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ОглавлениеCapítulo 1
Estructura y tipos de almacén
1. Introducción
Subsiste, todavía a fecha de hoy, una concepción antigua del término de almacén como si se tratara de un depósito o una bodega. A pesar de ello, es un elemento clave dentro de la empresa, la mayoría de las veces indispensable para el funcionamiento de esta.
Hay una serie de conceptos esenciales para todo almacén como son la planificación, la organización, la anticipación, la comunicación o el rigor, ya que sin ellos no sería viable para ninguna empresa.
Los avances tecnológicos han incidido de forma notoria en su desarrollo, tanto a nivel organizativo y material como de gestión. De ahí que exista en la actualidad una tipología muy variada, con diseños muy bien planificados y sistemas de gestión totalmente innovadores e informatizados.
Una acertada planificación de su ubicación, su tamaño y su diseño es fundamental para el éxito del almacén. Cada vez conlleva un mayor peso en la empresa, por lo que una mala gestión o unos costes elevados debido a una mala planificación pueden provocar la inestabilidad de toda la empresa.
El almacén ya no se concibe como un elemento estático, sino muy dinámico, con entradas y salidas constantes de mercancías.
2. Concepto y funciones del almacén
El término almacén engloba diferentes significados que van a depender del momento y el lugar; es decir, puede hacer mención a un local, a una tienda de comestibles o incluso a unos grandes almacenes.
2.1. Concepto de almacén
Se podría definir almacén como aquel lugar o espacio físico que se dedica al almacenaje de mercancías (materias primas, productos semiterminados, productos terminados, bienes e incluso datos) para su posterior distribución.
La palabra almacén como tal ha sufrido grandes variaciones a lo largo de los años debido a que ha ido abarcando un significado cada vez más amplio si se compara con su concepción primitiva. Esto se debe en gran medida a la mayor importancia que está tomando en la gestión empresarial y a los avances tecnológicos producidos. Asimismo, otro factor relevante es que la distancia entre el fabricante y el vendedor ha crecido considerablemente en muchos aspectos. La mejora en las comunicaciones y el crecimiento de las relaciones comerciales a nivel internacional son otros elementos que han influido en el desarrollo y la importancia del almacén.
Sabía que...
Dependiendo del país, el concepto de almacén puede variar, tomando distinto significado. Muestra de ello es que en Chile, Colombia o Ecuador hace referencia a un establecimiento de comercio minorista.
Existe una gran variedad de tipos de almacenes que suelen ser empleados para diversas funciones y por múltiples sujetos como fabricantes, importadores, exportadores, comerciantes, transportistas, clientes, etc.
Aunque pueda parecer un concepto estático, y a excepción de los almacenes de custodia de larga duración, conlleva un flujo de entrada y salida de productos, y por tanto muy dinámico. En muchas ocasiones, cuando se habla de almacén, se piensa en una bodega o un depósito donde se guardan todos aquellos materiales producidos por una empresa; sin embargo, conlleva una actividad constante.
Por tanto, se referirá al lugar físico donde se almacena el stock de productos tanto comerciales como industriales que posteriormente serán objeto de distribución o transformación.
Almacén con racks
2.2. Funciones del almacén
De modo general, el almacén tiene como función primordial la de custodiar, proteger y controlar los bienes en él depositados, así como tratar de conseguir que estos bienes proporcionen el servicio esperado, logrando que las mercancías tengan una rotación de lo más eficiente, es decir, que circulen lo más rápidamente posible. Esto último se debe a que todo manejo y almacenamiento de materiales y productos conlleva un elevado coste, por lo que es conveniente conservar el menor nivel de existencias sin caer en rotura de stock.
Nota
Por regla general, toda actividad empresarial requiere del uso de almacenes.
Por tanto, una buena gestión de almacén tratará de conseguir:
Disponibilidad de mercancías para su entrega prevista al cliente.
Rapidez de entrega de la mercancía.
Fiabilidad en la fecha prometida de entrega al cliente.
Las funciones de cada almacén dependen de varios factores:
El tamaño de la empresa.
El grado de descentralización deseado.
El tipo de mercancía.
La variedad de productos fabricados.
La flexibilidad relativa de los equipos.
La programación de la producción.
Sin embargo, existen unas funciones comunes a todo tipo de almacenes:
Recepción de materiales.
Registro de entradas y salidas del almacén.
Almacenamiento y adecuación de materiales (etiquetado, embalaje, codificación, etc.).
Mantenimiento y control de materiales y de almacén.
Preparación y planificación de pedidos (picking).
Preparación y coordinación de entregas.
Carga de camiones.
Control de stock (inventario).
Nota: la mayor dificultad de un almacén estriba en conseguir un nivel de stock deseado que permita evitar retrasos en las entregas y, por tanto, atender de forma correcta a la demanda a la vez que se obtienen unos costes operacionales globales óptimos.
Organización y coordinación del almacén, así como de este con otros departamentos (por ejemplo: departamento de contabilidad).
Almacén con escaso stock
3. Tipología de almacenes
Como se ha mencionado anteriormente, existe una amplia tipología de almacenes que se pueden agrupar en distintas clasificaciones dependiendo de los factores a tener en cuenta.
Una tipificación elemental es la que clasifica a los almacenes de la siguiente forma:
Por el tipo de empresa y tamaño.
Por la naturaleza de los artículos almacenados.
Por la función logística en la distribución.
Aunque también existen muchas otras clasificaciones como, por ejemplo, las que catalogan:
Por la situación geográfica.
Por el tratamiento fiscal.
Por el tipo de recinto.
Por el grado de mecanización.
Almacén de madera
3.1. Por tipo de empresa y tamaño
Según el tipo de empresa y tamaño, los almacenes se clasifican de la siguiente manera:
Almacenes industriales: tienen la función de albergar materias primas y/o productos semiterminados destinados a atender un determinado proceso de producción.
Almacenes comerciales: tienen como objeto albergar productos terminados destinados al mercado.
Nota
La mayor diferencia está en el proceso de gestión de stock, ya que a nivel operativo y de organización es muy similar. Estas diferencias estriban en los criterios de valoración de los productos almacenados, así como en las técnicas de control de inventario aplicables.
3.2. Por tipo de mercancías
Existe una gran diversidad de mercancía, por lo que cada almacén tendrá unas características específicas. En función del tipo de mercancía, se pueden destacar los siguientes almacenes:
Almacén de materia prima y partes componentes: almacena todas las materias primas o las partes componentes que esperan su entrada en el proceso productivo. Abastece, por tanto, a los diferentes departamentos de producción.
Almacén de materias auxiliares: guarda aquellos materiales, piezas y complementos que se han adquirido a otro fabricante y que posteriormente se incorporan o son necesarios para la elaboración del producto final. Por ejemplo: combustible, grasa, envases, etiquetas, cajas, etc.
Almacén de productos en proceso: alberga materiales en proceso o productos semiterminados para su futura reutilización en otro proceso de producción.
Almacén de productos semielaborados: suele contener productos cárnicos semielaborados que han pasado por varios procesos de la cadena de producción. Al finalizar todo el proceso se obtendrá el producto final.
Almacén de productos terminados: almacena todos aquellos productos listos para su posterior reparto y venta.
Nota: el almacén de productos terminados suele tener una función reguladora para varias empresas.
Almacén de herramientas: guarda todo tipo de herramientas y equipos que prestan servicio a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento (por ejemplo: maquinaria, taladros, brocas, etc.).
Almacén de materiales de desperdicio: almacena todos aquellos productos que han sido rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen solución. Estos materiales se separan del resto al no ser aptos y presentar alguna anomalía insalvable.
Almacén de materiales obsoletos: los materiales obsoletos son aquellos que, bien por falta de ventas, deterioro o por haberse vencido el plazo de caducidad, se retiran de la circulación. Este tipo de almacén se utiliza para separar estos materiales obsoletos de aquellos otros aptos de consumo actual.
Almacén de devoluciones: en él se procesan todas las devoluciones de los clientes, clasificándolas para su posterior colocación en el almacén o para su reproceso o desperdicio.
3.3. Por funciones
Según sus funciones, los almacenes se pueden clasificar de la siguiente manera:
Almacén de consolidación: en él se centralizan diversos pedidos de diferentes proveedores, generalmente de pequeñas dimensiones, para agruparlos y así realizar un envío de mayor volumen. La principal ventaja es la reducción de costes de transporte, ya que realiza expediciones agrupadas y no individuales. El método de trabajo que utiliza es la técnica Just in Time (JIT). El JIT, que traducido del inglés viene a significar “justo a tiempo”, es un sistema empleado para organizar la producción de las fábricas.
Nota: de origen japonés, el JIT se empleó por primera vez en una conocida fábrica de coches japonesa y consiste en producir bajo pedidos reales y no bajo suposiciones. Esto es, “producir lo que se necesita, en la cuantía que se necesita y en el momento en que se necesita”.
Almacén de división de envíos o de ruptura: es aquel que realiza un desglose de pedidos, es decir, el caso contrario al anterior. Cuando llega un pedido de gran volumen, se realiza una división de este en pequeños pedidos de menor tamaño para su posterior envío al cliente.
3.4. Según su situación geográfica
Según la situación geográfica, los almacenes se pueden clasificar de la siguiente manera:
Almacén central: está situado próximo a los centros productivos y tiene la función de administrar productos a los almacenes regionales. Se caracteriza porque en él se manipulan unidades de carga completas.
Almacén regional: se ubica próximo a los centros de consumo. Se caracteriza por su especial diseño, pues está adecuado para recibir a grandes vehículos que descargan la mercancía proveniente del almacén central y tiene una zona de expedición menor para la distribución de los productos a los centros de consumo.
Almacén de tránsito: se localiza en un punto intermedio entre el almacén regional y el lugar de consumo, generalmente cuando se tarda en cubrir la distancia que media entre estos dos puntos más de un día.
Nota
Como característica, el almacén de tránsito presenta un sistema de almacenaje sencillo y está acondicionado para una rápida recepción y expedición de productos.
3.5. Según el tratamiento fiscal
Según el tratamiento fiscal, los almacenes se pueden clasificar de la siguiente manera:
Almacén con productos en régimen fiscal general: los productos almacenados no gozan de exenciones fiscales, por lo que se les aplican los impuestos vigentes y de forma general.
Almacén con productos en régimen fiscal especial: los productos almacenados presentan ciertos beneficios o exenciones fiscales, básicamente, por la ubicación de estos almacenes (por ejemplo: zonas francas, depósitos aduaneros, etc.).
3.6. Según el recinto del almacén
Según el recinto, los almacenes se pueden clasificar de la siguiente manera:
Almacén abierto: no requiere ninguna edificación y se caracteriza por tener sus productos expuestos a la intemperie y, por tanto, unos costes reducidos. Suele estar delimitado por una valla, números o señales pintadas.
Almacén cubierto: es aquel cuya área destinada al almacén de los productos está constituida por un edificio o una nave que los protege. Suele albergar productos que necesitan de unas condiciones específicas como estar resguardados de la intemperie, protegidos de la luz, tener unas condiciones térmicas especiales, etc.
3.7. Según el grado de mecanización
Según el grado de mecanización, los almacenes se pueden clasificar de la siguiente manera:
Almacén convencional: es aquel cuyo proceso de almacenamiento es muy rudimentario, con equipos básicos que pueden consistir en estanterías para el depósito de paletas, carretillas de mástil retráctil y una importante necesidad de mano de obra.
Nota: el almacén convencional se caracteriza por tener una altura que oscila entre 6 y 7 m y unos pasillos anchos para que discurran sin dificultad las carretillas.
Almacén mecanizado: la manipulación de productos se realiza mediante equipos automatizados y con una mínima actividad por parte de los trabajadores.
Almacén automatizado
Nota
Su altura sobrepasa los 10 m, por lo que permite almacenar mayor volumen de productos.
Recuerde
Existen muchos tipos de almacén, tantos como particularidades presentan los productos objeto de almacenaje.
Aplicación práctica
La empresa de almacenes Pepe Chica se dedica a la importación de diversos productos procedentes de china. Sus clientes principales se encuentran en Andalucía y son fundamentalmente bazares y pequeñas tiendas. Recibe semanalmente en su nave dos contenedores del país asiático y no dispone prácticamente de proceso mecanizado. Con esta información, identifique el tipo de almacén que utiliza.
SOLUCIÓN
En base a esta información, el almacén es:
Un almacén convencional (poco mecanizado).
Un almacén cubierto (la mercancía necesita estar resguardad de la lluvia).
Un almacén de productos terminados (directos a tiendas, sin necesidad de un proceso de manipulación).
Un almacén de división o de ruptura (ya que recibe la mercancía en contenedores y necesita realizar un desglose de esta para su posterior distribución).
Un almacén comercial (ya que almacena productos terminados que van destinados al consumidor final).
4. Diseño de un almacén
El objetivo básico de todo almacén es la optimización de los costes, los espacios y los recorridos. Por ello, un eficiente diseño es de vital importancia para la empresa, ya que de ello van a depender su eficiencia y su eficacia en el mercado.
Al igual que la determinación de la ubicación o el tamaño, el diseño del almacén ha de ser fruto de una buena planificación que tendrá en cuenta aspectos como:
La distribución de los espacios tanto a nivel interno como externo.
La elección del tipo de estructura de almacenaje.
La gestión eficaz de los recorridos y las manipulaciones dentro del almacén.
Los sistemas de gestión y administración.
Básicamente, se pueden distinguir dos fases bien diferenciadas:
Fase 1: diseño de la instalación propiamente dicha: el continente.
Fase 2: diseño de los elementos que componen el almacén (también llamado el lay-out del almacén): el contenido.
Nota
A la hora de diseñar un almacén, bien sea nuevo o un replanteo de uno ya diseñado, es necesario seguir una metodología de proyecto y realización.
Las fases de ejecución de un proyecto de diseño de un almacén son:
Plan director: incorpora los objetivos de la empresa, las principales partidas objeto de inversión, el presupuesto disponible y la temporalización o el calendario a seguir. Es decir, a grandes rasgos, las acciones que deben emprenderse.
Anteproyecto sumario: contiene todos los argumentos y las soluciones técnicas que se pueden desarrollar para la realización del almacén.
Anteproyecto detallado: se centra en una alternativa concreta y contiene datos precisos.
Nuevo registro de datos: incluye parámetros como las funciones a realizar, las normas y los reglamentos aplicables e incluso los horarios de trabajo.
Tratamiento de los datos de base: con el fin de comprobar que los valores recogidos son coherentes (por ejemplo: un análisis dimensional del stock y los flujos, así como de los equipos del almacén).
Descripción del funcionamiento del almacén: contiene elementos como la definición de los procesos, de los puestos de trabajo o de los flujos de información.
Definición de la instalación: comprueba que todas las zonas han sido tomadas en cuenta.
Descripción de la instalación: se definen los medios necesarios y las prestaciones esperadas.
Evaluación presupuestaria: confirma la viabilidad económica del proyecto.
Calendario: contiene la temporalización de la ejecución de las distintas fases hasta la puesta en marcha del almacén.
Nota
Cada almacén es diferente, no hay un esquema fijo, aunque sí una serie de pautas a seguir a la hora de diseñarlo.
Los principales puntos clave a tener en cuenta para el diseño de un almacén son:
Aprovechamiento del espacio, tanto horizontal como vertical.
Recorridos mínimos.
Toda la mercancía tiene que estar accesible.
Facilidad de recuento.
Respetar las distintas zonas de un almacén: zona de descarga, zona de almacenamiento, zona de carga, zona de devolución, etc.
Gestión de stock, de pedidos, de productos obsoletos, etc.
Planificación, organización y anticipación.
4.1. El lay-out y plano de almacén
El término lay-out, de origen inglés, se puede traducir como plano, croquis, diseño, esquema o incluso proyecto de arquitectura y distribución.
Referido al contexto del almacén, agrupa al conjunto de métodos y medios de organización y está destinado a controlar y a programar todas las actividades que conlleva un almacén; es decir, a integrar todas estas actividades de modo que se consiga su optimización para lograr los objetivos marcados.
Nota
El término lay-out se refiere conseguir que el producto esté en el lugar correcto, en el tiempo correcto y con un coste mínimo (tanto económico como humano).
Cuando se realiza el lay-out de un almacén, se debe tener en cuenta:
La estrategia de entradas y salidas del almacén y el tipo de almacenamiento más efectivo (siempre en función de las características del producto).
El tipo de transporte interno dentro del almacén.
La rotación de los productos.
El nivel ideal de stock.
El embalaje (si fuese necesario).
Las pautas propias de la preparación de pedidos.
Para empezar, las principales áreas a tener en cuenta en el lay-out son:
Recepción y expedición.
Almacenamiento.
Preparación de pedidos (picking).
4.2. Disposición de áreas
Es trascendental planificar de forma adecuada la disposición de las distintas áreas, de forma que cada una de ellas se integre en el proceso y, de esta forma, alcance los objetivos establecidos en el plan logístico.
Esencialmente, se pueden dividir en dos grandes grupos:
Área pública: aquella a la que tiene acceso el público.
Área de trabajo: aquella a la que tiene acceso exclusivo el personal de la empresa.
La disposición de áreas se planifica y se organiza de tal forma que cada uno de los elementos que las integran funcione de una forma óptima y eficiente. No hay que olvidar que no se trata solo de planificar el funcionamiento de cada una de las áreas de forma independiente, sino como un conjunto interrelacionado. Se pretende con ello establecer la ubicación y la disposición de cada una con el fin de reducir el tiempo de ejecución, el movimiento de materiales, la fatiga de los trabajadores y, por consiguiente, el coste económico, humano y de tiempo. Así, tras el estudio, se realiza una propuesta metodológica con la ubicación de cada área.
Nota
Los trabajadores son una fuente importante de mejora de la disposición del área de trabajo tanto en el diseño de un nuevo almacén como de uno ya en funcionamiento.
En ocasiones, a medida que se expanden las empresas, cambian las necesidades iniciales de almacenaje. Con el transcurso del tiempo suele variar el nivel de stockaje, el tipo de mercancía, el tipo y el número de cliente o incluso la naturaleza del mercado, por lo que es necesario revisar la disposición inicial que ha quedado anticuada y poco eficiente.
Nota
Es habitual realizar estudios de mejora elaborando encuestas a los trabajadores sobre cómo se puede reducir la frecuencia y la distancia del movimiento de materiales y del equipo humano. Son importantes y muy valoradas sus aportaciones sobre esta mejora.
4.3. Zonas de trabajo
Si se tiene en cuenta que cada almacén es diferente, no hay un esquema fijo, pero existen tres zonas básicas comunes:
Área de recepción: es la zona de descarga y debe tener un espacio adecuado para las maniobras, así como para el volumen de mercancía estimado. Hay que intentar facilitar todas las maniobras de descarga, ya que la mercancía debe permanecer allí el mínimo tiempo posible. En este área se realiza la verificación de la mercancía, asegurándose de que no presenta ninguna anomalía (rotura, deterioro, caducidad, cantidad) y siempre realizando un cotejo con el albarán.
Nota: es importante realizar el cotejo con el albarán, ya que, una vez aceptada la recepción, el almacén queda como único responsable de esta mercancía.
Área de almacenamiento: es la zona donde se guarda la mercancía. Presenta dos modalidades básicas de almacenaje:
Ubicación fija: cada mercancía está ubicada en un lugar bien definido; es decir, que aun quedando vacío un hueco, este solo puede ser ocupado por otra unidad de ese mismo producto y no por otro diferente. El principal inconveniente de este sistema es que necesita tantas ubicaciones como clases de productos tenga, teniendo por tanto muy poca flexibilidad de utilización del almacén.
Ubicación aleatoria: la mercancía puede ubicarse en cualquier espacio disponible, consiguiendo una mejora en el grado de utilización del almacén.
Área de entrega: es la zona donde se prepara la mercancía para su posterior carga. En este área se realiza el control y la verificación de la mercancía que sale.
Si bien son tres las principales zonas de trabajo, existen muchas más que pueden variar en función de la empresa y del tipo de almacén.
Por lo general, se pueden encontrar las siguientes zonas:
Zona de recepción y expedición.
Zona de almacenamiento, reserva o stock.
Zonas auxiliares.
Zonas de preparación de pedidos (picking).
Zona de salida, verificación o consolidación.
Zona de paso o de maniobra.
Zona de oficinas.
5. Flujo de mercancías en el almacén
El concepto de flujo de mercancía se aplica a las entradas y las salidas del almacén, es decir, a la cantidad de producto que se mueve (que entra y sale) en un determinado periodo de tiempo. Asimismo, se puede referir al conjunto de productos que se transportan mediante una cadena de suministro o un sistema logístico. Se suele hablar de flujo de movimiento de mercancía.
5.1. El almacén y la cadena de suministro
La cadena de suministro de una empresa de producción se podría definir como un sistema formado por instalaciones y medios de distribución que tiene la función de obtener materiales, transformar dichos materiales y distribuirlos al consumidor.
Nota
Se dice que la cadena comienza con los proveedores de tus proveedores y finaliza con los clientes de tus clientes.
En el marco del almacén, se refiere a la red de instalaciones y medios que tiene como funciones básicas:
El suministro o la recepción de mercancías.
El almacenaje de estas mercancías.
La distribución o la expedición de dichas mercancías.
5.2. Concepto de flujo de mercancías interno
Es un concepto dinámico que hace referencia a todo el proceso o el movimiento circulatorio que se produce en un almacén. Empieza con la entrada y la recepción de la mercancía, su almacenaje y su posterior salida.
Nota
El flujo de mercancías interno refleja las distintas fases por las que pasa la mercancía desde que entra en el almacén hasta que sale.
Básicamente, el funcionamiento del almacén se puede dividir en dos procesos:
Procesos relacionados con los flujos de entrada: todas las actividades que engloban a la recepción de mercancías, incluidas las devoluciones. Básicamente comprenden:
Recepción de camiones.
Control de recepción.
Emisión del documento de entrada en el almacén.
Procesos relacionados con los flujos de salida: todas las actividades que engloban a la expedición de mercancías. Básicamente comprenden:
Venta de productos.
Devoluciones y cambios de productos.
Entrega de mercancía.
Consignaciones.
Control de recepción.
Aplicación práctica
Diseñe un esquema con las distintas etapas que sigue la mercancía desde que se recibe hasta que se distribuye el producto en un almacén de una empresa que elabora cestas navideñas.
SOLUCIÓN
5.3. Entradas y salidas
Las entradas y las salidas de mercancía son esenciales en el funcionamiento de un almacén.
Una entrada de mercancía es un movimiento de esta desde el exterior al interior del almacén, lo cual genera un aumento de stock.
Una salida de mercancía supone lo contrario: el movimiento de esta desde el interior del almacén al exterior, lo que conlleva una disminución de stock.
Nota
Esta reducción de stock puede provenir de una salida de materiales, un consumo de los mismos o un envío a un cliente.
Tanto las entradas como las salidas han de reflejarse con precisión y en el menor tiempo con el fin de tener el stock actualizado. Deben estar debidamente inventariadas, ya que en caso contrario la calidad de su gestión disminuiría notablemente.
Importante
Es aconsejable realizar inventarios continuos del stock de los distintos productos almacenados con el fin de mantener un nivel óptimo de gestión.
Ambos términos están muy interrelacionados, ya que lo que representa hoy una entrada es mañana una salida.
Se utilizan diversos métodos para determinar el costo de las mercancías que salen del almacén y que constituyen, por tanto, el costo de las ventas.
Son tres los métodos principalmente aceptados en valoración:
LIFO (Last In, First Out): considera que la última mercancía que entra es la primera que sale. El valor de coste de la última venta será igual al precio de adquisición de la última mercancía comprada.
FIFO (First In, First Out): considera que la primera existencia que entra es la primera que sale. El coste de la venta será el más antiguo de los precios de adquisición existentes.
Precio Medio Ponderado (PMP): calcula el coste de la venta a partir de la media ponderada de los distintos precios de entrada.
5.4. Cargas y descargas
Las cargas engloban a todas aquellas actividades destinadas a colocar la mercancía en el medio de transporte, normalmente el camión, junto con la documentación necesaria.
Las descargas son, por el contrario, todas aquellas actividades que consisten en bajar la mercancía del camión para darle entrada al almacén.
Son dos tareas comunes y sustanciales a todo almacén, ya que son las que permiten la entrada y la salida de las mercancías.
Nota
Los conceptos de carga y descarga implican un movimiento de mercancía y unos registros documentales.
Sus objetivos principales son:
Garantizar que la mercancía descargada corresponde a la cargada.
Garantizar la carga de la mercancía en el camión en el mínimo tiempo.
Garantizar el mantenimiento de la temperatura de los productos refrigerados y congelados.
Garantizar la carga de la mercancía en el camión sin que se produzcan roturas.
Garantizar la entrega de la mercancía en las mismas condiciones que se cargó.
Nota
Son elementos esenciales que han de seguir una metodología para evitar ineficiencias que puedan afectar a proveedores, transportistas y distribuidores.
Durante el proceso de carga de la mercancía se deberá:
Comprobar la documentación de la carga.
Preparar las condiciones de carga.
Identificar la zona de carga.
Comprobar la autorización de carga.
Ubicar el camión en el muelle donde se ha de cargar y en la hora pactada.
Comprobar que los medios y las condiciones son los adecuados.
Carga del camión.
Entrega de la documentación para iniciar la marcha de salida.
Durante el proceso de descarga de la mercancía se deberá:
Comprobar la documentación de la descarga.
Identificar la zona de descarga. Comprobar la autorización de descarga.
Preparar las condiciones de descarga.
Comprobar que los medios y las áreas de descarga son adecuados.
Ubicar el camión en la zona de descarga.
Descarga del camión comprobando la cantidad y la calidad de la mercancía.
Entrega de la documentación para iniciar la marcha de salida.
Comunicar la entrada al procesador de datos para la actualización del stock.
Nota
Entre los puntos críticos de ineficiencia están las esperas prolongadas que se producen en las operaciones de carga y descarga de mercancías.
5.5. Cross-docking
Son almacenes situados estratégicamente que trabajan sin stock, realizándose en ellos la recepción, la verificación y la distribución física inmediata de los pedidos; es decir, simplemente son almacenes de paso de mercancía, con escaso o nulo almacenaje. Sin embargo, presentan el inconveniente de no poder servir los pedidos urgentes al no tener stock.
Fundamentalmente, efectúan la manipulación de mercancías que están en tránsito. Suele ser un sistema de distribución de mercancías que son recibidas y preparadas (por ejemplo, embaladas) para su posterior distribución.
Han de tener una buena sincronización entre lo que reciben y lo que expiden, ya que tienen una insignificante capacidad de stock.
5.6. Aplicación práctica
Suministros Monolito Pérez es una empresa dedicada a la distribución de materiales de construcción, fontanería, electricidad, riego automático, jardinería, piscinas, aseos, chimeneas, etc. Se trata de una empresa pequeña que se inauguró en el año 2004 y que da trabajo a ocho empleados.
En el año 2011, en plena crisis de la construcción, se produce un descenso en la demanda de sus productos. El propietario, ante esta bajada de las ventas, se plantea ponerse en manos de profesionales con el objeto de reducir costes y de optimizar la gestión del almacén. La persona encargada del estudio expone las siguientes medidas a tomar:
Plantea un rediseño del almacén redistribuyendo los espacios, modificando la disposición de ciertas áreas e implantando unas mejoras en las zonas de trabajo.
Propone una disminución del nivel de stock.
Propone reducir la plantilla, a lo cual el empresario se niega por el elevado coste, optando por una recolocación de los trabajadores.
Argumente cada una de las propuestas aportadas por el experto y establezca algún otro posible eje de mejora.
Solución
Es totalmente acertada, ya que el volumen de trabajo ha disminuido y, por tanto, el diseño inicial (con un volumen mayor de movimiento de mercancía) ya no se corresponde en la actualidad y no es válido. Por ello, será preciso rediseñar el almacén con una redistribución de las distintas áreas y zonas de trabajo.
Es evidente que, ante una disminución de la actividad, se tenga que reducir el nivel de stock, ya que un exceso de existencias implica un incremento innecesario de los costes. Por lo tanto, es una medida totalmente acertada e imprescindible.
Cuando disminuye la actividad, todas las empresas inician los recortes en la plantilla de los trabajadores. Si no es posible disminuir la plantilla por decisión del dueño (aunque no sea conveniente), es adecuado realizar un reubicación de los trabajadores efectuando un análisis de cada uno de los puestos de trabajo.
Aparte de las propuestas aportadas, se podrían presentar mejoras en:
Los métodos de gestión de stock: analizando los procesos actuales y efectuando rectificaciones y modificaciones de gestión más eficiente.
La planificación y la organización de los pedidos, es decir, mejorando las estrategias de pedidos, anticipándose a las ventas con previsiones más exactas y revisando el método actual de entrada y salida del almacén (FIFO, LIFO).
6. Resumen
El almacén es aquel lugar o espacio físico que se dedica al almacenaje de mercancías (materias primas, productos semiterminados, productos terminados, bienes e incluso de datos) para su posterior distribución.
Cada almacén cumple con unas funciones específicas y se concibe de acuerdo a las peculiaridades que tiene la empresa, por lo que existe una gran variedad de diseños y de tipos.
Un diseño acertado y bien estudiado es esencial para que un almacén sea eficaz y eficiente. Por ello, se analizan cada una de las particularidades que tiene, buscando ofrecer siempre un mejor aprovechamiento del espacio, unos recorridos mínimos y una mercancía accesible en todo momento. El lay-out juega un papel importantísimo aquí.
En este capítulo también se ha hecho mención al concepto de flujo de mercancías en un almacén, revisando procesos como las entradas y las salidas, las cargas y las descargas y el cross-docking.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. Defina con sus propias palabras el concepto de almacén.
2. Enuncie las principales funciones comunes a todo almacén.
3. ¿Es posible aplicar lay-out en todo tipo de almacén?
4. ¿Qué particularidades tiene un almacén de productos congelados?
5. Enumere las diferencias existentes entre los conceptos de carga y de descarga.
6. Comente la importancia que tiene conocer el circuito que siguen las mercancías en el almacén desde su entrada hasta su salida.
7. Analice la importancia de tener un stock fiable en la gestión del almacén.
8. ¿Es factible que una empresa de servicios tenga un almacén? Razone la respuesta.
9. Defina el concepto de cadena de suministro de un almacén.
10. ¿Qué es el cross-docking?
