Читать книгу Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей - Хайди Грант Хэлворсон, Питер Брегман, Стивен Кови - Страница 14

Дэвид Аллен — консультант по вопросам продуктивности и автор бестселлера «Как привести дела в порядок»[7], в котором изложена система последовательного повышения личной эффективности. Тони Шварц, автор бестселлера Be Excellent at Anything («Быть идеальным во всем»[8]), СЕО[9] компании The Energy Project, которая помогает людям и организациям поддерживать вовлеченность и производительность методами высокой эффективности.

В интервью, данном Harvard Business Review (далее — HBR), они рассуждают о том, почему электронная почта отвлекает от работы и почему с утра в первую очередь следует выполнять самые важные задания (несмотря на то что так поступает только один из них).

HBR. Давайте начнем с простого вопроса. Чем вы занимаетесь?

Аллен. Я помогаю людям и организациям производить больше, затрачивая при этом меньше усилий. Я привожу самые лучшие примеры из практики и предлагаю методы, позволяющие работать с повышенными сосредоточенностью и самоконтролем.

Шварц. Мы учим отдельных людей и организации правильно управлять своей энергией. Такой навык позволяет за меньшее время выполнить больший объем работы, причем весьма эффективно. Все, что для этого нужно, — сочетать периоды максимальной сосредоточенности и восстановления энергии.

HBR. Вы оба написали несколько книг, в которых излагаете свою методику. Расскажите о ней в двух словах.

Аллен. Я называю свою теорию «стратегической ценностью свободного пространства». Предположим, вы собираетесь приготовить для гостей ужин. Сейчас уже пять часов вечера, а гости придут в шесть. Вам нужны только определенные ингредиенты и кое-какая утварь. Вы хотите, чтобы кухня была уютной и чистой. Для этого вам необходима свобода. Я учу людей обретать эту свободу путем постепенных и конкретных шагов: составление списка всех задач и проектов, концентрация на последующих действиях и анализ содержания работы, которая должна быть сделана в офисе, по телефону или на компьютере.

И вам не придется изменять себя. Понадобится лишь простая, но очень эффективная техника.

Шварц. Мы сосредотачиваемся на четырех основных измерениях энергии, необходимой для идеального выполнения работы. Нижний уровень — физический: физическая нагрузка, сон, питание и отдых. На эмоциональном уровне речь идет о поддержании положительного настроя, причем лидеру нужно еще и передавать его другим. Интеллектуальный уровень предусматривает получение большего контроля над вниманием, что достигается как путем развития способности концентрироваться на чем-то одном, так и умением переключиться на нужную волну для выполнения более креативной работы. И наконец, на духовном уровне определяется цель, ведь тому, что имеет для нас значение, отдается гораздо больше сил и энергии. Лишь немногие [менеджеры и] лидеры, которых я встречал, в полной мере осознают, насколько важно сочетание всех этих умений — в себе и других — для достижения постоянной высокой эффективности. Они отлично справляются со своими обязанностями, за что их поощряют — еще больше увеличивая объем работы. Но в какой-то момент количество заданий превышает возможности сотрудников. Они перестают воспринимать все эти письма, поручения и другую поступающую информацию. Тогда приходится учить их делать шаг назад и спрашивать себя: «Что я действительно хочу делать? Каков правильный выбор? Какова цена этого выбора?»

HBR. Давайте поговорим о конкретных принципах, которым вы обучаете. Тони, объясните, почему вы считаете, что к работе следует подходить как к серии спринтерских забегов, а не как к марафону длиной в день.

Шварц. Большинство людей сегодня неверно трактуют выражение «выложиться по полной». Они полагают, что нужно работать как компьютер: на высокой скорости, без остановок, длительный период времени, выполняя множество задач одновременно. Но это неправильно. Люди созданы быть ритмичными. Сердце пульсирует, мышцы сокращаются и расслабляются. Максимальной эффективности мы достигаем, когда чередуем периоды траты и восстановления энергии. Нам нужно поучиться у спортсменов способности сочетать нагрузки с отдыхом. Мы предлагаем людям интенсивно работать в течение 90 минут, а затем делать перерыв, чтобы пополнить силы. Мы учим их есть высокоэнергетическую пищу небольшими порциями каждые пару часов, а не наедаться до отвала три раза в день. Мы считаем, что короткий сон повышает продуктивность, хотя эта идея по-прежнему непопулярна во многих компаниях. Однако реальность такова, что производительность человека, непрерывно работающего на протяжении дня, будет ниже, чем у человека тех же способностей, чередующего интенсивный труд с отдыхом. (Подробнее эта методика изложена в главах 18 «Поделите свой день на полуторачасовые циклы» и 22 «Управляйте своей энергией, а не временем».)

Аллен. Кроме того, важно правильно выбрать работу. Питер Друкер говорил, что самая сложная задача для интеллектуальных работников — определить фронт работ. Всего сто лет назад 80 процентов рабочих всего мира производили и перевозили товары. Они работали до упаду, спали, вставали и снова работали. Им не нужно было определять приоритеты или принимать ответственные решения. Сегодня намного сложнее быть продуктивным, потому что работа стала комплексной.

HBR. Дэвид, а что мешает производительности труда? Каковы главные препятствия?

Аллен. Люди не замечают проблем, действительно требующих внимания. А поскольку они их не осознают, то, соответственно, не могут и выявить. Эти проблемы сказываются на организационном климате, а также на психике каждого сотрудника, отнимая энергию и оставляя неприятный психологический осадок. Люди говорят, что собираются сделать что-то, но ничего не делают, и задание словно проваливается в черную дыру. И все бы ничего, если б это касалось только одного дела, но ведь их сотни! Сотрудники не могут точно определить свою роль в выполнении конкретного поручения: какой результат они хотят получить, какие действия необходимо предпринять потом.

Мозг дан нам для генерации идей, а не для их хранения. Выбросить все лишнее из головы и реализовать идеи — огромный шаг, способный дать поразительный эффект.

HBR. Ваши противники считают, что такие методы приведут к созданию гигантского списка текущих задач, справиться с которыми просто нереально.

Аллен. Составлять подобные списки необходимо, потому что человеческий мозг не приспособлен к хранению информации такого рода. Разум подобен небольшому компьютеру, который разбудит вас в три часа ночи и начнет прокручивать на экране стоящие перед вами задачи. Он заставит вас нервничать из-за того, что вы не можете приступить к их решению немедленно. Этот замкнутый круг из накопившихся дел лишит вас покоя и сна. Вы начнете с космической скоростью терять энергию.

Шварц. Вам придется смириться и признать, что вы бессильны перед своими привычками. В данном случае речь идет о постоянной потребности в информации и, как следствие, о привычке регулярно заглядывать в электронный почтовый ящик. К сожалению, мы обычно переоцениваем свою силу воли и самодисциплину. Мы уверены: чтобы изменить что-либо, достаточно приложить немного усилий — например, отказаться от печенья с шоколадной крошкой или проснуться раньше и пойти в тренажерный зал. Но это не сработает. Нужно смириться с тем, что мы рабы своих привычек. То, что делали вчера, мы будем делать и сегодня. Но мы, конечно, хотим избавиться от вредных привычек, которые появляются независимо от нашего желания, и заменить их позитивным поведением или обдуманными действиями. (См. часть V «Выработайте процедуры».)

HBR. Насколько хорошо вы знакомы с работами и стратегиями друг друга и как часто их используете?

Шварц. Я всегда составлял списки, но до знакомства с трудами Дэвида не осознавал, что они беспорядочны. Поэтому сейчас я веду списки всего. Еще одна моя привычка совпала с теорией Дэвида: я всегда делаю самые важные задания в первую очередь, с самого утра, пока еще не устал и не сильно загружен. 90 процентов людей проверяют электронную почту, как только заходят в офис. Коллеги, глядя на них, перенимают эту привычку.

HBR. Дэвид, как теория Тони повлияла на вашу методику?

Аллен. Самое главное отличие между нашими работами заключается в теории Тони об энергетических циклах. Я даже принес в офис подушку. В моем кабинете стеклянные стены, поэтому люди видят, как я ложусь на пол и отдыхаю в течение двадцати минут. Этот метод я почерпнул из его книги. Я бы хотел, как Тони, приучить себя к дисциплине, браться за самые сложные дела с самого утра, но пока у меня не получается.

Шварц. Причина не в твоей недисциплинированности, а в том, что у тебя нет такой привычки. Обзаведись ею — и у тебя обязательно все получится.

Аллен. Один из способов решить проблему — поделить основное задание на мелкие задачи, составив некую последовательность действий, которые легко осуществить. Люди, как правило, неточно формулируют пункты списка текущих дел. Что, например, может значить запись «Мама»? Тони внес такой пункт, потому что ему нужно решить, как отпраздновать мамин день рождения, какой выбрать подарок и как его доставить. Одно слово подразумевает несколько дел, поэтому Тони подсознательно постарается не заглядывать в этот список. Записи должны отражать подробные действия, к примеру «позвонить сестре и поговорить насчет дня рождения мамы». Ой, смотри-ка: я могу это сделать! Некоторые люди любят созидать, доводить дело до конца. У Тони появилась мотивация: он увидел, что поставленная цель вполне реальна и он знает, как ее достичь. Основной результат применения моего метода — это осознание, что вам придется задуматься о действиях лишь однажды. Главная проблема современности заключается в необходимости решать одновременно множество задач. Большинству людей это не под силу, и они берутся только за самые последние или самые крупные дела. И терпят неудачу, поскольку не зафиксировали поручений, не уточнили их, не организовали выполнение или не создали точную и адекватную систему анализа задач и оценки полученных результатов.

Шварц. Позволь не согласиться с тобой. Предположим, вы работаете над важным заданием и вдруг получаете письмо по электронной почте. Раздается коротенький «звонок Павлова», и вы не можете устоять. Вы переключаетесь на письмо, отвлекаетесь на его чтение, а потом еще теряете драгоценные минуты, чтобы вспомнить, на чем же вы остановились. Исследователи человеческой психики считают, что со временем и опытом мы привыкаем переключаться с одной задачи на другую. Однако мы никогда не сможем выполнить каждое дело так же хорошо, как если бы занимались ими по очереди. (Подробнее об эффективных списках текущих дел и задач говорится в части III«Распределите свое время».)

Аллен. Давайте копнем еще глубже. Почему мы отвлекаемся на сигнал электронной почты? Потому что не верим, что просматривать сообщения можно всего раз в день. Большинство людей постоянно находятся в режиме сканирования чрезвычайных ситуаций. Они никогда не наводят порядок в своих письмах, боясь пропустить нечто важное, по этой же причине регулярно заглядывают в почтовый ящик. (См. часть VII «Возьмите под контроль электронную почту».)

HBR. И последний вопрос: если бы люди могли усвоить из вашей методики только что-то одно, что бы это было?

Шварц. [Нам] нужно признать, что, по сути, люди — живые организмы, состоящие из энергии, которая со временем может либо обновляться, либо растрачиваться. Любая компания должна осознавать, что отвечает за поддержание достаточного уровня энергии в своих сотрудниках. Этот один из важнейших показателей определяет, какие компании выживут в следующие десять-двадцать лет. (И пока компании не пришли к пониманию этого, мы должны сами позаботиться о сохранении своей энергии.)

Аллен. Взгляните на это с другой точки зрения. Пока мы здесь беседуем, наша электронная и голосовая почта пополняется новыми сообщениями. Некоторые из них могут существенно изменить расстановку наших приоритетов. Чтобы переключиться на разбор накопившихся писем, нам следует завершить все уже начатые дела и перераспределить свои ресурсы в соответствии с новыми приоритетами. Вы можете выполнять одновременно только одну задачу, и ваших сил хватит только на одно занятие. Поэтому вы либо спокойно сидите и общаетесь с нами, либо переживаете из-за девяти тысяч других дел, которых еще не сделали. Так или иначе, всем нужна система для принятия разумных решений.