воспринимать как срочный. Не спешите, подумайте, когда следует приступить к выполнению задания. Если это адекватный запрос, внесите его в список дел, но не позволяйте другим людям навязывать свои приоритеты. Если запрос делает руководство, следует объяснить, как его приоритетность повлияет на работу над другими проектами. Пытайтесь договариваться.

Ведите в течение 2 недель «журнал приостановки работы», вносите в него имена всех, кто вас отвлекает.

Отвлекающие звонки. Я понимаю. Нужно отвечать на все звонки. Иначе можно потерять клиента или спонсора. Если бы мне давали доллар каждый раз, когда я такое слышу… Однако я никогда не слышал, чтобы кто-то реально терял клиента. Напротив, один из моих клиентов смог увеличить продажи и увеличил клиентскую базу! Вы о нем еще прочитаете.

Это нормально – не отвечать на каждый звонок или переадресовывать звонки на голосовую почту, хотя бы в течение часа.

Вам обязательно перезвонят или оставят сообщение, а вы сможете выиграть значительное количество времени, потому что за этот час – когда никто вас не отвлекает – вы сможете сделать большую часть работы.

Можно также перевести звонок на коллегу, который сообщит клиенту, что вы на встрече, и предложит оставить сообщение для вас. Выделите определенное время на исходящие звонки и старайтесь уложить в этот промежуток все свои запланированные переговоры.

Старайтесь не отвлекаться

Разница между успешными и неуспешными людьми в том, что первые умеют не отвлекаться.

Я знаю немало людей, которые утверждают, что они чертовски заняты, работают за двоих и понятия не имеют, как бы им выкроить немного дополнительного времени.

Но если присмотреться к их распорядку дня, выясняется, что они проверяют почту каждые 20 минут, получают уведомления от людей, отреагировавших на их посты в соцсетях, и каждые 5 минут открывают очередное письмо. Кроме того, они еще умудряются смотреть видеоролики на YouTube и фотографии кошечек на Facebook.

Решение:

♦ закройте браузер;

♦ включите переадресацию звонков;

♦ отключите мобильный телефон (ну или хотя бы отключите звук и сигналы уведомлений). Я обычно перевожу свой телефон в режим полета, чтобы не отвлекаться;

♦ закройте почту. Хватит каждые 2 минуты проверять, не пришло ли письмо (полчаса 3 раза в день будет достаточно);

♦ отведите фиксированное время на Facebook, Twitter и прочие социальные медиа;

♦ закройте офисную дверь.

Выполнение части этих правил позволит вам в течение 1 или 2 часов работать без ненужных пауз. Попробуйте!

Уверяю вас, вы сразу это полюбите. Вы заметите, что успеваете сделать значительно больше, чем прежде.

1 или 2 часа в день способны творить чудеса эффективности.

Если вы работаете из дома, удаленно, проанализируйте, кому вы позволяете мешать вам. Тот, кто предлагает вам выпить чашку кофе или сходить в торговый центр, вряд ли будет платить по счетам в конце месяца, когда вы будете кусать локти оттого, что не сделали вовремя то, что должны.

И еще… не включайте телевизор. Вы это лучше меня знаете. Включили телек – и день потерян.

Можно использовать телевизор в качестве мотиватора: «Если я сделаю то, что запланировал на сегодня, смогу посмотреть любимый сериал».

Поощряйте себя

Поощряйте себя, выполнив ту или иную работу.

Это способствует повышению сосредоточенности и продуктивности. Награда побуждает закончить работу быстро и качественно.

Например: после 3 часов работы – скажем, с 7 до 10 утра – я делаю двухчасовой перерыв на то, чтобы проверить Facebook и посмотреть эпизод любимого сериала.

Но я делаю это только в том случае, если ровно до 10 часов успеваю выполнить план.

Я обычно поощряю себя так: встреча с друзьями, короткий восстановительный сон, просмотр телевизора или сериала, прием ванны с пеной, прогулка по пляжу, чашка кофе в пляжном баре, чтение хорошей книги, час игры в приставку (но тут требуется нечеловеческая дисциплина – только час…), медитация с инструктором.

Вокруг столько всего, на что хочется отвлечься. От этого никуда не деться. Но можно научиться замечать эти факторы. Как только вы начнете осознавать их, вы научитесь рефокусироваться.

Ниже представлен список самых распространенных отвлекающих внимание факторов. Какие из них – ваши?

♦ Просмотр телевизора.

♦ Видеоигры/игры на смартфоне.

♦ Люди, отвлекающие вас.

♦ Чтение почты каждый раз, когда приходит письмо.

♦ Постоянная суета с телефоном (звонки, сообщения, приложения).

♦ Наблюдение происходящего за окном.

♦ Социальные сети.

♦ Интернет-серфинг.

♦ Просмотр фотографий.

♦ «Поисковые запросы».

♦ Еда и напитки.

♦ Тревожность и волнение.

♦ Воспоминания о прошлом или грезы о будущем.