Читать книгу Manual de Office 2010 - MEDIAactive - Страница 46

La aplicación de Office desde la cual se envíe el documento mediante e-mail utilizará el programa de correo electrónico que tenga configurado en su equipo como predeterminado.

1 En esta lección le mostraremos cómo enviar por correo electrónico un documento de Office. Trabajaremos sobre un documento de texto creado con Word 2010, aunque sepa que puede utilizar cualquier otro archivo procedente de otra de las aplicaciones de la suite, puesto que el proceso es idéntico para todas ellas. Para empezar, abra el archivo Lectura obligatoria.docx, que ya descargó en su momento desde nuestra página web. (Si todavía no dispone de él, obténgalo antes de proseguir con el ejercicio y guárdela en su equipo.) (1)

Al pulsar sobre el comando Compartir de la vista Backstage se muestra seleccionada por defecto la primera opción en la sección Compartir, Enviar mediante correo electrónico.

2 A continuación, haga clic sobre la pestaña Archivo y, en la nueva vista Backstage, pulse sobre el comando Compartir. (2)

3 Este comando se abre mostrando seleccionada la primera opción, que es con la que nos interesa trabajar en esta lección. Como puede comprobar, en la parte derecha del panel se muestran las cinco opciones distintas con que pueden enviarse los documentos por e-mail. Como cada una supone una serie de características distintas, probaremos las cinco opciones para que pueda comprobar en qué consisten. La primera opción, Enviar como datos adjuntos, permite enviar el archivo en su formato original como documento adjunto al mensaje de correo electrónico. Haga clic sobre esta opción para iniciar el proceso. (3)

Si envía un documento como datos adjuntos a un mensaje de correo electrónico debe asegurarse de que el destinatario del mensaje tiene instalado en su equipo el programa en cuestión para poder abrir el documento.

4 Al instante se abre la ventana con un nuevo mensaje de correo electrónico, en la cual los campos Asunto y Adjunto se encuentran completados. Office utiliza siempre el nombre del archivo adjunto como asunto, aunque sepa que usted puede cambiarlo si así lo desea. El siguiente paso consistiría en completar el campo Para con la dirección del o los destinatarios del mensaje y, si es preciso, introducir también un texto como cuerpo del mensaje. Hágalo si lo desea y pulse el botón Enviar para mandar el mensaje; si no, haga clic sobre el botón de aspa de la Barra de título de la ventana del mensaje para cerrarla. (4)

5 Volvemos al área de trabajo de Word 2010, con el documento Lectura obligatoria.docx abierto en ella. Haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse de nuevo sobre el comando Compartir.

6 La siguiente opción mediante la cual es posible enviar un documento por correo electrónico supone haber guardado previamente dicho documento en una ubicación compartida. Se trata en este caso de enviar el material como un vínculo, de manera que al pulsar sobre él el destinatario sea dirigido automáticamente a la mencionada ubicación. Una de las opciones de almacenamiento en ubicaciones compartidas que presenta Office 2010 es utilizar la denominada SkyDrive, la cual será tratada en el ejercicio siguiente. Por esta razón, dejaremos esta opción de envío para la siguiente lección. Seguidamente, haga clic sobre la opción Enviar como PDF. (5)

La ventaja de enviar documentos de Office en formato PDF o XPS es, además de la conservación de todo su formato original, la posibilidad de abrirlo aun sin contar con la suite de Microsoft instalada en el equipo.

7 Si necesita recordar las características de los archivos en formato PDF, no dude en consultar la lección anterior, en la cual aprendimos a convertir documentos de Office en este formato. Lo único que mencionaremos es que el envío de documentos PDF por correo electrónico es una excelente forma de compartir información sin miedo a que nadie la modifique. Al pulsar sobre la opción Enviar como PDF se abre un nueva ventana de correo electrónico, mostrando como datos adjuntos el icono del documento en cuestión en el formato especificado. Complete el mensaje si desea enviarlo y pulse el botón Enviar; si no, cierre la ventana del correo para continuar con la práctica. (6)

8 Pulse una vez más sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Compartir.

9 El formato XPS es, como recordará, el equivalente al formato PDF creado por Microsoft. Como en el caso del formato de Adobe, los documentos XPS también pueden leerse sin necesidad de contar con la suite Office instalada en el equipo, lo que supone una ventaja para los destinatarios. Ahora bien, sí que es requisito imprescindible contar con el Visor de XPS, aplicación incluida en Windows 7 y Windows Vista. Pulse sobre la opción Enviar como XPS.