Читать книгу Home Office leicht gemacht! - Mareike Grebe - Страница 6

2. Selbstorganisation

Aufgrund der Einschränkungen mit Beginn der Corona-Pandemie ist das Arbeiten von zu Hause normal geworden und war es für viele Menschen auch schon vorher. Trotzdem sollte die Selbstorganisation im Homeoffice einmal näher beleuchtet werden, damit wir die Vorteile des Homeoffice nutzen und gleichzeitig produktiver arbeiten können. Kein langer Weg mehr mit dem Auto oder Bahn ins Büro, mehr Flexibilität bei der Arbeits(zeit)gestaltung: die neuen Ausgangsbeschränkungen während der Pandemie machten und machen es uns möglich, durch die Arbeit im Homeoffice Zeit zu gewinnen. Zeit, die wir mithilfe einer guten Selbstorganisation für die Familie, die Kinder oder ein gutes Essen verwenden können.

Auch die Hausarbeit, die sonst an den Feierabenden oder am Wochenende liegen bleibt, lässt sich in die Mittagspausen im Homeoffice integrieren. Gerade für Familien ist Selbstorganisation wichtig, um alles unter einen Hut zu bekommen und die aktuelle Situation mit Homeschooling und weiteren Herausforderungen zu meistern und so einen guten Spagat zwischen der eigenen Arbeit und der Schularbeit der Kinder zu schaffen. Wer jedoch von zu Hause aus arbeitet, sollte erst seine Selbstorganisation verbessern, um effektiv zu arbeiten. Es klingt paradox, aber wer sich die Zeit nimmt, um ein nachhaltiges Organisationssystem zu schaffen, wird langfristig effizienter und produktiver werden, da wir uns – die Hindernisse einmal aufgedeckt – nicht mehr verzetteln und so die Zeiträuber kennen und somit effektiver umgehen können.

Dazu sollten wir folgende Tipps befolgen:

2.1 Minimieren von Ablenkungsfaktoren

Wer es gewohnt ist, im Büro zu arbeiten, für den stellt das effektive Arbeiten im Homeoffice eine große Herausforderung dar. Neben der Selbstorganisation wird die Selbstdisziplin eines jeden einzelnen noch wichtiger. Denn zu Hause lauern zahlreiche Ablenkungen, wie beispielsweise Haushaltsarbeiten, Smartphone, Privatgespräche, Kinderbetreuung oder Gartenarbeiten, die gerne vor die eigentliche Arbeit geschoben werden. Da im Normalfall das Arbeitsvolumen nicht sinkt, sollten wir uns disziplinieren, um der Arbeit nach wie vor gerecht zu werden. Wenn Sie die Hausarbeit während der Arbeitszeit erledigen, türmen sich auf der anderen Seite die dazu kommenden geschäftlichen Aufgaben.

Auch die Rückfragen von Kolleginnen und Kollegen zu Projekten oder von Kundinnen und Kunden können sich auf diesem Weg anhäufen. Schon muss die Büroarbeit in den Abend oder auf das Wochenende verschoben werden, wobei dort eventuell wichtige Dinge nicht besprochen werden können, da Kolleginnen und Kollegen oder vielleicht auch Kundinnen und Kunden nicht erreichbar sind. Damit haben wir letzten Endes keine Zeit gewonnen, sondern verzetteln uns einmal mehr. Daher sollten wir die Ablenkung konsequent ausblenden, auch wenn sich der Gedanke um den Staub auf dem Regal oder ein Haufen schmutziger Wäsche manchmal nicht komplett aus den Gedanken verbannen lassen. Vielmehr hilft es, wenn wir uns diese Vorhaben für später aufheben und diese zum Feierabend erledigen.

2.2 Strukturieren von Zeit wie im Büro

Regeln für Zeitmanagement und Selbstorganisation im Homeoffice unterscheiden sich nicht prinzipiell von Regeln, die für das konzentrierte Arbeiten allgemein gelten. Allerdings machen wir uns diese Regeln üblicherweise nicht bewusst wahr. Wir halten uns automatisch einfach an das, was im Büro und in unseren Teams üblich ist und was wir vielleicht auch von Familienmitgliedern oder Freunden aus deren Arbeitsalltag übermittelt bekommen.

Im Homeoffice sollten wir uns im eigenen Interesse jedoch mit dem Thema Zeitmanagement und Selbstorganisation auseinandersetzen. Denn die Strukturen funktionieren anders, wenn wir im „Social Distancing“ arbeiten und keinen direkten Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen haben. Hier sind wir viel mehr auf uns selbst gestellt. Daher fällt es noch offensichtlicher auf einen selbst zurück, wenn wir eine Deadline nicht einhalten können.

Hier hilft eine klare Zeitplanung nach den einfachen Methoden des Zeitmanagements. Wir sollten uns selbst darüber hinaus klare zeitliche Planungen schaffen, mit denen wir uns an den üblichen Abläufen im Büro eines Unternehmens orientieren können. Dazu können wir uns mit der Partnerin bzw. mit dem Partner oder – wenn jemand in einer WG lebt – mit den Mitbewohnern abstimmen. Strukturen in einer gemeinsamen Wohnung lassen sich nur schaffen, wenn sich alle daran halten.

Ein gut geplanter Arbeitstag, der sich an Pausen, Anfangs- und Endzeiten wie im Unternehmen anlehnt, ist sehr wichtig für das produktive Arbeiten zu Hause. Denn nur so bringen wir eine grundlegende Organisation in den Arbeitsalltag, an dem sich wiederum die jeweiligen Tätigkeiten ausrichten. Daher sollten wir uns morgens genauso vorbereiten, als wenn wir ins Büro fahren würden. Auch eine klare Linie vor dem Feierabend zu ziehen ist wichtig, indem wir den nächsten Tag planen und dann kurz den Platz rund um den Computer aufräumen. Wichtig ist, dass wir uns mit dieser klaren Trennung beides schaffen können: mehr Produktivität und mehr Zeitgewinn.

2.3 Mit der Konzentrationsfähigkeit auseinandersetzen

Nicht nur die Tages- und Wochenplanung sollte strukturiert werden, da wir mit einer guten Arbeitsorganisation auch die Abläufe produktiver gestalten können. Durch die Nutzung von Smartphones in Pausenzeiten und anderen Entwicklungen in unserer beschleunigten Gesellschaft geht die Fähigkeit der tiefen Konzentration immer mehr verloren. Oft vermittelt es uns ein Gefühl der Effizienz, wenn wir zu Hause die Mails vom Job checken und uns im Büro via WhatsApp verabreden. Doch diese kleinen Unterbrechungen zerlegen unsere Zeit in viele kleine Stücke. Sie besetzen kostbaren Raum in unserem Kopf, den wir eigentlich für mehr Konzentrationsfähigkeit benötigen. Denn Konzentrieren kommt vom französischen Wort „concentrer“ und bedeutet „zum Mittelpunkt“. Es bezeichnet also die willentliche Fokussierung der Aufmerksamkeit auf eine einzige bestimmte Tätigkeit. Die populäre Deep Work-Methode – nach dem Begriff von Cal Newport – folgt wenigen einfachen Regeln:

•Den Arbeitstag nach einem detaillierten Schema planen und sich dazu bestenfalls schon am Abend zuvor genaue Gedanken darüber machen, was erledigt werden muss und sich selbst dafür jeweils bestimmte Zeitfenster zuweisen

•Eat the Frog: morgens mit der unangenehmsten Aufgabe beginnen, die der Tag bereithält

•Drei bis vier Stunden unterbrechungsfreie und bewusst gelenkte Konzentration reichen aus, um die Sphäre der absoluten Konzentration zu erreichen, in welcher die Menschen zu Höchstleistungen fähig sind

•Die oberflächlichen Tätigkeiten, die wir nicht umgehen können, sollten wir auf kleine Zeitfenster am Rande seines Zeitplans legen. In diesen Phasen der seichten Konzentration ist zwar auch Arbeit möglich – bewältigt werden aber lediglich anspruchslose Aufgaben, die niemanden wirklich voranbringen. Diese Pseudo-Arbeit gaukelt Beschäftigung vor, obwohl sie in Wahrheit nur Zeit vergeudet.

•Pausen machen: wenn der Geist die Erholung bekommt, die er benötigt, meistens reichen schon wenige Minuten, können wir bewusster erkennen, welche Prioritäten in der Arbeitsfolge zu setzen sind.

2.4 Work-Life-Balance und Work-Life-Learn-Balance

Weiterbildung im Berufsleben ist und bleibt ein wichtiger Bestandteil. Nachhaltig gewinnen wir kostbare Zeit, die wir im Homeoffice mit einer besseren Selbstorganisation, mit mehr Effektivität und Produktivität herausarbeiten können, die wir im Nachhinein beispielsweise auch für die berufliche Weiterentwicklung investieren können.

Techniken und Methoden des Zeit- und Selbstmanagements, die wir jetzt erlernen können, helfen das fokussierte Arbeiten und Lernen beizubehalten, falls wir später wieder ins Büro, in die Universität oder Schule zurückkehren sollten. Auf diese Weise bewahren wir die neuen Routinen, die dabei helfen, mehr freie Zeit mit der Familie, den Freunden und den Dingen, die einem selbst wichtig sind, zu verbringen.