Читать книгу Настольная книга администратора АХО - С. В. Бачило - Страница 2

Сложившиеся еще несколько десятков лет назад стереотипы рисуют администратора АХО (в «народе» именуемого просто завхозом, независимо от того, какую должность он занимает в действительности) как грубоватого человека, не всегда умеющего правильно выразить свои мысли, если он пользуется только нормативной лексикой. «Завхоз» должен быть мастером «на все руки», способным в случае необходимости отремонтировать любое оборудование либо тут же найти и установить новое. Тогда как образование для завхоза не так уж важно, если у него «руки золотые»… Разумеется, сейчас такое отношение к администратору АХО не может считаться адекватным, и у человека с качествами, описанными выше, практически нет шансов получить достойную высокооплачиваемую работу в выбранной сфере.

Разумеется, нельзя забывать о том, насколько сильно отличаются обязанности администраторов АХО в крупных, средних и малых компаниях. Если в арендованных офисах в компаниях со штатом около 10–20 человек АХО вообще может не быть (следовательно, если даже такой отдел в компании существует, руководство вряд ли будет уделять большое внимание тому, насколько хорошо образован и воспитан их завхоз или офис-менеджер), то в компаниях со штатом в несколько сотен, человек недостаточно образованный, не проявляющий интереса к работе и/или не умеющий выражаться литературным русским языком – это нонсенс; в таких компаниях осознают важность АХО и со всем необходимым вниманием подходят к выбору компетентных сотрудников на управляющие должности.

Качества, необходимые для администратора АХО, несколько различаются в зависимости от размеров компании и самого административно-хозяйственного отдела – чем больше ответственности ложится на плечи администратора, тем, соответственно, больше к нему предъявляется требований. Так, даже для человека, который выполняет функции администратора АХО в небольшой компании со штатом до 30 человек (обычно эти обязанности приходится выполнять руководителю компании как организатору процесса работы и секретарю как исполняющему), обязательными являются такие качества, как честность, пунктуальность и ответственность.

Честность администратора АХО требуется, разумеется, в первую очередь его работодателю, так как отследить рациональное использование предоставляемых административно-хозяйственному отделу денежных средств зачастую бывает непросто. Нередко имеют место случаи предлагаемого администратору компаниями-поставщиками (даже поставщиками канцелярских принадлежностей) «отката» – то есть «возвращения» лично ему части прибыли, полученной от закупок, в качестве благодарности за совершение закупки (как правило, в таких случаях закупленная продукция – либо заведомо низкого качества, либо по заведомо неоправданно высоким ценам). Статистика показывает, что именно согласие администраторов на получение «отката» является причиной немалой части увольнений – отрицательная реакция руководства компании на такое поведение сотрудника вполне закономерна. Причем чем крупнее компания и чем больше штат самого административно-хозяйственного отдела, тем более необходимой становится честность администратора, так как, соответственно, растут возможные объемы нецелевых вложений денежных средств.

Пунктуальность администратора АХО (точнее, даже ее отсутствие) особенно заметна в небольших компаниях, где каждый сотрудник постоянно находится в поле зрения руководителя. Так, постоянные опоздания любого сотрудника демонстрируют начальству его безответственное отношение к делу, опоздания же лица, занимающего руководящую должность, кроме того, служат нежелательным отрицательным примером для его подчиненных. Наказание таких проступков может варьироваться от устных предупреждений до увольнения (по усмотрению начальства), однако отсутствие пунктуальности сотрудника вряд ли останется без внимания.

Ответственность является обязательным качеством не только для администратора АХО, но и вообще для каждого сотрудника любой компании. Для администратора же административно-хозяйственного отдела это качество можно назвать особенно важным, так как подчас от ответственного отношения завхоза или офис-менеджера даже небольшой компании к его обязанностям зависит ее работоспособность. Именно администратор АХО должен следить за порядком, и его безответственность может лишить сотрудников компании как возможности попасть в офис из-за сломанного и не отремонтированного вовремя дверного замка, так и фактически всех благ цивилизации. Поэтому наличие этого качества у администратора административно-хозяйственного отдела, как правило, играет более важную роль, чем пунктуальность.

Разумеется, перечень качеств, которыми должен обладать администратор АХО, не ограничивается этими тремя, исключительно личными. В более крупных компаниях большое значение имеют специальные навыки, знания и опыт сотрудников административно-хозяйственного отдела. Здесь уже теряют возможность получить работу администратора административно-хозяйственного отдела люди, не умеющие четко выражать свои мысли и общаться с другими сотрудниками и игнорирующие даже основные правила приличия.

Коммуникабельность необходима для любой работы, подразумевающей общение с подчиненными (не стоит забывать, что штат административно-хозяйственного отдела в крупных компаниях может достигать нескольких десятков человек). Вежливость, доброжелательность, улыбчивость, умение находить общих язык со всеми сотрудниками – это черты современного администратора АХО в любой крупной компании, способные, помимо прочего, облегчить ему процесс контроля над выполнением всех необходимых работ и наладить хорошие отношения администратора с его подчиненными. Более того, коммуникабельность администратора административно-хозяйственного отдела имеет значение не только при общении с сотрудниками компании-работодателя, но и на уровне заключения договоров с обслуживающими организациями и компаниями, поставляющими в офис расходные материалы и канцелярские принадлежности. От администратора АХО также требуются хорошие организаторские способности, это объясняется необходимостью продуктивной работы с некоторым штатом сотрудников административно-хозяйственного отдела, и умение работать в команде. Администратором АХО не сможет быть человек, который не в состоянии найти общий язык и с подчиненными, и с поставщиками, и с муниципальными органами, так как эта должность подразумевает коммуникативные способности. Поэтому этому качеству следует уделить особое внимание.

Администратору АХО необходимо и хорошее владение персональным компьютером (не ниже уровня «уверенного пользователя»). Даже в небольших компаниях завхозам и офис-менеджерам приходится заниматься составлением смет (в масштабах даже небольших компаний со штатом около 20 человек составлять сметы, пользуясь листом бумаги, авторучкой и калькулятором, – это работа сложная и неблагодарная; более того, это просто несерьезный подход к делу), тогда как в крупных компаниях в обязанности администратора АХО входит также ведение архивов и документооборота, ведение и поддержка множества библиотек и баз данных, что уже становится невозможным без специального программного обеспечения и навыков правильного обращения с ним. В современном компьютеризированном мире наиболее простым и даже примитивным в области ведения баз данных считается программный пакет Microsoft Office Excel; то есть умение свободно обращаться с этим программным продуктом является тем самым необходимым минимумом, без знания которого даже опытному и ответственному администратору административно-хозяйственного отдела не удастся содержать в порядке архивы и базы данных по закупкам, расходам, складам и т. д. Современные нормы требуют хранения информации, либо одновременно в электронном и «бумажном» виде (все электронных архивы дублируются с целью сохранения ценной информации), либо только в электронном (в этом случае информация сохраняется в нескольких копиях на цифровых носителях). Тогда как более сложные для хранения (требуют много места), систематизации и поиска нужной информации (требуют много времени) «бумажные» документы считаются устаревшими. Следовательно, администратору АХО, не владеющему ПК, будет невозможно получить и сохранить работу в компании, владеющей складскими помещениями или массивными архивами и базами данных.

В крупных компаниях, для которых в норме периодический прием иностранных делегаций (например, поставщиков и клиентов), от администратора АХО могут потребовать также знание одного или нескольких иностранных языков. Это требование вполне закономерно – руководитель административно-хозяйственного отдела должен иметь возможность в случае необходимости объясниться с иностранными гостями. Еще большее значение выполняет знание одного или нескольких иностранных языков для администратора АХО, компания-работодатель которого является филиалом какой-либо крупной иностранной компании, так как это практически всегда подразумевает наличие среди сотрудников или даже руководителей компании лиц, для которых русский язык не является родным; во многих случаях такие сотрудники русским языком не владеют вообще и объясняются с начальством и подчиненными на родном языке либо на английском. Обычно в таких компаниях знание одного или нескольких иностранных языком является обязательным, и лица, не владеющие иностранными языками, просто не имеют шансов получить там работу.

Для руководителей административно-хозяйственных отделов важно такое качество, как самостоятельность, т. е. умение принимать решения, касающиеся отдела или его прямых обязанностей, без постоянной оглядки на начальство, оперативно устранять возникающие проблемы (лучше – даже до того, как «свыше» отдается приказ, требующий их устранения). Администратор АХО должен уметь самостоятельно находить проблемы и методы скорейшего их решения. Однако быстрое выполнение поставленных задач не должно отрицательно сказываться на качестве их выполнения. В этом вопросе нельзя искать «компромиссы» – работа, входящая в прямые обязанности административно-хозяйственного отдела, должна выполняться и быстро, и качественно, и в большинстве случаев ответственность за это лежит именно на администраторе АХО и на его умении контролировать ситуацию. Однако любая самостоятельность должна не выходить за логические границы – администратор административно-хозяйственного отдела, хоть и занимает руководящую должность, не все решения может принимать единолично. Например, любые планы, подразумевающие серьезное вложение денежных средств, должны обсуждаться с руководителями компании.

В крупных компаниях нередко на руководящие должности в административно-хозяйственном отделе требуются специалисты с соответствующим высшим образованием (специальным техническим) – например, главные электрики на крупных предприятиях. Разумеется, человек со средним или даже высшим образованием, но в другой области не сможет претендовать на эту должность. Однако сейчас высшее образование является одним из необходимых требований даже к тем, кто претендует на должность офис-менеджера (и, тем более, к претендующим на должность администратора АХО). Так, сотрудники, не имеющие высшего образования, могут быть приняты в административно-хозяйственный отдел в качестве разнорабочих, специалистом по обслуживанию коммуникаций и оборудования, иногда – в качестве офис-менеджеров (при этом работодатель обычно требует хотя бы среднее специальное образование и опыт работы в АХО не менее года), но не на более высокие должности.

То есть в действительности администратор административно-хозяйственного отдела должен быть готов постоянно учиться чему-то новому и открывать для себя новые горизонты, от нового, более удобного, программного обеспечения до, например, курсов, помогающих развить коммуникативные способности. Быструю обучаемость (и вообще желание учиться) также нередко называют как одно из необходимых качеств администратора АХО. В действительности это вполне логичное требование – работа администратора административно-хозяйственного отдела, особенно в крупных компаниях, требует прогрессивного подхода и постоянного поиска новых, лучших путей решения тех или иных возникающих проблем. Это подразумевает, например, и поиск нового программного обеспечения, позволяющего более рационально систематизировать хранящуюся информацию (например, по товару, хранящемуся в складских помещениях), и логичное его использование для упрощения и ускорения работы с архивами и базами данных. Если обратить большее внимание на требование быстрой обучаемости, то можно внести уточнение: имеется в виду не просто желание открывать для себя новые горизонты и умение воспринимать большие объемы новой информации, но и способности применять на практике полученные знания. Это требование также вполне закономерно, так как в случае неумения администратора административно-хозяйственного отдела (впрочем, это касается и любого другого сотрудника, вплоть до руководителя компании) применять свои знания при решении практических задач, эти знания фактически становятся бессмысленными. Также в перечень необходимых для хорошего администратора АХО качеств входит умение решать комплексные задачи: на руководителя административно-хозяйственного отдела возложена ответственность за очень многие протекающие в компании процессы, и ему нечасто удается найти достаточно времени, чтобы сосредоточиться на решении только одной какой-либо проблемы. Обычно решать поставленные задачи приходится комплексно (даже если эти задачи никак не связаны между собой), поэтому от администратора АХО требуется также умение быстро абстрагироваться от поиска решения одной задачи к другой.

Итак, в небольших компаниях администратор административно-хозяйственного отдела (или человек, выполняющий его обязанности) должен быть честным, ответственным, самостоятельным. В более крупных компаниях, где его должность уже подразумевает постоянное общение, важную роль начинают играть коммуникабельность и воспитанность руководителя АХО. В компаниях со штатом от 600 человек особенно важную роль начинают играть способность администратора к быстрому восприятию новой информации (с учетом необходимости применять знания на практике) и его умение решать комплексные задачи. Необходимые профессиональные качества могут варьироваться в зависимости от размера компании и самого административно-хозяйственного отдела, но владение ПК на уровне «уверенного пользователя» и высшее образование обязательны для администратора АХО; иногда к необходимым качествам приходится добавлять владение иностранными языками и специальное техническое высшее образование.