Читать книгу Финансовая модель предприятия в Excel - Наталья Лидл - Страница 2

Реестр «Продаж и закупок» имеет такой формат.

Рис. 1. Реестр «Закупок и продаж»

Этот реестр был сделан в качестве примера для торгового предприятия, в котором товар закупается для последующей перепродажи.

Если предприятие занимается производством, то процесс закупки можно заменить процессом передачи готовой продукции из производства для последующей продажи.

Как и для любого реестра, создание этого реестра начинается с «шапки», в процессе работы с реестром «шапка» может меняться, Excel позволяет делать это достаточно легко. Состав столбцов «шапки» определяются исходя из той информации, которая у вас есть в первичных документах, и из тех признаков, которые необходимо отследить.

Пояснения по «шапке» на рис. 1.

1. Месяц и дата (число месяца). Все параметры даты: число, месяц, год (в данном примере его нет) лучше заносить в разные столбцы, так легче работать с формулами и фильтрами.

2. Наименование – наименование у товара должно быть уникальным и во все реестры должно заноситься одинаково, иначе отчеты и фильтры будут работать некорректно и не позволят получить необходимую информацию.

3. Столбец «Код (артикул)» – это уникальный код товара в вашей учетной системе. Его основная цель – идентифицировать товар для последующей аналитики. При помощи кода можно, например, проводить анализ продаж товаров в зависимости от поставщика, партии, акции, региона продаж и т. д. В качестве этого кода может быть использован штрих-код или артикул продавца, в большинстве случаев так даже удобней, но, если нужно отслеживать более мелкие признаки, нужна будет своя параллельная кодировка. Для удобства в реестре может быть два столбца, например, штрих-код и внутренний код.

При помощи кодов можно вводить группировки товара, что будет полезно при большой номенклатуре или при значительном разбросе цен на похожие товары.

4. Столбец «Признак» – это признак, обозначающий движение товара, например:

остаток – остаток товара в зале на начало;

покупка – поступление товара от поставщика;

зал – передача товара в зал по цене продажи;

продажа – продажа товара в зале конечным покупателям;

заказ – предварительный заказ (без движения товара);

заказ выполнен / не выполнен – результат исполнения заказа.

Этот признак присваивать нужно обязательно, и для однотипных процессов названия должны быть написаны всегда одинаково, иначе формулы и фильтры будут работать некорректно.

5. Прейскурант – цена, по которой товар продается в зале.

6. Столбцы «Поставщик», «Доставка», «Оплата (отсрочка), «Примечание (поставщик)», Документ покупки» – столбцы, характеризующие работу с поставщиком. Наименование поставщика, как все наименования, должно быть одинаковым во всех реестрах и отчетах. Остальные столбцы заполняются в произвольной форме и носят справочный характер.

В данном реестре отражаются только поставщики товара, который предназначен для продажи. Учет прочих поставок материалов и услуг в данном реестре не ведется, при необходимости для них нужно сделать отдельный реестр.

6) Столбцы «Количество», «Сумма», «Цена ед., с НДС», «Ставка НДС», «Цена ед., без НДС» – блоки про цену и количество закупок и продаж.

7) Оставшаяся часть столбцов реестра характеризует работу с покупателем, этот блок заполняется в произвольной форме и носит справочный характер.

Важно!!! Все наименования товаров, названия поставщиков и покупателей в реестре пишутся всегда одинаково. Чтобы легче было заполнять названия, в соответствующей ячейке нужно нажать на правую кнопку мыши и выбрать пункт «Выбрать из раскрывающего списка». Если таблицы Excel являются только дополнительным аналитическим инструментом, и параллельно учет ведется в бухгалтерской программе, лучше заносить названия контрагентов и товаров как в этой программе.

В нашем примере рассмотрен случай, когда весь товар хранится в зале, склада нет. При наличии склада в столбце «Признак» нужно будет указывать признак склада.

Если на момент начала ведения реестра в торговом зале были остатки, то их можно занести таким образом.

Рис. 2. Занесение остатков товара в реестр «Продаж и закупок»

Далее рассмотрим отражение в реестре закупки, передачи в зал и продажи.

Результат заполнения в реестре покупки товара у поставщика имеет следующий вид.

Рис. 3. Занесение данных по покупке товара у поставщика

Передача товара в зал отражается отдельной строкой. Наименование товара, артикул, количество переносим из строк о покупке. Сумма определяется расчетным путем: цена из прейскуранта умножается на количество. НДС также выделяется расчетным путем, исходя из действующего режима налогообложения. Признак ставим «Зал».

Рис. 4. Отражение в реестре передачи товара в зал

Продажа в зале отражается аналогично передаче товаров в зал, только нужно писать признак «Продажи» и количество – фактически проданное за день.

Рис. 5. Отражение в реестре продаж