Читать книгу Культура труда руководителя социальной службы - Коллектив авторов, Ю. Д. Земенков, Koostaja: Ajakiri New Scientist - Страница 16

Отношения «начальник – подчиненный», имеющие место в любой организации, существовали еще с незапамятных времен. Однако лишь к середине прошлого века им стало уделяться должное внимание как внутри предприятий, так и со стороны ученых, исследующих трудовые процессы.

Данное явление связано с тем, что с недавнего времени деятельность предприятий во всем мире характеризуется ростом управленческого аппарата и затрат на него, ростом объема административной (офисной) работы, появлением новых видов управленческих функций на предприятиях (рекламная деятельность, социальное страхование, связи с общественностью), ростом объема информации и документооборота. Необходимость совершенствования организации управленческого труда вызвала появление различных терминов и определений для обозначения совокупных действий по улучшению качества управленческой деятельности. Одним из таких понятий является культура управленческого труда (управленческой деятельности), являющаяся фактором повышения конкурентоспособности, эффективности производства и управления организацией. Понятно, что успех в работе любой организации (рост уровня и качественных показателей производства, его конкурентоспособности в современных условиях) зависит не только от технических и технологических процессов производственной деятельности. Большая роль в этом отводится совершенствованию уровня руководства предприятия и управленческой деятельности.

Управленческая деятельность – это прежде всего осмысленная деятельность, цель которой поднять эффективность организации производства. Отсюда и высокая требовательность к руководящему составу любого ранга. В их руках находится успех дела, благополучие людей, от их профессиональной подготовки, творческой инициативы, от умения строить взаимоотношения с людьми в решающей степени зависит успех любого дела или провалы в работе.

Новые условия хозяйствования, повышение образовательного уровня и зрелости руководителей дали мощный толчок развитию управленческой культуры. Управленческие службы не только коренным образом изменили отношение к управленческой культуре, но и заняли активную позицию в формировании, изменении и использовании ее как фактора повышения конкурентоспособности, эффективности производства и управления организацией.

Согласно классическому определению, культура есть высокий уровень, высокое развитие чего-нибудь (например, культура производства, культура поведения). Исходя из такого определения под культурой управленческой деятельности руководителя как основного содержания его труда будем понимать высокий общественный, профессиональный и духовный уровень управленческого потенциала руководителя, высокое развитие методов, способов и средств управления, применяемых им в управленческой практике, а также умений и практических навыков действий руководителя в сфере управления организацией. Для органов социального управления понятие культура управленческой деятельности руководителя и персонала трансформируется в понятие управленческая культура, которое применимо к характеристике работы органов управления и отдельных должностных лиц социальной службы. Культура управленческой деятельности является составной частью организационной культуры.

Специфика культуры управленческого труда состоит в том, что в ее основе лежат определенные нормы, которые должны строго соблюдаться руководителем:

а) юридические нормы управленческого труда, которые отражены в государственно-правовых нормативных актах. Культура руководителя в этом смысле состоит в знании и выполнении юридических норм;

б) моральные нормы – нормы, которые регулируют поведение руководителя в таких важных областях, как нравственность и мораль;

в) организационные нормы – устанавливают структуру организации, состав и порядок деятельности функциональных подразделений и их руководителей; правила внутреннего распорядка и другие нормы организационного плана, принятые и используемые в любой организации;

г) экономические нормы: регулируют экономическую деятельность организации.

Имеются и другие виды норм (технические, эстетические и т. п.), которые определенным образом формируют управленческую культуру. В конечном итоге образуется совокупность элементов, аттестующая деятельность руководителя в рамках культуры управленческого труда.

Управление в социальной сфере является не односторонним, а двухсторонним процессом взаимодействия субъекта и объекта управления; следовательно, и управленческая деятельность по большому счету включает не только действия управленческого персонала, но и в определенной мере персонала объекта управления. Поэтому, несмотря на существенную разницу в доле участия различных категорий служащих в процессе управления и с учетом значительного различия в их управленческой подготовке, рациональность и эффективность управления во многом определяются состоянием культуры управленческой деятельности практически всех кадровых служащих.

В теории и практике управления известны различные характеристики (проявления) культуры управленческой деятельности руководителя и управленческого персонала, знание и учет влияния которых объективно необходимы для достижения эффективности управления.

Во-первых, это управленческая компетентность, представляющая собой синтез теоретической подготовки (познаний) и практического опыта в области управления вообще и управления в социальной сфере в частности. Культура труда руководителя как основного субъекта управления в отличие от стихийного регулирования предполагает сознательное управление общественными процессами на всех уровнях социальной службы. Сознательность управления означает всестороннюю опору на объективные закономерности и учет всех реальных возможностей, что отвергает субъективизм и волюнтаризм. Все это формирует научность управления. Такое управление предполагает выполнение руководителем и органом управления основных управленческих операций: анализ управленческой ситуации, определение цели и задач предстоящей деятельности, анализ деловой обстановки, выработку и принятие управленческого решения, четкое планирование и постановку конкретных задач исполнителям, организацию выполнения принятых решений и планов, непосредственное руководство персоналом в ходе производственной деятельности, контроль и оказание помощи, координацию и регулирование, пресечение отклонений управляемого объекта от движения к заданной цели, оценку эффективности достижения цели, учет, подведение итогов, анализ результатов и др. На всех стадиях управление связано с получением, переработкой и использованием информации, то есть сведений, данных о состоянии объекта и окружающих его условий. Достаточная, достоверная и своевременная информация позволяет разработать научно обоснованное решение и провести его в жизнь. Отсюда следует, что одним из показателей культуры управленческого труда руководителя является уровень его специальной управленческой подготовки, степень его компетенции. Культура труда руководителя предполагает опору на принципы системности, комплексности, требует тесной увязки экономических, социальных, политических и духовных проблем.

Во-вторых, это информированность руководителя и должностных лиц, занятых в процессе управления, обо всех проблемах, явлениях, процессах, преобразованиях и т. п., происходящих в сфере управления, особенно в социальной сфере.

В-третьих, рациональность участия руководителя и сотрудников в управлении, то есть целенаправленность, упорядоченность, оперативность и пунктуальность, являющиеся действенным проявлением культуры управленческой деятельности.

Выделенные нами характеристики культуры управленческой деятельности проявляются в совокупности, причем эффективность управления окажется тем выше, чем выше уровень компетентности и информированности управленцев (лиц, занятых в управлении) и чем выше рациональность их действий.

Более детально культура управленческой деятельности руководителя определяется ее составляющими, от полноты и совершенства которых зависит и уровень собственно культуры управленческой деятельности. К числу таких составляющих можно отнести следующие.

• Осознание себя и своего места в процессе управления субъективно влияет на качество управления: положительно, если руководитель осознает и удовлетворен значимостью своей роли; отрицательно, если он убежден во второстепенности своей роли.

• Развитость коммуникационной системы и языка общения, то есть рациональное использование устной и письменной коммуникации, специфического жаргона и аббревиатуры, варьируемых в зависимости от принадлежности организации, влияет на достоверность и оперативность управленческой деятельности.

• Наличие и развитость информационных связей между руководителем и структурными подразделениями и должностными лицами обусловливают возможность своевременного обмена информацией и тем самым непосредственно влияют на оперативность управленческой деятельности.

• Осознание роли времени в процессе управления определяет отношение к нему руководителя и должностных лиц, занятых в управлении, направлено на выработку строгости в его использовании, мотивирует планирование личной работы, обязательность и пунктуальность в действиях управленцев.

• Рациональность применяемых методов и технологий управленческой деятельности (планирующей, организационной, контролирующей) обеспечивает развитие и совершенствование процесса управления в целом, а также совершенствование деятельности руководителя, органов управления и входящих в них должностных лиц.

Вышеупомянутые составляющие культуры управленческой деятельности определяют ее влияние на качество управления путем совершенствования процесса управления. Кроме них, необходимо рассмотреть составляющие культуры управленческой деятельности, оказывающие влияние на качество управления путем повышения уровня культуры руководителя и должностных лиц, занятых в управлении. К таким составляющим нужно отнести следующее.

• Взаимоотношения между руководителем и должностными лицами в органе управления или в системе управления в целом по возрасту, статусу и власти, интеллекту, опыту и знаниям, рангу и т. п. могут способствовать или препятствовать выполнению задач управления. Аналогичное влияние оказывают вера и отношение (расположение), например, вера в руководство, успех, свои силы и во взаимопомощь, отношение к коллегам, злу и насилию и т. п.

• Немаловажными являются этика управленческой деятельности и ее мотивация, а именно: поведение в процессе управления, отношение к службе, качество работы, чистота рабочего места, привычки, оценка работы и вознаграждение, продвижение по службе, а также тесно связанные с этим внешний вид, облик и манера поведения на работе каждого управленца.

• Кроме того, уровень развития руководителя и управленческого персонала, а именно: осознанное или бездумное выполнение работы, опора на интеллект или силу, признание или отказ от примата логики в рассуждениях и поступках, абстракция и концептуализация в мышлении или заучивание, подходы к объяснению причин – оказывают тем больше позитивное влияние на качество управления, чем выше их уровень.

Одним из важнейших факторов, влияющих на культуру труда руководителя, является научная организация управленческой деятельности (НОУД). НОУД – это наука о том, как правильно организовать работу и качественно ее выполнять с часами в руках. НОУД – это организация деятельности, основанная на достижениях науки и передовом опыте управления, разновидность научной организации труда. Применительно к деятельности органов социального управления НОУД включает: рациональную расстановку управленческого персонала; системность в деятельности органов управления, их структурных подразделений и управленческого персонала; улучшение подготовки и повышение квалификации управленческого персонала; изучение, внедрение и распространение передовых приемов и методов деятельности; нормирование деятельности; улучшение условий деятельности, совершенствование материального и морального стимулирования деятельности.

Основные постулаты научной организации управленческой деятельности и практические рекомендации и правила по руководству подчиненными применительно к деятельности руководителей социальных организаций представлены в Приложениях 2, 3.

Вышеотмеченные характеристики и составляющие в совокупности отражают и придают смысл концепции культуры управленческой деятельности руководителя. Развитие последней предполагает ее формирование, поддержание и изменение. На формирование культуры в организации оказывает влияние культура общества и социальной сферы, внутри которых функционирует орган управления социальной службы.

Культуру труда руководителя принято подразделять:

1. На личную культуру руководителя, включающую в себя: уровень квалификации, этическое воспитание, личную гигиену и внешний вид, форму обращения к подчиненным.

2. Рациональное распределение рабочего времени. Рациональная организация труда руководителя немыслима без четкого представления о том, что он делает, когда он это делает, сколько времени затрачивает на различные виды работ. Речь идет о строгом планировании личной работы по следующим направлениям:

а) работа с документами. Как правило, руководители перегружены работой с документами, и из-за неупорядоченности маршрутов движения документов, длительной их обработки и плохо организованной доставки до 40 % директивных, учетных и других документов могут доходить до исполнителей с опозданием или вообще не доходить. Так руководители предприятий, документооборот которых составляет 20–30 тыс. единиц (и это далеко не самые крупные предприятия), подписывают ежегодно не менее 20 тыс. организационно-распорядительных документов, не считая договоров, отчетов, графиков, проектов. Просмотр документа и его подписание отнимают приблизительно полминуты. Таким образом, 20–25 дней в году руководители заняты исключительно подписанием документов;

б) работа с кадрами и решение социально-экономических вопросов;

в) решение коммерческих вопросов;

г) совещания, переговоры;

д) непроизводительные затраты времени, неуточненное время.

Руководителю в то же время следует иметь в виду, что он должен учитывать и планировать не только рабочее, но и свободное время.

3. Культуру содержания рабочего места. Отдельные руководители считают, что в процессе работы необходимо, чтобы все находилось «под рукой», и с этой целью на рабочий стол выкладывают всю имеющуюся документацию. Однако при таком подходе трудовой процесс сильно затрудняется: уменьшается рабочая площадь стола; трудно сосредоточиться на каком-либо одном деле; ухудшаются санитарно-гигиенические условия; легко потерять нужные в данный момент документы и т. п.

4. Культуру проведения массовых мероприятий. Речь идет прежде всего о культуре проведения различного рода совещаний, переговоров и бесед, на которые тратится значительное количество рабочего времени. Так, например, у руководителей верхнего, среднего уровней управления эти потери составляют 25^3 % и 30–45 % соответственно. Для экономии времени и повышении результативности совещаний в любой организации поэтому руководителем должны использоваться такие правила их подготовки, как: четкое определение темы совещания, разработка повестки дня, своевременное оповещение участников, решение организационных вопросов (вентиляция помещения, размещение участников), решение всех вопросов только через председательствующего (во избежание конфликтных ситуаций) и др.

5. Культуру приема посетителей. Она предполагает соблюдение правил и требований при приеме работников как по личным, так и по служебным вопросам.

6. Культуру в работе с письмами. Сюда входит обязательная регистрация писем, определение сроков их рассмотрения, персональная ответственность руководителя за своевременное и правильное реагирование на них, обязательный ответ на каждое письмо.

7. Культуру речи. Около 80 % рабочего времени руководителя связано с контактами с людьми. Поэтому умение говорить (общаться) является важной составной частью культуры труда руководителя.

8. Организационную культуру, к числу процедур которой можно отнести и управление персоналом: подбор и расстановку кадров; работу с кадрами; разработку организационных норм и нормативов, планов личной работы; постановку задач и доведение их до исполнителей, распорядительство; контроль исполнения и др.