Читать книгу Цифровая трансформация документа и документооборота - - Страница 2

Информация была критически важна для рода человеческого на протяжении всего его существования. Человек никогда не был самым быстрым, самым сильным и выносливым животным. Своим положением в пищевой цепи мы обязаны двум вещам: социальности и способности передавать информацию более чем через одно поколение.

Можно утверждать, что необходимость и возможность создания документов, в современном понимании, возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т. п.) для ведения хозяйственной деятельности и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. С развитием письменности документы стали основным способом общения и передачи информации в государственном управлении и экономике.

Вплоть до XV века письма, документы, книги писались вручную. В качестве инструмента для письма использовались кисточки, перья птиц, позже – металлические перья; изобретались краски, чернила. Книг было очень мало, они считались предметами роскоши. В середине XV века немецкий типограф Иоганн Гутенберг изобрел первый печатный станок. С этого времени началось книгопечатание. На Руси книгопечатание основал Иван Федоров в середине XVI века. Книг стало значительно больше, быстро росло число грамотных людей.

Рис. 1. Памятник Иоганну Гутенбергу в городе Майнц.

С каждым столетием человеческое общество стремилось не только найти способ сохранить информацию, но и распространить ее как можно более широкому кругу лиц. С развитием технологий, эволюционировала как печать, так и производство копий.

Ротационная печатная машина была изобретена в конце девятнадцатого века, и ее вариации используются вплоть до сегодняшнего дня. Эти махины, с непрерывно вращающимися валами, на которых закреплены печатные формы, были квинтэссенцией индустриального подхода и символизировали очень важный этап в информационном развитии человечества: информация стала массовой, благодаря газетам, листовкам и подешевевшим книгам. Массовость, однако, не всегда идет на пользу конкретному кусочку информации. Основной носитель, бумага и чернила, все так же подвержены износу, ветхости, утере. Библиотеки, полные книг по всем возможным областям человеческих знаний, становились все более объемны, занимая огромные пространства и требуя все больше ресурсов для своего обслуживания, каталогизации и поиска.

Инженерные умы пытались придумать универсальный метод обработки и хранения информации еще с 17-го века. Блез Паскаль, в частности, заметил, что если вести вычисления в двоичной системе счисления, то математические закономерности позволяют привести решения задач в такой вид, который делает возможным создание универсальной вычислительной машины. Его мечта о такой машине осталась лишь красивой теорией, однако, спустя века, в середине 20-го века, идеи Паскаля воплотились в железе.

То, что сейчас принято называть «аналоговыми» методами хранения информации, подразумевает, что для звука, текста, изображений и видео использовались свои технологии фиксации и воспроизведения. Компьютерная память же универсальна – все, что может быть записано, выражается с помощью нулей и единиц и воспроизводится с помощью специализированных алгоритмов. Самый первый способ хранения цифровой информации не отличался ни удобством, ни компактностью, ни надежностью. Это были перфокарты, простые картонки с дырками в специально отведенных местах. Гигабайт такой «памяти» мог весить до 20 тонн. В такой ситуации сложно было говорить о грамотной систематизации или резервном копировании.

В 70-х годах 20-го века был произведен первый «жесткий диск» (HDD) в том формате, в котором он знаком нам сегодня – комплект из нескольких дисков с намагничивающимся материалом и головками для чтения/записи. Вариации этой технологии используются и сегодня, постепенно уступая в популярности твердотельным накопителям (SSD). Начиная с этого момента, в течении всего компьютерного бума 80-х формируются основные парадигмы хранения, защиты и резервного копирования информации. Благодаря массовому распространению бытовых и офисных компьютеров, не обладающих большим объемом памяти и вычислительной мощности, укрепилась модель «клиент-сервер». По началу «сервера» были по большей части локальными, своими для каждой организации, института или фирмы. Не было какой-то системы, правил, информация дублировалась в основном на дискеты или магнитные ленты.

Появление интернета, однако, подстегнуло развитие систем хранения и обработки данных. В 90-х годах, на заре «пузыря доткомов» начали появляться первые дата-центры, или ЦОД-ы (центры обработки данных). Требования к надежности и доступности цифровых ресурсов росли, вместе с ними росла сложность их обеспечения. Из специальных комнат в глубине предприятия или института дата-центры превратились в отдельные здания со своей хитрой инфраструктурой. В то же время, у ЦОД-ов кристаллизовалась своего рода анатомия: сами компьютеры (серверы), системы связи с интернет-провайдерами и все, что касается инженерных коммуникаций (охлаждение, системы пожаротушения и физического доступа в помещения). Чем ближе к сегодняшнему дню, тем больше мы зависим от данных, хранящихся где-то в «облаках» ЦОД-ов. Банковские системы, электронная почта, онлайн-энциклопедии и поисковые движки – все это стало новым стандартом жизни, можно сказать, физическим продолжением нашей собственной памяти. В двухтысячных годах были разработаны стандарты надежности дата центров, от 1-го до 4-го уровня.

Мы видим, что происходит еще одна смена парадигмы, и связана она с data science. Обработка и хранение больших объемов данных становятся актуальны как никогда. В каком-то смысле, любой бизнес должен быть готов стать немного учеными: вы собираете огромное количество данных о ваших клиентах, обрабатываете их и открываете для своего бизнеса новые возможности.

Эволюция документа и документооборота похожа на беспощадно несущийся вперед поезд, не все успевают запрыгнуть в вагон, когда им предоставляется возможность. Где-то до сих пор используют бумажные документы, в старых архивах хранятся сотни не оцифрованных микрофильмов, государственные органы могут до сих пор использовать дискеты. Прогресс никогда не бывает линейно-равномерным. Никто не знает, сколько важных вещей мы в результате навсегда потеряли, и какое количество часов было потрачено из-за до сих пор не вполне оптимальных процессов.

Две базовые функции документа – хранение информации и возможность ее восприятия (прочтения) человеком.

В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Хранение информации представляет процесс передачи информации во времени, связанный с фиксацией информации на определенном носителе и обеспечением неизменности его состояния. Документ позволяет обеспечить хранение информации необходимое время и при этом гарантировать ее неизменность.

Вторая базовая функция документа – обеспечить максимальную скорость и качество восприятия информации человеком через решение сопутствующих подзадач: преобразование информации в удобный для восприятия формат, структурирование информации с учетом особенностей функционирования человеческого мозга.

Дополнительные функции документа для организации:

Юридическая – поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация).

Организационная – функция управления. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации координации их деятельности.

Коммуникативная – внешние связи предприятий и организаций.

Воспитательная – дисциплинирует исполнителя. Хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает профессиональный уровень сотрудников и организации.

В делопроизводстве для систематизации документооборота все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, можно классифицировать по следующим признакам:

видам деятельности (назначению): научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, учебно-методические, плановые, расчетно-финансовые, отчетно-статистические, по личному составу и др.;

наименованию: чертежи, схемы, графики, карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.;

способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-кинодокументы;

месту составления: для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию;

степени сложности: простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов;

степени гласности: открытые и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально»;

юридической силе: подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом;

срокам исполнения: срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно»;

стадиям подготовки:

черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки;

подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника;

копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника;

выписка из документа – заверенная часть текста подлинника;

дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником;

происхождению: служебные (подготовленные в организациях) и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб);

срокам хранения: постоянного и временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет;

степени обязательности: информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы;

степени унификации:

индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа;

типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений;

трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации;

анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в правую часть листа;

таблица. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные;

примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии;

характеру содержания: документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом можно назвать «жизненным циклом документа»:

документы создаются;

рецензируются и исправляются:

формально или неформально утверждаются, регистрируются;

доставляются, распространяются или публикуются для более широкой аудитории;

выполняют свою основную функцию (изучаются, анализируются и т.д.);

классифицируются, атрибутируются и попадают в архив;