Оглавление
Игорь Клоков. Эффективное делопроизводство
Введение
Часть 1. Документы есть
Глава 1. Делопроизводство: истоки
Краткая история развития письменности и делопроизводства в России
Что такое современное делопроизводство
Для чего нужен документооборот
Глава 2. Документы: немного теории
Нормативная база делопроизводства
Законодательные и правовые акты РФ
Государственные стандарты (ГОСТ) на документацию
Нормативные документы
Классификаторы
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
Классификация документов
Глава 3. Электронные документы
Преимущества электронных документов
Электронная подпись
Термины электронного делопроизводства
Глава 4. Сага о бумаге
Лирическое отступление 1: та, что все стерпит
Бумажное делопроизводство: едите вы ее, что ли
Физика, химия и электрика
Мифы и их развенчание
Имя, сестра
Храним и готовим
Глава 5. Требования к оформлению документов
Правила составления документов
Формат бумаги и размеры полей
Основные реквизиты документов
Обязательные реквизиты бланка
Язык управленческих документов и деловая переписка
Глава 6. Виды документов
Приказ
Протокол
Акт
Докладная записка
Справка
Внешние документы
Письмо
Факс
Телефонограмма
Документы по личному составу
Глава 7. Организация документооборота
Представление о документообороте
Обработка входящих документов
Регистрация и контроль исполнения документов
Обработка исходящих и внутренних документов
Номенклатура дел
Часть 2. Офис как фабрика документов
Глава 8. Средства тиражирования документов
Копировальные аппараты
Принтеры
Многофункциональные устройства (МФУ)
Глава 9. Вижу и слышу
Сканер: глаза для компьютера
OCR, или Машинопись без машинистки
Что еще можно автоматизировать
Субъективные заметки
Лирическое отступление 2: пойманный звук
Диктофон: дополнительное средство подготовки документов
Глава 10. Чтоб блестело: послепечатная обработка документов
Лакировщики вечности
Упорядочить и расцветить
Избавители
Часть 3. Виртуальный офис
Глава 11. Новый Office 2007
Комплектация
Графический интерфейс
Что такое макрос
Понятие шаблона
HTML-формат в Microsoft Office
Глава 12. Word: все, что вы хотели сказать
Интерфейс Word 2007 и его объекты
Способы выбора операций
Горячие клавиши
Иллюстрации
Таблицы
Колонки
Колонтитулы
Орфография, стиль, автозамена
Скрытые знаки
Дополнительные возможности замены
Использование полей
Оформление писем
Глава 13. Превосходный Excel
Назначение
Начало работы
Первое задание
Простейшие вычисления
Простейшие функции
Педантизм печати
Форматирование ячеек и интуиция
Обработка баз данных
Функции
Диаграммы
Цветные ярлыки
Управление связями
Всплывающие подсказки для узких столбцов
Поиск и замена
Печать
Колонтитулы
Сортировка текста как чисел
Редактирование веб-страниц в Excel
Автосохранение
Глава 14. PowerPoint: сила убеждения
Преимущества PowerPoint перед другими технологиями слайд-шоу и анимации
Первый слайд
Добавление слайдов
Анимация
Режимы работы со слайд-шоу
Крутим кино
Анимация слайдов
От аплодисментов до щелчков
Упакуй и отдай
Маленькие хитрости
Особенности PowerPoint 2007
Глава 15. Вид из офиса: Outlook
Назначение
Почтовый клиент
Настройка программы
Контакты
Органайзер (календарь-ежедневник)
Транспортная система
Главное
Глава 16. Работа на клавиатуре: как становятся профессионалами
Слепой десятипальцевый метод набора
Клавиатурные тренажеры
Глава 17. Программы для ускорения набора текста
Punto Switcher
TypePilot
Глава 18. Электронные переводчики и словари. ABBYY Lingvo 12
Особенности активизации
Интерфейс и основные возможности
Системные требования
Установка и запуск
Работа с программой
Глава 19. Быстро и просто: полезные программы для делопроизводства
Создание визиток (программа «Картмейстер»)
Создание штампов (программы «ШТАМП» и Stamp)
Печать чеков (программа Kassy)
Глава 20. Эргономика в офисе
Общая эргономика рабочего места
Стол
Кресло
Обстановка
Свет
Как работать не уставая
Ждет именно вас
«Нет» беспорядку
Цветы-цветочки
Приятный запах
Нейтральная музыка
Глава 21. Оргтехника: техника, которая организует
Шесть правил для пользователя, который не любит читать руководства
Уход за оргтехникой
Замена расходников
Лирическое отступление 3: слухи о его смерти сильно преувеличены
Спасение рядового винчестера
Глава 22. Фитнес и баня
С бодрым голосом из репродуктора
Осанка Нефертити
Вращения и потягивания
Скрытый фитнес
К стенке
Идите вы в баню
Приложение. Отзывы читателей книги «Эффективное делопроизводство на ПК»[1]
Отрывок из книги
Считается, что именно необходимость закрепления на каком-либо носителе важной информации привела к рождению и развитию письменности. Собственно документооборот появился с возникновением государственности, когда всеми признавались именно «писаные законы».
В разных цивилизациях письменность развивалась по различным принципам и с использованием разных материалов. Историки относят возникновение письменности к концу IV тысячелетия до Рождества Христова в Египте и Месопотамии. Различают четыре основных буквенно-звуковых письма: идеографическое, словесно-слоговое, силлабическое (слоговое) и буквенно-звуковое (алфавитное). Первыми носителями информации были глиняные таблички (Вавилон) и папирус (Египет и Греция). Самые ценные письмена вырезались на более прочных материалах, например камне. Папирус был самым удобным писчим материалом. Это прообраз современной бумаги – как по технологии производства, так и по свойствам. Однако направление исторического развития помешало гладкому переходу письменности непосредственно с папируса на бумагу.
.....
Так называемая нервущаяся на самом деле бумагой не является. Это полиэстерная пленка с покрытием, она не намокает, стойкая к истиранию, и ее действительно трудно разорвать. Она значительно дороже традиционной офисной бумаги и предназначена для печати часто используемых важных документов. Вероятность застревания такой бумаги значительно выше, ее не рекомендуется использовать при печати больших объемов документов (свыше 1000–1500 страниц). Этот материал ничего не впитывает, поэтому иногда на отпечатанной нервущейся бумаге остается масляная пленка, которую нужно дополнительно удалять салфеткой. При длительной печати на такой бумаге рекомендуется время от времени отпечатывать несколько страниц на обычной, а затем возвращаться к нервущейся – так сохранится более высокое качество печати.
Писчая бумага пригодна только для письма, что ясно из ее названия. Ее плотность меньше (45–70 г/м2), белизна – ниже (78–96 %). Упакована она как по 500, так и по 250 листов. Писчая бумага дешевле принтерной, но несопоставимо хуже по потребительским качествам. Такая бумага не только ухудшит вид распечатанного документа, но и может повредить технику. Она менее плотная, чаще застревает, больше пылит и засоряет тракт прохождения бумаги, в результате аппарат потребует как минимум внеочередной профилактики. Использовать писчую бумагу для печати и копирования означает экономию на спичках.
.....
