Читать книгу Обучение через развлечение. Edutainment лагерь как технология современного образования - Коллектив авторов, Ю. Д. Земенков, Koostaja: Ajakiri New Scientist - Страница 6

Здесь мы описываем все имеющиеся на данный момент условия, в которых будет реализовываться программа лагеря. Формальные данные помогут очертить первые границы возможностей будущей программы.

Сроки реализации программы

Это период от момента запуска программы до ее окончания. Причем тут важно обозначить как целый период (например, июнь – август 2021 года), так и календарный период смен (например, 1-я смена – 14 дней с 1 по 14 июня, 2-я смена – с 17 июня и т. д.), чтобы далее планировать подготовительные работы к каждой из них отдельно.

Сроки подготовки программы лагеря

Программа существует во времени. Определяя сроки, в том числе и сроки подготовки, мы понимаем временные возможности и расставляем дальнейшие точки контроля. А также, обозначая сроки, мы можем при необходимости гибко ими управлять. Под обозначенные сроки далее мы подгоняем все работы:

● разработка концепции программы;

● разработка ее содержания и план-сетки программы лагеря;

● подбор персонала и его подготовка;

● выбор площадки/базы;

● подготовка реквизита, включая его закупку и изготовление.

Бывает так, что мы учитываем только сроки самой программы, тогда как подготовка к лагерю считается чем-то сопутствующим. Такая позиция – большой риск! Мы планируем все работы, вписываем ключевые задачи в график, тем самым предотвращая возможные просадки реализации задач. В нашей книге мы подробно остановимся на этом важном этапе подготовки к реализации программы, чтобы у вас сложилось понимание того, какие ресурсы максимально необходимо подготовить к запуску.

Сроки подведения итогов программы и формирования отчетной части

Фактическое окончание программы или окончание лагерных смен не означает окончания отношений между заказчиком и исполнителем. Подведение итогов работы, особенно если лагерь достаточно долгосрочный (например, пять смен), – это важный этап. Анализ проделанной работы позволяет выявить успехи и неудачи, чтобы на следующем круге взаимодействия учесть все достижения и скорректировать содержательную и организационную части программы.

Подведение итогов программы лагеря желательно провести в двух разрезах.

А. Участники программы и их родители. Обратную связь по сервису и содержанию программы лагеря от участников будет актуально собрать в первую неделю после окончания. Сделать это можно через онлайн-опросники или телефонные интервью. Мониторинги, формы обратной связи, анкеты оцифруют результаты программы.

Б. Подведение итогов с командой реализаторов программы лагеря. Если вы работаете в долгосрочной перспективе и планируете привлекать эту же команду специалистов в следующие сезоны, то имеет смысл собрать впечатления от работы с вами, чтобы дальше проводить качественные изменения программы и лагеря в целом.

Уточните у заказчика, какие формы отчетности и в какой период потребуются по итогам завершения лагеря:

● финансовые документы;

● фото- и видеоархив;

● написание содержательных отчетов по итогам работы;

● написание индивидуальных характеристик участников;

● списание расходных материалов;

● опись реквизита и т. д.

Бюджет лагеря

Это то, в рамках каких финансовых возможностей мы действуем и за какую цифру мы не заходим, т. е. какая «вилка» по бюджету есть на программу в целом или же на отдельный блок (закупки, подбор сотрудников и др.).

Сразу на старте обозначить точную сумму на конкретную позицию – это идеал. Будем готовы, что смету на программу и бюджет на те или иные позиции придется уменьшать или же вообще отказываться от чего-то. Всегда имейте варианты и дополнительные предложения. Например, один реквизит можно заменить на другой, более бюджетный, а какие-то позиции в аренде будут дешевле, чем в закупке.

Вопрос, связанный с финансовой частью, стоит обсудить с заказчиком тактично. Однако уточнить его рекомендуется, чтобы знать предположительные возможности.

Возможно, заказчик сам будет составлять бюджет программы. Но будьте готовы к тому, что вы все же осметите ряд работ.

Заложите в смету +20 % на случай форс-мажоров и непредвиденных расходов.

Кто принимает ключевые решения?

В том числе финансовые и содержательные решения по реализации и разработке программы. Это важно, чтобы сразу понимать, с кем и каким образом взаимодействовать в ходе подготовки программы лагеря. Здесь мы как разработчики будем знать, кто является центром согласования, каким образом с ним выстраивать коммуникацию, выясняем, какие центры ответственности лягут на команду заказчика, а какие останутся во внимании нас как разработчиков.

Время от времени уточняйте у заказчика, есть ли какие-то изменения в части взаимодействия и принятия решений. Чем ближе к сроку проведения лагеря, тем шире круг вопросов, возникает большое количество оперативных задач, решать которые может уже кто-то другой. Однако важно понимать, что стратегические и финансовые вопросы лучше решать непосредственно с ключевым лицом, тогда как сопутствующие задачи (текущие) можно обсуждать с линейными сотрудниками (менеджерами, администраторами). Главное – удостовериться, что это согласовано с заказчиком и находится в зоне их функциональных обязанностей и компетенций.

Площадка, где будет реализовываться программа

Здесь мы уточняем, где географически будет проходить программа, какие существуют условия и ограничения. Если мы работаем над созданием образовательного лагеря, то желательно сразу уточнить, что для этого нам потребуется 10 учебных аудиторий или большая площадка для проведения массовых мероприятий. Будет грустно, если в содержание мы заложим сценарий подобной активности, а места для этого в лагере не предусмотрено. Конечно, важно поинтересоваться удаленностью от моря, города, на случай если вы задумаете проведение праздничного шествия в честь отплытия регаты.

Возможно, вы будете искать площадку для реализации вашей программы исходя из содержания, но это больше исключение, чем правило. Поэтому до начала разработки концепции составьте представление о территории и ее возможностях.

Или обратная ситуация. Сама площадка или база становится движком к дальнейшей разработке программы. Нам предлагают территорию на море с бунгало вдоль береговой линии. Такие условия можно «уложить» в игровую концепцию, создав подходящую для такого антуража метафору.

Лучше увидеть, чем рассказать. Лучше сфотографировать, чем запомнить. Договоритесь с владельцами площадки, где планируется реализовываться программа лагеря, о возможности экскурсии. Посмотрите все своими глазами, запишите видео для команды организаторов. Сама площадка откроет интересные возможности для интересных игровых поворотов. К тому же вы смотрите другими глазами, нежели заказчик.

Наличие технического обеспечения

Это то, какими техническими возможностями мы обладаем или чем не можем пользоваться. Опыт разработки и реализации программ лагерей помогает предположить, какая обязательная часть ТО будет требоваться: проекторы, телевизоры, видеокамеры и доступ к интернету. Уточняем, что уже есть в наличии, а что необходимо будет приобрести.

Теперь мы понимаем формальные данные. Уже есть первые границы, в рамках которых будет создаваться программа. Знание базовых возможностей сразу очерчивает для разработчиков области допустимого.

Все полученные формальные данные от заказчика сразу оформляем в таблицу, доступную для всех разработчиков. В процессе уточняйте у заказчика программы, есть ли какие-либо изменения, и сразу вносите в таблицу – актуальность информации помогает экономить время и не переделывать объемы уже созданного контента.

Прикрепляем пример этой таблицы, в которой содержатся формальные данные о программе.