Читать книгу 4 инструмента тайм-менеджмента, которые действительно работают - Елена Владимировна Бурмистрова, Елена Владимировна Бранская, Елена Владимировна Бровкина - Страница 3

Привычка составления ежедневного плана – одна из самых полезных привычек успешных людей. Зачем и как составляют ежедневный план, вы узнаете из этой главы, а также я опишу, как именно я внедряла эту привычку.

Ежедневный план – это как маяк вашего дня, вы видите план и четко знаете, что делать. Цель такого планирования выделить приоритетные задачи и отказаться от задач, которые отдалят вас от результата или просто не продвинут. Если вы начнете каждый день писать план на день, то получите следующие выгоды:

– появится дополнительное время;

– начнете концентрироваться на каждом деле и выполнять его быстрее;

– будете двигаться в стратегическом направлении;

– перестанете тратить время на раздумья чем бы заняться;

– вас будет сложнее отвлечь;

– начнете получать удовлетворение от выполненных дел.

Действуй!

А сейчас мы перейдем непосредственно к планированию. Идеально, если ежедневный план строится из еженедельного плана и крупных проектов. Но если таковых у вас пока нет, просто пропустите соответствующий пункт. Итак:

1) Откройте свой календарь встреч. И запишите в план все те действия, которые строго привязаны ко времени. Не забудьте, при необходимости, добавить время на дорогу.

2) Посмотрите ваш план на неделю (обычно в нем уже содержатся важные задачи из проектов) и перенесите с учетом времени в сегодняшний план.

3) Обязательно планируйте время на отдых и принятие пищи.

4) Возможно у вас остались незавершенные дела со вчерашнего дня, или появились новые дела. Также внесите их в свой день, если еще осталось на них время. Если нет, сделайте отдельный список для входящих дел, который вы постепенно будете то пополнять, то уменьшать.

5) Старайтесь планировать не более 60% рабочего времени (особенно если вы в этом новичок).

6) После того, как план на день составлен, выделите одно или два обязательных дела, которые вы должны сделать. Лучше всего, если это будут стратегические и важные задачи, которые дадут максимальный результат.

Ежедневное планирование рекомендуют выполнять вечером. Это делается для того, чтобы вы были во всеоружии. Таким образом, составив план с вечера, вы можете посмотреть всех ли ресурсов хватает, и подтвердить назначенные встречи. Однако, если специфика вашего рабочего дня заключается в том, что вы утром получаете срочные задачи, то планировать можно и утром.

А теперь расскажу вам, как я планирую и как мне удалось сделать планирование ежедневной привычкой рабочего дня. Я пробовала разные инструменты исполнения и внедрения, что же сработало у меня? На текущий момент я планирую утром, первым делом как прихожу в офис. Обычно я наливаю кофе, включаю компьютер, достаю свои блокноты и распечатанный заранее листочек для записи плана. Быстро просматриваю почту, чтобы знать, нужно ли мне в первой половине дня оставлять время для ответов на письма, затем открываю календарь встреч, далее смотрю на интеллект-карту текущей недели (в ней – важные задачи по проектам). Потом смотрю электронный планировщик, в котором прописаны рабочие задачи на сегодня, а также смотрю не осталось ли что-то со вчерашнего дня. Видя весь объем задач, некоторые я могу сразу делегировать, перенести на другой день или вообще отказаться от них. Последнее в моем случае редкость. Обычно от таких задач я отказываюсь сразу и даже не вношу их во входящие.