Читать книгу Meine digitale Sicherheit Tipps und Tricks für Dummies - Matteo Grosse-Kampmann - Страница 16

Ein Jahr hat 365 Tage und Geburtstage wiederholen sich. Auch Weihnachten, Ostern und andere Feiertage kommen mit wenig Überraschung daher. Die Steuererklärung hat einen festen Rhythmus (zumindest wenn es nach dem Finanzamt geht). Die einfachste Ordnung ist deshalb, Dateien in diese Ordnerstrukturen abzulegen: 2021, 2020, 2019, 2018, … Besonders für Mediendateien wie Bilder oder Videos bietet sich diese Sortierung an.

Sie wissen nicht, aus welchem Jahr die Aufnahmen sind? Dann können Sie mit einem Rechtsklick auf die Datei in den EIGENSCHAFTEN nachschauen. Mit etwas Glück sind noch Informationen enthalten, die Ihnen das Datum der Aufnahme angeben.

Doch wie geht man mit Rechnungen und anderen Dokumenten um? Gerade wenn Produkte noch in der Garantiezeit sind, kann diese Frage schnell wichtig werden. Hierfür bietet sich eine zweite parallele Sortierung an: Einerseits Jahresordner für Ereignisse, in denen Bilder und Videos gespeichert werden. Und andererseits Ordner wie »Wichtige Dokumente« und »Musik«, in denen vor allem Dateien gespeichert werden, auf die Sie manchmal schnell zugreifen müssen und bei denen das Erstellungsdatum nicht relevant oder nicht bekannt ist.

Sie können von Dateien eine Kopie oder eine Verlinkung anlegen. In einigen Fällen haben Sie beim Einordnen von Dateien nämlich das Problem, dass diese Datei für zwei Orte qualifiziert wäre. Sie haben eine Handwerkerrechnung, die auch für die Steuer relevant ist? Dann legen Sie diese im Rechnungsordner ab und verlinken auf diese Datei im Steuerordner (siehe Abbildung 2.1). Die Datei liegt an einem Ort, die Verknüpfung in dem anderen Ordner verweist lediglich an diesen Ort. Dann gibt es nur eine Version der Datei, aber sie ist an zwei Orten zugänglich. Sehr praktisch!

Abbildung 2.1: Eine Verknüpfung unter Windows kann helfen, Übersicht zu schaffen.

Falls Sie Gefahr laufen, inkonsequent bei der Sortierung zu werden, stellen Sie sich folgende Fragen, um herauszufinden, ob die Datei zeitlos ist oder in den Jahresordner kommt:

 Findet das Ereignis nächstes Jahr, mehrfach im Jahrzehnt oder generell häufiger statt? Wenn ja, dann Jahresordner!

 Ist es ein einmaliges Ereignis wie eine Geburt, ein Jubiläum oder Trauerfall? Dann ist es vermutlich einzigartig.

Aber auch nach der Beantwortung dieser Fragen gibt es noch immer offene Fälle. Wie ist es, wenn Sie vorhaben, nächstes Jahr eine Eigentumswohnung zu kaufen?

Nun, es ist vor allem wichtig, dass Sie konsequent bei der Sortierung sind. Gegen Ordner wie »Lieblingserinnerungen«, »Besondere Momente« oder »Wichtige Dokumente« spricht erst einmal gar nichts. Die ersten Fotos der eigenen Kinder schnöde in ein Kalenderjahr wegzusortieren, könnte wohl etwas schwerfallen – die brauchen doch einen eigenen Ordner! Und das ist auch ok, dann aber bitte für die nächsten 18 Jahre und darüber hinaus! Konsequente Ordnung auf dem Rechner ist schon mal mindestens die halbe Miete.

Der richtige Umgang mit Benutzer-Accounts im Internet macht dann die andere Hälfte aus.