Читать книгу Управление проектами. Быстрый старт - Ким Хелдман - Страница 12

Все проекты проходят пять этапов управления: инициацию, планирование, выполнение, мониторинг, контроль, завершение. Буквально через минуту мы подробнее рассмотрим каждый из них. Но сначала давайте посмотрим, как они взаимодействуют в общей системе.

Создание и публикация этой книги служат наглядным примером проекта. Книга началась с идеи, которая была представлена на утверждение, рассмотрена и в процессе отбора по определенным критериям получила «добро» (инициация). После этого мы представили план, который также был рассмотрен и утвержден (планирование). Затем были написаны главы, которые отредактировали технические эксперты (выполнение). При обнаружении каких-либо ошибок или мест, требовавших пояснения, автор получал уведомление о необходимости внесения исправлений (мониторинг и контроль). Автор вносил исправления и представлял их на проверку и утверждение (повторение процессов выполнения, мониторинга и контроля). Наконец, книга была завершена, проверена, утверждена, издана и реализована в местные книжные магазины (завершение).

Жизненный цикл проекта – все этапы проекта в комплексе с самого начала проекта до его завершения.

Каждый проект, будь то возведение моста, издание книги, строительство здания, разработка нового программного продукта, проходит свой жизненный цикл. Фазы жизненного цикла различаются в зависимости от области промышленности. Например, жизненный цикл строительного проекта включает в себя этапы, которые называются инициацией, проектированием, строительством и т. д. В конце каждой фазы менеджер проекта совместно с другими участниками определяет целесообразность перехода к следующей фазе. Такое пофазовое развитие называется «эстафетная передача» (handoff). Каждая фаза выполняет функции контрольной точки для определения целесообразности реализации проекта перед переходом к следующей фазе. Если проект развивается не по плану, нужно принять решение о повторении какой-либо фазы или об отказе от проекта.

Эстафетная передача – переход между фазами жизненного цикла проекта.

Процесс управления проектами организует работу по этому же принципу. Каждый процесс обладает своими характеристиками и обеспечивает результаты, на основании которых реализуется следующая группа процессов, или, в случае процесса завершения, они являются конечным утверждением проекта. Давайте в общих чертах рассмотрим цели и результаты каждого процесса.

Процесс инициации

Инициация проекта начинает все с самого начала. В процессе инициации определяется, какие проекты должны быть реализованы. Помимо этого, рассматриваются целесообразность и выгодность осуществления проекта для компании. Самое главное – процесс инициации подтверждает необходимость начала проекта и передает ресурсы организации в его распоряжение. В ходе этого процесса выполняются следующие задачи:

• определение основных целей проекта;

• определение критериев выбора проекта;

• назначение менеджера проекта;

• разработка устава проекта;

• подписание устава проекта.

Инициация – первая группа процессов, когда заказывается, утверждается и начинается разработка проекта.

Процесс планирования

Планирование проекта – основа основ процессов управления. Процесс планирования указывает всем участникам цель и способ ее достижения. Я являюсь активным сторонником тщательно разработанного плана проекта. Нередко большая часть срока проекта затрачивается на процесс планирования. Однако официально практически все проектное время и затраты выделяются на процесс выполнения. Документальная база, разработанная в ходе планирования, используется в течение всего проектного процесса для выполнения проектных работ и мониторинга их реализации. В ходе планирования выполняются следующие задачи:

• определение результатов проекта;

• разработка и публикация констатации содержания проекта;

• согласование бюджета проекта;

• определение проектных операций и расчетов;

• разработка графика;

• определение конкретных профессиональных навыков и ресурсов, необходимых для выполнения проектных задач.

Процесс планирования – документирование проектных планов, определение результатов и требований, согласование проектного бюджета, разработка проектного графика.

Процесс выполнения

Выполнение – это процесс осуществления проектных работ. На этом этапе реализуются планы, разработанные в процессе планирования. Члены проектной группы назначены и рвутся в бой, а менеджер проекта распределяет задания и ориентирует их на выполнение проекта. В ходе процесса выполнения используется большинство проектных ресурсов и расходуется большая часть бюджета. Имейте в виду, что при этом могут возникнуть конфликты графика. На данном этапе выполняются следующие задачи:

• создание и комплектация проектной группы;

• управление и руководство проектной группой;

• получение других проектных ресурсов;

• проведение статусных контрольных совещаний;

• управление развитием проекта;

• подтверждение качества.

В ходе данного процесса члены группы выполняют проектные работы. Комплектуется группа, распределяются задания и выполняются операции.

Процесс мониторинга и контроля

В процессе мониторинга и контроля осуществляются замеры исполнения для определения степени соответствия целям и результатам проекта. В случае несоответствия вносятся корректирующие изменения, чтобы направить развитие проекта в нужное русло и совместить его с планом. Это значит, что для введения корректирующих изменений придется еще раз вернуться к процессам планирования и выполнения. Одновременно производится управление изменениями, которое включает пересмотр, управление и внесение изменений проекта. В ходе данных процессов выполняются следующие задачи:

• измерение выполнения в соответствии с планом;

• выполнение корректирующих операций в случае превышения лимита показателей;

• оценка эффективности корректирующих операций;

• обеспечение хода развития проекта в соответствии с планом;

• оценка и осуществление изменений.

Мониторинг и контроль – группа процессов, связанная с мониторингом исполнения проекта для обеспечения соответствия результатов требованиям проекта. В ходе процесса рассматриваются и контролируются требования внесения изменений.

Многие менеджеры проектов, включая и меня, совмещают процессы выполнения и мониторинга и контроля. Для некоторых проектов, особенно малых, такой подход оказывается наиболее эффективным. Я занимаюсь проектами в области информационных технологий, в основном связанных с разработкой новых программных продуктов и/или установкой аппаратных средств. Для подобных проектов слияние процессов выполнения, мониторинга и монтроля представляется оптимальным, поскольку проводить тестирование и проверку результатов приходится по ходу работы. Но в других областях промышленности такая структура может оказаться неприемлемой. Учтите, что все указанные процедуры, а также форматы, о которых вы прочтете далее, не высечены на камне. При выборе методики для вашего проекта руководствуйтесь здравым смыслом. Если возникли сомнения, лучше ошибиться в сторону излишнего планирования и мониторинга, чем упустить часть этих процессов.

Процесс завершения

Процесс завершения часто игнорируется. Считается, что если проектный продукт реализован и потребитель доволен, то можно закрывать бухгалтерские книги и переходить к следующему проекту. Однако этап завершения проекта имеет большое значение. Именно в ходе этого процесса лучше всего подводить итоги, формулировать достижения и суммировать результаты. На данном этапе выполняются следующие операции:

• приемка результатов проекта;

• документирование уроков, извлеченных из проекта;

• архивация отчетных документов;

• оформление завершения проекта;

• высвобождение проектных ресурсов.

Процесс завершения – последняя группа процессов, в ходе которой происходит окончательное утверждение проекта и его документальной базы, помещаемой в архив для справок.

Представьте себе, что у вас в шкафу на полке стоит лекарство, которое позволяет вылечить любую болезнь. Чтобы научиться управлять проектами, вам достаточно запомнить формулу такого лекарства: IPECC (Initiating – Инициализация, Planning – Планирование, Executing – Исполнение, Controlling – Контроль, Closing – Завершение). Обратите внимание: из группы управления вы должны удалить такое понятие, как «мониторинг». Если вы сможете эффективно применять эти методики, ваш проект должен стать успешным.

Как уже упоминалось, фазы проекта повторяются в ходе его реализации. В качестве примера предположим, что проект нашей книги достиг фазы контроля. В одной из глав редактор обнаружил пропуск важной темы. Чтобы найти место для новой информации, он должен вернуться к процессу планирования. После определения места повторяется процесс выполнения (пишется дополнительный материал), затем для проверки точности добавленного материала применяются процессы мониторинга и контроля. В конце проекта выполняются процессы завершения и осуществляются утверждение проекта и выход из него. Наиболее часто повторяются процессы планирования, выполнения, мониторинга и контроля.

При работе над многофазным проектом процесс завершения возвращается к процессу инициации. Окончание каждой фазы дает дополнительные возможности принять решение о продолжении или завершении проекта на данном этапе. В процессе завершения можно пересмотреть цели проекта, оценить ход его развития на данной стадии и определить целесообразность начала следующей фазы.

На следующем рисунке наглядно представлено взаимодействие групп процессов. Результаты инициации становятся вводным материалом для процесса планирования, на основе результатов планирования осуществляется выполнение и т. д. На графике показано, что результаты процесса мониторинга и контроля вводятся обратно в процессы планирования и выполнения. Это демонстрирует их повторяющийся характер.

Некоторые методики управления проектами совмещают процессы выполнения, мониторинга и контроля. В этом нет ничего предосудительного, если следить за тем, чтобы по пути не упустить каких-либо важных моментов. Каждый процесс будет в дальнейшем рассмотрен подробно и отдельно, с тем чтобы продемонстрировать его уникальные характеристики. Тогда вы сможете решать вопросы совмещения процессов самостоятельно.