Читать книгу Resumen del libro "Hacerse entender" - Lonnie Pacelli - Страница 4

Para ser un gran comunicador no se necesita un buen aspecto físico, un gran dominio de la oratoria ni un estilo literario brillante. Lo esencial es saber hacerse entender bajo cualquier circunstancia. Los grandes oradores de la Historia se han distinguido, ante todo, por las siguientes cualidades:

1 Coraje para desafiar al statu quo y las creencias convencionales.

2 Firme convencimiento de sus ideas y deseo de transmitirlas a los demás.

3 Sabiduría: conocer un tema en profundidad y defenderlo con ahínco.

4 Claridad: mensajes simples, concisos y fáciles de entender.

5 Credibilidad: inspirar confianza en los demás.

La comunicación se basa en la presuposición de que el emisor y el receptor poseen un conocimiento compartido sobre la información que van a intercambiar. Este presupuesto requiere que prestemos atención a lo que nuestro receptor espera de nosotros, a sus intereses, sus preferencias por la información que quiere recibir y a lo que cree que se espera de él. Es, por tanto, necesario saber y tomar en cuenta:

1 A quién hay que comunicar algo.

2 Qué información necesita esa persona para hacer bien su trabajo.

3 Por qué necesita la información.

4 Cómo prefiere comunicarse.

5 Cuán a menudo necesita comunicarse.

6 Cuándo prefiere hacerlo.

Esta información se obtiene de diversos modos: preguntando directamente al interlocutor sobre sus preferencias, observándole mientras entabla contactos con otros (si trabaja con las puertas cerradas o abiertas, si mantiene una agenda rígida o flexible, si en las reuniones prefiere centrarse en el tema o permite las digresiones), o bien, interpelando a sus colaboradores o empleados al respecto. En general, es recomendable dedicar cierto tiempo a conocer las preferencias de las personas con las que se mantiene una comunicación regular, pues se ahorra tiempo, se reduce el nivel de frustración y, en definitiva, el entendimiento entre las partes es más probable.

A veces, las preferencias en la manera de comunicarse de un interlocutor son diametralmente opuestas a las del otro. Así, uno de ellos quizá prefiera reuniones de carácter general frente a las que se adentran en excesivos detalles, los e-mails frente a los informes verbales, etc. Por esa razón, hay que decidir de antemano qué aspecto de la comunicación es el más importante: el contenido o la forma. Por ejemplo, si hay que presentar un proyecto para su aprobación por parte de la persona responsable, existen dos opciones de llevarlo a cabo: aportar el texto íntegro del proyecto o un resumen del mismo que recoja los puntos decisivos para la persona que toma la decisión. La segunda manera es la más adecuada, aunque requiera más tiempo de preparación y capacidad para sintetizar lo esencial. En cualquier caso, lo fundamental es adaptar el mensaje al interlocutor y a la situación.

Dado que nuestras visiones de la realidad son muy distintas entre sí, para hacerse entender es necesario definir el terreno común donde esas visiones pueden encontrarse. Los parámetros de ese terreno lo constituyen:

 La necesidad. Asegurarse de si el interlocutor necesita para su trabajo la información que le ofrecemos.

 La frecuencia. Establecer cuántas veces hay que comunicarse con el otro para que, según la información ofrecida, éste actúe en consecuencia.

 La profundidad de contenido. Determinar cuánta cantidad de información necesita el interlocutor para realizar su trabajo. Por ejemplo, el manual de uso de un teléfono móvil no tiene que incluir la información sobre cómo se transmite la señal desde la antena hasta el terminal.

Lo anterior puede ejemplificarse mediante el caso de alguien que envía mails diarios y minuciosos a todo el personal del departamento sobre la realización de un proyecto. La mayor parte de esa comunicación es innecesaria, ya que no todos los miembros del departamento la precisan, resulta redundante suministrada a diario y no todos los componentes del grupo necesitan el mismo grado de detalle. Una comunicación más razonable se establece mediante la construcción de dos canales: uno para aquellos a los que el proyecto concierne directamente y otro para el resto. Con los directamente implicados se acuerda la necesidad, frecuencia y profundidad del contenido que recibirán, y con los demás se establece una comunicación más general y más dilatada en el tiempo.