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„80% des Projekterfolges wird durch den Projektstart bestimmt!"

Aufgrund vieler nationaler und internationaler Projekte, die ich im Laufe meines langjährigen Berufslebens realisiert habe ist die Erfolgsformel: „PM Smart Start“ entstanden. Die Erfolgsformel besagt, dass 80% des Projekterfolgs durch den Projektstart bestimmt wird. Eine Nachschau und Analyse von realisierten Groß-, Turnkey-, Entwicklungs- und „komplexen“ Projekten hat maßgeblich zu der Erkenntnis beigetragen, warum manche Projekte erfolgreich abgeschlossen wurden und andere sich zu „KatastrophenProjekten“ entwickelten.

Das Naturgesetz von Ursache und Wirkung hat auch im Projektmanagement seine Gültigkeit!

Ein durchdachter und gewissenhaft geplanter Projektstart bestimmt zu 80% den Projekterfolg, 20% trägt die restliche Projektarbeit dazu bei. Warum scheint das so zu sein? Die Weichen für ein erfolgreiches Projekt werden in der Design-, Engineering-Phase und beim Projektstart gestellt. Nach dem Projektstart „rollt“ das Projekt los, so wie ein Zug nach dem Anpfiff. Werden für den Zug die Weichen richtig gestellt, dann kommt dieser auch planmäßig am Ziel an. Bei falscher Weichenstellung fährt der Zug vom Ziel weg und muss später über Umwege, die Zeit und Geld kosten, wieder in die Zielrichtung gelenkt werden. Ich habe während meines Berufslebens viele sogenannte Turnkey-Projekte realisiert. Turnkey-Projekte sind, wie die englische Übersetzung lautet, sogenannte „Schlüsselfertige Projekte“. Darunter versteht man in der Gebäudetechnik Projekte, die z.B. das gesamte gebäudetechnische Spektrum (Elektrotechnik, Stark- u. Schwachstrom, Beleuchtung, Brandmeldeanlagen, Einbruchmeldeanlagen, Zutrittskontrollsysteme, Gebäudeleittechnik, Klima- Lüftungssteuerung, etc.) beinhalten. Diese Projekte sind oft komplexer als Projekte mit z.B. nur einer Technik oder einem „Gewerk“, wie es in der Fachsprache heißt.

Was gehört zu einem erfolgreichen Projektstart und wann „startet“ ein Projekt? Die Phase von der Projektidee bis zum offiziellen Projektstart wird als Konzeptphase oder als „Projektvorphase” bezeichnet. In dieser Phase entwickelt sich das Projekt von der ersten Idee bis zu der Entscheidung, ob es auch „real“ gestartet wird oder nicht. Viele Projekte bleiben in der Konzeptphase stecken und werden nie realisiert. Aus verschiedenen Gründen, wie z.B. keine ausgereifte Projektidee, das Konzept kann nicht umgesetzt werden, kein klares Projektziel, kein Budget oder keine Zeit.

Projektvorphase

Die Projektvorphase stellt eine wichtige Frage und liefert am Ende die Antwort: „Hat das Projekt den Reifegrad zur Realisierung erreicht? - Ja oder Nein!” Diese Frage sollten sich alle wichtigen Stakeholder und Entscheidungsträger vor dem Projektstart stellen. Die Antwort auf diese Frage liefert eine sogenannte „Machbarkeitsprüfung” (die kleine Version) oder Machbarkeitsstudie. Der englische Begriff „Feasibility Study” wird oft im internationalen Projektmanagement verwendet. Die Machbarkeitsprüfung untersucht im Wesentlichen folgende Punkte:

1.) Hat das Projekt ein klar definiertes Projektziel? (Leistung, Kosten, Zeit),

2.) Kann das Projekt organisatorisch umgesetzt werden?

3.) Ist das Projekt wirtschaftlich machbar?,

4.) Ist das Projekt technisch realisierbar?

5.) Sind die erforderlichen Ressourcen zur Umsetzung vorhanden? (Mitarbeiter, KnowHow, Hardware, Software. Der Begriff Hardware/Software ist hier wesentlich weiter gefasst und beinhaltet alles „Materielle” und „Geistige” zur Realisierung des Projektziels),

6.) Ist das Projekt im geplanten Zeitrahmen realisierbar?

7.) Erfüllt das Projekt die zugrunde liegenden Standards, Normen und den rechtlichen Rahmen?

8.) Bringt das Projekt den Stakeholdern einen Mehrwert?

Am Ende der Projektvorphase steht dann die fundierte Entscheidung, ob ein Projekt realisierbar ist oder nicht. Die Entscheidung sollte eindeutig und mehrheitlich von allen wichtigen Stakeholdern (Auftraggeber, Kunde, Auftragnehmer, Projektnehmer) getroffen werden. Projekte, die auf „Biegen und Brechen” gestartet werden, ohne Machbarkeitsprüfung, bergen die Gefahr sich zu „KatastrophenProjekten” zu entwickeln.

Ein Projekt hat den Reifegrad zum Projektstart erreicht, wenn das Projektziel eindeutig und klar festliegt, das Projektziel den Erwartungen der wichtigen Stakeholder entspricht und die erforderlichen Ressourcen (Know-How, Mitarbeiter, Hard-/Software, Geld und Zeit) vorhanden sind.

Außerdem sollte das Projekt den wichtigen Stakeholdern einen „Mehrwert” bieten. Die Projektvorphase ist abgeschlossen und das Projekt soll realisiert werden!

Was gehört zur Erfolgsformel „PM Smart Start“?

1.) Das eindeutige, messbare Projektziel,

2.) Der Projektauftrag,

3.) Die Projektregeln,

4.) Die Projektorganisation,

5.) Das Projekt Kick-Off-Meeting,

6.) Das Lastenheft/Pflichtenheft,

7.) Das Projekt betreffende Gesetze, Normen, Vorschriften und Richtlinien und

8.) Die Projekt-Standardisierung (gibt es bereits ähnliche Projekte?).