Читать книгу SAP Business One® Dashboards - Jochen Clemens - Страница 11

Einleitung

Wir brauchen die Leidenschaft, aber auch die Hilfsmittel, Kunden von SAP Business One® zu unter- stützen, nachhaltig produktiv zu sein.

Unternehmen ändern sich ständig, immer sind Anpassungen notwendig, daher sind Dashboards nicht etwas statisches, das man sich ab und zu ansieht, sondern sie sollen eine Dynamik entwickeln.

Man sollte mit Dashboards einen dynamischer Prozess installieren, der immer neue Schwerpunkte setzt. Dies erfolgt durch eine stufenweise Realisierung der Dashboards.

In der obersten Stufe stehen Dashboards für die Unternehmensleitung. Das sind Dashboards über Deckungsbeiträge, Gesamtproduktivität, Anteil der produktiven Stunden an den Gesamtstunden usw. Diese Dashboards sind nicht nur die Informationsquelle für die Geschäftsleitung, sondern sie dienen auch dazu, das Erreichen von Zielen zu verifizieren.

In der zweiten Stufe stehen Container-Dashboards über die Deckungsbeiträge der Kunden und Produkte. Dazu Dashboards über Ressourcen, deren Auslastung und Produktivität. Diese Dashboards enthalten zusammengefasste Daten über Kunden, Produkte und Ressourcen. Sie sind zusammengefasst in Containern, um die Technik der boyum-Dashboards auszunutzen. Sie können an die Stammdatensätze von SAP Business One® angedockt werden, so dass sie über Buttons an den Stammsätzen aufgerufen werden können. Das erspart wesentlich Zeit beim Aufruf der Dashboards, da die Suchfunktionen in SAP Business One® und beasmanufactoring genutzt werden.

Diese zweite Stufe wird beeinflusst von Dashboards über den Anteil produktiver Arbeiten, Ausschuss,

Anteil Planzeiten, Lieferzeiten, Durchlaufzeiten, Kosten usw.

Diese Dashboards werden weitergeführt zu Analyse-Dashboards. Das sind Dashboards über Durchlaufzeiten, Lieferzeiten, Kosten, Produktivität in denen die Filtermöglichkeiten des boyum – Dashboard – Editors genutzt werden. Dies wird verwendet, um die Datensätze wie Fertigungsaufträge, Kundenaufträge, Kostenarten usw. auszuwerten. Damit der Benutzer Entscheidungen treffen kann, inwieweit diese Werte beeinflussbar sind, werden Durchschnittswerte und Standardabweichungen angezeigt. Dazu werden Schwellenwerte gesetzt, um Daten mit ungenügender Datenerfassung ( Qualität der Daten ) auszuschließen. Hierzu werden obere und untere Schwellenwerte festgelegt. Dies erfolgt durch den Anwender. Die verbleibenden Werte, also die in die weitere Analyse einbezogenen Werte werden statistisch ausgewertet mit Standardabweichungen, Durchschnittswerten und einer statistischen Ausreißerprüfung in der zunächst Werte gefunden werden die nicht in den normalen Verlauf gehören. Damit werden mit dem Verfahren auch grundsätzliche Steigerungen oder Abschwächungen erkannt, da die Werte aus den normalen Werten, innerhalb der Standardabweichungen, liegen werden. Zusätzlich stellt man sich die Frage, ob die Werte innerhalb der Erwartungen der Kunden liegen, daher ist die Anzeige der Standardabweichung wichtig.

Damit wird mit Dashboards eine Systematik geschaffen, die sehr kostengünstig zu besseren Ergebnissen führt.

Aber warum eigentlich? Schließlich sehen wir in SAP Business One®, wie in den meisten ERP-Systemen, alle Daten die wir benötigen. Aber jedes Unternehmen hat eigene Zielsetzungen, eigene Ausprägungen, die man mit Dashboards einfacher und kostengünstiger darstellen kann. Wenn z.B. der Ausschuss bei bestimmten Materialgruppen höher zu liegen scheint, können wir das mit Dashboards auswerten und verifizieren.

Wir reagieren besser, weil wir wissen, dass der Sachverhalt so ist, oder auch nicht. Und wenn wir wissen, dass das so ist, können wir es ab jetzt immer sehen und die Entwicklung verfolgen. Wenn wir dann noch die Statistik bemühen und uns klar machen, dass es Durchschnittswerte, Standardabweichungen, Mediane und Häufigkeitsverteilungen gibt, dann können wir besser beurteilen was erreicht werden kann, und was nicht, das ist oft auch besonders wichtig. Wir haben Daten, die wir in Wirtschaftlichkeitsrechnungen einsetzen können. Und besonders wichtig ist, dass wir andere einbinden können, indem wir Dashboards erstellen, die genau dem Bedarf des Anwenders entsprechen. Natürlich dauert alles seine Zeit, aber mit einer Systematik in der Umsetzung ist der Erfolg sicher, und, nach einer gewissen Zeit, sind erhebliche Verbesserungen zu erwarten. Nach statischen Investitionsrechnungen sollten die Amortisationsdauern nicht über 3 - 6 Monate liegen.

1 Doing the right things

Technische Voraussetzungen für Dashboards

Dieser Abschnitt beinhaltet:

• SAP Business One®

• beasmanufactoring ( boyum )

• Dashboard Editor in B1UP

• Datenbanken SQL und SAP HANA®

• Cockpit und B1Webdashboards

• Parameter als Filter, Eingabe, Übernahme aus Stammdaten

• Statistikfunktionen, Standardabweichung, Varianz, Durchschnitt, Median

„WER HOHE TÜRME BAUEN WILL, MUSS LANGE AM FUNDAMENT VERWEILEN“

Anton Bruckner

SAP Business One® ist ein Produkt, das weltweit vertrieben wird. Es wird in mittelständischen Unternehmen eingesetzt, oft in Tochterunternehmen größerer Unternehmen. Der Schwerpunkt liegt in einer umfassenden Lösung die möglichst viele Funktionen abdecken soll. Da aber in der Praxis der mittelständischen Unternehmen eine große Vielfalt herrscht, bedient sich SAP Partnerunternehmen die das Produkt SAP Business One® ergänzen können mit Add On’s der jeweiligen Branchen.

Ein Produkt, das SAP Business One® ergänzt, ist beasmanufactoring. Entwickelt von beas, Pforzheim, ist das System seit 2016 im Besitz der boyum-it, Dänemark. beasmanufactoring ist eine umfassende Produktionslösung mit Fertigungssteuerung, Betriebsdatenerfassung und Kostenrechnung. Boyum it entwickelt Software für SAP Business One® und vertreibt seit 2005 das Produkt B1Usability Package mit über 6000 Installationen weltweit. Das Usability Package enthält einen Editor zur Entwicklung von Dashboards.

Unsere Dashboards greifen auf Daten von SAP Business One® und beasmanufactoring zu und ergänzen damit diese Gesamtlösung. Sie sind mit dem Editor erstellt, der in dem Add-on B1UP enthalten ist.

2 boyum B1UP Editor

Die Abfrage können in dem Editor selbst erstellt werden. Hierzu steht ein Querry-Builder zur Verfügung. Abfragen können auch im Abfrage-Editor eingegeben werden. Als weitere Möglichkeit kann auf gespeicherte Abfragen zugegriffen werden.

Das System läuft auf SQL- oder auf SAP HANA®-Datenbanken. Es steht eine umfangreiche Dokumentation zur Verfügung. Daneben wird über Videos der Funktionsumfang dargestellt. Neben den Einführungsvideos wird die Navigation zu den SAP®-Objekten gezeigt, es können Karten (maps) eingebunden werden und es stehen allgemeine Funktionen zur Verfügung. Die Dashboards können zeitlich geplant werden, wann sie sich aktualisieren sollen.

Das System ist klar strukturiert und sehr gut verständlich, setzt aber voraus, dass der Anwender Kenntnisse in SQL hat, wenn über die Funktionen des Querry-Builders hinausgegangen werden soll.

Aufgrund der Integration in SAP Business One® wird das Dashboard in dem Cockpit aufgerufen

3 Dashboard im SAP Business One® Cockpit

Neben dem Aufruf über das Cockpit können die Dashboards von den Stammdaten aus aufgerufen werden. Hierzu werden mit den Funktionen von B1UP Buttons an die Stammdaten gesetzt, über die der Aufruf dann erfolgt. Dann werden die für die Abfrage notwendigen Parameter, z.B. Kundennummer, von dem Stammsatz der gerade aufgerufen wurde, übernommen. Das führt zu Anwendungen, die den täglichen Ablauf wesentlich erleichtern, weil man genau die Daten angezeigt bekommt die man genau an dieser Stelle des Ablaufs benötigt. Daher sind Dashboards nicht nur zur „Ansicht“ da, sondern tragen wesentlich zu produktiverem Arbeiten bei.

Das Dashboard lässt sich in Registern gliedern, die jeweils Dashboard enthalten (Container). Damit kann man mit einem Aufruf des Dashboards alle Daten anzeigen, die man benötigt. Es müssen nicht mehrere Dashboards einzeln aufgerufen werden, sondern man blättert in einer Anzeige. Das ist einfach praktischer.

Bei der Gestaltung der Dashboards bedient man sich der vorhandenen Elemente. Das sind z.B.

• Tabellen (grid),

• Diagramme (Balken, Linien),

• Punktediagramme,

• Kuchen,

• Messgeräte,

• Flächenkartogramme.

Da das Cockpit eine ganze Reihe von Dashboards enthalten soll werden Oberbegriffe, Titel, definiert die den Bildschirm einteilen und die einzelnen Dashboards enthalten.

4 Dashboard mit Registern

Wenn die Oberfläche des Cockpits nicht zur Verfügung steht, fiory, werden die Dashboards über Browser aufgerufen.

Die in den Dashboards enthaltenen Begriffe werden als Namen in einer Tabelle bearbeitet, sodass man das leicht auf die von den Anwendern bevorzugten Begriffe ändern kann.

5 Produktivität Ausschuss

Für Anwender besonders wichtig ist, dass die Werte die in grafischen Anzeigen gezeigt werden auch geprüft werden können. Hierzu stehen Filterelemente zur Verfügung. Man stellt die Daten der Abfrage daher einmal als grafisches Ergebnis dar, zum andern aber auch tabellarisch. Diese Anzeige versieht man mit Filterelementen, sodass die Werte angezeigt werden die der Anwender prüfen will.

6 Produktivität Ausschuss tabellarische Darstellung

Damit entsteht ein hohes Vertrauen in die Anzeigen. Aus diesen Tabellen kann der Anwender bei Bedarf direkt in den Datensatz springen in SAP Business One® oder beasmanufactoring. Man kann damit Werte direkt nachprüfen ohne großen Aufwand und hat gleichzeitig die Möglichkeit Maßnahmen zu finden, die zu den Werten geführt haben.

Diese Funktionen bieten sehr gute Voraussetzungen um anwendergerechte Dashboards zu erarbeiten. Insbesondere können die Anwender einfache Dashboards selbst erstellen. Die Dashboards sind leicht zu installieren, sodass man gut zusammen arbeiten kann. Das ist wichtig, da Dashboards immer weiter entwickelt werden, die Anforderungen steigen mit der Benutzung. Aber nicht in umfassenden Auswertungen, sondern mehr in Ergänzungen, die dann doch nicht so zeitraubend zu realisieren sind. Daher ist diese Konzeption der Dashboards sehr praxisgerecht.

B1UP enthält eine Weblösung der Dashboards. Hierzu müssen die entsprechenden Ergänzungen von boyum heruntergeladen werden. Zu beachten ist, dass die Steuerung der Dashboards durch Parameter anders geregelt werden muss.

7 Webdashboard Deckungsbeitrag Unternehmen

Die Steuerung erfolgt aufgrund von Filterelementen, in denen die Filter definiert werden. Man filtert dann nach Aufträgen, Ressourcen, Datum usw. WebDashboards laufen sowohl unter SQL wie auch unter HANA.

8 Parametersteuerung bei Webdashboards

WebDashboards eröffnen einige Möglichkeiten die die Anwendung von SAP Business One® unterstützen. Über einen Access-user können Anwender einbezogen werden, die eigentlich gar keine SAP Business One® – Anwendung nutzen. Das ist z. B. dann der Fall, wenn Auslastungen, Auftragsreihenfolgen, Produktivitätskennzahlen den Teams der Produktion zur Verfügung gestellt werden sollen. Das vermeidet Rückfragen, da die Daten immer aktuell sind.

Statistikfunktionen sind in dem Dashboard Editor enthalten. Bei vielen Dashboards werden die Durchschnittswerte und die Standardabweichung angegeben.

9 Statistikfunktionen in B1UP (boyum)

Das ist dann wichtig, wenn Kennzahlen beurteilt werden sollen. Denn Standardabweichungen sind ein Maß wie die Werte um den Mittelwert schwanken. Wir benötigen in Produktionsunternehmen stabile Abläufe. Daher geben wir bei Dashboards, bei denen das sinnvoll ist, die Standardabweichung an.