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Kapitel 1: Die Todsünden im Homeoffice und wie Sie sie in Konzentration und Ergebnisse verwandeln

Wir alle sind mal mehr, mal weniger konzentriert und diszipliniert. Wenn Sie ins Homeoffice wechseln, fällt der große Disziplinator, das Büro, weg. Daher ist niemand vor diesen Todsünden gefeit – keine Führungskraft und kein Mitarbeiter. Mit klug gewählten Strategien und nach einiger Zeit auch Gewohnheiten wird es Ihnen gelingen, Ihre Zeit im Homeoffice konzentriert mit guten Ergebnissen zu füllen.

Todsünde 1: So irgendwie und unbewusst in den Tag starten

„Cool, endlich zwingt mich morgens niemand aus dem Bett. Ich kann nach einem langen Abend mit Netflix-Serien nun auch noch ausschlafen. Ich spare ja die Zeit zur Arbeit und wandele sie daher in Glotzzeit um. Im Notfall kann ich mich ja mittags noch ein Stündchen hinlegen, um nachmittags durchzuhalten.“

Erst seit einem Jahr habe ich meine persönliche „Morgenroutine“. Damit meine ich den täglich gleichen Ablauf, was ich direkt nach dem Aufstehen mache, bis zu dem Punkt, an dem ich mich an meinen Schreibtisch setze und in die Tasten haue, um Artikel, Bücher oder an meinen Vorträgen zu schreiben. So wie jetzt – um 6:24 Uhr. Ich beginne damit, ein großes Glas Wasser zu trinken, um den Wasserverlust der Nacht auszugleichen, zu lüften und frische kühle Luft reinzulassen und tief einzuatmen. Danach schreibe ich drei bis fünf Punkte in mein Dankbarkeitsbuch, um mit guten Gedanken in den Tag zu starten, treibe regelmäßig Sport mit meinen Apps, dusche und trinke einen Proteinshake. Meine Sport-App kommt nur zwei- bis viermal pro Woche zum Einsatz, da ich auch abends im Schnitt ein- bis zweimal pro Woche Capoeira mache. Es ist dennoch eine Regemäßigkeit. Drei- bis viermal pro Woche gelingt es mir, schon am Vorabend einen Plan mit den Prioritäten des nächsten Tages vorzubereiten. Frühstück kommt etwas später oder ich esse nebenher ein paar Nüsse.

Der Morgen ist meine produktivste Zeit. Diese produktiven Stunden am Morgen verdaddele ich nicht mit dem Lesen der neuesten Nachrichten – die übrigens fast immer heftige, negative Meldungen bringen –; ich fange nach einem inspirierenden YouTube-Video oder Buchkapitel mit einer Aufgabe an, die an diesem Tag hohe Priorität hat. Manchmal gelingt es mir, vorher keine E-Mails zu lesen, manchmal nicht. Ohne E-Mails ist die Arbeit am besten und fokussiertesten. Gestern hat das geklappt, heute Morgen nicht.

Den Tag mit einer bewussten Morgenroutine zu starten, hat viele Vorteile: Sie stehen schwungvoller auf, Sie müssen Ihren „innere Schweinehund“ nicht immer wieder neu überwinden, Aktivitäten, die Sie stärken und die Ihnen guttun, werden durch die Wiederholung „normal“ und fester Bestandteil des Tagesablaufs. Diese Dinge tun Sie nach einer Weile automatisch. Wer mehr wissen möchte, liest den Blog-Impuls 214 auf meiner Homepage www.markus-jotzo.com oder hört meinen Podcast „Führen wie ein Löwe“ Episode 28 zum Thema „Morgenroutine“.

Todsünde 2: Wild drauflosarbeiten

„Produktiv sein heißt viel wegschaffen, oder nicht? Also, ran an die E-Mails, diese E-Mail-Inbox darf einfach nicht zu voll sein. Die Kollegen warten ja auch auf Antworten. So fühle ich mich gleich gut und erfolgreich, da die Liste nach einer Stunde schon um einige E-Mails geschrumpft ist.“

Nein, so eher nicht. Der erfolgreiche Tag im Homeoffice beginnt mit einem sehr konkreten Plan für den Tag. Diesen Plan haben Sie idealerweise bereits am Vorabend geschrieben: Welche von den zehn bis 20 To-dos des Tages sind aber Ihre drei bis fünf wichtigsten Aufgaben? Was sind die Aufgaben, die Sie, Ihr Team und Ihre Ergebnisse wirklich voranbringen? Jeder von uns hat wichtigere und weniger wichtige Aufgaben. Die unwichtigen Aufgaben lassen Sie bitte komplett weg. Beispiele für Unwichtiges? Schlechte Newsletter (Für meinen Newsletter, der richtig gut ist, können Sie sich ganz unten auf meiner Homepage gern eintragen.), manche E-Mails, manche Briefe und Post oder flache Witz-Videos, auf die auch ich manchmal reinfalle und sie mir anschaue.

Ich notiere morgens oder schon am Vorabend meine Prioritäten, nummeriere sie durch und – ganz wichtig – schätze auch die Dauer jeder einzelnen Aufgabe. Ich plane konkrete Zeitfenster pro Aufgabe. Da ich – je nach Vorabendaktivitäten – noch nicht weiß, ob ich um fünf, sechs oder sieben Uhr aufstehe, detailliere ich meinen Vorabendplan am Morgen mit konkreten Zeitfenstern.

Das entscheidende Kriterium für unseren erfolgreichen Tag ist nicht, möglichst viel zu arbeiten, sondern, dass wir uns Prioritäten setzen. Wir schaffen ja nie alles. Also dann doch bitte die Prioritäten, nicht den Kleinkram. Weniger Wichtiges erledige ich häufig am frühen oder späten Nachmittag, da dann meine Konzentration viel geringer ist als am Morgen.

Wichtige Frage: Zu welcher Tageszeit haben Sie Ihre Hochleistungsphase? Wann auch immer Sie Ihre Power-Zeit haben, füllen Sie sie mit den wichtigsten Aufgaben, die Ihre Meisterkonzentration benötigen. Verschwenden Sie sie nicht mit unwichtigem Kram, der zwar Spaß macht und den Sie schnell abhaken können, Sie aber nicht weiterbringt.

Dieser Tipp gilt für das Homeoffice wie für das normale Büro. Nehmen Sie aber im Homeoffice die Aufgabe besonders ernst, konzentriert an Prioritäten zu arbeiten. Denn Ablenkungen und eine etwas lockere Arbeitseinstellung sind der Tod des produktiven Arbeitens im Homeoffice.

Todsünde 3: Ablenkungen frönen

Welche sind die größten Gefahren eines produktiven Arbeitstags im Homeoffice? Fernsehen! Facebook! Fensterputzen! Noch nie war Fensterputzen so attraktiv, wenn eine wichtige Aufgabe auf dem Schreibtisch liegt.

Bei mir sind diese Ablenkungen Business-Nachrichten auf XING – die ich übrigens fast immer lösungsorientiert finde! – im Gegensatz zu vielen tagesaktuellen Nachrichten aus Funk, Fernsehen oder Online-Nachrichtendiensten. Sehr selten, aber auch das passiert mir, ist es sogar eine Serie auf Netflix oder Amazon prime, wenn ich mich dazu habe hinreißen lassen, eine neue Serie zu beginnen.

Was können Sie tun, um diesen Ablenkungen zu trotzen?

Manch einer ist so diszipliniert und macht sich einfach direkt an seine Prioritäten. Ich nicht. Eine meiner Kolleginnen legt ihr Handy regelmäßig in den Kofferraum ihres Autos und parkt das Auto dann zwei Straßen weiter entfernt, um WhatsApps zu entfliehen. Mir hilft zwar meine Morgenroutine, aber ich liiiiiebe immer noch meine Ablenkungen.

Meine drei bis fünf durchnummerierten Prioritäten des Vormittags nehmen ca. vier Stunden Zeit in Anspruch. Das sind meine „50-Euro-Aufgaben“. Wenn ich mich ablenken lasse, etwas anderes bearbeite und dann die Aufgaben nicht schaffe, dann bekommt eine von mir definierte Person 50 Euro. Und schon mehrmals musste ich bezahlen! So eine Strafzahlung wirkt Wunder. Wenn Sie erst einmal 50 Euro bezahlt haben, dann sind Disziplin und Motivation beim nächsten Mal deutlich größer.

Damit ich diesen Schmerz meines finanziellen Verlustes nicht erlebe, bearbeite ich in der Regel meine morgendlichen Prioritäten mit nur sehr wenigen Ablenkungen. Mittags bin ich dann meistens sehr zufrieden, wenn es mir gut gelungen ist.

Gönnen Sie sich gern eine Belohnung – bei mir ist das ein leckeres Frühstück für 15 oder 20 Minuten –, wenn Sie eine bestimmte Aufgabe oder einen Aufgabenblock bearbeitet haben. Als Belohnung eignet sich alles, was Ihnen gefällt. Bei mir ist das zum Beispiel auch ein Sonnenbad, frisch aufgeschnittene rote Paprika und Karotten oder ein Drink aus meinem Smoothie-Mixer – ich liebe es.

Um diszipliniert zu bleiben, wechsle ich immer wieder meinen Arbeitsort. So stehe ich schon mal im Badezimmer am Fenster, meinen Laptop auf der Fensterbank vor mir, und bearbeite eine einzige Aufgabe. Oder ich setze mich für eine Stunde an den Küchentisch. Das hilft mir, mich erneut zu konzentrieren und die Ablenkungen meines Schreibtischs zu minimieren.

In Hotels und auf dem Nachttisch vieler Menschen liegen Zettel und Kugelschreiber. Warum? Weil sie so ihre Idee sofort festhalten können. Tun Sie das Gleiche mit Ihren Gedanken, die immer wieder in Richtung Fernsehen, Facebook und Fensterputzen abschweifen. Schreiben Sie die ablenkenden Ideen oder To-dos, die Ihnen während einer Arbeitsphase im Kopf herumschwirren, sofort auf einen Zettel, damit Sie sie nicht vergessen und später erledigen. So bleibt Ihr Kopf während der Arbeit frei und Sie können sich gut konzentrieren.

Übrigens ist meine Tages-To-do-Liste am Abend nie leer. Da ich aber die Prioritäten bearbeitet habe, schaue ich am Abend trotzdem mit einem Lächeln darauf.

Todsünde 4: Ohne Pause durcharbeiten

Schnell ein Sandwich am Schreibtisch reinpfeifen? Kurz zum Bäcker nebenan gehen und dann schnell wieder an die Arbeit – das habe ich früher oft gemacht. Sehr oft.

Machen Sie das nicht. Machen Sie viele Pausen. Nicht nur im Urlaub. Wissenschaftler haben bewiesen, dass wir produktiver sind, wenn wir Pausen machen. Die Pomodoro-Methode schlägt vor, nur für 25 Minuten am Stück hochkonzentriert zu arbeiten und dann 5 Minuten Pause zu machen. Oder aber 60 Minuten zu arbeiten und dann eine 10-minütige Pause einzulegen. Bei mir sind es jetzt schon 75 Minuten, weil ich beim Schreiben oft in einen Flow komme. Aber auch ich zwinge mich dann zu 15 Minuten Pause, z.B. mit einem Frühstück, Tee oder Blick auf mein Feuerchen, das ich mir an kühlen Tagen gern in meinem Schwedenofen anzünde. 180 oder sogar 240 Minuten durchzuarbeiten macht in den seltensten Fällen Sinn. Sie schaffen mehr, wenn Sie regelmäßig kleine Pausen einbauen und somit in der Summe des Tages weniger Minuten arbeiten. Gleichzeitig sind Sie in dieser kürzeren Arbeitszeit dennoch produktiver.