Читать книгу Sprint. Kuidas kõigest viie päevaga lahendada suuri probleeme ja proovida läbi uusi ideid - Jake Knapp - Страница 5

EESSÕNA

See, mida ma tööl tegin, ei toiminud.

2003. aastal sündis meie perre esimene laps. Kui ma tööle tagasi läksin, tahtsin, et minu tööl veedetud aeg oleks sama sisukas nagu perele pühendatud aeg. Vaatasin kriitilise pilguga oma harjumustele – ja tõdesin, et ma ei kuluta oma jõupingutusi kõige tähtsamale tööle.

Niisiis asusin optimeerima. Lugesin tootlikkuse kohta kirjutatud raamatuid. Koostasin tabeleid, et jälgida, kuidas mõjutab minu efektiivsust see, kas teen võimlemisharjutusi hommikul või lõuna ajal, või see, kas joon kohvi või teed. Ühel kuul katsetasin viie erineva kohustuslike toimingute nimekirjaga. Jah, kogu see analüüs oli kummaline. Vähehaaval mu keskendumus ja organiseeritus siiski paranesid.

Siis sain 2007. aastal töökoha Google’is ja sealt leidsin protsessinohiku jaoks ideaalse töökultuuri. Google innustab eksperimenteerima, ja mitte üksnes toodangu, vaid ka meetoditega, pidades silmas nii iga töötajat kui ka … meeskondi.

Meeskonnaprotsesside parandamisest sai minu kinnisidee (jah, jällegi kummaline). Esmalt tegin inseneride meeskondades katset ajurünnakutega. Rühma ajurünnakud, kus igaüks hõikab välja ideid, on väga lõbusad. Mõne koosveedetud tunniga kogusime suure hunniku kollaseid märkmepabereid ja kõik olid ülevas meeleolus.

Ühel päeval keset ajurünnakut katkestas aga üks insener protsessi. „Kust sa tead, et ajurünnakud toimivad?“ küsis ta. Ma ei teadnud, mida vastata. Tõde oli piinlik: olin uurinud osalejate rahulolu, aga ma polnud mõõtnud tegelikke tulemusi.

Uurisin siis, millise tulemuse minu juhitud tööseminarid olid andnud. Ja märkasin probleemi. Ideed, mis olid töösse läinud ja edukaks osutunud, ei olnud sündinud ajurünnakutel välja hõigatud ideedest. Parimad ideed tulid kusagilt mujalt. Aga kust?

Ideed tulid inimestele ikka pähe nii nagu alati – töölaua taga, kohvikusabas või duši all. Need omapäi sündinud ideed oli paremad. Hoolimata kogu sellest tööseminaride elevusest ei suutnud ajurünnakute ideed lihtsalt teistega konkureerida.

Võib-olla ei olnud neil koosolekutel piisavalt aega, et sügavalt järele mõelda. Võib-olla oli asi selles, et ajurünnak lõppes paberile tehtud kritseldustega, mitte millegi konkreetsega. Mida rohkem ma sellele mõtlesin, seda rohkem vigu ma oma lähenemises nägin.

Võrdlesin ajurünnakuid omaenda igapäevatööga Google’is. Kõige tõhusamat tööd tegin siis, kui mu ees seisis keeruline ülesanne ja aega polnud piisavalt.

Üks selline projekt tuli ette 2009. aastal. Gmaili insener nimega Peter Balsinger esitas e-kirjade automaatse organiseerimise idee. Mind see idee – mis sai nimeks Priority Inbox – köitis ja ma värbasin veel ühe inseneri – Annie Cheni – meiega koos selle kallal töötama. Annie nõustus, aga andis selle idee proovilepanekuks ainult ühe kuu – kui me ei saa selle aja jooksul tõestust, et idee on elujõuline, läheb ta teisele projektile üle. Ma olin kindel, et ühest kuust ei piisa, aga Annie on silmapaistev insener ja ma otsustasin siiski võtta, mis võtta annab.

Jagasime kuu neljaks nädalapikkuseks jupiks. Iga nädal tulime välja uue lahendusega. Annie ja Peter ehitasid prototüübi ja nädala lõpus katsetasime seda mõnesaja inimese peal. Kuu lõpuks olime leidnud lahenduse, millest inimesed aru said – ja mida nad kasutada tahtsid. Annie jäi Priority Inboxi meeskonda juhtima. Ning kuidagi­moodi oli meil õnnestunud projekt valmis saada kõigest murdosa jooksul tavapärasest ajast.

Mõni kuu hiljem külastasin Stockholmis kahte Google’i töötajat Serge Lachapelle’i ja Mikael Drugget. Tahtsime kolmekesi katsetada veebibrauseris toimiva videokoosolekute tarkvara ideed. Olin Stockholmis ainult mõne päeva, seepärast töötasime nii kiiresti kui võimalik. Külaskäigu lõpuks oli meil toimiv prototüüp. Saatsime selle e-postiga oma kaastöötajatele ja hakkasime seda koosolekute pidamiseks kasutama. Paar kuud hiljem kasutas seda juba terve Google. (Hiljem lasti turule selle veebipõhise äpi ilustatud ja täiustatud versioon Google Hangouts).

Mõlemal juhul mõistsin, et olin töötanud palju tõhusamalt kui tavalises igapäevarutiinis või ühelgi ajurünnakul. Mis siis oli teisiti?

Esiteks oli aega ideid omapäi arendada, selle asemel et neid rühma ajurünnakutel õhku visata. Aega ei olnud siiski piisavalt. Ähvardavad tärminid sundisid keskenduma. Ma ei saanud endale lubada liigset detailide üle juurdlemist ega mingisse kõrvalisse töösse kinnijäämist, nagu seda tavalistel tööpäevadel sageli juhtus.

Teine võtmetähtsusega asjaolu oli inimesed. Insenerid, tootmisjuht ja projekteerija olid kõik ühes ruumis, igaüks lahendas oma osa probleemist ja oli valmis vastama teiste küsimustele.

Nüüd vaatasin nendele rühmaseminaridele uue pilguga. Mis oleks, kui lisada need võlujõulised koostisosad, nagu keskendumine omaette töötamisele, prototüübi väljatöötamiseks mõeldud aeg ja möödapääsmatu lõpptähtaeg? Otsustasin nimetada seda sprintprojekteerimiseks.

Koostasin üldjoontes oma esimese sprindi ajagraafiku: päev info jagamiseks ja ideede visandamiseks ning seejärel neli päeva prototüübi ehitamist. Taas tervitasid Google’i meeskonnad eksperimenti. Juhtisin Chrome’i, Google Searchi, Gmaili ja teiste projektide sprinte.

See oli põnev. Sprint töötas. Ideid katsetati, viidi ellu ja lasti turule, ning mis kõige parem, need toimisid tihti ka pärismaa­ilmas. Sprindiprotsess levis Google’is meeskonnalt meeskonnale ja kontorist kontorisse. Üks Google X-i projekteerija hakkas sellest meetodist kinni ja korraldas sprindi Adsi meeskonnale. Adsi sprindis osalenud Google’i töötajad rääkisid sellest oma kolleegidele ja nii edasi. Varsti kuulsin sprindist juba sellistelt inimestelt, keda ma kunagi varem polnud kohanud.

Tegin selle käigus ka vigu. Minu esimeses sprindis osales 40 inimest – naeruväärselt palju – ning see ähvardas sprindi juba enne selle alustamist rööbastelt välja viia. Kohandasin ideede arendamisele ja prototüübi ehitamisele kuluvat aega. Sain aimu, mis on liiga kiire, mis liiga aeglane, ja lõppkokkuvõttes – mis täpselt paras.

Paar aastat hiljem kohtusin Bill Marisega, et rääkida sprindist. Bill on paljulubavatesse idufirmadesse investeerimiseks loodud Google’i riskikapitaliettevõtte Google Ventures tegevjuht. Ta on üks mõjukamaid inimesi Silicon Valleys. Ent tema sundimatust olekust seda välja ei loe. Tol konkreetsel pärastlõunal kandis ta enda tavalist riietust: pesapallimütsi ja T-särki, mis ütles midagi Vermonti kohta.

Bill oli huvitatud sprindi rakendamisest GV portfellis olevates idufirmades. Idufirmad saavad tavaliselt ainult ühe võimaluse eduka tootega välja tulla, enne kui neil raha otsa saab. Sprint võinuks anda neile firmadele mooduse, kuidas selgeks teha, kas nad on õigel teel, enne kui seovad end toote ehitamise ja väljalaskmise riskantse äriga. Nii võis sprindiga raha teenida ja säästa.

Et asi toimiks, pidin sprindiprotsessi siiski kohandama. Olin aastaid mõelnud individuaalsele ja meeskondlikule produktiivsusele. Aga idufirmadest ja nende äriküsimustest ei teadnud ma peaaegu midagi. Ometi veenis Billi entusiasm mind, et Google Ventures on sprindi jaoks õige koht – ja minu jaoks samuti. „Meie missioon on leida maailma parimad ettevõtjad ja aidata neil muuta maailma paremaks,“ ütles ta. Ma ei suutnud vastu panna.

GVs liitusin kolme projekteerijast partneriga: Braden Kowitzi, John Zeratsky ja Michael Margolisega. Koos hakkasime idu­firmades sprinte ellu viima, sprindiprotsessiga eksperimenteerima ja tulemusi analüüsima, et leida täiustamisvõimalusi.

Selle raamatu ideed pärinevad kogu meie meeskonnalt. Braden Kowitz tõi sprindiprotsessi lookeskse lähenemise – see on eba­konventsionaalne lähenemine, mis keskendub üksikute komponentide või tehnoloogiate asemel kliendikogemusele tervikuna. John Zeratsky aitas meil alustada lõpust, et iga sprint vastaks äriettevõtte kõige tähtsamatele küsimustele. Bradenil ja Johnil oli erinevalt minust kogemusi idufirmade ja ettevõtlusega ning nad kujundasid protsessi niimoodi ümber, et saavutada iga sprindiga parem fookus ja targemad otsused.

Michael Margolis innustas meid panema iga sprindi lõpus tulemuse pärismaailmas proovile. Ta võttis tarbijauuringud, mille kavandamine ja elluviimine võtab tavaliselt nädalaid, ning leidis mooduse, kuidas saada selged tulemused üheainsa päevaga. See oli otsekui ilmutus. Me ei pidanud enam mõistatama, kas meie lahendused on head. Iga sprindi lõpus olid meil vastused olemas.

Ja veel osales Daniel Burka, kes oli ise asutanud kaks idufirmat, enne kui müüs ühe neist Google’ile ja ühines GVga. Kui ma talle esimest korda sprindiprotsessi tutvustasin, oli ta skeptiline. Hiljem ütles ta: „See kõlas nagu hunnik juhtimisalast sõnavahtu.“ Aga ta oli nõus korra järele proovima. „Selles esimeses sprindis lõikasime end kohe igasugusest tühjast-tähjast läbi ja tegime kõigest nädalaga midagi ambitsioonikat. Ma olin asjast kaasa haaratud.“ Kui olime Danieli enda poole võitnud, aitas tema ettevõtteasutaja vahetu kogemus ja täielik sallimatus tühja loba vastu meil protsessi täiustada.

Alates 2012. aastal GVs tehtud esimesest sprindist oleme seda palju mugandanud ja katsetanud. Algul arvasime, et prototüübi kiire ehitamine ja uurimine toimib ainult massituru toodete puhul. Kas me aga suudaksime sama kiiresti tegutseda, kui klientideks on selliste elualade nagu meditsiini või rahanduse asjatundjad?

Meie üllatuseks toimis viiepäevane protsess ka siis. See toimis igat liiki klientide puhul alates leiduritest ja lõpetades talumeestega, alates onkoloogidest ja lõpetades väikeettevõtjatega. Töötas niihästi veebilehtede, iPhone’i rakenduste, haiguslugude kui ka kõrg­tehnoloogilise riistvara puhul. Ning seda pole kasutatud üksnes toodete arendamiseks. Oleme sprindi abil prioriteete paika pannud, turundusstrateegiat edendanud, isegi firmadele nime andnud. Ikka ja jälle tulevad meeskonnad selle protsessi käigus kokku ja viivad ideid ellu.

Paari viimase aasta jooksul on meie meeskonnal olnud harukordseid võimalusi tööprotsesse puudutavaid ideid proovile panna. Oleme korraldanud GV portfellis leiduvate idufirmadega üle saja sprindi. Oleme töötanud külg külje kõrval selliste geniaalsete ettevõtjatega nagu Anne Wojcicki (23andMe asutaja), Ev Williams (Twitteri, Bloggeri ja Mediumi asutaja) ning Chad Hurley ja Steve Chen (Youtube’i asutajad) ning nendelt õppinud.

Alguses tahtsin oma tööpäevi tõhusaks ja mõtestatuks muuta. Tahtsin keskenduda tõeliselt olulisele ja kasutada oma aega parimal viisil – nii iseenda, oma meeskonna kui ka klientide jaoks. Nüüd, kui möödunud on üle kümne aasta, olen sprindiprotsessi abiga järje­pidevalt seda eesmärki saavutanud. Ja mul on ülimalt hea meel teiega seda siin raamatus jagada.

Kui teil on olnud õnne, olete saanud valida oma töö julge nägemuse pärast. Te tahate seda nägemust maailmale edasi anda, ükskõik kas see on siis sõnum või teenus või kogemus, tarkvara või riistvara või koguni – nagu selle raamatu puhul – lugu või idee. Nägemuse elluviimine on aga raske. Väga hõlpsasti võib tühi­käigule toppama jääda: lõputud e-kirjad, tähtaegade edasilükkamised, päeva asjatult kulutavad koosolekud ja küsitavatel eeldustel põhinevad pika­ajalised projektid.

See ei pea nii olema. Sprint näitab teed, kuidas lahendada suuri probleeme, katsetada uusi ideid, teha rohkem ja kiiremini ära. Ühtlasi näitab see, kuidas protsessi käigus kõike rohkem nautida. Teisisõnu, sprint tuleb kindlasti ise järele proovida. Hakkame tööle.

Jake Knapp

San Francisco, veebruar 2016