Читать книгу Лайфхаки для руководителей. Как создать эффективную команду - Марина Балобанова - Страница 5

Лайфхак: карта рабочих отношений команды

Как Вы думаете, что нужно руководителям и собственникам?

Большинство опрошенных мною боссов ответили: продажи и финансовый результат!

Для того, чтобы подумать о стратегии, как взять деньги счастливых клиентов – у руководителя должно быть время.

А для того, чтобы было время – нужно, чтобы команда работала максимально автономно и «поднимала» к руководителю только те задачи, решение которых не в их компетенции.

Другими словами – сотрудники должны решать большинство вопросов сами.

Иногда руководитель убеждён, что именно он и только он сможет качественно сделать определенную работу.

Он сомневается в компетенциях сотрудника, часто даже не выясняя их наличие.

А ведь именно сомнение в компетенциях людей, неуверенность в том, что подчиненный справится с задачей, мешают многим руководителям делегировать полномочия и развивать команду.

Помимо исполнения роли «ломовой лошади», которую руководитель собственноручно себе присваивает, от такого положения вещей страдают и рабочие связи, и доверие сотрудников к руководителю.

Подумайте, как много ситуаций «разруливаете» вы лично?

Большинство вопросов сотрудники могут решать самостоятельно или с помощью коллег.

Для того, чтобы все проблемы не «поднимались» к руководителю, в команде необходимо настроить эффективную коммуникацию.

В природе это называется биоценоз, где множество различных организмов веками дружно существуют вместе, и им не нужен никто для поддержания жизни.

Но как же это организовать?

В этом вам поможет Карта Рабочих Отношений Команды (КРОК).

Наверняка у вас в компании есть организационная структура. Это такая скучная схема с квадратиками, в которых «сидят» обезличенные названия должностей.

В нее обычно смотрят один раз лишь новички, после чего забывают, потому что непонятно, кто эти люди.

КРОК чем-то похож на оргструктуру, но там – живые люди.

В квадратиках (или кружочках, цветочках, сердечках – каждый может выбрать, что ему нравится) указаны должности и их краткий функционал. Там же – перечень людей на этих должностях с их телефонами и электронной почтой.

Составить такую схему вы сможете в любом из бесплатных приложений с интеллектуальными картами.

У вас есть люди, готовые к развитию, к новым проектам?

Те, которые хотят стать руководителями или хотят научиться управлять проектами. Поручите создание КРОК им.

Ваш активист – сотрудник сначала запросит краткий функционал и контакты у людей из разных направлений деятельности.

Потом соберет эти данные в КРОК.

И, наконец, при участии рабочей группы составит всем на счастье визуально красивую версию карты.

Вам как руководителю остается только разместить эту красоту перед глазами у сотрудников.

В электронном виде обычно достаточно, но иногда сами сотрудники просят красивые плакаты. Можно даже разместить фотографии рядом с именем каждого специалиста.

Если у вас большая организация – вы можете подразделение в КРОК сократить до одного ответственного сотрудника, указав только его данные.

Когда у подчиненного возникнет сложный вопрос – он будет знать, к кому обратиться.

Важный момент: сотрудники одного уровня, но разных подразделений могут обращаться только на тот же уровень.

Если ответ в том подразделении, которое должно его знать, не найден – вопрос выводится на руководителя.

Дальше взаимодействуют руководители, которые обеспечивают нужными знаниями своих ребят.

Вы скажете – но это же дополнительная загрузка, люди должны продавать, работать с клиентами! Это же наши пчелки, нельзя их от цветов отвлекать, иначе нечего кушать будет!

И вы правы! Если по одним и тем же вопросам к специалисту будет много обращений – пострадает его участок.

Поэтому вместе с КРОК мы делали «Часто задаваемые вопросы» (ЧЗВ).

В этом файле были кратко записаны вопросы и ответы, был также маячок с тематикой. Сотрудник, имея нерешенный вопрос, открывал тематику, искал там ответ.

Когда вы будете внедрять этот инструмент, несомненно, потребуется пара месяцев для вывода его на эффективный уровень.

Каждый человек по факту обращения к нему фиксирует в функциональном разделе вопрос и ответ. Уже через месяц муравьиные тропы с вопросами к специалистам опустеют. Поверьте, однотипных вопросов очень много.

Команда выйдет на уровень самоорганизации.

Вы, ее мудрый руководитель, будете думать о выходе на новые рынки, о новых инструментах продаж и перестанете ощущать себя «человеком-пауком», спасающим всех и решающим множество вопросов.