Читать книгу Процесс управления как система. Практические рекомендации по повышению эффективности системы управления в организации - - Страница 5

4.1. Процесс управления – это система

Система – это совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует определенную целостность, единство[2].

Характеристики системы[3]:

Целостность – свойство имеющего сложную структуру объекта как совокупности составляющих его элементов, организованных определенным образом и образующих некоторое целое, единство многого, не сводимое к его частям (принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и невыводимость из последних свойств целого; зависимость каждого элемента, свойства и отношения системы от его места, функций и т. д. внутри целого). Один из главных принципов системного подхода, основная характеристика системы.

Структурность – возможность описания системы через установление ее структуры, т. е. сети связей и отношений; обусловленность поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры.

Взаимозависимость системы и среды. Система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом ведущим компонентом взаимо–действия.

Иерархичность. Каждый компонент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая в данном случае система представляет собой один из компонентов более широкой системы.

Множественность описания каждой системы. В силу принципиальной сложности каждой системы ее адекватное познание требует построения множества различных моделей, каждая из которых описывает лишь определенный аспект системы.

Иерархичность присуща не только строению, морфологии системы, но и ее поведению: отдельные уровни системы обусловливают определенные аспекты ее поведения, а целостное функционирование оказывается результатом взаимодействия всех ее сторон и уровней. Важной особенностью систем, особенно живых, технических и социальных, является передача в них информации. Существенную роль в них играют процессы управления.

К наиболее сложным видам систем относятся целенаправленные системы, поведение которых подчинено достижению определенных целей, и самоорганизующиеся системы, способные в процессе функционирования видоизменять свою структуру. Для многих сложных живых и социальных систем характерно наличие разных по уровню целей, часто не согласующихся между собой.

Процесс управления в организации обладает всеми признаками системы, а именно:

1) Наличие элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которые образуют определенную целостность, единство (субъекты и объекты управления).

2) Целостность – зависимость каждого элемента, свойства и отношения системы от его места, функций и т. д. внутри целого (система воздействия вышестоящих уровней управления на нижестоящие и параллельные уровни управления и осуществление контроля результата воздействия).

3) Структурность – возможность описания системы через установление ее структуры (система бизнес–процессов в организации, организационная структура).

4) Взаимозависимость системы и среды. Система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой (система управления в организации должна действовать по правилам, установленным государством, и учитывать действия конкурентов, применяемые ими приемы, а также интересы партнеров).

5) Иерархичность. Каждый компонент системы в свою очередь может рассматриваться как система (иерархия бизнес–процессов, наличие уровней управления процессами в организации в зависимости от масштаба организации).

6) Целенаправленность, так как подчинен достижению определенной цели (наличие цели у организации и стремление ее достичь посредством решения поставленных задач).

7) Самоорганизация, т. е. способность в процессе функционирования видоизменять свою структуру (при изменении цели или масштаба организации может происходить изменение структуры бизнес–процессов, организационной структуры и/или системы управления про–цессами).

При отсутствии какого–либо признака система управления организации будет неспособна выполнять свою задачу надлежащим для достижения поставленной цели образом, а именно:

– Если нет или нарушены целостность и единство системы управления, то взаимодействие субъектов и объектов управления будет затруднено или отсутствовать, что осложнит или сделает невозможным выполнение задачи.

– Если нет целостности системы управления, то управляющее воздействие на исполнителя может быть снижено из–за отсутствия, например, регламентных документов, определяющих деятельность сотрудников, или руководитель не получит своевременно нужную информацию для принятия решения (контроль руководителем деятельности исполнителя путем обратной связи).

– Если отсутствует структурность системы управления, то невозможно создать организационную структуру организации, способную через владельцев процессов управлять процессами (руководителям управлять деятельностью исполнителей).

– Если недостаточна или отсутствует система получения из внешних источников информации, касающейся деятельности организации, о принятых нормативных актах, о действиях конкурентов и др., то решения, принятые руководителями, могут быть не адекватны сложившейся ситуации.

– Если масштаб задач, выполняемых организацией, значительно возрос, а структура управления (организационная структура) осталась без изменения, например имеется только один заместитель у руководителя, а требуется решать большой объем задач и он с ними не справляется, или имеется только один исполнитель, а объем работы требует гораздо больших человеческих ресурсов (создания нового подразделения), то реализовать эти новые масштабные задачи без изменения структуры и формирования новой иерархии отношений будет очень сложно.

– Если в первую очередь субъекты управления (руководители всех уровней) да и объекты управления (исполнители) при выполнении возложенных на них задач не будут понимать цель организации (куда и как надо двигаться), то принятые и выполненные ими решения, кажущиеся эффективными на данный момент времени по мнению этих руководителей, могут отличаться от требуемых для достижения цели. Каждую задачу можно выполнить по–разному. И руководители, и исполнители, не понимая направления к цели, будут ее, скорее всего, решать так, как им представляется, что может отличаться от требуемых действий.