Читать книгу Google Таблицы. Это просто. Функции и приемы - Ренат Шагабутдинов - Страница 3

• Удаляйте неиспользуемые строки на каждой вкладке (по умолчанию создается 1000 строк – если у вас на вкладке сейчас используется 200, удалите лишние 800, при необходимости просто добавьте нужное количество) и столбцы (аналогично). Можно воспользоваться надстройкой Crop Sheet или сделать это вручную.

• Оптимизируйте количество вкладок (попробуйте объединить в одну несколько вкладок с маленькими таблицами или списками).

• Если есть формулы поиска данных (ВПР/VLOOKUP, ИНДЕКС/INDEX, ПОИСКПОЗ/MATCH и другие), сохраняйте часть формул как значения (если не нужно будет эти значения обновлять). Например, если у вас подтягиваются данные за много месяцев с помощью VLOOKUP, оставляйте текущий месяц с формулами, а остальные данные сохраните как значения.

• Не заливайте строки/столбцы цветом целиком (и вообще старайтесь избегать излишнего форматирования).

• Проверьте, нет ли условного форматирования на (излишне) большом диапазоне ячеек.

• Не ставьте фильтр на все столбцы.

• Очистите примечания, если их много и они не нужны.

• Посмотрите, нет ли проверки данных на большом диапазоне ячеек.

Ренат: У нас в МИФе есть сводный файл со списком всех книг и большим количеством данных по ним, которые грузятся из разных источников. В какой-то момент некоторые коллеги перестали им пользоваться – ноутбуки перегревались, а файл иногда и не открывался:)

После оптимизации по большинству описанных пунктов он стал «летать».

Это работало и со многими другими документами.

В Excel, кстати, с помощью этих же правил бывали случаи уменьшения размера файла в разы, а несколько раз – даже на порядок (последнее, правда, случается только при пересохранении файла из старого формата XLS в новые XLSX, XLSM, XLSB).

Евгений: Иногда в документах приходится использовать ресурсоемкие формулы, которые ничем не заменить, например может потребоваться собирать в один файл данные из 20 разных документов формулой IMPORTRANGE. Если ничего не предпринять, то работа с таким документом может стать мучительной, формулы будут постоянно обновляться и все начнет тормозить.

В таких случаях я предлагаю следующее решение: написать скрипт, который будет вставлять формулы в требуемые ячейки, а потом сразу же заменять их на значения. Такой скрипт можно запускать как вручную, так и по расписанию, скажем, каждые два часа, и в этом случае необязательно находиться в файле – скрипт отработает в офлайн-режиме.