Читать книгу MBA в кармане: Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления - Группа авторов - Страница 5
Часть I
Личное cовершенствование
Глава 2
Планирование времени
ОглавлениеОцените свое умение планировать время
Планирование времени не является самоцелью. Это – средство достижения цели. Оно должно быть привязано к постановке и достижению целей и, благодаря этому, становится рычагом, помогающим индивидууму и тем, кто с ним работает, добиваться действительно высоких результатов.
Как вы оцениваете свое умение планировать время? Вы:
(1) Записали цели, ведущие к успеху?
(2) Согласовываете эти цели с начальником в случаях, когда он/она имеет к ним отношение?
(3) Производите впечатление человека, который хорошо организован, является настоящим профессионалом в своем деле и при этом находит время для общения с людьми?
(4) Уделяете достаточно времени работе над важными проектами?
(5) Имеете репутацию человека, который всегда укладывается в сроки?
(6) Спрашиваете своего секретаря, какую работу она могла бы сделать вместо вас?
(7) Иногда работаете вне офиса, чтобы сконцентрироваться на каком-то конкретном деле?
(8) Быстро отвечаете на письма?
(9) Обычно «возвращаете» телефонные звонки (т. е. перезваниваете тому, кто вам звонил) достаточно оперативно?
(10) В достаточной степени используете оргтехнику и офисное оборудование для экономии своего времени?
(11) Cознательно решаете не делать определенную работу до тех пор, пока кто-нибудь не выразит недовольство?
(12) Ежедневно составляете список дел и телефонных звонков, которые необходимо или желательно сделать сегодня?
(13) Часто берете работу домой или приходите в офис в выходные?
(14) Считаете, что лучше сделать работу самому, чем обучить кого-то, кто сделает это за вас?
(15) Позволяете людям, заглянувшим поболтать, тратить впустую ваше время?
(16) Каждое утро сами вскрываете почтовую корреспонденцию?
(17) Полностью пишете текст писем и других документов, которые затем печатает ваш секретарь?
(18) Тратите время на работу, которую ваш подчиненный мог бы сделать так же хорошо, как и вы?
(19) Сами договариваетесь о деловых встречах?
(20) Впустую тратите время, раскладывая бумаги по файлам либо разыскивая нужную папку или документ?
(21) Иногда уходите домой с ощущением, что весь день вас отвлекали, прерывали, мешали работать?
(22) Отвечаете на телефонные звонки во время неформальных совещаний?
(23) Тратите слишком много времени на бесполезные совещания?
(24) Довольно часто опаздываете на совещания?
(25) Тратите много времени, выслушивая упреки в нарушении сроков и упрекая в этом других?
(26) Слишком требовательны по отношению к себе?
(27) Соглашаетесь, если вас просят сделать что-либо, тогда как имело бы больше смысла, если бы это сделал кто-то другой?
Чтобы получить рейтинг менеджера, «эффективного на все 100 %», вам нужно было ответить «ДА» на вопросы с 1-го по 12-й и «НЕТ» на вопросы с 13-го по 27-й. А как ответили вы? Есть необходимость в совершенствовании?
Концентрация на результатах/ благоприятных возможностях
При использовании методов планирования времени очень важно быть ориентированным на результат, т. е. выделять ключевые цели и оценивать важнейшие благоприятные возможности, как показано ниже.
Ключевые результаты, которые должны быть достигнуты (указываются в порядке важности):
(1)___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(2)___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(3) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(4) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(5) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
Основные благоприятные возможности, которые должны быть использованы (указываются в порядке важности):
(1) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(2) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(3)___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(4) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(5) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
Использование календаря-ежедневника для планирования времени
Хитрость состоит в том, чтобы планировать сначала год, а потом день.
(1) Отметьте в ежедневнике важные даты года:
• регулярные совещания;
• заранее известные события (например, ежегодное общее собрание акционеров, отраслевая конференция, торговые ярмарки, подготовка бюджета);
• праздники;
• семейные даты;
• важнейшие дела (например, рабочая группа по стратегии, поездка в Восточную Азию, посещение клиентов).
(2) Спланируйте предстоящий месяц и:
• подсчитайте, сколько нераспланированных дней осталось в вашем распоряжении;
• внизу пометьте второстепенные дела;
• оставьте один день в неделю свободным от встреч;
• оставьте резерв времени для важнейших задач.
(3) Спланируйте следующую неделю:
• культивируйте традиции (например, коллективный обед в офисе по пятницам).
(4) Планируйте каждый день с первой минуты и:
• культивируйте традиции;
• установите определенные часы для «управления путем обхода» или для «открытых дверей»;
• выделите время для секретаря;
• составьте перечень дел и телефонных звонков, ранжируйте их;
• подключите секретаря к их последовательному выполнению;
• составляйте список ежедневно повторяющихся дел;
• помните, что «стресс» можно уменьшить, если планировать время, затрачиваемое на решение тех или иных задач.
Как планировать каждый день
• Планируйте каждый день с самого утра, а лучше – накануне вечером.
• Составьте список дел, определите время выполнения каждого из них и установите приоритеты.
• Выделите ключевые задачи и обеспечьте их выполнение.
• Не будьте слишком амбициозны – не перегружайте день делами, которые могут подождать.
• Оставьте время для уединения и/или решения неожиданной проблемы.
• Не отвлекайтесь на телефонные разговоры, посетителей и т. п. в период, запланированный для завершения работы.
• Увязывайте каждый день с планами на неделю, месяц, год и с вашими целями.
(5) Осуществляйте эффективный контроль сроков исполнения, используя три контрольных досье:
– текущая неделя;
– следующая неделя;
– текущий месяц.
(6) Формат ежедневника для планирования рабочего дня:
Используйте формат, где для каждого дня есть почасовое расписание и секции «Сделать» и «Позвонить».
