Читать книгу Konfliktmanagement für niedergelassene Ärzte - Klaus-Dieter Thill - Страница 4

1. Teamorientierung: Das Erfolgskonzept moderner Praxisführung

1.1. Die Vorteile einer optimierten Teamstruktur für die Arztpraxis

Die Dienstleistung einer Arztpraxis kann – von Sonderformen wie der „Wohnzimmer-Praxis“ einmal abgesehen – immer nur arbeitsteilig erbracht werden, denn bei der Betreuung der Patienten fällt eine Vielzahl von Aufgaben an – vom Empfang über administrative Tätigkeiten bis hin zur Vor- und Nachbereitung von Untersuchungen -, für deren sachgerechte und schnelle Erledigung Hilfe von Mitarbeiterinnen benötigt wird.

Anstelle von „den Mitarbeiterinnen“ wird in Arztpraxen auch häufig von „dem Team“ gesprochen. Diese Organisationsform unterscheidet sich von anderen betrieblichen Zusammenarbeitsformen – z. B. dem Einzelpersonen-Verbund oder der Gruppe – dadurch, dass eine für alle gemeinsam eine verbindende, verbindliche Zielsetzung existiert und die Aufgaben innerhalb der Praxis so aufgeteilt und koordiniert sind, dass jede Mitarbeiterin ihren Fähigkeiten entsprechende Arbeitsbereiche betreut.

Diese Definition trifft auf etwa 1/3 der Belegschaften in deutschen Arztpraxen zu – hierbei handelt es sich um sog. „echte“ Teams. In weiteren 30% nennt man sich zwar „Team“, ist aber hinsichtlich gemeinsamer Ziele und koordiniertem Arbeiten von der Definition weit entfernt. In den restlichen Praxen besitzt die Teambildung keine Bedeutung.

Ist bei einem „echten“ zudem die Teamstruktur optimiert, d.h. besteht das Team aus den „richtigen“ Mitarbeiterinnen, die für ihre Aufgaben qualifiziert sind und wird es den Bedürfnissen der Einzelnen entsprechend geführt, so dass die Teammitglieder motiviert sind, entsteht aus Teamarbeit Synergie. Das bedeutet, dass das Arbeitsergebnis des Teams nicht aus einer bloßen Addition der Einzelleistungen besteht, sondern das Resultat einer Potenzierung aller Arbeitskräfte ist. Das Team leistet also mehr als eine gleich große Gruppe nur wenig kompatibler Einzelpersonen, da es pro Zeiteinheit mehr leistet, ohne jedoch hierfür länger zu arbeiten.

„Echte“ Praxisteams sind deshalb immer durch eine hohe Arbeitsproduktivität und –qualität gekennzeichnet. Das liegt zum einen an objektiven Gründen – der Zielgerichtetheit und der Koordination, zum anderen spielen aber auch subjektiv-emotionale Gründe eine Rolle. Das Arbeitsergebnis und seine positive Würdigung durch den Praxisinhaber spornt die Teammitglieder nicht nur an, sondern erhöht auch ihre Arbeitszufriedenheit. Sie können mit Recht stolz auf ihre Leistung sein. Da zwischen der Arbeitszufriedenheit und der Arbeitsproduktivität ein linearer Zusammenhang beststeht, wirkt sich jede Steigerung der Zufriedenheit auch auf die Produktivität aus.

Ein „echtes“ Team bietet Ihnen für die Erbringung Ihrer Praxis-Dienstleistung eine Vielzahl von Vorteilen:

 das Betriebsklima ist positiv und entspannt, da eine hohe Arbeitszufriedenheit und -freude herrschen,

 die Praxisarbeit kann aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden, so dass ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess die gemeinsame Arbeit bestimmt; hierdurch werden die Betriebsblindheit und das „Ausruhen auf Erreichtem“ verhindert,

 treten Probleme auf, werden diese gemeinsam gelöst; das hilft nicht nur der einzelnen Mitarbeiterin, die ein Problem bewältigen muss, sondern steigert insgesamt auch die Qualität der Problemlösungen, da diese ganzheitlich, d.h. mit Konsequenzen für alle Arbeitsbereiche entwickelt werden,

 das Team lernt kollektiv aus seinen Erfahrungen; hierdurch wird eine kontinuierliche Qualifizierung der Teammitglieder gewährleistet,

 die Selbststeuerungskräfte des Teams entlasten den Praxisinhaber

 individuelle, partiell vorhandene Leistungsschwächen werden durch das Team aufgefangen, so dass sie in der Gesamtleistung nicht zum Tragen kommen,

 schwächere Mitarbeiterinnen erhalten Sicherheit durch ein „Wir-Gefühl“ und entwickeln aus dieser Situation Selbstbewusstsein,

 die Möglichkeit eines permanenten Informationsaustausches trägt dazu bei, Probleme schon frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu handeln,

 außerdem erwachsen aus dem kontinuierlichen Informationsfluss innovative und kreative Ideen,

 krankheits- oder urlaubsbedingte Ausfälle einzelner Mitarbeiterinnen können ohne Abstriche bei der Gesamtleistung kompensiert werden,

 die weitgehend selbständige, aber kooperative Arbeit im Team erhöht die Identifikation mit der Praxis,

 die Praxis ist bei Veränderungen – z. B. der Einführung neuer Leistungsange-bote – sehr flexibel.

1.2. Gestaltungselemente einer optimierten Praxisteam-Struktur

Um Ihr Praxisteam zu den Leistungen zu bringen, zu denen es fähig ist, benötigen Sie einen ganz bestimmten Gestaltungsrahmen. Existiert er nicht oder nur teilweise, kommen die genannten Vorteile nicht oder eben nur teilweise zum Tragen.

Ziele

Teamziele sind vorweggenommene Vorstellungen, die Sie gemeinsam mit Ihren Mit-arbeiterinnen über das Ergebnis Ihrer Praxistätigkeit entwickelt haben. Sie geben dem Team und jedem einzelnen Teammitglied eine Antwort auf die Frage „Was soll mit unserer / meiner Arbeit in der Praxis erreicht werden?“ Teamziele helfen Ihnen und Ihren Mitarbeiterinnen, die Arbeit zu koordinieren, zu steuern und zu kontrollieren. Sie geben allen Orientierung, aber vor allem der gemeinsamen Aufgabe und den einzelnen Arbeitsanteilen einen Sinn. Insofern haben Ziele auch eine starke Motivationsfunktion, die Teammitglieder befähigt, ihre volle Leistung in den Dienst der Praxis zu stellen.

Aufgaben

Ihre Teammitglieder müssen wissen, welche Aufgaben sie wann erledigen müssen und welche Kompetenzen sie bei der Erledigung ihrer Aufgaben besitzen. Diesen Aspekt regelt Ihre Aufbauorganisation. Sie umfasst alle Dinge, die mit der strukturellen Gestaltung Ihrer Praxis verbunden sind. Hierzu zählen die Arbeitsplätze, auch als Stellen bezeichnet sowie die hierarchische Ordnung der Stellen zu Ihnen und untereinander.

Abläufe

Die Umsetzung der Aufgaben erfolgt im Praxisalltag in den Arbeitsprozessen, die zwischen Ihren Mitarbeiterinnen stattfinden. Für einen reibungslosen Prozessablauf muss sich ihr Personal in Bezug auf die Arbeit mit Ihnen und untereinander abstimmen (Koordination) und kontinuierlich verständigen (Kommunikation), um stets das Situationsnotwendige zu tun. Die Regelungen hierzu treffen Sie mit den ablauforganisatorischen Festlegungen Ihrer Praxis.

Führung

Mit Hilfe der Aufbau- und Ablauforganisation haben Sie den Rahmen für die Arbeit Ihres Mitarbeiterinnen-Teams gesetzt. Die Festlegung der zugehörigen Parameter ist eine unbedingt notwendige, aber doch nicht ausreichende Maßnahme, Ihr Team zu seiner optimalen Leistung zu führen. Immer wieder entstehen während der Arbeit Situationen, in denen Sie korrigierend, fördernd, lobend oder erklärend tätig werden müssen, damit Ihr Team in der „Zielspur“ bleibt. In diesen Situationen praktizieren Sie Führung. Die Art, wie Sie das tun – freundlich- geduldig, sachlich fordernd, autoritär-anordnend oder auch gar nicht - ist Ihr Führungsstil. Führung und Führungsstil bestimmen darüber, wie sie miteinander umgehen uns somit das Betriebsklima Ihrer Praxis.

Qualifizierung

Ziele, Aufgaben, Abläufe und Führung können nur bedingt ihre Zwecke erfüllen, wenn die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiterinnen nur teilweise oder gar nicht den gegenwärtigen und zu erwartenden Anforderungen genügen. Hierfür müssen sie qualifiziert werden. Professionelle Mitarbeiterqualifizierung ist ein kontinuierlich angelegter, geplanter Prozess, der einen Gleichklang der strategischen Praxisziele und der Mitarbeiterfähigkeiten anstrebt. Qualifizierung ist jedoch nicht nur eine Notwendigkeit, sondern auch ein Instrument, Mitarbeiterinnen an die Praxis zu binden und stabile, langfristig beständige Teams zu bilden, da für einen Großteil der Mitarbeiterinnen nicht nur das Gehalt, sondern vor allem auch ihre Arbeit wichtig ist.

Motivation

Motivation ist das positive Einwirken auf die Arbeitsbereitschaft Ihrer Mitarbeiterin-nen. Sie entsteht durch die Kombination von drei Motivationsarten:

 der Selbstmotivation, die Ihre Mitarbeiterinnen sozusagen „von Haus aus“ mitbrin-gen,

 der Arbeits-Motivation, die sich aus ihrer Tätigkeit ableitet, sowie

 der Team-Motivation, die sich aus der Zusammenarbeit mit Ihnen und den Kollegen ergibt.

Ziel der Mitarbeiterführung in der Arztpraxis ist die Arbeitszufriedenheit. Ist diese positiv ausgeprägt, macht nicht nur allen die Arbeit mehr Spaß und alles geht einfach leichter, sondern auch die Produktivität sowie die Patientenzufriedenheit werden nachhaltig beeinflusst.