Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

Оглавление

Глеб Архангельский. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

Читайте и пробуйте!

От автора

Обратная связь

1. Недельный круг. Создайте ваше расписание с помощью «Календаря»

Как успеть на бал с государем

Ваш личный недельный круг

Планирование недели

Правила планирования недели

Как называть встречи

Полезности для руководителя

Краткие итоги

2. Высшая точка жизни. Обустройте ваш день с помощью раздела «Задачи»

Перейти Рубикон…

Ваши личные контексты

Создание задач и категорий

Группировка задач

Выделение главного

Планирование дня

Анализ выполненного

Полезности для руководителя

Краткие итоги

3. Люди в нашей жизни. Помните все о значимых людях – с помощью Контактов

«Был всем для всех…»

Запись контактной информации

Поиск нужного человека

Поиск дел, связанных с человеком (только для Outlook 2007)

Полезности для руководителя

Краткие итоги

4. Информационная безопасность. Реагируйте вовремя с помощью раздела «Почта»

Не думай о секундах свысока…

Дисциплина проверки почты

Автоматическая обработка пришедших писем

Письма «к исполнению»

Письма на контроле

Архивные папки и папки поиска

Автоматическое форматирование сообщений

Вставка в письма готовых блоков текста

Информационное «чувство локтя»

Полезности для руководителя

Краткие итоги

5. Направленное усилие. Сохраняйте выполненное с помощью «Дневника»

Судовой журнал

Дневник усилий

Фиксация энергоемких дел

Фиксация направлений и поглотителей времени

Анализ данных в Excel

Полезности для руководителя

Краткие итоги

6. Культура мысли. Материализуйте ваши идеи в разделе «Заметки»

«И свет его слился с небесным, вечным светом»

Творческая картотека

«Мысленаправления»

Порядок работы с картотекой

Создание завершенного продукта

Полезности для руководителя

Краткие итоги

7. Внимание к деталям. Систематизируйте мелочи с помощью пользовательских полей

«Лучшее качество – это моя слабость»

Ключевые процессы

Подготовка мероприятий

Структурирование задач

Детализация контактов

Полезности для руководителя

Краткие итоги

Послесловие

Благодарности

Глоссарий

Приложение 1. Список кратких рекомендаций

Приложение 2. Моя личная ТМ-система на Outlook

Раздел «Календарь»

Раздел «Задачи»

Раздел «Почта»

Разделы «Контакты» и «Заметки»

Прочие полезности

Приложение 3. Как эффективно организовать корпоративные задачи в Outlook

«Организатор задач Outlook»

Дерево задач

Жесткий контроль

Разграничение доступа к информации

Цепочка согласований

«Умные» напоминания и уведомления

Технические аспекты хранения данных

В каких ситуациях полезен «Организатор задач Outlook»?

Приложение 4. Новые возможности Outlook 2010

Несколько учетных записей Exchange

Ленточные меню

Несколько новых удобных функций

Приложение 5. Корпоративный тайм-менеджмент на Outlook

Корпоративные стандарты тайм-менеджмента

1. Стандарт планирования времени

2. Стандарт управления задачами

3. Стандарт управления совещаниями

4. Стандарт коммуникации

5. Стандарт управления секретариатом

Внедрение ТМ-стандарта: принцип табуретки

Порядок внедрения ТМ-стандарта

Отрывок из книги

Во многих областях нашей жизни, чтобы получить результат, нужно придерживаться некоторой четко определенной системы. Например, в спорте, музыке, фигурном катании, классической хореографии, шахматах, публичных выступлениях, мастерстве продаж, искусстве управления и т. п.

Вспомните ощущение маленькой победы – в любом из этих искусств. Не кубка и первого места: они не всегда бывают, да и не всегда нужны. Вспомните ощущение той победы над самим собой, которую вы одерживали, сделав на десять отжиманий больше, чем вчера.

.....

2. На панели управления выберите пункт «Рабочая неделя» (в Outlook 2007 – «Неделя»). Календарь приобретет такой же вид, как у Евгения Онегина: по горизонтали – дни, по вертикали – часы.

3. Перейдите на вкладку «Вид» и выберите «Список дел» / «Обычное», чтобы открыть панель задач. Над ней появится маленький календарь на два ближайших месяца. Кликая на нем мышкой, вы можете переходить в нужную вам неделю. (В версии 2007 для этого выберите в меню «Вид» пункт «Список задач».)

.....