Читать книгу Administración y gestión de las comunicaciones de la dirección. ADGG0308 - María José Sorlózano González - Страница 117

Las empresas son entes económicos necesarios para la sociedad, su fin se concreta en la satisfacción de necesidades a través de la creación de bienes y servicios y en actuar como ente generador de empleo y riqueza. Internamente están constituidas por varios elementos como son los medios productivos, los recursos naturales, los financieros, los factores humanos, los derechos de cobro y las obligaciones de pago.

Inicialmente, la empresa posee una estructura simple, sus elementos no son muy variados y no es necesario determinar departamentos pues cada integrante conoce y asume sus tareas. Cuando la empresa adquiere tamaño, necesita más recursos, materiales y humanos, y una estructura que defina las actividades de la empresa. El diseño de esta estructura se define en función de unos principios organizacionales. Centralización, delegación de autoridad, amplitud de dirección, centralización y unidad de mando son algunos de estos principios.

Una vez asimilados los principios, la organización es ordenada por departamentos, y para ello se usan varios criterios de departamentalización. Uno de los más implantados es el funcional, que agrupa departamentos según la función que asuman (contable, administrativa, recursos humanos, producción, etc.). También pueden usarse otros como el de productos, áreas geográficas o matriciales. La herramienta usada para representar la departamentalización es el organigrama, donde se ve gráficamente la posición de cada departamento y la relación de este con el resto.

Una de las funciones más importantes en la organización es la dirección. Esta función conlleva hacer que los miembros de la organización se impliquen con el proyecto y consigan los objetivos de la empresa. Esta labor es desempeñada por los directivos, de los cuales hay varios tipos según la posición jerárquica que ocupen. Los de alto nivel forman la cúspide directiva, después están los mandos intermedios y, en último lugar, los directivos operativos.

Para desempeñar el cargo de director es necesario tener una serie de habilidades y características entre las que destacan la autoridad y el liderazgo. La autoridad se define como el poder que tiene el directivo sobre su subordinado en base a la relación jerárquica que los une. El liderazgo va más allá, haciendo que sus subordinados los sigan porque verdaderamente creen en él. Estas características también determinan el estilo de liderazgo del directivo. Hay varios tipos: autocrático, paternalista, participativo, burocrático y laissez faire.

El asistente a la dirección lleva a cabo labores de apoyo administrativo a la dirección. La relación entre ambos debe ser de plena confianza. Al igual que en otras profesiones, el secretariado tiene un código deontológico que establece los principios éticos propios de su trabajo.

Para desempeñar el puesto de asistencia a la dirección, el aspirante debe reunir una serie de cualidades administrativas, técnicas, comunicativas y personales que lo hagan acto para dicho puesto.